淺談辦公室文件資料管理工作

淺談辦公室文件資料管理工作

1.各部門對檔案文件利用的調(diào)查與分析隨著辦公室自動化程序的完善，文件數(shù)量日益增多，對管理和使用文件的需求也在增加。隨著寬帶網(wǎng)絡、移動通訊等技術高速發(fā)展,跨區(qū)域,遠程辦公等新型高效快捷的應用模式的出現(xiàn),傳統(tǒng)的管理方法已無法解決出現(xiàn)的這種矛盾。1.1隨著文件數(shù)量的增加，存儲、存儲和維護之間存在問題隨著辦公自動化的實現(xiàn),歸檔文件資料數(shù)量猛增。這給傳統(tǒng)的管理提出了挑戰(zhàn)。1.2檢索工具不全隨著歸檔文件資料數(shù)量的幾何級的增長,靠手工檢索、查找、提取,要花費大量的人力、財力、物力,再加上檢索工具不全,想查一份資料費時費力,十分困難。1.3有很多用戶，服務支持工作量也很大由于歸檔資料的存貯方面的制約,一般歸檔文件數(shù)量有限,存在多人同進借閱一份資料的排隊現(xiàn)象,大大降低了工作效能。1.4由于紙介質存儲方法的限制，大量傳輸不利于紙介質的存儲方式既不利于遠程使用,在使用過程中,又由于各方面的原因,會造成資料的一定破損,給資料的完整性造成損失。1.5計算材料的利用效率由于傳統(tǒng)的使用資料一般靠手工摘抄形式,大大的降低了歸檔文件資料的利用效率?？傊?解決以上存在的矛盾和問題,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要,必須采用先進的技術和手段,加強基礎工作,進行現(xiàn)代化的管理,才能解決這些突出問題。2.網(wǎng)絡信息技術在文件資料存貯、檢索和利用的新技術文件資料管理的現(xiàn)代化、信息化,離不開文件資料管理的標準化。標準化是其中的核心內(nèi)容,同時也是計算機技術和通訊技術的結合,形成文件資料信息傳遞的網(wǎng)絡化,這些新技術的利用,為文件資料的存貯、檢索和利用開辟了廣闊的前景。目前,實現(xiàn)文件資料的信息化管理比較普及的方案是電子文檔的標準化和和編目檢索兩個方面。2.1文件編碼處理由于傳統(tǒng)的文件資料管理模式的長期應用,現(xiàn)存的很多資料均以紙質的形式存放。為了實現(xiàn)這些文件資料的信息化管理,必須要做適當?shù)臄?shù)字化處理,最適合的方法進行掃描處理,處理后再將這些照片格式的文件轉化為PDF這種國際通用的便攜文件格式。這種文件格式是Adobe公司開發(fā)的一種與操作系統(tǒng)平臺無關的以圖像模型為基礎,無論在哪都可以保證精確的顏色和內(nèi)容原稿文檔格式,而且可以與現(xiàn)行的辦公自動化常用的文件格式如:Word文檔、Wpsoffice文檔、Excel文檔等進行轉化,實現(xiàn)文件格式類型的標準統(tǒng)一。2.2電子文件的標準化由于現(xiàn)行的文檔編輯軟件種類繁多、版本格式也千差萬別,這種碎片化的存儲方式,不利于實現(xiàn)電子文件管理利用。必須實現(xiàn)文件存儲格式的標準化。相對于紙質文件的標準化過程,電子文件的標準化轉化過程相對容易些,有很多文檔編軟件都支持PDF便攜式文檔的存儲方式。如Wpsoffice、OpenOffice、Office2010等都支持PDF的存儲,微軟Office較低的版本也可以通過安裝插件的方式,支持Pdf文件格式的存儲。2.3不斷實踐,不斷提升實現(xiàn)計算機自動編目,采用多功能的方式,在某種程序上改變了傳統(tǒng)的手工編目模式與規(guī)則,使機讀目錄更加的靈活,更加方便。因此,編目人員在學習新技術的同時,必須不斷地更新觀念,既要依照編目標準,又不拘泥于舊的形式,突破手工編目的框架,以具體的信息,檢索點等關鍵點,順利完成從手工編目到計算機編目的過渡,而且要在這一過程中,細心觀察,認真思考,結合本單位、本部門應用實際,不斷發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,促進計算機編目的不斷完善。計算機編目方興未艾,實現(xiàn)編目規(guī)則的統(tǒng)一、實用是擺在我們面前的一個緊迫任務,只有不斷的實踐、總結、思考并提升到理論,才能真正的使編目達到為我所用的目的,使編目從條條框框的規(guī)則中走出來,實現(xiàn)靈活和自由。文件資料的檢索工具是查尋資料的手段,是進行文件資料管理和提供利用的一種工具。檢索工具是打開文件資料寶庫的鑰匙,是提高文件資料管理工作水平和科學管理的重要手段,是建立目錄中心和進行信息交互的前提條件。電子文件資料的檢索工具很多,如Windows操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等,但由于沒能提供全文檢索功能,在具體的使用過程中,可能不能滿足文件資料管理的要求。一般情況下,都采用和數(shù)據(jù)庫結合專用檢索工具。一些小企業(yè)、小部門,最簡單的辦法可以使用建立電子表格的形式,對分檔進行分類、來源、發(fā)放等進行管理,也可使用Access簡單數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)。對于一些具有一定規(guī)模的大中型企業(yè),一般采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通過以上兩種文件資料的標準化存儲格式的轉化,基本可以實現(xiàn)文件資料在使用過程中,對使用者的計算機軟件環(huán)境復雜度要求。3.網(wǎng)絡文件管理中的一些問題3.1信息資料備份的安全電子文件信息的增加、刪除、更新非常容易,并且修改后形成的新文件很難看出改動的痕跡。如果未做備份,數(shù)據(jù)一旦被修改,就會造成信息資料的丟失或失真,文件檔案的原始性和真實性被破壞。因此,在應用過程中,要加強備份管理,將工作資料與備份文件分開管理,備份資料獨立保存,或以不可更改的光盤形式進行備份。3.2對現(xiàn)實信息的加密處理電子文件資料在使用傳遞過程中,由于因特網(wǎng)的開放性、共享性的原因,會造成文件信息在網(wǎng)絡傳播的過程中易受到失密、偽造等威脅。對于一些機要資料,應采用加密處理的方式進行應對。另外,電腦病毒對電子文件的管理也是一種嚴重威脅,要加強防病毒軟件升級,并定期對工作電腦進行查毒,預防病毒對工作計算機的破壞,造成不必要的損失。3.3文件的管理效率低由于多媒體電子文件,占用空間多,包括聲音、圖像、視頻等內(nèi)容,由于技術、標準等方面沒有統(tǒng)一的標準,造成這類文件資料在管理上的難度增大。建議好的管理方法是建立專題,專門對多媒體