第三章-常用公務(wù)文書寫作課件

財(cái)經(jīng)應(yīng)用文寫作第三章常用公務(wù)文書寫作第一節(jié)公文概述第二節(jié)公告和通告第三節(jié)通知和通報(bào)第四節(jié)報(bào)告、請(qǐng)示和批復(fù)第五節(jié)函和會(huì)議紀(jì)要第一節(jié)公文概述

一、公文的概念、特點(diǎn)與分類二、公文的結(jié)構(gòu)與寫作格式公文是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定的效能和廣泛的用途的文書。公文具有如下特點(diǎn)：（1）政策性：公文是國家管理事務(wù)的工具，公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、法規(guī)、方針、政策及有關(guān)規(guī)定。這樣，才能起到傳遞黨和國家方針、政策的作用。（2）法定性：公文的制作者是依法成立的組織，如國家行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位。（3）時(shí)效性：公文活動(dòng)是處于一定時(shí)段或時(shí)期內(nèi)的事件過程，是用來處理公務(wù)活動(dòng)中的實(shí)際問題，因此，它的制發(fā)必須迅速、及時(shí)。一、公文的概念、特點(diǎn)與分類（4）規(guī)范性：公文的寫作格式、行文程序必須遵循一定的要求。（5）莊重性：公文的表達(dá)規(guī)范性強(qiáng)，文風(fēng)嚴(yán)肅、莊重。這從《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第十九條可以看出：“公文起草應(yīng)當(dāng)做到：符合黨的理論路線、方針政策和國家法律法規(guī)……內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。文種正確，格式規(guī)范?！?012年7月1日起施行修訂的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的公文種類為15種，如下頁所示。二、公文的結(jié)構(gòu)和寫作格式在應(yīng)用文寫作中，公文的格式要求是最嚴(yán)格的，這是公文具有權(quán)威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)。公文的結(jié)構(gòu)是指公文的構(gòu)成項(xiàng)目，即公文的組成部分。根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定：公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和頁碼等組成。公文的格式指公文的構(gòu)成要素在文面上排列的規(guī)格樣式，是公文的外部結(jié)構(gòu)形態(tài)。公文的書面格式由眉首區(qū)域、正文區(qū)域和文尾區(qū)域3個(gè)部分組成。第二節(jié)公告與通告一、公告二、通告一、公告

公告是向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)的應(yīng)用文。公告是知照性的下行文，主要用于國家機(jī)關(guān)向人民群眾公布政策法令，宣布有關(guān)的重要事項(xiàng)和重大事件等。它具有如下特點(diǎn)：（1）公開性：公告是通過新聞媒體向國內(nèi)外發(fā)布的，其內(nèi)容和傳播方式具有公開性。（2）告知性：發(fā)布公告的目的是使國內(nèi)外的公眾了解公告告知的事項(xiàng)，從而依據(jù)公告的內(nèi)容辦理有關(guān)事項(xiàng)。（3）莊重性：制發(fā)公告的機(jī)關(guān)是國家高層的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及政府的職能部門，如國務(wù)院、全國人民代表大會(huì)及其他國家機(jī)關(guān)等。因此，公告具有莊重性。

（一）公告的概念、特點(diǎn)與分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)、作用和發(fā)布機(jī)關(guān)的不同，公告可以分為國家重要事項(xiàng)公告、法定事項(xiàng)公告和專業(yè)性公告。（1）國家重要事項(xiàng)公告是宣布有關(guān)國家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等方面重要事項(xiàng)的公告。（2）法定事項(xiàng)公告是國家公布有關(guān)法律、法令和行政法規(guī)，以及由司法機(jī)關(guān)依照法律有關(guān)規(guī)定發(fā)布重要事項(xiàng)的公告。（3）專業(yè)性公告是指屬于專業(yè)性的或向特定對(duì)象發(fā)布的公告。如經(jīng)濟(jì)上的招標(biāo)公告，按專利法規(guī)定公布申請(qǐng)專利的公告；也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院無法直接將訴訟文書送達(dá)本人或代收人時(shí)，可以發(fā)布公告間接送達(dá)。

公告由標(biāo)題、正文和落款3個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：公告的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種3個(gè)部分組成。標(biāo)題可以只寫發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，省略發(fā)文事由，或省略發(fā)文機(jī)關(guān)，只寫事由和文種；還可以只寫“公告”兩字，省略發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文事由。標(biāo)題如無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，則在結(jié)尾必須落款。2．正文：公告的正文多由告知內(nèi)容和結(jié)束語構(gòu)成。告知內(nèi)容一般需寫明事實(shí)，有的還要寫明有關(guān)要求。正文結(jié)束時(shí)，有時(shí)要用“特此公告”“現(xiàn)予公告”等作為結(jié)束語。公告是告知重大事項(xiàng)時(shí)使用的應(yīng)用文，正文不能寫得冗長，文字應(yīng)樸實(shí)莊重，鮮明準(zhǔn)確。3．落款：包括發(fā)文機(jī)關(guān)和日期。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般要用全稱，屬幾個(gè)機(jī)關(guān)共同發(fā)文的，可用習(xí)慣的簡稱。

（二）公告的格式與寫法二、通告通告是向社會(huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)該遵循或周知事項(xiàng)的公文。它可以在公共場所張貼，刊登在報(bào)紙上，以及在廣播、電視等媒介公開宣傳。通告是面向社會(huì)公開發(fā)布，具有一定的約束力和知照性的下行文。它具有如下特點(diǎn)：（1）法規(guī)性：通告公布的是要求人們遵守或周知的事項(xiàng)，在公布應(yīng)該遵守的規(guī)定的同時(shí)，對(duì)違反規(guī)定的行為也制定了懲處的辦法，因此，通告具有法規(guī)性。（2）廣泛性；通告的適用范圍廣，其廣泛性體現(xiàn)在通告的內(nèi)容和使用范圍兩個(gè)方面。通告的內(nèi)容廣泛，可以是法規(guī)性事項(xiàng)，也可以是一般性的具體事務(wù)；通告的使用范圍廣泛，高級(jí)別的機(jī)關(guān)可以使用，一般行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位也可使用。

（一）通告的概念、特點(diǎn)與分類通告從內(nèi)容上可劃分為兩類：一類為全國范圍內(nèi)的重大法規(guī)性通告，如《中華人民共和國公安部通告》；一類為針對(duì)某一項(xiàng)工作或?qū)ｉT問題發(fā)布的通告。從效用上劃分，通告可分為周知性通告和規(guī)定性通告。（1）周知性通告：傳達(dá)告知業(yè)務(wù)性、事務(wù)性事項(xiàng)，一般沒有執(zhí)行要求，僅供人們知曉。（2）規(guī)定性通告：公布國家有關(guān)政策、法規(guī)或要求遵守的約束事項(xiàng)，告知對(duì)象必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，用于公布帶有強(qiáng)制性的行政措施。為確保某一事項(xiàng)的執(zhí)行與處理，它將提出具體規(guī)定，以要求相關(guān)單位與個(gè)人遵守。

通告由標(biāo)題、正文和落款3個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：通告的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種3個(gè)部分組成，也可以是發(fā)文機(jī)關(guān)加文種組成，或由事由加文種構(gòu)成，還可只標(biāo)明文種名稱，在落款寫發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，加蓋公章。2．正文：由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。通告的開頭用概括性的語言說明發(fā)布通告的原因、目的或根據(jù)。之后以通告常用的特定承啟句式“為……，特通告如下”或者“根據(jù)……，決定……，特此通告”作為過渡語；通告的主體即通知事項(xiàng)，要寫得明確、具體；通告的結(jié)尾通常以“特此通告”或“本通告自發(fā)布之日起實(shí)施”結(jié)束全文。3．落款：標(biāo)題有發(fā)文單位的，此處可以不寫；否則，落款要注明發(fā)文單位。發(fā)布通告的時(shí)間可以寫在標(biāo)題之后、內(nèi)容之前，也可以寫在落款的后面。

（二）通告的格式與寫法1．內(nèi)容特點(diǎn)不同公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，其告知性體現(xiàn)為事后告知，沒有強(qiáng)制執(zhí)行的要求；而通告則是公布應(yīng)該遵守或者周知的事項(xiàng)，其告知性體現(xiàn)為事前告知，其鮮明的法規(guī)性強(qiáng)調(diào)公眾遵照通告要求執(zhí)行。2．公布事項(xiàng)的范圍不同公告面向的是國內(nèi)外的廣大受眾，其公布的范圍廣；通告的公布范圍則相對(duì)較窄，只是面向一定范圍內(nèi)的有關(guān)單位和人員。3．使用權(quán)限不同公告通常是黨和國家高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)以及一些政府部門宣布某些重大事項(xiàng)時(shí)使用的文種，地方各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不得濫用公告；而通告則是向社會(huì)各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)的公文，它適用于各級(jí)行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位。

（三）公告和通告的區(qū)別第三節(jié)通知和通報(bào)一、通知二、通報(bào)一、通知

通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員時(shí)使用的公文，是向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。按照通知內(nèi)容和性質(zhì)的不同，可將通知分為如下6種類型：（1）指示性通知：是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作進(jìn)行布署、指示與指導(dǎo)時(shí)使用的一種通知。（2）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知：是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文時(shí)使用的一種通知。

（一）通知的概念與分類

（3）周知性通知：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)宣布某些應(yīng)知事項(xiàng)的一種通知。（4）發(fā)布性通知：向下級(jí)機(jī)關(guān)、單位發(fā)布行政法規(guī)、制度、辦法和措施等使用的一種通知。（5）會(huì)議通知：上級(jí)機(jī)關(guān)在召開會(huì)議之前，把有關(guān)事項(xiàng)通知下級(jí)有關(guān)單位時(shí)使用的一種通知。（6）任免通知：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)告知任免人員時(shí)使用的一種通知。

通知一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：通知的標(biāo)題有兩種形式，一種是完整式標(biāo)題，由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，如“國務(wù)院關(guān)于開展第六次全國人口普查的通知”；另一種是省略式標(biāo)題，省去發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種其中的一項(xiàng)或兩項(xiàng)，如“關(guān)于實(shí)施企業(yè)所得稅過渡優(yōu)惠政策的通知”。文種前可根據(jù)實(shí)際情況加上“緊急”“重要”“聯(lián)合”等限制性詞語。2．主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)即通知的發(fā)送對(duì)象，也稱受文單位，一般用全稱，在標(biāo)題的下一行頂格寫，后加冒號(hào)，如“各省監(jiān)察廳：”“各區(qū)縣人民政府：”等。如果主送機(jī)關(guān)較多，則在每個(gè)單位之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開。向社會(huì)公布的通知，則可以省略受文單位。

（二）通知的格式與寫法

3．正文：主要包括開頭、主體和結(jié)尾3個(gè)部分。開頭：寫明通知的目的和緣由，然后以“特通知如下”或“特作如下通知”轉(zhuǎn)入通知的主體。主體：寫明通知事項(xiàng)，內(nèi)容較多時(shí)可采用分條列項(xiàng)式的寫法。結(jié)尾：常用“特此通知”之類的習(xí)慣語作結(jié)尾，也可不寫。4．落款：在正文末尾的右下方，寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱和發(fā)文日期。

一、通報(bào)

通報(bào)是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況時(shí)使用的一種公文。它往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用。通報(bào)按其性質(zhì)和適用范圍的不同，可以分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)3類。（1）表彰性通報(bào)：用于表彰先進(jìn)個(gè)人或先進(jìn)單位的先進(jìn)事跡。這類通報(bào)一般先介紹先進(jìn)事跡，再總結(jié)事跡的意義，然后提出希望、要求，最后發(fā)出學(xué)習(xí)的號(hào)召。

（一）通報(bào)的概念與分類

（2）批評(píng)性通報(bào)：用于批評(píng)典型人物或單位的錯(cuò)誤行為、不良傾向、丑惡現(xiàn)象和違章事故等。這類通報(bào)一般先介紹事故發(fā)生的經(jīng)過，再寫對(duì)事故原因的分析，然后闡明處理決定，使人從中吸取教訓(xùn)，以免重蹈覆轍。這類通報(bào)應(yīng)用面廣，數(shù)量大，懲戒性突出。（3）情況通報(bào)：用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)信息、重要情況或問題。這類通報(bào)一般先介紹基本情況，再介紹具體做法，最后提出意義、希望和要求。這類通報(bào)具有溝通和知照的雙重作用。

通報(bào)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：通報(bào)的標(biāo)題有4種類型：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成；二是由事由和文種組成；三是由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；四是只由文種“通報(bào)”作標(biāo)題。2．主送機(jī)關(guān)：在標(biāo)題的下一行頂格寫。主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)或多個(gè)，如果遇到普發(fā)性的情況，主送機(jī)關(guān)可以使用全體性稱謂，也可以不寫。3．正文：通報(bào)的正文一般分3個(gè)部分，即開頭、主體和結(jié)尾。開頭：寫制發(fā)通報(bào)的原因，概括通報(bào)的性質(zhì)，表明態(tài)度。主體：概述事情的前因后果，交待事情發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、情節(jié)、結(jié)果與影響。結(jié)尾：表明通報(bào)目的，向下級(jí)機(jī)關(guān)提出希望和要求。4．落款：在末尾的右下方，寫發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱和發(fā)文日期。如果通報(bào)標(biāo)題中已寫有發(fā)文單位名稱，這里無須再寫；如果通報(bào)標(biāo)題下已寫明了發(fā)文時(shí)間，這里也可省略。

（二）通報(bào)的格式與寫法第四節(jié)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)一、報(bào)告二、請(qǐng)示三、批復(fù)一、報(bào)告

報(bào)告是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的一種陳述性上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。根據(jù)性質(zhì)的不同，報(bào)告可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告兩種；根據(jù)時(shí)間期限的不同，可分為定期報(bào)告和不定期報(bào)告兩種；根據(jù)內(nèi)容的不同，可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和遞送報(bào)告等。工作報(bào)告：是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體按照有關(guān)規(guī)定，定期或不定期向上級(jí)機(jī)關(guān)或法定對(duì)象匯報(bào)工作的報(bào)告。匯報(bào)的內(nèi)容包括過去一段時(shí)間的工作情況和下一階段工作的部署。例如，黨代會(huì)、人代會(huì)、各機(jī)關(guān)、單位的年度工作報(bào)告等。

（一）報(bào)告的概念與分類

情況報(bào)告：是指用于向上級(jí)反映工作中的重大情況、特殊情況和新動(dòng)態(tài)等的報(bào)告。這種報(bào)告便于上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)下級(jí)單位反映的情況，及時(shí)采取措施，指導(dǎo)工作。建議報(bào)告：是指根據(jù)工作中的情況動(dòng)向和存在的問題向上級(jí)機(jī)關(guān)提出具體建議、辦法、方案的報(bào)告。答復(fù)報(bào)告：是針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)提出的詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報(bào)告。遞送報(bào)告：是以報(bào)告的形式向上級(jí)呈報(bào)其他文件、物件的說明性公文。

報(bào)告一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種3個(gè)部分組成，也可以由事由和文種構(gòu)成。2．主送機(jī)關(guān)：報(bào)告的主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。頂格寫于文首，其后用冒號(hào)。3．正文：報(bào)告的正文一般由開頭、主體和結(jié)語3個(gè)部分組成。開頭：主要交代報(bào)告的緣由，概括說明報(bào)告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將××情況報(bào)告如下”一語轉(zhuǎn)入下文。主體：這是報(bào)告的核心部分，用來說明報(bào)告事項(xiàng)。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問題；二是進(jìn)一步開展工作的意見。

（二）報(bào)告的格式與寫法

結(jié)語：根據(jù)報(bào)告種類的不同，結(jié)語使用不同的程式化用語，并應(yīng)另起一段來寫。工作報(bào)告和情況報(bào)告的結(jié)束語常用“特此報(bào)告”；建議報(bào)告常用“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；答復(fù)報(bào)告多用“專此報(bào)告”；遞送報(bào)告則用“請(qǐng)審閱”“請(qǐng)收閱”等。4．落款：在正文的右下方寫發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期并加蓋公章。如果標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，此處可省略。如果標(biāo)題下面已注明發(fā)文日期，則落款時(shí)可省略。

二、請(qǐng)示

請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作、問題作出指示，對(duì)某項(xiàng)政策界限給予明確，對(duì)某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請(qǐng)求性上行公文。根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容和性質(zhì)的不同，請(qǐng)示可分為如下3種：（1）請(qǐng)求指示性請(qǐng)示：對(duì)某些規(guī)章制度中的個(gè)別條文不理解，需要上級(jí)進(jìn)一步明確，或?qū)ぷ髦杏龅降男聠栴}、新情況請(qǐng)求上級(jí)指示。（2）請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示：下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)某些具體事宜向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，主要目的是解決某些實(shí)際困難和具體問題。（3）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示：主管部門在開展工作的過程中，由于級(jí)別等原因，對(duì)一些平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬部門不能直接指揮，需上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位具體執(zhí)行。

（一）請(qǐng)示的概念與分類

請(qǐng)示一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：請(qǐng)示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成，也可以只由事由和文種構(gòu)成。2．主送機(jī)關(guān)：指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)。請(qǐng)示只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭請(qǐng)示。3．正文：一般由開頭、主體和結(jié)語3個(gè)部分組成。開頭：交待請(qǐng)示的原因、理由和依據(jù)。主體：說明請(qǐng)求事項(xiàng)，要詳細(xì)地寫明要求給予指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)，以及本單位對(duì)處理這些事項(xiàng)的建議和設(shè)想。結(jié)語：應(yīng)另起一段，結(jié)語的習(xí)慣用語一般有“當(dāng)否，請(qǐng)批示”“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。4．落款：寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，并加蓋公章。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的，此處可省略，但需加蓋單位公章。

（二）請(qǐng)示的格式與寫法三、批復(fù)

批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文。它是與請(qǐng)示相對(duì)應(yīng)的一種被動(dòng)下行文。有請(qǐng)示才有批復(fù)。批復(fù)具有如下特點(diǎn)：（1）權(quán)威性：批復(fù)發(fā)自上級(jí)機(jī)關(guān)，代表著上級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項(xiàng)或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。（2）針對(duì)性：凡是批復(fù)，必須是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)，內(nèi)容單純，針對(duì)性強(qiáng)。（3）指示性：批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項(xiàng)。

（一）批復(fù)的概念、特點(diǎn)與分類

根據(jù)批復(fù)內(nèi)容的特點(diǎn)，批復(fù)可以分為肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)3種。（1）肯定性批復(fù)：是指對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)表示同意的批復(fù)。其中應(yīng)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的落實(shí)、執(zhí)行或重要意見提出指示性意見。（2）否定性批復(fù)：是對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)加以否定的批復(fù)。這種批復(fù)要說清楚否定的理由。（3）解答性批復(fù)：是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)、政策、措施等的詢問而進(jìn)行解答的批復(fù)。法律、法規(guī)、政策、措施等的解釋權(quán)在制定機(jī)關(guān)，本機(jī)關(guān)無權(quán)解答的可以逐級(jí)向上級(jí)請(qǐng)示，直到有權(quán)做出解釋的機(jī)關(guān)。這種解答對(duì)下級(jí)具有指示性，是下級(jí)開展工作的依據(jù)。

批復(fù)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分構(gòu)成。1．標(biāo)題：標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。在事由中，一般將下級(jí)機(jī)關(guān)及其請(qǐng)示的事由和問題寫進(jìn)去。標(biāo)題也可以由發(fā)文機(jī)關(guān)、表態(tài)詞、請(qǐng)示事項(xiàng)和文種構(gòu)成，這種標(biāo)題較為簡明、全面，是常用的標(biāo)題格式，也有的批復(fù)只寫事由和文種。2．主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)是報(bào)送請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)，一般只有一個(gè)，也可以是多個(gè)。3．正文：正文包括開頭、主體和結(jié)語3個(gè)部分。開頭：批復(fù)的開頭一般用一句話說明所收到的請(qǐng)示的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，作為批復(fù)的依據(jù)。

（二）批復(fù)的格式與寫法

主體：主要是指批復(fù)的態(tài)度和意見。它是針對(duì)請(qǐng)示中提出的問題所作的答復(fù)和指示。其意思要明確，語氣要適當(dāng)。什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項(xiàng)等都要寫清楚。批復(fù)要求是從上級(jí)機(jī)關(guān)的角度提出的一些補(bǔ)充性意見，或是表明希望、提出號(hào)召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。結(jié)語：即批復(fù)正文的最后部分，它有3種寫法：一是提行寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”；二是寫希望和要求，給執(zhí)行請(qǐng)求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向；三是禿尾，即請(qǐng)示事項(xiàng)答復(fù)完畢就結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。4．落款：在批復(fù)正文右下方寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期并加蓋公章。

第五節(jié)函和會(huì)議紀(jì)要一、函二、會(huì)議紀(jì)要一、函函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文。函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。

（一）函的概念、特點(diǎn)與分類函具有以下3個(gè)特點(diǎn)：（1）溝通性：函的發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間沒有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、服從與被服從的關(guān)系，相互之間是平等的，函只是起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。（2）靈活性：函的靈活性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活。除了國家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函均較為靈活，其可以有文頭版，也可以沒有文頭版，可以不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。（3）單一性：函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，函可以分為以下幾類：（1）按性質(zhì)分，函可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。（2）按發(fā)文目的的不同，函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動(dòng)提出了公務(wù)事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。（3）按內(nèi)容和用途的不同，函可以分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、告知函和報(bào)送材料函等。

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有較多的靈活機(jī)動(dòng)性。因此，本書僅介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；另一種是由事由和文種構(gòu)成。2．主送機(jī)關(guān)：即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，在標(biāo)題下一行文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)只能寫一個(gè)，即請(qǐng)求給予答復(fù)或批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)。3．正文：一般由開頭、主體和結(jié)語3個(gè)部分組成。開頭：主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。如果是復(fù)函，則緣由部分一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

（二）函的格式與寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有較多的靈活機(jī)動(dòng)性。因此，本書僅介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款4個(gè)部分組成。1．標(biāo)題：公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；另一種是由事由和文種構(gòu)成。2．主送機(jī)關(guān)：即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，在標(biāo)題下一行文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)只能寫一個(gè)，即請(qǐng)求給予答復(fù)或批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)。3．正文：一般由開頭、主體和結(jié)語3個(gè)部分組成。開頭：主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。如果是復(fù)函，則緣由部分一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

主體：這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。在正文的結(jié)尾一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見，或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。結(jié)語：通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)選擇使用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請(qǐng)即復(fù)函”“特此函告”“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如便函就可以像普通信件一樣，使用“此致”“敬禮”。4．落款：在正文的右下方寫發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期，并加蓋公章。

二、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、會(huì)議記錄、會(huì)議活動(dòng)情況等有關(guān)材料綜合整理出來的公文。會(huì)議紀(jì)要有如下3個(gè)特點(diǎn)：（1）紀(jì)實(shí)性：會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)