成文信息管理制度

成文信息管理制度1目的對成文信息的編制、審批、發(fā)放、修改、換版、作廢、銷毀等活動進行有效控制，確保本廠使用的成文信息均為有效版本。2適用范圍件和質量文件。3職責3.1生產部負責技術文件適用于本公司所有技術文件的編制、修改和管理。3.2品管部負責質量文件的編制、修改和管理。3.3文件管理員負責文件的發(fā)放、登記和歸檔保管。3.4有關部門負責相關文件的收集和保管。4文件的管理范圍：a）標準、規(guī)范；b）工藝規(guī)程；c）操作規(guī)程；d）生產過程各項原始記錄；e)質量安全管理制度；f)其它文件等。5文件的編制、審核、批準技術文件由生產部組織有關人員編制，由總經理或總經理指定人員審核，經總經理批準發(fā)布；質量文件由品管部組織有關人員編制，由總經理或授權指定人員審核，總經理批準發(fā)布。6文件的發(fā)放6.1文件管理員負責發(fā)放文件。受控文件在封面上方蓋“受控”章，非受控文件在封面上方蓋“非受控”章。6.2文件領用人在文件發(fā)放記錄上簽名，并領取蓋有“受控”印章的文件。6.3當需要使用文件的人員未領到文件時，不得隨意借用其他人的文件復印，應到文件管理員處辦理領用手續(xù)。本廠內不得使用未加蓋“受控”印章的文件，一經發(fā)現(xiàn)立即由文件管理員收回。6.4當文件破損嚴重影響使用時，文件使用人應到文件管理員處辦理更換手續(xù)。交回破損文件，補發(fā)新文件。6.5當文件丟失，使用人應及時報告有關負責人并辦理補領手續(xù)。文件管理員補發(fā)新文件，并在文件發(fā)放記錄上注明原文件丟失，必要時通知各部門，防止誤用。6.6文件一般不外傳。若需對外提供，須經總經理批準，蓋上“非受控”印章，文件管理員予以登記。7文件的修改7.1生產部、辦公室定期評審文件，必要時進行修改，確保其持續(xù)適用。7.2文件的修改經原審批人批準，由原文件編制人員負責修改。修改時注明修改人標記和修改生效時間，并按文件發(fā)放記錄名單發(fā)放修改后的文件，同時收回作廢的舊文件。7.3如因故修改需新指定人員批準，批準人應獲得原審批依據(jù)的有關資料。8文件的換版文件經多次修改或文件需大幅度修改時，應進行換版。9文件的作廢9.1被修訂的原文件和換版后的舊版文件作廢。9.2作廢的文件由文件管理員按文件發(fā)放記錄收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章，文件管理員填寫文件銷毀清單，經總經理批準后統(tǒng)一銷毀。9.3需保留的作廢文件，申請人填寫文件留存申請單，經總經理批準后，文件管理員加蓋“保留”印章后方可保留。10文件的保管10.1文件經編制審批后，原版文件由文件管理員填寫文件存檔登記表存檔保管。10.2文件持有者，應妥善保管文件，防止損壞或丟失。11文件的收集有關部門應及時收集標準、規(guī)范等文件，交生產技術科、質管科進行分類、登記、發(fā)放。12文件的現(xiàn)行有效性對本公司所有文件，生產技術科、質管科定期組織有