工作環(huán)境對工作效率的影響(辦公室)

工作環(huán)境對工作效率的影響良好的辦公環(huán)境對優(yōu)化績效至關(guān)重要，良好的工作環(huán)境能讓員工具有飽滿的工作熱情和持續(xù)的工作動力并全身心地投入到工作中去，也比較容易激發(fā)出員工的創(chuàng)新靈感。惡劣的工作環(huán)境將會讓員工意志消沉，工作起來心不在焉，甚至嚴重影響員工的穩(wěn)定性。對腦力勞動者群體更是如此?，F(xiàn)在我們對改善辦公環(huán)境的益處的了解，遠遠超過人們最初的認識。事實上，在過去十年中，心理學(xué)研究已證明了優(yōu)美的工作生活環(huán)境對員工的身心健康以及提高工作效率有著積極的影響。一、工作環(huán)境的涵義與特點環(huán)境是指對工作績效起著潛在影響的外部力量。是工作效率的各種潛在外部力量的總和。從廣義上說，它是指一定組織組織的所有成員所處的大環(huán)境。從狹義上說，工作環(huán)境是指一定的組織組織的各部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。人文環(huán)境與一個國家的社會大環(huán)境、組織內(nèi)部的職能環(huán)境有著密切的關(guān)系。自然環(huán)境包括辦公室所在地、建筑設(shè)計、室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備和辦公室的布局、布置等因素。因此，對辦公環(huán)境進行管理，在很大程度上來說，就是不斷優(yōu)化辦公的自然環(huán)境。工作環(huán)境有以下幾個特點：?復(fù)雜和多樣性。環(huán)境無所不包，有社會的、自然的、物質(zhì)的、精神的。眾多因素構(gòu)成了類型不同而又相互聯(lián)系的系統(tǒng)，從而呈現(xiàn)出復(fù)雜而又多樣的特點。?差異性。各國各地區(qū)各單位，工作環(huán)境都存在著差別。這也形成了各國各地區(qū)各單位工作風格的特殊性。?變異性。環(huán)境不是一成不變的，隨著社會的變遷，它要經(jīng)歷相應(yīng)的變化過程。這就要求公司成員在工作中不斷地調(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境。第二節(jié)辦公室環(huán)境優(yōu)化有效的辦公室管理，可以促使組織整體功能得到更大程度的發(fā)揮。那么辦公室環(huán)境優(yōu)化就變得尤為重要。二、優(yōu)化辦公環(huán)境的概念所謂優(yōu)化辦公環(huán)境，簡言之。就是通過對辦公室自然環(huán)境加以合理的設(shè)計、控制和組織，使其達到最優(yōu)狀態(tài)。簡單地說，優(yōu)化辦公環(huán)境，實際上也就是協(xié)調(diào)好人一設(shè)備一環(huán)境的關(guān)系。隨著社會發(fā)展向后工業(yè)社會、信息社會的過渡，“以人為本”日益被重視，新興綜合性學(xué)科一一人體工程學(xué)也引起了人們極大的關(guān)注，尤其是在西方。所謂人體工程學(xué)，簡言之，就是一門專門探討人與環(huán)境尺度之間關(guān)系的科學(xué)。它摒棄了過去把人和物、人和環(huán)境割裂開來的片面觀點和單純地以人去適應(yīng)物和環(huán)境的被動做法，認為人一一物一一環(huán)境是一個密切相聯(lián)的系統(tǒng)，強調(diào)人在這個系統(tǒng)中的主體作用。把人體工程學(xué)的理論運用到辦公環(huán)境管理的實際中來，就是應(yīng)以人為主體，以人自身的生理、心理特點為出發(fā)點，從外觀、視覺、聽覺、空氣直至安全、保險等方面研究辦公活動的工作環(huán)境，使其更適合辦公人員的身心活動要求，讓辦公人員能更主動、更高效地支配設(shè)備和環(huán)境，更健康、更愉快地工作。作為“上班一族”的秘書來說，絕大多數(shù)人每周幾乎有個小時的時間是呆在辦公室，所以，優(yōu)化辦公環(huán)境是不容忽視的。三、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則優(yōu)化辦公環(huán)境，必須遵循如下基本原則：(_)舒適對于一個辦公室來說，不管是其室內(nèi)設(shè)計、裝潢，或是其裝飾品點綴、擺設(shè)，都應(yīng)以舒適/4為準，光線、色彩、氣候、噪音等在不同程度上對工作人員的情緒都會有所影響，所以，在設(shè)計辦公室時應(yīng)特別注意到這些因素。其次，整潔有序的環(huán)境有助于營造舒適的氛圍，提高工作效率。很難想象，一個凌亂骯臟的工作環(huán)境，能產(chǎn)生出令人滿意的工作效率。（二）和諧一個和諧的辦公環(huán)境，能激發(fā)工作人員的團隊精神。辦公室的辦公桌椅、櫥柜等的大小、格式、顏色要盡可能統(tǒng)一，這不但可以增強辦公室的美觀效果，更重要的是可以強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系。（三）實用優(yōu)化辦公環(huán)境的實用原則，首先是辦公室布局應(yīng)該力求方便。其次，為了改善辦公室的單調(diào)環(huán)境，可以適當?shù)胤胖靡恍┭b飾畫、工藝品或花草，注意不要流于粗俗，否則將會影響整個組織的形象，因為良好的辦公環(huán)境不僅可以提高和促進員工的績效，往往還肩負著組織窗口的角色，在訪客面前為組織營造出良好的企業(yè)形象。（四）安全保證組織的物品安全是公司成員的重要職責之一，也是優(yōu)化辦公環(huán)境不可忽略的一個原則。四、優(yōu)化辦公環(huán)境的要求一現(xiàn)代辦公室布局辦公室布局合理與否，對工作人員的精神狀態(tài)及工作效率有著很大的影響，因此，合理地設(shè)汁好辦公室布局，是優(yōu)化辦公環(huán)境的重要內(nèi)容.對于創(chuàng)造最佳的工作環(huán)境至關(guān)重要。開放式布局（1）有利于溝通。（2）有利于辦公空間和經(jīng)費的節(jié)省。封閉式布局我國的企事業(yè)單位大多采用這種布局模式。封閉式布局可以使工作環(huán)境顯得相對的安全，有利于保密。也易于使人集中注意力來進行更為細致和專業(yè)的工作。但是在封閉式布局中，信息難以及時溝通，工作協(xié)調(diào)不夠快捷靈便，工作效率受到一定程度的影響?；旌鲜讲季只旌鲜讲季质侵冈陂_放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門用組合式辦公用具或其他材料分隔開來?；旌鲜讲季质情_放式和封閉式的結(jié)合，起到揚長避短的效果。直接工作空間的安排直接工作空間主要包括辦公桌椅、自動化設(shè)備、櫥柜、辦公耗材等各種辦公設(shè)備。所謂直接工作空間的安排，也即是各種辦公設(shè)備的妥善放置。放置這些設(shè)備時，要考慮效率以及方便員工的使用和走動。（1）辦公桌一般來說，辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品，并有空余的位置進行工作為好。推薦使用半封閉式的工作臺。（2）辦公椅辦公椅應(yīng)有靠背并盡可能與辦公桌配套。（3）櫥柜等辦公櫥柜、辦公家具和用品以必需為限，多余的家具用品不宜放在辦公室內(nèi)。（4）電腦、復(fù)印機等辦公自動化設(shè)備。計算機終端的傳真機以及一些軟件參考數(shù)據(jù)等，都應(yīng)該放置得當，方便使用。二辦公室的美化關(guān)于辦公室美化，按照這種美化布置，辦公室里除了彩色的組合器具可根據(jù)需要組合成最適宜的形狀，地毯、裝飾畫和裝飾品，自然的或人工的植物都會產(chǎn)生一種令人舒適的效果。要想達到這個效果，就必須予以認真的研究。美化辦公室，至少可以從下面這幾個方面來考慮：1.辦公家具的選用在辦公用具的選用上，除了注意實用和安全外，應(yīng)盡可能使其規(guī)格、顏色、款式等的和諧/4統(tǒng)一，風格一致的系列產(chǎn)品，可以增強辦公室的美觀效果。條件許可的話，可以考慮采用、辦公自動化系列家具，它在設(shè)計上，主張“人體工程學(xué)”理念，不僅可以為員工增進工作效率，更提升整體企業(yè)形象。而且，它在款式、規(guī)格、顏色等方面既考慮到使用的整體性，也考慮到了辦公室的搬遷或擴展，雖然，一次性投入的資金較多，但其預(yù)后效果卻是比較好的。辦公室的綠化在辦公室美化中，綠化是不可忽視的，因為綠化不但可以點綴美化環(huán)境，也可以改變辦公室周圍的小氣候，還會使人產(chǎn)生良好的視覺效應(yīng)，因為綠色象征和平和生機，它能使人產(chǎn)生一種微妙的安全感，催人奮發(fā)向上。對于一些比較封閉的辦公室來說，室內(nèi)綠化更被譽為“無聲音樂”，在室內(nèi)放置幾盆小花草，可使人心曠神怡，從而提高工作效率。但要注意不宜放置太多，避免出現(xiàn)植物跟人“爭氧”的情況，因為綠色植物在沒有光照的情況下，吸入的是氧氣，吐出的是二氧化碳，這樣，久而久之就會降低空氣中氧的濃度而提高二氧化碳的濃度，影響室內(nèi)空氣的清潔度。辦公室的裝飾辦公室需配置適量的油畫、擺件等裝飾品。懸掛或放置一些有品位的油畫及工藝品，能改變辦公室單調(diào)的氣氛，但要注意，過于鮮艷的廉價作品，如低劣的繪畫、明星印燙畫等，只會使辦公室顯得浮躁和不雅。不但無法起到積極作用有時甚至?xí)绊懝ぷ髑榫w，為組織形象帶來負面影響。進行辦公室裝飾時還要注意，應(yīng)結(jié)合組織的性質(zhì)，既力戒奢侈浪費，又突出本組織的特色，避免俗氣。如政府機關(guān)辦公室應(yīng)以莊重、簡潔為好。商業(yè)企業(yè)辦公室則可以相對華麗些?？萍计髽I(yè)辦公室可以適當?shù)匕鸭夹g(shù)糅合進裝飾里，以顯示自己的技術(shù)實力。鑒于上述情況鴻圖藝岸的調(diào)研人員匯總報告出個問題：()首先，組織為優(yōu)化環(huán)境自行采購油畫、擺件等藝術(shù)品時，往往一次性投入過大。其次，如今藝術(shù)品交易市場混亂，產(chǎn)品良莠不齊，濫竽充數(shù)以次充好的現(xiàn)象時有發(fā)生，從而提高了藝術(shù)品交易風險。()組織決定優(yōu)化辦公環(huán)境，需先由室內(nèi)設(shè)計師制作配畫技術(shù)指導(dǎo)文件。而非設(shè)計類企業(yè)內(nèi)部往往不具備此類人才。且各類組織由于性質(zhì)不同、訴求不同，所需配畫技術(shù)指導(dǎo)文件必然千差萬別，組織自行選配很難達到預(yù)期效果，從而導(dǎo)致資源以及資金的浪費。()研究表明，長時間面對同一組事物容易產(chǎn)生審美疲勞，油畫、工藝品等一次購買永久性陳列的方式會降低受眾對其的敏感度，削弱了美化環(huán)境的作用，隨著時間的推移藝術(shù)品的使用價值逐漸降低。針對存在的問題供圖議案的策劃人員就曾制定出一套解決技術(shù)指導(dǎo)文件：()由鴻圖藝岸這類藝術(shù)品交易運營服務(wù)商派專業(yè)人員統(tǒng)一分批次采購油畫、擺件等藝術(shù)品，以租賃的形式再與各組織交易。類似于團購的形式即能夠控制價格，又可保證藝術(shù)品品質(zhì)，更能規(guī)避交易風險。()由鴻圖藝岸這類藝術(shù)品交易運營服務(wù)商的室內(nèi)設(shè)計師為組織量身打造配畫技術(shù)指導(dǎo)文件(期間不收取任何設(shè)計費用)，使其表現(xiàn)主題與組織性質(zhì)組織訴求相符。以一站式服務(wù)的形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的商品買賣。()改變一次購買