高校實(shí)驗(yàn)室文檔管理現(xiàn)狀與對(duì)策

高校實(shí)驗(yàn)室文檔管理現(xiàn)狀與對(duì)策

實(shí)驗(yàn)室文檔資料高校實(shí)驗(yàn)室文檔的構(gòu)建和管理是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分，反映了實(shí)驗(yàn)室的管理體制，是實(shí)驗(yàn)課程和實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)的重要保障。同時(shí)，它也是實(shí)驗(yàn)室管理和實(shí)驗(yàn)人員工作量的內(nèi)容之一。為了分析、控制、調(diào)整和反饋實(shí)驗(yàn)室的工作，可以創(chuàng)建完整的文件資源。另外,實(shí)驗(yàn)室文檔資料也是評(píng)價(jià)實(shí)驗(yàn)室的重要依據(jù)。因此,抓好實(shí)驗(yàn)室常規(guī)文檔工作,使實(shí)驗(yàn)室的管理更加科學(xué)、規(guī)范具有非常重要的意義。1目前，實(shí)驗(yàn)文件管理中存在一些問(wèn)題1.1管理意識(shí)不強(qiáng),管理機(jī)制不健全長(zhǎng)年以來(lái),部分高等院校對(duì)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)重視普遍不夠,特別是對(duì)新形勢(shì)下的文檔資料管理職能和作用、文檔管理的科學(xué)屬性和地位認(rèn)識(shí)不足,管理人員不固定,管理機(jī)制不健全,使得文檔資料不能形成一個(gè)完整的體系。1.2實(shí)驗(yàn)室人力資源管理相對(duì)低下目前,有些院校特別是部分高職和?？圃盒?對(duì)于實(shí)驗(yàn)人員的管理不到位使得實(shí)驗(yàn)室的人員更換頻繁,加上一些工作人員缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的管理意識(shí),平時(shí)也不注意日常工作的數(shù)據(jù)采集和整理,造成實(shí)驗(yàn)室文檔管理水平相對(duì)低下的現(xiàn)狀。2加強(qiáng)文檔資料管理的一些建議2.1重知識(shí)學(xué)習(xí),不重實(shí)驗(yàn)學(xué)習(xí)由于歷史的習(xí)慣,一些高等院?；蚨嗷蛏俅嬖谥乩碚撦p能力的培養(yǎng),大部分的高校院系不太重視實(shí)驗(yàn),覺(jué)得理論比實(shí)驗(yàn)更高明,更高深,甚至認(rèn)為學(xué)習(xí)就是學(xué)理論知識(shí),而很少有人重視實(shí)驗(yàn)學(xué)習(xí)。在這種狀態(tài)下實(shí)驗(yàn)教學(xué)長(zhǎng)期處于理論教學(xué)的附屬地位,實(shí)驗(yàn)人員得不到應(yīng)有的重視,甚至有很多院校沒(méi)有專職實(shí)驗(yàn)管理人員和實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)教師,實(shí)驗(yàn)課大多由任課教師來(lái)安排,即使是有實(shí)驗(yàn)課也是上完課就走人,沒(méi)有統(tǒng)一的計(jì)劃和安排,更談不上文檔資料的記錄了,使得文檔資料的管理基本成為空白,因此,提高認(rèn)識(shí)文檔資料的重要性和管理的重要性具有現(xiàn)實(shí)意義。2.2管理的好是科研的關(guān)鍵健全和規(guī)范的實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系是管理實(shí)驗(yàn)室文檔資料的前提,而管理的好壞直接影響教學(xué)和科研的工作是否正常。因此健全和規(guī)范的實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系非常關(guān)鍵,它使文檔資料的管理有章可循,使實(shí)驗(yàn)文檔資料的管理?xiàng)l理化,規(guī)范化。2.3實(shí)驗(yàn)室信息歸檔在健全和規(guī)范的實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系基礎(chǔ)上,實(shí)驗(yàn)室的文檔資料的管理實(shí)際可以看成是平時(shí)工作的一個(gè)縮影,最好將實(shí)驗(yàn)室的文檔進(jìn)行科學(xué)的分類歸檔,將院、系文件、規(guī)章制度、重大會(huì)議紀(jì)錄等作為實(shí)驗(yàn)室的文件資料歸檔;把實(shí)驗(yàn)室人員的學(xué)歷、職稱、聘任、外出進(jìn)修情況、考核材料、發(fā)表論文等情況作為實(shí)驗(yàn)室人員情況統(tǒng)計(jì)進(jìn)行歸檔;將實(shí)驗(yàn)室教學(xué)任務(wù)、教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)研究、教學(xué)工作總結(jié)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)考試試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等作為實(shí)驗(yàn)室教學(xué)情況歸檔;除此之外,還要對(duì)科研、文檔資料管理信息、低值耐用品管理信息、實(shí)驗(yàn)教材樣本、表格樣本等進(jìn)行分類。所有文檔、資料進(jìn)行收集、歸納和整理,并實(shí)行統(tǒng)一管理,日積月累,便形成了一個(gè)完整的文檔資料管理體系。3文件管理的具體措施針對(duì)存在的問(wèn)題,我們結(jié)合工作實(shí)際,在實(shí)驗(yàn)室的文檔管理方面具體做到以下幾點(diǎn):3.1儀器說(shuō)明書的管理是保證儀器完好率和實(shí)驗(yàn)教學(xué)完成率的重儀器說(shuō)明書是學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié),說(shuō)明書能為儀器的正確使用提供有力的保證,并為儀器的維修提供依據(jù),儀器說(shuō)明書的管理是保證儀器的完好率和實(shí)驗(yàn)教學(xué)完成率的重要前提。在工作中,我們將各種儀器說(shuō)明書按類裝訂成冊(cè),并在扉頁(yè)上編寫目錄,以便查找方便。另外,儀器維修記錄作為維修儀器的證據(jù)認(rèn)真填寫并按學(xué)期裝訂成冊(cè)后妥善保存。3.2物品布置計(jì)劃實(shí)驗(yàn)計(jì)劃包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)日程安排計(jì)劃、物品添置計(jì)劃等。各種實(shí)驗(yàn)計(jì)劃在學(xué)期初制定,以便于課程的安排,平時(shí)注意計(jì)劃實(shí)施情況的檢查,確保實(shí)驗(yàn)教學(xué)的正常進(jìn)行,學(xué)期結(jié)束時(shí),把各種計(jì)劃整理歸檔以便查閱。3.3加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)資料管理,保證實(shí)驗(yàn)質(zhì)量實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料范圍廣泛,包括《實(shí)驗(yàn)人員職責(zé)》、《儀器使用制度》、《安全制度》、《實(shí)驗(yàn)室學(xué)生守則》等各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)驗(yàn)規(guī)則是實(shí)驗(yàn)教師和學(xué)生在實(shí)驗(yàn)時(shí)就遵守的制度和行為規(guī)范。另外實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料還包括實(shí)驗(yàn)教師工作職責(zé)、實(shí)驗(yàn)儀器借還制度、學(xué)生實(shí)驗(yàn)規(guī)則等等。除此之外,還包括《實(shí)驗(yàn)通知單》、《實(shí)驗(yàn)開設(shè)記錄表》、《實(shí)驗(yàn)教學(xué)日志》、《教學(xué)工作手冊(cè)》以及實(shí)驗(yàn)考核辦法、學(xué)生實(shí)驗(yàn)成績(jī)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)教師的學(xué)歷、職稱、聘任、外出進(jìn)修(或培訓(xùn))情況、考核材料、發(fā)表論文、教學(xué)改革計(jì)劃、措施、總結(jié)及分析材料等。在實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料的管理方面,我們首先要求實(shí)驗(yàn)教師必須提前填寫通知單,遞交各班級(jí),內(nèi)容要詳細(xì)、清楚,以便學(xué)生提前了解實(shí)驗(yàn)的內(nèi)容及實(shí)驗(yàn)時(shí)間,其次實(shí)驗(yàn)人員務(wù)必保存好現(xiàn)有通知單,憑通知單提前做好實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備,保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)順利進(jìn)行。期末要把實(shí)驗(yàn)通知單分年級(jí)分科匯總成冊(cè),積累資料,整理歸檔。實(shí)驗(yàn)通知單的管理,不僅使實(shí)驗(yàn)工作有條不紊,還可以提供有效資料,便于了解實(shí)驗(yàn)教學(xué)開展情況?！秾?shí)驗(yàn)開設(shè)記錄表》的管理也是實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料管理很重要的部分。學(xué)生實(shí)驗(yàn)結(jié)束后,教師必須監(jiān)督學(xué)生認(rèn)真填寫《實(shí)驗(yàn)開設(shè)記錄表》,作為學(xué)生進(jìn)行實(shí)驗(yàn)的原始資料,同時(shí)教師應(yīng)填寫《實(shí)驗(yàn)教學(xué)日志》,詳細(xì)記錄實(shí)驗(yàn)注意事項(xiàng),學(xué)生實(shí)驗(yàn)操作是否規(guī)范,實(shí)驗(yàn)效果是否明顯,儀器的損壞情況,實(shí)驗(yàn)是否有改進(jìn)的必要。這樣做可以使任課教師和學(xué)生重視實(shí)驗(yàn)課,以利于任課教師總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并改進(jìn)教學(xué)方法,促進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革,提高教學(xué)質(zhì)量。另外,實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料實(shí)行登記管理,內(nèi)容包括實(shí)驗(yàn)通知單、借出儀器登記、實(shí)驗(yàn)情況登記、儀器損壞與處理情況登記等等。實(shí)行登記制度的目的,是及時(shí)了解實(shí)驗(yàn)教師借出儀器及實(shí)驗(yàn)情況,以便做好儀器的管理、實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)備和改進(jìn)工作。3.4強(qiáng)化賬物管理儀器帳目是學(xué)校實(shí)驗(yàn)室文檔管理的重要環(huán)節(jié)。實(shí)驗(yàn)室儀器,多達(dá)幾千種,價(jià)值數(shù)十萬(wàn)甚至千萬(wàn)元,是實(shí)驗(yàn)教學(xué)的物質(zhì)保障,是學(xué)校的重要資產(chǎn)。為了規(guī)范化管理,應(yīng)有健全的財(cái)務(wù)資料。財(cái)務(wù)資料的管理,范圍很廣,包括《實(shí)驗(yàn)室總賬》、《儀器明細(xì)賬》、《消耗品賬》等各種賬目。賬目要每學(xué)期進(jìn)行核對(duì),要做到物物有賬,賬物相符。規(guī)范的財(cái)務(wù)管理可以杜絕學(xué)校資產(chǎn)的流失,充分發(fā)揮儀器作用,更好地為實(shí)驗(yàn)教學(xué)服務(wù)。在平時(shí)的工作中,我們對(duì)新購(gòu)進(jìn)的儀器驗(yàn)收后,配合器材科及時(shí)上賬入柜,對(duì)報(bào)損的儀器及時(shí)銷賬報(bào)廢,保證賬目清晰、整潔。另外,為便于查找,在儀器存放方面,我們根據(jù)教學(xué)儀器的編號(hào)和卡片分類存放,儀器卡填寫規(guī)范,標(biāo)簽貼放整潔合理,每學(xué)期期末將實(shí)物、賬目、卡片進(jìn)行核對(duì),做到賬、物、卡相統(tǒng)一。以上文檔資料,我們?cè)诠ぷ髦欣糜?jì)算機(jī)進(jìn)行管理,這樣不僅能大大降低勞動(dòng)強(qiáng)度和差錯(cuò)率,還能更快捷地提供各種資料和數(shù)據(jù),顯著提高工作效率。實(shí)驗(yàn)室高效管理在日新月異的信息時(shí)代,科技的發(fā)展推動(dòng)著實(shí)驗(yàn)手段的更新?lián)Q代,實(shí)驗(yàn)室文檔資料的管理也需要現(xiàn)代化的管理手段,作為實(shí)驗(yàn)教學(xué)人員,要重視實(shí)驗(yàn)室文檔的管理工作,重視平時(shí)圖片、課件、教學(xué)儀器的改進(jìn),實(shí)