大型活動組織與策劃

大型活動策劃與管理大型活動策劃和實施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于把大型活動組織的更加完善。大型活動的定義大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：第一，大型活動要有鮮明的目的性。 大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進(jìn)入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費用。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的， 目的不鮮明也是不值得的。經(jīng)常有這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。第二，要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。大型活動的特點、必須有鮮明的目的性。圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一些院校討論這個問題的時候，很多學(xué)生喜歡問：假如一個機構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會需求發(fā)生矛盾時，你作為該機構(gòu)的公關(guān)顧問，應(yīng)該怎樣處理這個問題？其實一個組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在某一個企業(yè)的立場上。、廣泛的社會傳播性。公關(guān)的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，還應(yīng)該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。、嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動的過程中，給成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。成都5月份因為施放廣告汽球，使8架本應(yīng)在成都降落的飛機在其他城市迫降。報紙上也經(jīng)常有這方面的報道：某某個活動由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財產(chǎn)損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。、高投資性。一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容?？尚行匝芯?，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于宣傳方面節(jié)省費用？如果投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。靠不同學(xué)科的組合群體策劃。作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧。第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。操作實施過程應(yīng)注意的問題：、實施操作設(shè)計必須非常重視實施方案的操作設(shè)計。一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題， 違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)算， 因為很多單位做活動，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。、辦理審批手續(xù)有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。、實施操作程序的管理程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。、方案培訓(xùn)在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。、設(shè)計評估標(biāo)準(zhǔn)一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括客戶很少要求做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。評估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。策劃的技巧策劃的技巧很多，其中比較優(yōu)勢的兩種方法。一、是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。上中學(xué)時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。二、是應(yīng)該有一個比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。舉辦大型活動的相關(guān)程序和法律規(guī)定活動策劃階段從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來。第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃，需要多個學(xué)科的綜合和集體的智慧。第四，方案論證。通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。辦理審批手續(xù)根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實施。一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機會比較少，主要以上面四個機關(guān)居多。具體情況如下：、需要向地方文化部門報批的方面。需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理條例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。申請時應(yīng)提交的文件有：（1）演出申請書；（2）與演出相關(guān)的各類演出合同文本；（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；（4）營業(yè)性文藝表演團體的《演出證》?！稜I業(yè)性演出管理條例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：（1）售票或者包場的；（2）支付演出單位或者個人報酬的；（3）以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；（4）有贊助或者捐助的；（5）以其他經(jīng)營方式組織演出的。其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定參閱《營業(yè)性演出管理條例》和《營業(yè)性演出管理條例實施細(xì)則》。、關(guān)于公安部門的報批項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。為了保證各項活動的正常進(jìn)行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準(zhǔn)。申請時提交以下文件：（1）活動方案和說明；（2）活動安全保衛(wèi)工作方案；項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。（3）場地管理者出具的同意使用證明；（4）申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動，應(yīng)當(dāng)同時提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：（1）活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標(biāo)志；（3）場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；（4）入場票證的管理、查驗措施；（5）場地人員的核定容量；（6）迅速疏散人員的預(yù)備措施。以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗。另外在活動的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關(guān)許可。作出許可的公安機關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級公安機關(guān)備案。公安機關(guān)對二百人以下的群眾性文化體育活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。其他有關(guān)公安報批方面的詳細(xì)規(guī)定參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批對于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。、關(guān)于消防部門的審批消防部門主要針對活動場地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。《中華人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災(zāi)危險的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實消防安全措施，并向公安消防機構(gòu)申報，經(jīng)公安消防機構(gòu)對活動現(xiàn)場進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。詳細(xì)規(guī)定請參閱《中華人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。以上只是一些在舉辦活動中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報程序，但在實際過程中一定會遇到更多的問題，在舉辦活動之前應(yīng)多方考慮，多方咨詢，特別活動中有特殊內(nèi)容時一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的問題?；顒踊I備計劃的擬定凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。活動籌備計劃是有效地協(xié)調(diào)各項工作、推動各項工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項目管理活動的首要環(huán)節(jié)，是活動成敗的關(guān)鍵性因素之一。抓住這個環(huán)節(jié)，就可以提挈全局?；顒踊I備計劃主要包括以下幾項內(nèi)容：1、工作計劃。也稱實施計劃。是為了活動項目最終實現(xiàn)而制定的實施方案，要說明以什么方法組織實施活動，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。2、人員組織計劃。主要表明各子項目中的各項工作有誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。可以讓工作人員一目了然。3、活動進(jìn)度計劃。根據(jù)活動的正式開始時間和籌備工作正式開展的時間，對籌備工作的各項任務(wù)列定工作進(jìn)程計劃。通常情況下，指定活動進(jìn)度計劃時會采用框圖式構(gòu)架。4、財務(wù)預(yù)算計劃。對于活動實施過程中的各項費用預(yù)算。5、文件檔案管理計劃。因為在每次活動過程中都會產(chǎn)生大量的相關(guān)文件和檔案，如在活動審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。6、應(yīng)急計劃。這方面是很多活動的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因為活動過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動組織者對活動的風(fēng)險管理沒有一個清晰的認(rèn)識，在意識里還沒有風(fēng)險管理的概念。但是大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對嚴(yán)密的應(yīng)急計劃還是不能少的?；顒拥幕I備計劃可分為概念性計劃和詳細(xì)性計劃二種形式：1、概念性計劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計劃， 規(guī)定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。2、詳細(xì)性計劃，通常叫自下而上的計劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計劃，詳細(xì)到每一項具體任務(wù)。詳細(xì)計劃制定了活動的詳細(xì)范圍。在制定活動籌備計劃的時候，一般情況下由項目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計劃；然后由各項工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對自身工作的詳細(xì)計劃，再交于項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計劃匯總，以此控制整個活動進(jìn)程。因為一次活動的組織，特別是大型活動的組織，需要準(zhǔn)備的事情很多、很亂，即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動開始的現(xiàn)場就一定會方寸大亂。所以，怎樣把活動現(xiàn)場需要考慮到的事情都考慮到，并在活動開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。制定活動籌備計劃應(yīng)該從以下幾個方面著手：1、“好記性不如爛筆頭”。把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒忧捌谝曰顒觾?nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動一一羅列，然后再從每個活動入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動的具體性質(zhì)制作一個“活動現(xiàn)場事物預(yù)置表”。然后按照這張表上的內(nèi)容對會前工作嚴(yán)格實施。、頭腦風(fēng)暴法“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對于活動現(xiàn)場的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個時候運用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。、及時吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗由于各種大型活動的復(fù)雜性，保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗下次一定更好的運用。為以后的活動管理積累良好的基礎(chǔ)?；顒拥膶嵤╇A段活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動實施過程中風(fēng)險系數(shù)的增高。為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序?；顒拥脑u估和總結(jié)活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：1）對比計劃與實現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；2）項目財務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；3）評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；4）對未來項目的建議；5）團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；此外，項目總結(jié)報告還應(yīng)包括：1）對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置；2）項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；3）檔案的整理、存檔工作?；顒訄?zhí)行過程中容易忽略的地方、活動開展前與場館方的溝通場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關(guān)系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進(jìn)行，最后是得不償失。在活動開展之前，先要把我們在活動中需要場館配合的地方一一羅列，事無巨細(xì)。另一方面，也要讓場館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。、文件檔案管理活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個方面。在管理過程中應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因為檔案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實上在活動的執(zhí)行期間各種事項都會隨時變動，對于這些變動的及時更新也是一個非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。、財務(wù)管理每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時產(chǎn)生的。因此，在很多活動完結(jié)之后結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)實際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對于財務(wù)的管理就顯得尤為重要了。第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、 活動后各項財物的安置和處理。因為活動現(xiàn)場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發(fā)生，在對財物的看管上應(yīng)該特別注意； 由于很多財物都是服務(wù)于各種獨立的活動，所以每次活動完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了；活動完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多 “項目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被 “降級處理”，也應(yīng)該是個值得考慮的問題。第二，活動過程中工作人員的花費開銷。在活動的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費，還是個人消費，也是一個值得每位管理者重視的問題?；顒舆^程中，每個工作人員在執(zhí)行自己的工作過程中很多時候都會發(fā)生一些開支，當(dāng)他們不敢確定某項開支應(yīng)該公司報銷還是自己