EMail撰寫和發(fā)送注意事項

E-Mail撰寫和發(fā)送注意事項

Agenda一.

E-Mail的簡介二.

E-Mail的格式與禮節(jié)三.

E-Mail寫作技巧四.

E-Mail應(yīng)注意事項五.E-Mail常犯的小錯誤一.

E-Mail的簡介1.何謂E-MailE-Mail(電子郵件):顧名思義,就是將”郵件”電子化,將電子文件或數(shù)據(jù),通過因特網(wǎng)的方式,在一瞬間送至地球另一個角落的人手上2.E-Mail的優(yōu)點傳遞速度快降低成本人性化&彈性化保存性&記錄性佳可一次給許多人內(nèi)容易于再次利用3.E-Mail的缺點:在此不予討論二.

E-Mail的格式與禮節(jié)1.格式表頭a.正本收件人(To:)b.副本收件人(Cc:)c.Mail主題(Subject)d.密本收件人(Bcc:)本文1.開頭敬辭2.本文3.結(jié)尾敬辭4.署名/簽名檔5.底圖/背景音樂二.

E-Mail的格式與禮節(jié)2.禮節(jié)英文字不要全部大寫(或小寫)引用來信應(yīng)力求精簡如引用他文,應(yīng)注明出處勿忘禮貌注意文化/生活習(xí)慣的差異不用歧視用語或不雅詞匯注意錯別字/語法/語氣遵守24小時(或48小時)回復(fù)原則不要把E-Mail隨意發(fā)給無關(guān)的第三者全文不要過于花梢三.

E-Mail寫作技巧1.使本文易于閱讀將每行字數(shù)控制在50~70字(英文)之間(中文25~35字)長信應(yīng)分段適當應(yīng)用條列式寫法合理使用文字加強效果若有附加檔案,應(yīng)在文中相關(guān)之處標記說明如需對方回復(fù),應(yīng)標明希望回復(fù)的時間&事宜三.

E-Mail寫作技巧2.本文的文體&組織a.協(xié)調(diào)性四原則:

①僅敘述相關(guān)事宜(關(guān)聯(lián)性)②傳遞完整訊息(完整性)③不說謊或說沒根據(jù)的事(真實性)④依序簡潔表達欲傳達的事項(條理性)b.措辭禮貌三原則

①不帶命令式語氣(地位)②給對方選擇權(quán)(敬意)

③表現(xiàn)親切(同儕)c.文體

①簡單明了②不賣弄詞匯③清楚明白雙方關(guān)系,語氣用辭全文一致d.三段式結(jié)構(gòu)起言(引述)

展開(主旨)收尾(建議或要求)三.

E-Mail寫作技巧3.E-Mail(或便條紙)五原則

a.主題(Subject)簡單明了點明主旨b.將主旨內(nèi)容寫入本文第一段c.具體內(nèi)容在第二段之后說明,并力求精簡(條列法)d.本文僅敘述與主題相關(guān)事宜e.本文長度,最好限定在一頁(一張)或一個畫面呈現(xiàn)敘述9四.

E-Mail應(yīng)注意事項1.注意主題亂碼2.勿發(fā)給無關(guān)人員3.你不是明星——請署名4.“All”不是人5.慎用”密本抄送”(雙面刃)101.注意主題亂碼轉(zhuǎn)發(fā)Mail出現(xiàn)亂碼時,最好重新擬主題,避免題不達意(但僅回復(fù)時可以不重新擬主題,以保持主題一致)112.勿發(fā)給無關(guān)人員Mail應(yīng)避免發(fā)給無關(guān)人員,尤其是發(fā)給客戶或供應(yīng)商的郵件,涉及商業(yè)機密,更應(yīng)注意-----OriginalMessage-----

From:<ping.yang@>

To:"萬寶至MS.曾敏儀"<jessica.tsang@.hk>;<kwok@.hk>;"技研新陽MS陳"<stejh11@>;"技研新陽MS.肖"<stem0307@>;"技研新陽MS.汪/陶"<stem0501@>;"丸山MR.崔.MS.劉"<rihua@>;"東馬MR.崔成煥"<shchoi@>;"東馬姜雁"<jy19841217@163.com>;"東馬MR.易"<yimulin521apple@126.com>;"新光榮MR.William"<samuel9@>;"新光榮MR.葉洋"<sunny@.hk>;"新光榮MSEmily"<emily@.hk>;"臺翰胡平芳"<zlh@>;"臺翰MS.史振瑞"<xiaoshi@>;"環(huán)旭MS.李青密"<qingmi.li@>;"環(huán)旭歐陽杰"<jerry.ouyang@>;"環(huán)旭MR虞"<Gemi.yu@>;"協(xié)隆桂S"<sl-salesjp01@.tw>;"協(xié)隆MR.黃竟升"<jason6a@.tw>;"????黃様"<lizzy@.tw>;"萬旭MS.吳麗敏"<c5073@>;"凌進MS韓"<hanjinshu@>;"凌進MR.梁"<henber.liang@>;"???敎???MR.石橋"<ishibashi@toki-com.co.jp>;"OKIMR.侯永平"<hou564@>;"OKI宋彥冰"<song788@>;"新確MS.蔡"<cai@.hk>;"新確MS.甘"<march@.hk>;"新確MS.劉海霞"<hx_liu@.hk>;"新確MS.龍"<long@.hk>

Sent:Monday,March06,20069:12AM

Subject:關(guān)于無電解鎳電鍍鉛含有的調(diào)查!!!

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大家早上好!

>以下是敝公司的部品調(diào)查表，調(diào)查對象為DCE所有部品。

>僅含有“無電解鎳電鍍“的部品，請?zhí)顚懺谥虚g的表中。

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>要求納期：3/13前，謝謝！

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>^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

>東莞市長安鎮(zhèn)烏沙李屋第六大道新星工業(yè)園

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日華電子廠購買1課楊平示例郵件由客戶ALPS發(fā)出，未注意檢查，使所有供應(yīng)商都清楚地知道了自己的競爭對手。123.你不是明星——請署名所有正式發(fā)出的Mail都應(yīng)有署名,即使沒有包含名字、公司、職務(wù)、電話等信息的簽名,至少應(yīng)把自已的名字寫在Mail尾部,這樣做也體現(xiàn)了基本的禮貌,發(fā)給客戶的Mail尤其應(yīng)當注意134.“All”不是人請記住!

Mail要發(fā)給確定的人,盡量避免寫出“All”的稱呼以下Mail是需要“Sales”做事,卻寫著“Dearall”明顯不妥14五.E-Mail常犯的小錯誤1.發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查2.避免發(fā)送大郵件3.回復(fù)或轉(zhuǎn)寄時,須重新確認主題與本文內(nèi)容是否一致,避免文不對題4.謹慎使用全部回復(fù)功能(理由同”勿發(fā)給無關(guān)人員”)151.發(fā)送前執(zhí)行姓名檢查(一)檢查收件人是否正確,避免發(fā)錯而誤事檢查方法:點擊“檢查姓名”按鈕161.發(fā)送足前執(zhí)很行姓蟲名檢本查(二)檢查勿前檢查進后172.避免宋發(fā)送尺大Ma侮il發(fā)Ma筐il前先烤確認Ma矩il大小信是否卸太大(原則本上超現(xiàn)過3M的文想件不嬸宜通悉過Ma削il的形侍式來蝕發(fā)送)以下挽例子獨中的Ma厚il附件征超過諸了50鑄M(絨55冠,6陜78蹤蝶K姨B=僚55即.6央78拘M霸B)決,發(fā)送值時造愿成收我件人Ma枝il癱瘓如果廟附件充太大,又在吃公司濱內(nèi)部老發(fā)給瓣很多筐人,將會衣造成納公司Ma胸il敗S勤er樹ve搭r崩潰,從而洞影響溉全公壁司的產(chǎn)正常魚工作183.避免媽文不束對題Ma料il內(nèi)容何與主所題不昨符或售回復(fù)Ma烏il時換勞了本文壩內(nèi)容茅卻未改隱主題--燙--滲-Or屬ig謊in型al悅M注es青sa懼ge銅-龍--府--Fr頑om句:su服e.場ya亮ngTo怖:\(遲US垃I/攤SZ粗/V蘭QA速\)杜月敞珍;\(US饞I/絮SZ啊/V費QA起\)喬巖Cc年:US下I/會SZ王仁拿峰;\(US勾I/需SZ浮/B渡SD訂3\噸)曹曉郊輝Se亞nt奸:主We兔dn睜es趨da捏y,寺M樂ar啄ch簽1鍋5,糖2魚00嗎6讀9:叛00嚼A仰MSu共bj途ec乏t:把F貿(mào)w:元件核溫度扛調(diào)查遵表格膠式（譽客戶百文件掀）De勒ar喬巖塵，月慶珍，今天局晚上沙要開別始備席料，包明天垂要進斷行試蝕產(chǎn)，淺所以俯客戶寬已經(jīng)擦同意迫所有勺物料畝均可擊入庫禽，為民了不革影響純生產(chǎn)另，請罪盡快路入庫謀，另蟲外，化請作槳好記域錄，牧下次藥來這鑄些物克料時丹，一淹定要量重點沫