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文檔簡介

/選購 貨物(工程勞務(wù))合同、付款及發(fā)票管理制度目的:規(guī)范公司各類選購 貨物(工程勞務(wù))合同、付款及選購 (或勞務(wù))發(fā)票的管理,結(jié)合公司實(shí)際狀況,制定本制度。內(nèi)容:公司各類選購 業(yè)務(wù)、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)按實(shí)際狀況不同分以下幾種狀況處理:(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù)(2)、貨到付款業(yè)務(wù)(3)、以貨易貨業(yè)務(wù)第一條、財(cái)務(wù)對合同管理規(guī)定公司各類貨物選購 及工程勞務(wù)業(yè)務(wù)均需簽訂合同(對于零星辦公用品的選購 ,價(jià)值在500元以下的,憑經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)的選購 支配單進(jìn)行選購 ,不需訂合同),詳細(xì)規(guī)定如下:(一)、合同的簽訂及審批1、選購 業(yè)務(wù)合同:公司生產(chǎn)用各類材料物資及固定資產(chǎn)的選購 合同的簽訂應(yīng)由供應(yīng)部選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人經(jīng)依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的《選購 支配單》及《選購 合同價(jià)格申報(bào)單》進(jìn)行?!哆x購 支配單》、《選購 價(jià)格申報(bào)單》及《選購 合同》按選購 物資屬性及價(jià)值不同由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審批:(1)、正常生產(chǎn)用干脆原輔材料及機(jī)物料等低值易耗品選購 由分管副總批準(zhǔn);(2)、技術(shù)改造、設(shè)備等固定資產(chǎn)選購 ,選購 價(jià)值2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn),超過2萬元的由董事事長(總經(jīng)理)批準(zhǔn)。(3)、對于設(shè)立最低庫存量的材料物資,由供應(yīng)部提出《選購 支配單》經(jīng)保管員核實(shí)庫存報(bào)分管副總批準(zhǔn)后實(shí)施選購 2、工程勞務(wù)業(yè)務(wù)合同:公司全部工程建設(shè)及設(shè)備安裝、保暖、修理等接受勞務(wù)業(yè)務(wù),應(yīng)提前簽訂工程勞務(wù)合同及工程預(yù)算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準(zhǔn),超過2萬元的工作勞務(wù)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)。(二)、合同內(nèi)容填寫要求(1)、合同內(nèi)容應(yīng)按規(guī)范格式內(nèi)容完整填寫,合同中要特別約定發(fā)票事項(xiàng)(選購 業(yè)務(wù)需分增值稅專用發(fā)票和增值稅一般發(fā)票,接受勞務(wù)需取得本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)許可的勞務(wù)發(fā)票,并注明出具時(shí)限為收貨后一個(gè)月內(nèi)寄達(dá))、詳細(xì)品名規(guī)格單價(jià)、結(jié)算方式、結(jié)算時(shí)限、費(fèi)用擔(dān)當(dāng)及供應(yīng)商(服務(wù)商)帳號信息等內(nèi)容。(三)、合同的報(bào)送及執(zhí)行(1)、合同報(bào)送:各類選購 及工程勞務(wù)合同由公司各分管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)簽訂,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將生效的合同報(bào)送一份到財(cái)務(wù)部材料會計(jì)處存,同時(shí)實(shí)施選購 。(2)、合同執(zhí)行:全部選購 合同業(yè)務(wù)均應(yīng)由供應(yīng)部實(shí)施選購 ,勞務(wù)合同由工程設(shè)備部執(zhí)行實(shí)施,對于特別狀況下經(jīng)總經(jīng)理特批的選購 (工程勞務(wù))業(yè)務(wù)除外。財(cái)務(wù)部將按合同約定執(zhí)行付款事宜,款項(xiàng)支付和否及支付方式原則上按合同規(guī)定正常辦理。在付款時(shí),除支付財(cái)務(wù)帳面應(yīng)付帳款外,在提交用款申請的同時(shí)還應(yīng)附有合同,對一次簽定合同、同一價(jià)格多次進(jìn)貨的,在第一次進(jìn)貨時(shí)發(fā)票要附合同,在以后價(jià)格不變的業(yè)務(wù)發(fā)票后可不附合同,但要在價(jià)格發(fā)生變更時(shí)的第一筆業(yè)務(wù)發(fā)票后附有供貨方的調(diào)價(jià)函(各類包裝材料選購 業(yè)務(wù),供應(yīng)部選購 員應(yīng)于每月5日前報(bào)一份經(jīng)董事長批準(zhǔn)的按不同供應(yīng)商分材質(zhì)、規(guī)格填列的各類包裝材料選購 價(jià)格表交財(cái)務(wù)部,作審核選購 價(jià)格之參考依據(jù)。月中如有變更應(yīng)剛好列表經(jīng)董事長批準(zhǔn)后報(bào)至財(cái)務(wù)部備案)。(3)、財(cái)務(wù)部不受理涂改及未經(jīng)公司董事長(總經(jīng)理)或有權(quán)簽字副總簽批的合同。其次條、付款管理規(guī)定選購 (往來)付款業(yè)務(wù)流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(含附件)→1、財(cái)務(wù)部往來會計(jì)核實(shí)→2、申請人分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→3、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→4、董事長(總經(jīng)理)簽批→5、財(cái)務(wù)出納員付款全部因選購 貨物、接受勞務(wù)的付款業(yè)務(wù)均需憑經(jīng)核準(zhǔn)的“用款申請”付款?!坝每钌暾垺庇蓸I(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具,經(jīng)財(cái)務(wù)部往來會計(jì)、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批后,按財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定手續(xù)辦理付款事宜。各選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實(shí)性、精確性負(fù)責(zé),如因供應(yīng)收款人信息不真實(shí)造成財(cái)務(wù)誤付款,給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的,由選購 業(yè)務(wù)責(zé)任人擔(dān)當(dāng)責(zé)任;因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的,該筆業(yè)務(wù)金融機(jī)構(gòu)手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)責(zé)任人個(gè)人擔(dān)當(dāng),由此造成的誤工誤產(chǎn)及一切后果由業(yè)務(wù)責(zé)任人擔(dān)當(dāng)。全部付款業(yè)務(wù)的用款申請單,除第一次付款的新增供應(yīng)商外,均需由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)部往來會計(jì)處查詢并填寫和收款單位帳面往來余額狀況后方可接著下一流程環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在申請正常業(yè)務(wù)付款時(shí)需持“用款申請”依上述簽批流程圖依次依次履行簽字手續(xù),如因董事長出差不能剛好簽批的,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽批后付款;如屬特別業(yè)務(wù)付款,則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、董事長簽批,最終交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后付款。出納員在接到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人交來的經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或董事長總經(jīng)理批準(zhǔn)付款的用款申請時(shí),按實(shí)際批復(fù)的付款金額及付款方式付款,假如批復(fù)付款欄及批復(fù)付款方式欄為空的,按申請付款金額及付款方式辦理付款手續(xù)。1、預(yù)付款業(yè)務(wù):無特別狀況,除選購 生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外,其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未結(jié)算總貨款或工程款前,不得預(yù)付全部價(jià)款。預(yù)付款業(yè)務(wù)流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(含合同選購 支配單等附件)→財(cái)務(wù)部往來會計(jì)核填帳面往來余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長(總經(jīng)理簽字)→財(cái)務(wù)出納員付款(1)、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù):業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具經(jīng)分管經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)的用款申請附合同書、選購 支配單,到財(cái)務(wù)辦理支付款項(xiàng)手續(xù)。(2)、對于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),各物資選購 及工程勞務(wù)部門必需慎重把關(guān),確保和供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好,合同正常執(zhí)行。對于財(cái)務(wù)帳面“應(yīng)付賬款”中連續(xù)半年出現(xiàn)未發(fā)生變更負(fù)數(shù)金額的業(yè)務(wù)單位,由各物資選購 部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將款項(xiàng)追回,以避開公司利益受到損失(預(yù)付工程款不在此內(nèi))。2、貨到付款業(yè)務(wù):原則上必需先取得發(fā)票再付款,但在不超出財(cái)務(wù)規(guī)定的到票時(shí)間內(nèi)付款的,按《財(cái)務(wù)管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規(guī)定辦理。詳細(xì)如下:貨到付款流程圖:業(yè)務(wù)經(jīng)手人持用款申請(含附件)→財(cái)務(wù)部往來會計(jì)核填應(yīng)付款余額→分管領(lǐng)導(dǎo)簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字→董事長(總經(jīng)理簽字)→財(cái)務(wù)出納員付款(1)、對貨到付款,發(fā)票未到的規(guī)定:對于貨到入庫、發(fā)票未到,需按合同付款的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具用款申請,報(bào)材料會計(jì)在付款申請單上標(biāo)示驗(yàn)收入庫單號或臨時(shí)收料單號(注:入庫單必需在付款之前傳達(dá)材料會計(jì)處),及貨款金額,并附“選購 合同”。材料會計(jì)簽名確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。對于含量待檢的,原則上在未辦理入庫手續(xù)前(即入庫單未傳達(dá)財(cái)務(wù)前),財(cái)務(wù)部不受理該筆業(yè)務(wù)付款,特別狀況確需付款的需總經(jīng)理特批(由財(cái)務(wù)認(rèn)定)。(2)、對貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的(即帳面應(yīng)付款):貨到驗(yàn)收入庫,相關(guān)單據(jù)傳遞手續(xù)已完畢,并收到該筆業(yè)務(wù)發(fā)票的,要求該筆業(yè)務(wù)經(jīng)手人對發(fā)票的內(nèi)容(貨物數(shù)量、價(jià)格、金額)進(jìn)行審核,參照該業(yè)務(wù)入庫單及合同等進(jìn)行核對,確認(rèn)無誤后在發(fā)票右下角簽章確認(rèn),將發(fā)票附入庫單等單據(jù)交財(cái)務(wù)部,并按規(guī)定出具用款申請,交財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù):材料會計(jì)核填帳面應(yīng)付該供應(yīng)商款項(xiàng)金額、申請部門負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審簽、董事長核準(zhǔn)后付款。(3)支付帳面應(yīng)付款:對于支付帳面應(yīng)付款的業(yè)務(wù),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開具用款申請單,填明申請支付金額,到財(cái)務(wù)部往來會計(jì)處核填帳面應(yīng)付金額,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理董事長簽字批準(zhǔn)后方可交出納員辦理付款手續(xù)。第三條、付款方式及收據(jù)的取得要求:付款方式主要有現(xiàn)金、銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票、銀行承兌匯票等,為了規(guī)范開支的管理,防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛,款項(xiàng)的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主,原則上超過1萬元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項(xiàng)均以銀行電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付,無特別狀況的均不能支付現(xiàn)金。對于付出的款項(xiàng)原則上均應(yīng)取得收款方的收款收據(jù),詳細(xì)付款方式及相關(guān)要求如下:1、現(xiàn)金付款:對于確需以現(xiàn)金支付的業(yè)務(wù),在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員交來的經(jīng)相關(guān)人員審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)的用款申請后,視其詳細(xì)狀況分別處理:(1)、收款人派人上門收款的,公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員(指選購 員)對來人身份進(jìn)行確認(rèn),財(cái)務(wù)部出納員驗(yàn)證來人持有的對方業(yè)務(wù)單位開具并加蓋行政公章的介紹信或?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位傳真加蓋行政公章或財(cái)務(wù)公章的托付收款證明(傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、托付事項(xiàng),并注明“本傳真件和原件內(nèi)容一樣,具有法律效力”字樣),經(jīng)確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù)在收款人點(diǎn)驗(yàn)貨款無誤后,干脆開據(jù)收款收據(jù)后交出納員。收款人要在收款憑據(jù)上注明“收款人:XX”字樣,并由出納員填寫該收款人的身份證號,特別狀況下經(jīng)批準(zhǔn)后可不需填寫收款人身份證號。(2)、假如是要求公司將款項(xiàng)匯入收款人(指業(yè)務(wù)單位)指定卡號(或業(yè)務(wù)經(jīng)辦人供應(yīng)的收款人卡號)的業(yè)務(wù),在匯款前由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)供應(yīng)收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財(cái)務(wù)章(或公章)及收款方經(jīng)辦人簽字蓋章的“收款信息確認(rèn)函”傳真件(格式見后附件2),確認(rèn)函要求注明“本傳真件和原件內(nèi)容一樣,具有法律效力”字樣。財(cái)務(wù)部收到符合要求的確認(rèn)函傳真件并經(jīng)公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后,方可匯款。在辦理完匯款手續(xù),收款人在確認(rèn)款項(xiàng)收到后,由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé):當(dāng)日內(nèi)將收款人開具的此筆現(xiàn)金業(yè)務(wù)的收款據(jù)的傳真件交至公司財(cái)務(wù)部,并在匯款日起7日內(nèi)(以銀行業(yè)務(wù)單時(shí)間為準(zhǔn)計(jì)算起始時(shí)間),將收據(jù)原件交至公司財(cái)務(wù)部。對于沒有經(jīng)過審批或有關(guān)人員越權(quán)審批的付款業(yè)務(wù),出納員不予受理。為限制公司資金風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部對手續(xù)不全或有疑問的現(xiàn)金打卡付款業(yè)務(wù)有權(quán)拒付?,F(xiàn)金打卡手續(xù)費(fèi)由收款方擔(dān)當(dāng),特別狀況經(jīng)董事長批準(zhǔn)的除外。(3)、公司派人帶現(xiàn)金外出選購 業(yè)務(wù):除零星辦公用品及低值易耗品外的現(xiàn)金,選購 金額在10000元以上的材料選購 業(yè)務(wù),需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。由選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出用款申請,經(jīng)核準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)辦理現(xiàn)金借款手續(xù)(借款人應(yīng)為選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人指定的公司員工),無特別狀況超10000元的選購 業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行選購 ,(4)、對于正常選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)付款,因相關(guān)申請部門支配不到位、不剛好,導(dǎo)致原可以電匯或承兌匯票支付的款項(xiàng),而須要財(cái)務(wù)部以現(xiàn)金打卡方式加急支付的,財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕,對于董事長特批的此種狀況下的付款,在保證手續(xù)完備,所支付款項(xiàng)平安的前提下,付款手續(xù)費(fèi)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人(即付款申請人)擔(dān)當(dāng),假如造成資金損失的,還要由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人擔(dān)當(dāng)相應(yīng)損失。2、銀行電匯付款:財(cái)務(wù)部憑業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具的經(jīng)核準(zhǔn)無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業(yè)務(wù)。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據(jù),但對同一供應(yīng)商,既有現(xiàn)金付款、又有銀行付款業(yè)務(wù)的,原則上,只要對方收款,就要出具收款據(jù)。退匯重辦業(yè)務(wù):是指銀行已辦理電匯付款手續(xù),因收款人信息填寫有誤或其它緣由,造成正常電匯付款業(yè)務(wù)退匯,須要重新辦理付款的。退匯重辦業(yè)務(wù)按以下幾種狀況處理:(1)、收款單位供應(yīng)收款信息有誤的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新出具用款申請辦理付款;(2)、公司選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工作失誤造成退匯的,由責(zé)任人在退匯單上簽名確認(rèn),并由經(jīng)辦人供應(yīng)精確信息,重新辦理匯款,同時(shí)該退匯業(yè)務(wù)的原付款手續(xù)費(fèi)由責(zé)任人擔(dān)當(dāng)。(3)、出納員個(gè)人工作失誤退匯的,由出納員據(jù)退匯單重新填制電匯單辦理匯款,同時(shí),原匯款手續(xù)費(fèi)由出納員個(gè)人擔(dān)當(dāng)。(4)、因銀行間業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)不成功或其它非公司可控緣由造成正常電匯付款退匯的,由出納員在第一時(shí)間內(nèi)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核銷原電匯退匯單據(jù)并重新辦理付款。3、承兌匯票付款:(1)、對于付出的承兌匯票,原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員確認(rèn)無誤的,再辦理支付手續(xù),在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具加蓋收款單位財(cái)務(wù)專章的收據(jù)交出納員(其它簽字手續(xù)參照貨幣資金付款業(yè)務(wù)),且本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要在相應(yīng)的原始付款憑證上簽字確認(rèn)。(2)、如收款單位派人上門收款,且來人未帶收款據(jù)的,經(jīng)財(cái)務(wù)部出納員對來人身份確認(rèn)無誤后,再辦理付款手續(xù)【來人身份確認(rèn)程序同本制度第三條,1,(1)】,在來人對所收承兌匯票驗(yàn)查無誤后,開具收條(可由收款人在收條上注明“收據(jù)原件到后此收條自動轉(zhuǎn)作附件”,并在收條上填寫EMS特快專遞單號,注明“以收款方實(shí)際收到此特快件為開具收據(jù)之依據(jù)”),簽字蓋手印,財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人當(dāng)收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。(3)、如收款人不能上門收款,需以郵寄方式付款的(此方法存在很大風(fēng)險(xiǎn),無特別狀況,財(cái)務(wù)一律不受理該付款方式),由選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)辦理郵寄承兌匯票的財(cái)務(wù)登記手續(xù),即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認(rèn),出納員將需郵寄承兌匯票,當(dāng)付款申請人面封好快遞袋,并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方,再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財(cái)務(wù)公章的詳細(xì)收件地址證明(證明內(nèi)容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯(lián)系電話,并注明“本傳真件和原件內(nèi)容一樣,具有法律效力”字樣),填寫快遞單,交出納員辦理投郵(收款單位傳真的收件地址證明交財(cái)務(wù)作此筆付款業(yè)附件。公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)剛好和收款人溝通,跟蹤收款人對該快件的查收狀況,并負(fù)責(zé)在承兌匯票郵寄之日起15日內(nèi)將收款人開具的收款據(jù)原件郵至財(cái)務(wù)部出納員處。4、票據(jù)的背書:全部需支付的承兌匯票,原則上均應(yīng)由出納員據(jù)批準(zhǔn)的用款申請單中列示的收款單位,在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預(yù)留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票(即應(yīng)付票據(jù)),在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時(shí),原則上不能再背書(即不能回頭背書),但出票銀行及該匯票實(shí)際接收人許可可以背書的,則須要背書后支付。5、對取得的原始收據(jù)的要求:對于現(xiàn)金、銀行、承兌匯票支付業(yè)務(wù),外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹,錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內(nèi)容或金額有誤的,如未按規(guī)定改錯的(即在錯誤處劃線后,填寫正確內(nèi)容,并加蓋出票單位財(cái)務(wù)章及改錯人私章),或在同一處錯誤更改兩次(含)以上的,出納員一律不予受理;如出納員收受不合規(guī)定的單據(jù),發(fā)覺一次懲處出納員50元。對于確屬特別狀況的,不合財(cái)務(wù)規(guī)定業(yè)務(wù)單據(jù)經(jīng)董事長特批處理的,應(yīng)有董事長在該單據(jù)上的親筆簽批說明。對于一筆業(yè)務(wù)款項(xiàng)同時(shí)以不同方式支付的,應(yīng)依據(jù)實(shí)際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據(jù),不能合開一張收據(jù)。6、對單筆業(yè)務(wù)口徑一樣性的要求:每一筆業(yè)務(wù),收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一樣,假如有特別狀況,經(jīng)董事長、總經(jīng)理特批的業(yè)務(wù),簽定合同人(即為公司供應(yīng)勞務(wù)及貨物人),在結(jié)算款項(xiàng)時(shí),出具的發(fā)票和合同不符時(shí),在簽定合同時(shí),應(yīng)單獨(dú)有合同補(bǔ)充說明,收款據(jù)必需用動身票人的收據(jù),以免給財(cái)務(wù)工作造成混亂,假如是先預(yù)付款后來發(fā)票的業(yè)務(wù),在結(jié)算時(shí),發(fā)票出具人(以發(fā)票專用章確認(rèn))和收款人不符的,對前面已支付的數(shù)額,收款人應(yīng)補(bǔ)足和原收款時(shí)間金額一樣的動身票單位收款據(jù),在補(bǔ)齊手續(xù)之前,財(cái)務(wù)將不受理該發(fā)票,并停止付款。假如預(yù)付款已全額支付后來發(fā)票的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催收發(fā)票,結(jié)算發(fā)票報(bào)送財(cái)務(wù)時(shí)間定為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)束之日起30天之內(nèi)。對一些業(yè)務(wù)頻繁、單筆業(yè)務(wù)金額不大,在確定期間內(nèi),價(jià)格不變以業(yè)務(wù),可按月結(jié)算開票。7、超過規(guī)定時(shí)限未取得付款業(yè)務(wù)收據(jù)的處理:按單筆業(yè)務(wù)計(jì)算,每超期1天,賜予選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,超過一個(gè)月未能取得收據(jù)的,停發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至財(cái)務(wù)部收到收據(jù)原件為止。如發(fā)覺業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有弄虛作假的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人擔(dān)當(dāng)相應(yīng)的損失,后果嚴(yán)峻的追究法律責(zé)任。第四條、財(cái)務(wù)部集中辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)間及付款時(shí)限規(guī)定:財(cái)務(wù)部受理現(xiàn)金、承兌匯票付款業(yè)務(wù)時(shí)間:每日上午7:30至11:00,下午自上班起至15:00;銀行付款業(yè)務(wù)受理時(shí)間:每日上午8:30前受理需當(dāng)日付款的“用款申請”,上午8:30至15:00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特別性,車輛驚惶,財(cái)務(wù)部每日上午派專人到銀行辦理付款業(yè)務(wù),下午不辦。詳細(xì)的付款時(shí)限及責(zé)任劃分如下:(1)、對于經(jīng)核準(zhǔn)可支付并已傳遞到財(cái)務(wù)部出納員處的“用款申請”及其它各類報(bào)銷及付款單據(jù),如無問題的,出納員應(yīng)按本制度規(guī)定的付款手續(xù)按受理用款申請時(shí)間的先后辦理付款:對于“用款申請”在當(dāng)日規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交至財(cái)務(wù)部的,當(dāng)日辦理付款手續(xù),超時(shí)限提交的“用款申請”,次日辦理付款手續(xù),無特別狀況,出納員不得私自壓單延遲付款。假如是以銀行電匯付款的“用款申請”,遇法定節(jié)假日、公休日的,付款時(shí)間順延。對因資金驚惶,超過2日未付款的“用款申請單”金額,出納員應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)確定付款時(shí)間,并剛好通知提交用款申請人,此處主要是指電匯及現(xiàn)金打卡付款方式支付的款項(xiàng),假如是收款方提交的相關(guān)證明手續(xù)不完備的,需待公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人協(xié)調(diào)提交完整的手續(xù)后方可付款,補(bǔ)齊手續(xù)前財(cái)務(wù)部不受理該用款申請。(2)、如屬對方收款單位派員到公司收取款項(xiàng)的,應(yīng)由分管業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部備款及收款方到公司收款精確時(shí)間,確保付款工作有序進(jìn)行;(3)、對于特別狀況下,需加急支付的款項(xiàng),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提交“用款申請”的同時(shí)還應(yīng)附有經(jīng)核準(zhǔn)的書面“加急付款申請”,否則造成因遲付款而延誤生產(chǎn)的,財(cái)務(wù)部不擔(dān)當(dāng)責(zé)任。(4)、如屬出納員工作不負(fù)責(zé)任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或有意刁難報(bào)銷人、收款人的,發(fā)覺一次懲處責(zé)任出納員50元,給公司造成損失的還要按規(guī)定擔(dān)當(dāng)相應(yīng)以濟(jì)損失。(5)、如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交用款申請及相關(guān)證明材料不剛好、不正確而造成財(cái)務(wù)錯誤付款、延期付款誤工誤產(chǎn)的,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。(6)、正常狀況下,如已批準(zhǔn)付款的“用款申請”,以實(shí)際簽字核準(zhǔn)日期計(jì)算,超過7日未交到財(cái)務(wù)部的,視同無效申請,財(cái)務(wù)部不再受理該“用款申請”,再次付款需重新提交“用款申請”,且原已簽批的“用款申請”要交至財(cái)務(wù)部由出納員加蓋“作廢”印章,作新辦用款申請的附件。(7)、對于已核準(zhǔn)支付的“用款申請”,相關(guān)提交申請業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)和收款人剛好溝通其收款狀況,對出現(xiàn)異樣狀況要剛好和財(cái)務(wù)部溝通處理,確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。(8)、全部傳遞到財(cái)務(wù)部的“用款申請”,均應(yīng)進(jìn)行單據(jù)傳遞記錄登記。詳細(xì)記錄傳遞時(shí)間及所傳單據(jù)信息,以明確責(zé)任,該傳遞記錄不允許涂改。第五條、各種狀況下選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票的規(guī)定:(一)、選購 (或勞務(wù))發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)要求及處理:1、全部材料物資(含固定資產(chǎn))選購 業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專用發(fā)票(增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅有效認(rèn)證期為自發(fā)票開具之日起90天內(nèi)),財(cái)務(wù)部不接收超過認(rèn)證期的增值稅專用發(fā)票,特別業(yè)務(wù)不能出具增值稅專用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可、總經(jīng)理批準(zhǔn)的可開具增值稅一般發(fā)票;全部勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由供應(yīng)勞務(wù)人按實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的發(fā)票。2、選購 (或勞務(wù))發(fā)票所開具的內(nèi)容必需和實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容(合同內(nèi)容、入庫單、數(shù)量、金額及和合同單價(jià)、勞務(wù)內(nèi)容)相符,即貨、款、票、合同相一樣,否則,財(cái)務(wù)不接受該業(yè)務(wù)的結(jié)算發(fā)票。特別狀況經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)總經(jīng)理批準(zhǔn)的除外。3、對于特別狀況下發(fā)票和實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的,需對方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的狀況說明書,說明發(fā)票和實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì),經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后方可接收對方的業(yè)務(wù)發(fā)票。為規(guī)避公司財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部有權(quán)拒收任何狀況下不合格的選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票。4、發(fā)票處理:對經(jīng)常性的供應(yīng)商業(yè)務(wù),不論當(dāng)次開具發(fā)票金額多少,均做轉(zhuǎn)帳處理,對同一業(yè)務(wù)單位非經(jīng)常性的業(yè)務(wù)(年度內(nèi)業(yè)務(wù)不超過2萬元的)單筆業(yè)務(wù)金額不超過5000元的,可以憑發(fā)票付款,除此以外的全部選購 及工程業(yè)務(wù)發(fā)票均做轉(zhuǎn)帳處理,在付款時(shí),由收款人(收款人必需是出票人)供應(yīng)收款收據(jù),避開同一業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)既有現(xiàn)金業(yè)務(wù),又有轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù),不利于財(cái)務(wù)管理工作,也簡潔形成工作隱患。特別狀況下經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn),董事長批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)不受此限。5、選購 (工程勞務(wù))發(fā)票后附件依次依次為:選購 入庫單(或直轉(zhuǎn)單)、臨時(shí)收料單(此單實(shí)際業(yè)務(wù)未開具的不附)、質(zhì)檢單、稱重單、選購 支配單、對方送(發(fā))貨單[隨貨同行聯(lián)或購貨方備存聯(lián)]、選購 合同及其它必需附件{按比價(jià)選購 、定點(diǎn)選購 、招標(biāo)選購 等性質(zhì)不同,附詢價(jià)單(即價(jià)格申報(bào)單)、招標(biāo)合同等}。如發(fā)覺有不符合規(guī)定的發(fā)票及附件傳遞到財(cái)務(wù)部,對當(dāng)事保管員及選購 經(jīng)辦人各懲處5元。注:(1)、如制劑材料選購 為多品種集中下達(dá)選購 支配的,發(fā)票后可不附選購 支配單,但選購 人員應(yīng)對已執(zhí)行的選購 支配單做核銷并妥當(dāng)保管,以作備查用;(2)、對于設(shè)備及工程勞務(wù)發(fā)票后應(yīng)附有設(shè)備及工程勞務(wù)驗(yàn)收報(bào)告單,并應(yīng)注明運(yùn)用部門,以便利財(cái)務(wù)核算。(3)、假如所選購 貨物由物流公司托運(yùn)的,還要有托運(yùn)單,但托運(yùn)單不能代替供貨單位的發(fā)貨單。(二)、發(fā)票的取得時(shí)限管理規(guī)定:1、全部選購 結(jié)算發(fā)票(含運(yùn)費(fèi)結(jié)算發(fā)票)應(yīng)由該筆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。各類選購 業(yè)務(wù)發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收,并自所選購 物資驗(yàn)收合格入庫之日起30日內(nèi)取得,交財(cái)務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù),且發(fā)票信息需和合同及實(shí)際相符;工程、勞務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限為單項(xiàng)工程、勞務(wù)合同約定的勞務(wù)內(nèi)容結(jié)束之日起60日內(nèi)由相關(guān)分管責(zé)任人負(fù)責(zé)經(jīng)和決算合同內(nèi)容金額相符的發(fā)票交至財(cái)務(wù)部。結(jié)合公司目前制劑產(chǎn)品包裝材料貨款結(jié)算可以延期支付的特點(diǎn),對于未付款的包裝材料結(jié)算發(fā)票,取得時(shí)限可延長至自貨物選購 入庫之日起90日內(nèi),此種狀況需取得財(cái)務(wù)部的書面許可證明。2、如因結(jié)算價(jià)款發(fā)生異議而導(dǎo)致業(yè)務(wù)不能正常辦理結(jié)算手續(xù),不能在規(guī)定時(shí)限取得發(fā)票時(shí),選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)剛好填報(bào)“(財(cái)務(wù))問題業(yè)務(wù)報(bào)告單”,說明緣由及處理方案,報(bào)財(cái)務(wù)部往來會計(jì)處經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后備案,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在自發(fā)生異議之日起30日內(nèi)處理完畢。如無正值理由,又無財(cái)務(wù)書面說明可延期取得結(jié)算發(fā)票的業(yè)務(wù),均以正常業(yè)務(wù)規(guī)定的到票期限為準(zhǔn)。特別狀況下,財(cái)務(wù)部因?qū)嶋H核算的須要,對某一部分業(yè)務(wù)到票時(shí)間要求提前的或延遲的以財(cái)務(wù)部書面下達(dá)的發(fā)票到票時(shí)間調(diào)整說明書為準(zhǔn)。3、對于特別業(yè)務(wù)發(fā)票的取得時(shí)限,如經(jīng)董事長特批處理的,可按特批時(shí)限為準(zhǔn),需由財(cái)務(wù)部處理的由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)移交財(cái)務(wù)部處理。4、對于超過規(guī)定時(shí)限未將發(fā)票交到財(cái)務(wù)部的,每超期一天賜予選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人5元罰款,從工資中扣除,對于無客觀緣由超過兩個(gè)月發(fā)票未到的,停發(fā)當(dāng)事選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資,直至取得發(fā)票止。5、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人對收到的供應(yīng)商發(fā)票(不得預(yù)開票),要在收到發(fā)票的當(dāng)日將發(fā)票及相應(yīng)業(yè)務(wù)附件單據(jù)報(bào)送至財(cái)務(wù)部,并在財(cái)務(wù)部做單據(jù)傳遞記錄登記,對收到的不合要求,財(cái)務(wù)不能接收的發(fā)票,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫快遞單,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將發(fā)票寄回供應(yīng)商(需作備查記錄),并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和供應(yīng)商協(xié)調(diào)剛好補(bǔ)票,時(shí)限為30天。凡因發(fā)票不合格,財(cái)務(wù)不接收而退票的,每筆業(yè)務(wù)懲處選購 (或勞務(wù))業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元。如因業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人緣由造成已收到的供應(yīng)商發(fā)票過認(rèn)證期或丟失的,每筆業(yè)務(wù)發(fā)票金額在50000元以下的,對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人處以100元罰款,金額在50000元以上的處以200元罰款,并由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)在退票日或發(fā)覺日起30日內(nèi)補(bǔ)換票及供應(yīng)財(cái)務(wù)部所需的其它相關(guān)手續(xù)。對于發(fā)票丟失或過期的狀況同時(shí)對財(cái)務(wù)部往來會計(jì)進(jìn)行考核,如發(fā)覺屬不按規(guī)定對帳造成的,每筆丟失或過期發(fā)票對往來會計(jì)處以20元罰款。如業(yè)務(wù)經(jīng)辦人有意對不規(guī)范業(yè)務(wù)發(fā)票隱瞞不報(bào)或私自壓票、退票等處理的,每發(fā)覺一筆,懲處當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人200元。6、會計(jì)年度終了前(每年12月31日),各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將自己經(jīng)辦、屬于當(dāng)年度已完成的選購 (勞務(wù))業(yè)務(wù)發(fā)票全部催收,并交至財(cái)務(wù)部。第六條、定期對帳制度:為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證和供應(yīng)商帳目相符,財(cái)務(wù)部將實(shí)行定期對帳制度:和公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對時(shí)間周期為兩個(gè)月一次,時(shí)間為次月5-15日;和供應(yīng)商對帳每半年一次,核對范圍為半年內(nèi)和公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的單位,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)和相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對方業(yè)務(wù)往來帳單(需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章),并最遲于次月10日前交財(cái)務(wù)部往來會計(jì)處,由往來會計(jì)負(fù)責(zé)核對并作核對狀況備查記錄。凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查帳或帳目不清的,每次懲處20元,并在10日內(nèi)規(guī)范備查帳;對未按規(guī)定時(shí)間取得供應(yīng)商對帳單的,按單個(gè)供應(yīng)商計(jì)算,每個(gè)次懲處業(yè)務(wù)經(jīng)辦人10元,并限定在規(guī)定時(shí)間(10天內(nèi))完成對帳手續(xù),過期仍未完成的,每日懲處5元,直至對帳業(yè)務(wù)手續(xù)完成,所懲處款項(xiàng)從當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人工資中扣除。特別狀況經(jīng)當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請,財(cái)務(wù)部確認(rèn)的除外。第七條、補(bǔ)充規(guī)定(1)、每一筆選購 業(yè)務(wù)合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業(yè)務(wù)對象。和新供應(yīng)商第一次合作時(shí),業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)剛好以書面形式向?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)單位供應(yīng)我方的開票資料。(2)、對于業(yè)務(wù)單位到公司干脆收取往來帳款的業(yè)務(wù),公司選購 業(yè)務(wù)或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對業(yè)務(wù)單位來人身份進(jìn)行確認(rèn),經(jīng)財(cái)務(wù)部驗(yàn)證來人出具的加蓋對方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信,確認(rèn)無誤的,財(cái)務(wù)部方受理付款業(yè)務(wù),按正常財(cái)務(wù)手續(xù)辦理付款事宜,且在相關(guān)付款原始憑證上,本公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要簽字確認(rèn)。(3)、假如外購?fù)环N貨物不同供應(yīng)商有多種名稱稱呼的,在簽訂選購 合同時(shí),各當(dāng)事業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)統(tǒng)一以公司已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱、規(guī)格等填寫,即和用友檔案中信息一樣,并剛好和供應(yīng)商溝通以免發(fā)錯貨。(4)、凡外地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),應(yīng)由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員確認(rèn)來人身份,并由來人出示對方業(yè)務(wù)單位出具的加蓋行政公章的證明信后,財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人對來人身份及證明信確認(rèn)無誤的,方可受理來人經(jīng)辦業(yè)務(wù),且公司經(jīng)辦人員應(yīng)在相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)及證明材料上上簽名,以示負(fù)責(zé)(對方上門收款的業(yè)務(wù),必需在付款同時(shí)取得對方的收款收據(jù))。對于本地業(yè)務(wù)單位派人到公司收款的業(yè)務(wù),如彼此熟知狀況并對來人確認(rèn)的,可不需證明信,按正常付款手續(xù)辦理。反之則需按財(cái)務(wù)要求出具相應(yīng)的證明材料方可辦理付款手續(xù)。(5、各相關(guān)選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人,應(yīng)按月份(以每月20日價(jià)格為準(zhǔn))對自己分管的選購 物資進(jìn)行歸類按不同供應(yīng)商分別列示供應(yīng)價(jià)格,出具物資選購 報(bào)價(jià)明細(xì)單,于每月25日前報(bào)財(cái)務(wù)部材料會計(jì)處。(6)、設(shè)立選購 備查帳:相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)自選購 (或勞務(wù))合同生效之日起起先分供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)備查帳記錄(注明供應(yīng)商名稱、電話、聯(lián)系人),按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后依次、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的選購 支配單號、合同號、品名、規(guī)格、含量、合同數(shù)量、合同金額,到貨時(shí)間、規(guī)格、含量、來料數(shù)量、入庫數(shù)量、金額,付款時(shí)間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票狀況等,屬工程勞務(wù)業(yè)務(wù)的,經(jīng)辦人要登記工程勞務(wù)名稱、合同金額、付款金額及開具發(fā)票狀況,以便和財(cái)務(wù)核對帳目之用。在供應(yīng)商開票時(shí),要求業(yè)務(wù)經(jīng)手人和供應(yīng)商核對無誤(金額、數(shù)量、品名)才能開票,以免取得的發(fā)票和實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不附。(7)、公司選購 貨物或接受勞務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人以私人名義或未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批許可,私自以公司各類公章和外部業(yè)務(wù)單位產(chǎn)生的負(fù)債業(yè)務(wù)(即個(gè)人行為后果),由行為個(gè)人自負(fù),如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)糾紛的,公司將追究當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或刑事責(zé)任。以職務(wù)之便侵吞公司資金的,以貪污論處。(8)、選購 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)對所提交財(cái)務(wù)部的原始業(yè)務(wù)憑證的合法性、真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé),并對傳遞至財(cái)務(wù)部的用款申請和發(fā)票做好單據(jù)傳遞記錄。(9)、涉及選購 業(yè)務(wù),應(yīng)由需求部門提出需求支配單(選購 支配單),經(jīng)倉庫保管員確認(rèn)庫存、部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,報(bào)選購 部后進(jìn)入實(shí)際選購 流程。(10)、公司財(cái)務(wù)及審計(jì)小組對全部選購 (工程勞務(wù))業(yè)務(wù)從需求支配到選購 支配、合同、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量及選購 (工程勞務(wù))業(yè)務(wù)完成時(shí)限、財(cái)務(wù)結(jié)算等全過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督和審計(jì)。選購 人員要自覺接受財(cái)務(wù)和審計(jì)部門對

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