員工公務(wù)費用及報銷管理制度

-PAGE7-偉思信安員工公務(wù)費用及報銷管理制偉思信安說明本管理制度適用于公司目前所處在的創(chuàng)業(yè)期。節(jié)約原則：在公司創(chuàng)建初期，為降低投入的成本，實施節(jié)約原則的制度，要求員工具有艱苦創(chuàng)業(yè)的精神。自我管理原則：公司財務(wù)管理希望建立在互相尊重與互相信任的基礎(chǔ)上，要求各位員工能夠自覺遵行本制度，做到公私分明。嚴(yán)肅原則：如員工在費用報銷時有意出現(xiàn)不實情況，將被視為欺詐行為，公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。本制度適用于公司總部及信息安全事業(yè)部。各分公司可根據(jù)各自具體情況在本制度基礎(chǔ)上適當(dāng)修改，但修改后的制度一律給公司財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后再行實施。原則上，分公司財務(wù)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不允許超過本制度。各公司負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)肅嚴(yán)格執(zhí)行本制度，公司財務(wù)管理人員將定期審計報銷憑據(jù)，監(jiān)督本制度執(zhí)行情況，凡發(fā)現(xiàn)違反本制度者，將追究有關(guān)人員責(zé)任。借款、付款借款：員工因公借款，需根據(jù)被批準(zhǔn)的〈出差申請書〉再填寫〈暫支單〉，財務(wù)核實無欠款后，再經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購人員借購物款，需憑總經(jīng)理核批的〈物品請購單〉。清款：員工借款?？顚Ｓ?，不得挪作它用或轉(zhuǎn)借他人。員工出差返回后三天內(nèi)需核清其借款，市內(nèi)辦事者一天內(nèi)核清借款，如有拖欠，將從工資中扣還，如果挪用公款，將另行嚴(yán)肅處理。上款未清，下次不予借款，因此延誤工作者，將追究有關(guān)責(zé)任。差旅費報銷制度員工乘坐車、船、飛機(jī)及住宿標(biāo)準(zhǔn)和出差餐貼標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)說明如果系雙數(shù)同性員工一起出差，應(yīng)該共住雙人房，如果是不同級別的員工，應(yīng)該級別相同的員工住一間客房，如果同住者住宿標(biāo)準(zhǔn)不同，按其中級別高的標(biāo)準(zhǔn)報銷住宿費。員工報銷住宿費時，發(fā)票上應(yīng)注明住宿的起止日期、房間單價，如夾雜其它費用的，應(yīng)附有賓館的費用明細(xì)單。員工出差時，應(yīng)盡量通過訂房系統(tǒng)預(yù)訂好有價格優(yōu)惠的賓館，而不要到了當(dāng)?shù)卦偃ケ粍拥卣业胤阶?。如果員工住宿超過標(biāo)準(zhǔn)，除非有特殊理由經(jīng)總經(jīng)辦特批，否則超出部分不予報銷。為了安全起見，公司不鼓勵員工入住過于簡陋的賓館，如果員工的住宿費低于標(biāo)準(zhǔn)，低于標(biāo)準(zhǔn)部分的40%獎勵給員工。如果條件許可，員工退房應(yīng)盡量在中午之前，或晚上六點之前，從而為公司節(jié)省費用。三A級（含三A級）以下員工出差地有公司招待所地，應(yīng)盡量入住公司招待所。員工出差如超過2天，自第三晚起每天可報銷20元洗衣費。長途交通工具說明：二級（含二級）以上的員工一般情況下，如陸路（火車、長途巴士）或水路路程在六個小時以內(nèi)，應(yīng)乘坐陸（水）路交通工具，在六個小時以上者，可乘坐飛機(jī)。三A至四B級員工，如陸（水）路路程在十二個小時以內(nèi)，應(yīng)乘坐陸（水）路交通工具，在十二小時以上者，可乘坐飛機(jī)。如果員工因時間緊迫，需在以上規(guī)定外乘坐飛機(jī)時，應(yīng)預(yù)先經(jīng)公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。員工出差應(yīng)本著節(jié)約的原則，在不影響工作的前提下，盡可能選擇一些較優(yōu)惠的航班，購買打折機(jī)票，并在報銷時如實申報。出于節(jié)省費用與時間，員工應(yīng)盡量選擇在夜間乘坐火車、長途巴士或輪船，在長途交通工具上過夜者，享受其住宿標(biāo)準(zhǔn)的40%的夜車補貼，但不應(yīng)再報銷當(dāng)晚的住宿費。出差餐貼員工出差報銷餐貼應(yīng)按實際在外用餐次數(shù)，每餐餐貼標(biāo)準(zhǔn)如下：出差員工如陪同參加交際用餐者，或?qū)Ψ絾挝谎缯堈?，不?yīng)再報銷當(dāng)餐餐貼。員工出差參加會議時，如伙食已包括在會務(wù)費中，則不再報銷餐貼。員工在出差期間，如已由上級人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)餐飲，則不再報銷當(dāng)餐餐貼，應(yīng)由上級人員統(tǒng)一報銷餐貼。如果員工出差到公司其它機(jī)構(gòu)工作，午餐應(yīng)由當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)統(tǒng)一安排，不再報銷午餐餐貼。員工在公司本地外出辦事，中午不能回公司就餐可報銷午餐餐貼。市內(nèi)交通費二級（含二級）以上員工在市內(nèi)因公務(wù)外出均可報銷出租車費。三B級（含三B級）以下員工在市內(nèi)辦事，一般情況下應(yīng)盡量使用公共交通工具，因時間緊急或其它特殊情況下，可使用出租車。銷售人員在市內(nèi)的交通費根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理。二級（含二級）以下員工出差由市區(qū)進(jìn)出機(jī)場時，如果單程出租車費超過40元者，一律乘坐機(jī)場巴士。員工在市內(nèi)辦事，乘坐公共交通工具者按實際報銷。公務(wù)雜費出差人員在外出差的公務(wù)雜費，如行李費、郵電費、購?fù)似笔掷m(xù)費、文件復(fù)印件費等憑單據(jù)報銷。出差人員在外的個人開支、購物、游覽等非工作需要開支，均不得報銷。辦公費用報銷規(guī)定手機(jī)費出于節(jié)省開支，同時也有利于個人健康，員工通話應(yīng)盡量使用座機(jī)，打長途電話應(yīng)盡量使用IP電話，通話應(yīng)簡潔明了。一級人員手機(jī)費實報實銷，但如果超過2000元/月時，應(yīng)打出通話清單，去除個人話費。二級人員中經(jīng)常出差的人員手機(jī)費在1000元/月以內(nèi)可以實報，超過1000元/月時，應(yīng)打出通話清單，去除個人話費，非經(jīng)常出差人員，手機(jī)費應(yīng)在300元/月以內(nèi)可以實報。三級（含三級）以下人員，手機(jī)費憑話費清單報銷，只報銷公務(wù)話費。室內(nèi)工作人員不予報銷手機(jī)費。銷售人員手機(jī)費根據(jù)有關(guān)具體規(guī)定執(zhí)行。電話費員工出差期間，打長途電話應(yīng)盡量使用IP電話卡，在可使用IP電話卡的城市，三級以下員工每天可報銷10元的IP電話卡費，但不再報銷其它長途電話費，特殊情況需總經(jīng)辦核批。在沒有設(shè)IP電話的城市，員工應(yīng)據(jù)實報銷公務(wù)長途電話費。交際費用報銷規(guī)定一級人員交際費用據(jù)實報銷。二級人員報銷交際費用時需填制〈報銷單〉，填單后分公司總經(jīng)理可直接報銷，其它人員需經(jīng)直接上級批核后再經(jīng)分公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后才能報銷。一般情況下，三級（含三級）以下人員需要交際活動時應(yīng)提前填制〈交際活動計劃單〉經(jīng)一級人員或分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，再進(jìn)行交際活動。特殊情況下，無法提前申請時，三級（含三級）以下人員可通過電話向上級請示后，再進(jìn)行交際活動。銷售人員交際費用管理根據(jù)有關(guān)具體規(guī)定執(zhí)行。參與交際活動的公司職員一律應(yīng)為直接相關(guān)人員，無關(guān)人員不得參與。短期外派人員補貼規(guī)定短期外派人員指因公司需要，將公司員工臨時外派到外地工作一段時間，一般在二周以上，二個月以內(nèi)。外派人員在外地工作期間，由當(dāng)?shù)毓緳C(jī)構(gòu)或合作單位負(fù)責(zé)安排住宿，一般安排在當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)或合作單位的招待所或宿舍內(nèi)，因此不再報銷住宿費用。外派人員在外地工作期間，午餐一般由當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，每天可申報30元伙食補助，如當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)不負(fù)責(zé)午餐的，每天可再申報10元午餐補助。如果外派人員當(dāng)?shù)赜屑彝ィǜ改富蜃约杭遥?，則不再申報上述伙食補助。外派人員在外地工作每連續(xù)十天（含節(jié)假日）回公司后可享受一天休假。外派人員如在公司機(jī)構(gòu)內(nèi)辦公，則不再報銷IP電話費。報銷操作程序員工報銷費用時，應(yīng)憑正式的發(fā)票憑證，一般情況下，收據(jù)、收條等不得作為報銷憑證。員工應(yīng)嚴(yán)肅對待報銷工作，認(rèn)真整理單據(jù)，據(jù)實報銷，如果實際費用低于票據(jù)金額者，應(yīng)按實際費用申報。員工報銷的費用應(yīng)分類，出差的差旅費應(yīng)填制〈外埠出差費報銷單〉，單據(jù)貼在背面，交際費、市內(nèi)交通費、辦公費等其它項目應(yīng)填寫〈報銷單〉，每個項目單獨列出，并作說明，交際費用應(yīng)將每張單據(jù)單獨列出，并作具體說明，出租車票報銷可在〈報銷單〉列出總數(shù)，再另外填制〈出租車費報銷說明單〉。員工合規(guī)定的差旅費單據(jù)直接遞交財務(wù)部，由財會主管預(yù)審，財會主管審核完全符合公司規(guī)定之后，在封面上簽章，由報銷人再遞交部門負(fù)責(zé)人簽字，最后經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字。員工報銷非差旅費的項目，包括出租車費、交際費等，在填制了〈報銷單〉后，應(yīng)先經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，再經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字后，再去財務(wù)部報銷。員工報銷如有特殊情況，如特殊原因的差旅費超標(biāo)、單據(jù)遺失、購買了高價票單據(jù)不足等等情況，應(yīng)填制〈特殊報銷申請表〉說明情況，由部門負(fù)責(zé)人簽署處理意見后，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字后憑單到財務(wù)部報銷。如果員工出差為多人一起出差，應(yīng)由一人（一般為級別高者）統(tǒng)一借款，回司后統(tǒng)一整理票據(jù)報銷。附注本制度解釋權(quán)及修改權(quán)在總公司財務(wù)管理部。本制度經(jīng)集團(tuán)總裁及財務(wù)總監(jiān)簽準(zhǔn)后生效。財務(wù)管理部2001年3月第三次修訂附件銷售人員費用及報銷管理補充說明說明：本規(guī)定在〈員工公務(wù)費用及報銷管理規(guī)定〉基礎(chǔ)上的補充規(guī)定，執(zhí)行在該制度基礎(chǔ)之上。本規(guī)定適用于高級客戶經(jīng)理、客戶經(jīng)理及駐外銷售代表。市內(nèi)交通費、通訊費管理規(guī)定不同職別的銷售人員具有相應(yīng)的市內(nèi)交通費、通訊費用報銷額度，銷售人員可在額度內(nèi)，根據(jù)具體情況選擇市內(nèi)交通工具，然后按實際支出及正規(guī)票據(jù)在額度內(nèi)進(jìn)行報銷。報銷額度規(guī)定3.說明：本地市場指負(fù)責(zé)公司所在城市的市場。如果出差期間含有節(jié)假日者，節(jié)假日沒有上述出差期間的報銷額度，除非節(jié)假日里員工的確在辦理公務(wù)。交際費用管理規(guī)定總額度控制：對于銷售人員交際費用的總額度是根據(jù)銷售人員或銷售組一年的銷售回收款額的一定比例進(jìn)行控制，具體額度比例如下：新的銷售人員在前期由于沒有市場基礎(chǔ)，因此暫無交際費額度，暫按以下臨時額度控制：（這一階段一般在銷售人員開始進(jìn)入市場工作的前三個月）報銷說明銷售人員的市內(nèi)交通費、交際