2023屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸檔要求

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2023屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案歸檔要求

一、學(xué)籍卡、成績(jī)單、素質(zhì)拓展成績(jī)單

1.以學(xué)院為單位，一個(gè)學(xué)院一個(gè)大流水號(hào)編序號(hào)；一致專(zhuān)業(yè)放在一起，依照學(xué)號(hào)先后順序排列，不同專(zhuān)業(yè)不能混淆；人數(shù)較多的學(xué)院（如應(yīng)科院、福清分校）應(yīng)以系為單位，一個(gè)系一個(gè)流水號(hào)；將結(jié)業(yè)、暫不畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等學(xué)生放在本專(zhuān)業(yè)最終面，并在卷內(nèi)文件目錄里添加備注。

2.若成績(jī)單只有一頁(yè)：學(xué)籍卡與成績(jī)單一起雙面打印，在學(xué)籍卡的右下角編寫(xiě)序號(hào)；若成績(jī)單有兩頁(yè)，成績(jī)單正反面打印，學(xué)籍卡片單面打印，分別在右下角編寫(xiě)序號(hào)，制作并打印相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄（表1），有多個(gè)專(zhuān)業(yè)的學(xué)院，應(yīng)在目錄備注欄中填寫(xiě)學(xué)生所屬的專(zhuān)業(yè)。

3.若素質(zhì)拓展成績(jī)單有兩頁(yè)，即正反面打印，否則單面打印，在右下角編寫(xiě)序號(hào)，制作并打印相應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄。

4.各個(gè)學(xué)院在移交主修專(zhuān)業(yè)學(xué)籍檔案材料時(shí)，一并移交輔修專(zhuān)業(yè)學(xué)籍檔案材料。輔修專(zhuān)業(yè)無(wú)學(xué)籍卡，需歸檔輔修專(zhuān)業(yè)報(bào)名表和成績(jī)單，歸檔要求同第2點(diǎn)。

1

**學(xué)院（**系）2023屆畢業(yè)生學(xué)籍卡片（成績(jī)單/素質(zhì)拓展成績(jī)單/

基本狀況登記表）目錄

序號(hào)123…………35學(xué)號(hào)姓名備注序號(hào)363738…………70學(xué)號(hào)姓名備注表1.學(xué)籍卡片卷內(nèi)文件目錄

二、畢業(yè)生基本狀況登記表1.以學(xué)院為單位，按學(xué)號(hào)排列；

2.在每張首頁(yè)右下角編序號(hào)，一個(gè)學(xué)院一個(gè)大流水號(hào)；3.制作“畢業(yè)生基本狀況登記表目錄〞，詳見(jiàn)表1。三、研究生畢業(yè)登記表與學(xué)位申請(qǐng)書(shū)

1.全日制研究生與在職研究生分開(kāi)整理，全日制研究生以學(xué)院為單位，博士、碩士分開(kāi)，博士在前，碩士在后，分專(zhuān)業(yè)按學(xué)號(hào)排列；在職研究生按學(xué)位類(lèi)別分開(kāi)，分專(zhuān)業(yè)按學(xué)號(hào)排列。

2.若只有學(xué)位申請(qǐng)書(shū)，則用一個(gè)訂書(shū)釘裝訂在左側(cè)；若有畢業(yè)登記表與學(xué)位申請(qǐng)書(shū)，則畢業(yè)登記表在上，學(xué)位申請(qǐng)書(shū)在下，用兩個(gè)訂書(shū)釘裝訂在左側(cè)；同等學(xué)力則報(bào)名登記

2

表在上，學(xué)位申請(qǐng)書(shū)在下，用兩個(gè)訂書(shū)釘裝訂在左側(cè)。

四、畢業(yè)生照片冊(cè)

1.在檔案館網(wǎng)站“下載中心〞欄目，下載本專(zhuān)科、研究生的畢業(yè)生照片冊(cè)目錄表。

2.照片必需與畢業(yè)證書(shū)上的照片為同一底版，照片規(guī)格為2寸。

3.以學(xué)院為單位，博、碩、本、專(zhuān)科按專(zhuān)業(yè)分開(kāi)，按學(xué)號(hào)整理。若個(gè)別學(xué)院的研究生人數(shù)較少，可以多個(gè)專(zhuān)業(yè)一起按學(xué)號(hào)整理，并在備注欄中注明專(zhuān)業(yè)。

五、畢業(yè)生合影照

1.合影照歸檔包括：照片及其電子版、相關(guān)文字說(shuō)明及其電子版。

2.合影照規(guī)格及標(biāo)題：以班級(jí)為單位的合影照洗6寸，標(biāo)題命名為“福建師范大學(xué)**學(xué)院**屆**專(zhuān)業(yè)（專(zhuān)科生/本科生/研究生）畢業(yè)合影〞；以學(xué)院為單位的合影照洗15cm×28cm，標(biāo)題命名為“福建師范大學(xué)**學(xué)院**屆（專(zhuān)科生/本科生/研究生）畢業(yè)合影〞。

注：歸檔的合影照片不要過(guò)塑。

3.合影照后面應(yīng)附文字說(shuō)明，照片文字說(shuō)明包含以下幾個(gè)部分：

事由：照片所反映的內(nèi)容。如福建師范大學(xué)某某學(xué)院**屆**專(zhuān)業(yè)本科(專(zhuān)科/研究生)畢業(yè)生合影。

時(shí)間：拍攝時(shí)間。

3

地點(diǎn)：被攝人物所在的具體地點(diǎn)。

人物：為使照片與人物所在位臵一致，照片上人物按從上至下順序填寫(xiě)；照片上的主要人物姓名、身份、位臵按從左到右順序排列。同時(shí)還應(yīng)列出未參與拍照學(xué)生的姓名。

攝影者：照片的拍攝人或組織者。

照片文字說(shuō)明：事由：福建師范大學(xué)**學(xué)院**屆**專(zhuān)業(yè)**畢業(yè)生合影或福建師范大學(xué)**學(xué)院**屆**畢業(yè)生合影時(shí)間：**年**月**日地點(diǎn)：學(xué)校內(nèi)**教學(xué)樓前人物：第六排王某孫某某………………第五排：張某某李某王某某…………………第四排：紀(jì)某某張某張某某…………………第三排：由某王某某李某…………………其次排：張某某李某別某某…………………第一排：張某李某王某某李某張某…………注：第一排從左至右：張某某**院長(zhǎng)；張某某**書(shū)記；張某某**副院長(zhǎng)未參與拍照的應(yīng)屆畢業(yè)生有：陸某某程某某……攝影者：王某某表2.照片文字說(shuō)明例如

4.合影照電子文件名以合影照上的標(biāo)題來(lái)命名。六、畢業(yè)生紀(jì)念冊(cè)

1.畢業(yè)生紀(jì)念冊(cè)：專(zhuān)業(yè)（班級(jí)）畢業(yè)紀(jì)念冊(cè)或年級(jí)畢業(yè)

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紀(jì)念冊(cè)，畢業(yè)生紀(jì)念冊(cè)紙質(zhì)版和電子版應(yīng)同時(shí)移交。

2.紀(jì)念冊(cè)封面及脊背標(biāo)題為：班級(jí)紀(jì)念冊(cè)命名為“福建師范大學(xué)**學(xué)院**屆