內(nèi)部控制-信息設(shè)備和軟件管理制度

第一章IT資產(chǎn)管理制度第一節(jié)總則第一條 為進(jìn)一步加強公司IT設(shè)備資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的管理，保證其正常使用，特制定本規(guī)定。第二條 IT設(shè)備在本辦法中指PC機、筆記本電腦、PC服務(wù)器、工作站、小型機、存儲設(shè)備、防火墻、終端、打印機、掃描儀、UPS不間斷電源、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等用電子化資金購置的計算機設(shè)備（以下簡稱“設(shè)備”）。軟件資產(chǎn)包括作為公司無形資產(chǎn)公司購買的成熟外購軟件和由公司自行或聯(lián)合軟件公司開發(fā)的軟件。第三條 本制度適用于總部及各分公司信息技術(shù)單位對IT設(shè)備資產(chǎn)和軟件資產(chǎn)的管理。本制度中如有與公司資產(chǎn)管理制度沖突的內(nèi)容，以公司資產(chǎn)管理制度為準(zhǔn)。第二節(jié)到貨驗收第四條 設(shè)備和軟件到貨后，設(shè)備管理員和供貨方根據(jù)合同規(guī)定當(dāng)場拆箱驗貨；有條件的，應(yīng)加電檢查設(shè)備是否有損壞，備品、部件、資料、軟件等是否齊全。到貨驗收合格，由設(shè)備管理員簽收到貨單，并復(fù)印存檔。若到貨驗收不合格，設(shè)備管理員拒絕簽收。設(shè)備簽收后，設(shè)備管理員應(yīng)及時進(jìn)行驗收登記，認(rèn)真填寫驗收記錄。第五條 設(shè)備的系統(tǒng)軟件的安裝應(yīng)由設(shè)備供應(yīng)商操作、系統(tǒng)管理員驗收：、安裝系統(tǒng)軟件的過程中，根據(jù)已制定的系統(tǒng)安全管理要求設(shè)置新安裝的系統(tǒng)軟件，確保與整體安全要求的一致性；、確定系統(tǒng)軟件的安裝步驟，并根據(jù)各安裝步驟的預(yù)期結(jié)果制定安裝手冊；在系統(tǒng)軟件安裝過程中作詳細(xì)記錄，并根據(jù)安裝手冊保存操作結(jié)果；、比較安裝過程中的操作結(jié)果和安裝手冊的要求，確保系統(tǒng)安裝是按照安裝要求進(jìn)行；第三節(jié)入庫第六條設(shè)備和軟件正式入庫時，設(shè)備管理員應(yīng)填寫《入庫單》并在設(shè)備管理系統(tǒng)中登記。入庫設(shè)備和軟件由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)保管，設(shè)備管理員同時應(yīng)將該設(shè)備的名稱、型號、序列號、基本配置、購機日期等相關(guān)信息在《設(shè)備檔案》卡片及設(shè)備管理系統(tǒng)上進(jìn)行登記。對于軟件，需填寫軟件的版本情況。第四節(jié)出庫（設(shè)備和軟件的領(lǐng)用）第七條有關(guān)人員領(lǐng)用設(shè)備和軟件時，必須辦理設(shè)備和軟件的領(lǐng)用手續(xù)。設(shè)備管理員根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請來通知有關(guān)人員領(lǐng)取設(shè)備和軟件，設(shè)備管理員在填寫《出庫單》和《領(lǐng)用單》后進(jìn)行設(shè)備和軟件介質(zhì)的發(fā)放，并在設(shè)備管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。第八條 領(lǐng)用設(shè)備的部門和個人應(yīng)由其部門領(lǐng)導(dǎo)和個人在接收設(shè)備時在《領(lǐng)用單》上簽字。第九條 員工在離司或退休時，需將其所領(lǐng)用的設(shè)備退還信息技術(shù)部，同時由設(shè)備管理員更新《設(shè)備檔案》卡片并在設(shè)備管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。第十條 總部X圍內(nèi)調(diào)動的員工，其領(lǐng)用的設(shè)備可隨人搬移，同時更改設(shè)備管理卡片。第五節(jié)出庫（設(shè)備借用）第十一條 有關(guān)人員借用設(shè)備時，必須辦理設(shè)備借用手續(xù)。設(shè)備管理員根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請來通知有關(guān)人員領(lǐng)取借用設(shè)備，填寫《出庫單》和《借用單》，并在設(shè)備管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。第十二條借用設(shè)備的部門或個人應(yīng)由其部門領(lǐng)導(dǎo)或個人在接收設(shè)備時在《借用單》上簽字。第六節(jié)設(shè)備和軟件的初驗第十三條設(shè)備投入使用后，由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)組織設(shè)備領(lǐng)用部門對設(shè)備進(jìn)行初驗，初驗的項目和過程按照設(shè)備購買合同的約定進(jìn)行。對于進(jìn)口設(shè)備，必須在索賠有效期內(nèi)驗收，以防止索賠逾期給公司造成損失。初驗通過后，設(shè)備管理員應(yīng)詳細(xì)記錄初驗過程，并由其與使用部門雙方共同在《初驗報告》上簽字。軟件投入使用后，由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)組織軟件使用部門進(jìn)行初驗，初驗過程包括軟件的安裝調(diào)試等，由供應(yīng)商組織完成。初驗過程必須按照購買合同的約定進(jìn)行。初驗通過后，設(shè)備管理員應(yīng)詳細(xì)記錄初驗過程，并由其與使用部門雙方共同在《初驗報告》上簽字?！冻躜瀳蟾妗芬皇饺?，供應(yīng)商、設(shè)備管理員、設(shè)備領(lǐng)用部門各留存一份。（總公司組織集中采購的設(shè)備和軟件要求提交初驗報告到總公司設(shè)備管理員，，非總公司集中采購的分公司設(shè)備管理員留存即可）。第七節(jié)設(shè)備和軟件的終驗第十四條設(shè)備和軟件初驗通過并投入正常運行到合同約定期限后，由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)組織設(shè)備和軟件領(lǐng)用部門對設(shè)備進(jìn)行終驗，終驗的項目和過程按照購買合同的約定進(jìn)行。終驗通過后，領(lǐng)用部門應(yīng)詳細(xì)記錄終驗過程，并在《終驗報告》上簽字，《終驗報告》一式三份，供應(yīng)商、設(shè)備管理員、設(shè)備領(lǐng)用部門各留存一份。（總公司組織集中采購的設(shè)備和軟件要求提交初驗報告到總公司設(shè)備管理員，非總公司集中采購的分公司設(shè)備管理員留存即可）。第八節(jié)設(shè)備使用第十五條未經(jīng)信息技術(shù)部許可，設(shè)備不得隨意調(diào)換、拆動、借出。第十六條設(shè)備的正常運行應(yīng)采取“預(yù)防為主，維修為輔”的方針，設(shè)備維護(hù)部門應(yīng)建立切實可行的設(shè)備使用、維護(hù)保養(yǎng)及檢查制度，充分發(fā)揮設(shè)備的整體功能。第十七條設(shè)備發(fā)生故障后由維護(hù)部門負(fù)責(zé)報修，應(yīng)該有設(shè)備使用方領(lǐng)導(dǎo)的審批，同時應(yīng)在故障排除后將故障現(xiàn)象、原因、維修結(jié)果記錄告知設(shè)備管理員，再由設(shè)備管理員在《設(shè)備檔案》卡片及設(shè)備管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。第九節(jié) 設(shè)備調(diào)配第十八條 由于計算機設(shè)備更新?lián)Q代較快，為充分發(fā)揮計算機的功能，保護(hù)計算機投資，信息技術(shù)部有權(quán)統(tǒng)一調(diào)配總部X圍內(nèi)的所有計算機及其輔助設(shè)備。第十九條 總部與分公司之間的設(shè)備調(diào)配，須由財務(wù)部填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，在履行完相關(guān)財務(wù)手續(xù)后方能調(diào)配。第二十條設(shè)備調(diào)配時設(shè)備管理員應(yīng)及時做好登記工作，修改相應(yīng)的《設(shè)備檔案》卡片及設(shè)備管理系統(tǒng)記錄。第十節(jié)系統(tǒng)和文檔管理第二十一條《設(shè)備檔案》卡片是設(shè)備管理工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)。第二十二條設(shè)備信息發(fā)生的任何變化，都要在《設(shè)備檔案》卡片及設(shè)備管理系統(tǒng)中及時進(jìn)行登記。第十一節(jié)設(shè)備丟失、損壞的處理第二十三條因工作失職造成計算機設(shè)備損壞者，視其情節(jié)和使用年限確定賠償比例；造成計算機設(shè)備丟失的，由財務(wù)部門估計設(shè)備現(xiàn)值，視情節(jié)予以賠償。責(zé)任人應(yīng)填寫《設(shè)備丟失、損壞處理登記表》。第十二節(jié)贈與設(shè)備與軟件的處理第二十四條對于外公司合同中贈與的計算機設(shè)備和軟件，按照正常設(shè)備和軟件進(jìn)行入庫和出庫操作，并按照合同明細(xì)進(jìn)行設(shè)備驗收工作。這部分設(shè)備和軟件也一并按照相關(guān)財務(wù)制度處置第十三節(jié)設(shè)備的報廢處理審批第二十五條設(shè)備超過規(guī)定使用年限（按公司固定資產(chǎn)折舊的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行），失去使用價值，設(shè)備管理員可申請對設(shè)備進(jìn)行報廢處理。第二十六條申請報廢的設(shè)備必須是由總公司電子化資金統(tǒng)一購置的、購買價格在2000元以上（含2000元）的固定資產(chǎn)。第二十七條設(shè)備報廢要由維護(hù)部門遞交《設(shè)備報廢申請表》，注明設(shè)備名稱、設(shè)備型號、購入時間、設(shè)備原值、報廢原因等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字后提交信息技術(shù)部。第二十八條報經(jīng)信息技術(shù)部鑒定并填寫報廢處理意見后，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。第二十九條財務(wù)部按固定資產(chǎn)管理權(quán)限上報上級公司審批后方可報廢。第三十條 報廢的設(shè)備實物由各分公司作統(tǒng)一處理。報廢設(shè)備應(yīng)在設(shè)備帳務(wù)上核銷，設(shè)備殘值或變價收入按固定資產(chǎn)管理有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理。第十四節(jié)附則第三十一條本制度由公司總部信息技術(shù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第三十二條本制度自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。到貨驗收單領(lǐng)用或者借用是否同意設(shè)備維修單是否同意中國人壽保險股份有限公司總公司設(shè)備管理流程入庫單領(lǐng)用單入庫出庫到貨驗收借用單組織初驗組織終驗設(shè)備報廢申請否否使用部門終驗設(shè)備報修是是終驗報告初驗報告設(shè)備報廢申請表財務(wù)審批更新設(shè)備管理系統(tǒng)

信息和設(shè)備檔案更新設(shè)備管理系統(tǒng)

信息和設(shè)備檔案設(shè)備

使用

部門設(shè)備管理人員信息技術(shù)部審

批出庫單財務(wù)

部門使用部門初步

驗收使用和維護(hù)保養(yǎng)設(shè)

備設(shè)備檔案附件二入庫單發(fā)貨單位： 年月日名稱單位數(shù)量金額備注應(yīng)收實收單價總價經(jīng)辦人： 驗收人：附件三設(shè)備檔案填表日期： 檔案號：設(shè)備名稱型號系列號基本配置購機日期隨機配件 使用情況 使用部門使用者配機日期變更情況變更日期設(shè)備狀況備注維修記錄維修日期故障現(xiàn)象及原因維修結(jié)果維修公司驗收情況維修費用附件四出庫單附件五領(lǐng)物單部門：用戶：設(shè)備名稱:-設(shè)備序列號：數(shù)量:-^用途領(lǐng)用日期：用戶簽字: 信息部設(shè)備管理員簽字：使用部門負(fù)責(zé)人簽字：信息部負(fù)責(zé)人簽字：附件六借用單部門：用戶：設(shè)備名稱:-設(shè)備序列號：數(shù)量:-^用途借用日期：-用戶簽字: 信息部設(shè)備管理員簽字：使用部門負(fù)責(zé)人簽字：信息部負(fù)責(zé)人簽字：公司