企業(yè)會(huì)計(jì)檔案整理方法

企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類檔案整理方法會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類檔案會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類檔案的整理歸檔要符合《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）及《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）等標(biāo)準(zhǔn)的要求。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案具體包括：會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，銀行賬。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）。其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單。企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類檔案的保管期限根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，行政、事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案保管期限如下：會(huì)計(jì)憑證類：各種會(huì)計(jì)憑證保管期限為15年。會(huì)計(jì)賬簿類：各種會(huì)計(jì)賬簿保管期限為15年，財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度報(bào)表為3年，決算為永久。其他類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)為15年，保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單為5年。分類將會(huì)計(jì)文件材料按如下方法之一分類：類型——年度分類法把全部會(huì)計(jì)檔案分成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他四大類，在四大類內(nèi)按年度排列，每一年度內(nèi)按保管期限長(zhǎng)短依次排列。這種分類方法實(shí)現(xiàn)了同一形式會(huì)計(jì)檔案的集中排列，分類方法與排架順序一致。適用于金融財(cái)稅部門以外的大多數(shù)單位。年度——類型分類法把本單位形成的會(huì)計(jì)檔案首先按年度分開(kāi)，再把一個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他四種形式分為四大類，在四大類內(nèi)按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列。這種分類方法優(yōu)點(diǎn)是按年度分開(kāi)，便于逐年操作，便于查找和利用，但這種分類方法一般與排架方法不一致。這種分類方法適用于單位預(yù)算會(huì)計(jì)。年度——組織機(jī)構(gòu)——類型分類法：首先按年度分開(kāi)；其次把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料按組織機(jī)構(gòu)分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)再分憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他四類。其優(yōu)點(diǎn)是能分別集中各機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，便于財(cái)政機(jī)關(guān)各部門的利用工作。這種分類方法適用于總預(yù)算會(huì)計(jì)（財(cái)政機(jī)關(guān)）。年度——會(huì)計(jì)類型——材料類型分類法：首先按年度分開(kāi)；其次把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料按會(huì)計(jì)類型（如銀行的業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)、儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)、外匯會(huì)計(jì)和經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等）分開(kāi)，然后在同一會(huì)計(jì)類型內(nèi)再分憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他四類。其優(yōu)點(diǎn)是便于反映不同的會(huì)計(jì)活動(dòng)，能將同類性質(zhì)的會(huì)計(jì)材料集中在一起。這種分類方法一般適用于稅務(wù)、銀行等。各單位應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況，固定使用一種分類方法，不應(yīng)輕易變動(dòng)，以保持其一貫性。便于保管和利用。系統(tǒng)內(nèi)有規(guī)定的，從其要求執(zhí)行。一般使用類型—年度分類法及年度—類型分類法。以下所講的整理方法以類型—年度分類法為例。憑證的整理會(huì)計(jì)檔案以“卷”為整理單位。裝訂好的一本憑證即為一卷。排列會(huì)計(jì)憑證同一年度逐月按時(shí)間（憑證號(hào)）順序排列。蓋章編號(hào)在每一卷會(huì)計(jì)憑證封面上端蓋歸檔章，填寫相應(yīng)內(nèi)容。歸檔章填寫項(xiàng)目為全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案歸檔章格式全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)歸檔章尺寸：寬為3×18mm，高為2×10mm。各單位自行刻制。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)全宗號(hào)：全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。沒(méi)有全宗號(hào)的，此項(xiàng)留空。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)目錄號(hào)：參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》編制分類方案的企業(yè)，填寫類別特征代碼。分類號(hào)一級(jí)類目分類號(hào)一級(jí)類目0管理類5會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類1產(chǎn)品生產(chǎn)類6職工管理類2科研開(kāi)發(fā)類3項(xiàng)目建設(shè)類4設(shè)備儀器類劃分為7大類時(shí)：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案分類號(hào)大類代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)分類號(hào)會(huì)計(jì)檔案5會(huì)計(jì)憑證類15·1會(huì)計(jì)賬簿類25·2財(cái)務(wù)報(bào)告類35·3其他類45·4企業(yè)會(huì)計(jì)檔案目錄號(hào)一般采用如下形式：

5.1.2008會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類會(huì)計(jì)憑證年度5.2.2008會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類會(huì)計(jì)賬簿年度全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)案卷號(hào)：填寫目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)案卷號(hào)一般分類別、分年度編制。如：1999年的會(huì)計(jì)憑證有12卷，按時(shí)間順序排列后，第1卷案卷號(hào)編1，第2卷編2……，第12卷編12，2000年的第一卷憑證編1……。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)5.1.20088企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類2008年第8卷會(huì)計(jì)憑證。憑證裝盒按目錄號(hào)、案卷號(hào)順序依次將會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒內(nèi)，一盒可裝一卷或數(shù)卷（不跨年），并填寫會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面、盒脊相應(yīng)項(xiàng)目。憑證盒的填寫方法單位名稱、憑證名稱、時(shí)間、冊(cè)數(shù)、冊(cè)次、記帳憑證起止號(hào)、附件數(shù)、會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、起止時(shí)間根據(jù)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫，填寫方法與憑證封面一致。歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的年月日。立卷人：填寫整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。保管期限：根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫。如：企業(yè)會(huì)計(jì)憑證填“15年”。全宗號(hào)、目錄號(hào)：填寫該盒憑證檔案對(duì)應(yīng)的全宗號(hào)、目錄號(hào)。案卷號(hào)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)憑證案卷號(hào),如果盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上會(huì)計(jì)憑證,則填寫起止案卷號(hào)，起號(hào)和止號(hào)之間用“—”連接。憑證盒盒脊格式：填寫方式同盒面全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)年度月共冊(cè)第冊(cè)保管期限會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案分年度、分類別、分保管期限立卷，用“三孔一線”或不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，訂本會(huì)計(jì)賬簿保持原裝訂方式。裝訂好的一本賬簿為一“卷”，一份財(cái)務(wù)報(bào)告為一“卷”，一本移交、保管、銷毀清冊(cè)為一“卷”。訂本式賬簿中的空白帳頁(yè)要保留，保持其原來(lái)面目?；铐?yè)式或卡片式賬簿應(yīng)去掉帳夾，抽出空白頁(yè)，再加會(huì)計(jì)檔案封面和封底裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)報(bào)告將月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分開(kāi)裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告包括其他材料如編制說(shuō)明時(shí)，放在對(duì)應(yīng)報(bào)告后一起裝訂。封面要求會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案，裝訂時(shí)應(yīng)加封面，封面格式由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案分類方案自行設(shè)置，應(yīng)包含立檔單位名稱、類別、年度、案卷題名等項(xiàng)目。訂本賬簿和已有封面且能揭示本卷會(huì)計(jì)內(nèi)容的會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等不用再加。封面中案卷題名由整理人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別，如：“XXX公司2002年度（或上半年、第X季度、X月份）財(cái)務(wù)報(bào)告”、“XXX公司2002年基金管理總帳”。文字力求簡(jiǎn)煉、明確。

XXX公司財(cái)務(wù)報(bào)告XXX公司2002年度1月財(cái)務(wù)報(bào)告年度：2002封面參考式樣排列會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案首先分開(kāi)不同類別，同一類別內(nèi)按年度順序依次排列，同一年度內(nèi)按保管期限從高至低排列，同一保管期限內(nèi)按形成時(shí)間順序排列。蓋章編號(hào)在每一卷會(huì)計(jì)檔案封面上端蓋歸檔章，填寫相應(yīng)內(nèi)容。歸檔章填寫項(xiàng)目為全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)全宗號(hào)：全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。沒(méi)有全宗號(hào)的，此項(xiàng)留空。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)目錄號(hào)：參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》編制分類方案的企業(yè)，填寫類別特征代碼。分類號(hào)一級(jí)類目分類號(hào)一級(jí)類目0管理類5會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類1產(chǎn)品生產(chǎn)類6職工管理類2科研開(kāi)發(fā)類3項(xiàng)目建設(shè)類4設(shè)備儀器類劃分為7大類時(shí)：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案分類號(hào)大類代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)分類號(hào)會(huì)計(jì)檔案5會(huì)計(jì)憑證類15·1會(huì)計(jì)賬簿類25·2財(cái)務(wù)報(bào)告類35·3其他類45·4企業(yè)會(huì)計(jì)檔案目錄號(hào)一般采用如下形式：

5.2.2008會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類會(huì)計(jì)賬簿

年度5.3.2008會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類財(cái)務(wù)報(bào)告年度全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)案卷號(hào)：填寫目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案案卷號(hào)一般分類別、分年度、跨保管期限編制。如：1999年的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)告類有決算1卷（永久），月報(bào)12卷（3年），按保管期限高低(高期限在前)、時(shí)間順序排列后，決算為第1卷，案卷號(hào)編1，1月份報(bào)表為第2卷，編2……，12月報(bào)表編13，2000年的第一卷財(cái)務(wù)報(bào)表編1……。全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)5.2.20083企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類2008年第3卷會(huì)計(jì)賬簿。編頁(yè)號(hào)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案每一案卷在有文字和圖表的頁(yè)面上從“1”開(kāi)始編制順序號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角。裝盒會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他類會(huì)計(jì)檔案按案卷號(hào)順序依次裝入會(huì)計(jì)檔案盒，一盒可裝一卷或數(shù)卷，并填寫會(huì)計(jì)檔案盒封面、盒脊相應(yīng)項(xiàng)目。不同類別、不同年度、不同期限的案卷不能裝在同一盒。會(huì)計(jì)檔案盒格式全宗名稱：填寫立檔單位的名稱。全宗號(hào)、目錄號(hào)：填寫該盒內(nèi)裝檔案對(duì)應(yīng)的全宗號(hào)、目錄號(hào)。案卷號(hào)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案案卷號(hào),如果盒內(nèi)裝有兩卷或兩卷以上會(huì)計(jì)檔案,則填寫起止案卷號(hào)，起號(hào)和止號(hào)之間用“—”連接。時(shí)間：填寫形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案共多少卷多少?gòu)垼?yè)數(shù)）。保管期限：填寫該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。如：“永久”、“5年”、“3年”。盒號(hào)：一般留空。會(huì)計(jì)檔案年度全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)保管期限會(huì)計(jì)檔案盒盒脊格式:年度填寫本盒會(huì)計(jì)檔案所屬年度，其他項(xiàng)目與盒面填寫一致。編目會(huì)計(jì)檔案按案卷號(hào)逐卷編目，案卷目錄設(shè)置案卷號(hào)、類別、題名、起止時(shí)間、卷內(nèi)張數(shù)、備注等項(xiàng)目。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注自年月至年月自年月至年月自年月至年月會(huì)計(jì)檔案目錄會(huì)計(jì)檔案目錄格式，A4橫向。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)2會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第2冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年81X號(hào)—X號(hào)3會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年2月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年2月至1994年2月15年95X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄會(huì)計(jì)檔案目錄填寫示例案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄案卷號(hào)：填寫本卷會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案目錄類別：填寫該卷會(huì)計(jì)檔案所屬的類別，如：“會(huì)計(jì)憑證類”、“會(huì)計(jì)帳簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄題名：題名即案卷題名，填寫要求與會(huì)計(jì)檔案盒上的“案卷題名”相同。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄起止時(shí)間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄保管期限：填寫該卷檔案的保管期限。案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄卷內(nèi)張數(shù)：指會(huì)計(jì)憑證總張數(shù)、帳頁(yè)總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會(huì)計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。（編頁(yè)號(hào)步驟）案卷號(hào)類別題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注1會(huì)計(jì)憑證類XXX單位1994年1月份收款會(huì)計(jì)憑證（第1冊(cè)）自1994年1月至1994年1月15年73X號(hào)—X號(hào)會(huì)計(jì)檔案目錄備注：填寫記帳憑證起止號(hào)或其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

會(huì)計(jì)檔案目錄檔號(hào)案卷題名起止時(shí)間保管期限備注5.1.2003-1××公司2003年1月份付款憑證（第1冊(cè)）自2003年1月至2003年1月15年5.1.2003-2××公司2003年1月份付款憑證（第2冊(cè)）自2003年1月至2003年1月15年5.1.2003-3××公司2003年2月份付款憑證（第1冊(cè)）自2003年2月至2003年2月15年目錄封面分類別、分目錄號(hào)打印案卷目錄。并加目錄封面。目錄封面格式由各單位自行擬定，應(yīng)包括全宗