費用報銷及帳務(wù)基本操作指南

載一、費用報銷的審核： (1)審核辨別發(fā)票真假(根據(jù)發(fā)票類型特征辨別)：普通的發(fā)票具有以下特征：1、發(fā)票監(jiān)制章形狀為橢圓形，上環(huán)刻制“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”字樣，下環(huán)刻制“國家稅務(wù)局監(jiān)制”或“地方稅務(wù)局監(jiān)制”字樣，中間刻制監(jiān)制稅務(wù)機關(guān)所在地的全稱或簡稱，字體為正楷，套印在發(fā)票聯(lián)的票頭中央。2、普通發(fā)票的發(fā)票聯(lián)采用專用水印紙印制，在對光的情況下，肉眼能清晰地看到發(fā)票聯(lián)水印紙上的水印圖案為菱形，中間標有“SW”漢語拼音字母，發(fā)票聯(lián)不加印底紋。3、新版普通發(fā)票的發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票字軌號碼采用有色熒光(安全防偽)油墨套印，印色為大紅色，用紫外線燈照射呈現(xiàn)橘紅色反應(yīng)。發(fā)票有以下特征：1、在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)印有防偽水印圖案，即有兩組各四個標準的稅徽圖案組成的環(huán)形，中間有正反“稅”字的拼音字母“shui”。將專用發(fā)票的發(fā)熒光防偽標記。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)中票頭套印的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章，采用紅色熒光油墨印制，在紫外線燈發(fā)票鑒別儀照射下呈紅色反應(yīng)。2、有無色熒光防偽標志。即在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)的中間采用無色熒光油墨套印“國家稅務(wù)總局監(jiān)制”字樣和左右兩邊各印有花紋圖案，上述字樣和圖案肉眼看不到，用紫外線燈發(fā)票鑒別儀照呈紅色熒光反應(yīng)。地方稅務(wù)發(fā)票具有以下防偽標志：1、發(fā)票聯(lián)不加印底紋，用水印紙印制，水印圖案為菱形，中間標有“SW”字樣。2、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票號碼用有色熒光(安全防偽)油墨套印，印色為大紅色，在紫外線燈光下呈現(xiàn)橘紅色反應(yīng)。 (2)審核費用報銷填寫及票據(jù)粘貼是否符合要求：1)票據(jù)填寫的要求：載1、各種報銷單據(jù)及資金支付單據(jù)必須用黑色水筆書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。2、報銷單據(jù)及資金支付單據(jù)不得進行刮擦或者使用修改液涂改。如需更正，應(yīng)將錯處用紅筆劃一橫線，然后在上方用黑色水筆正確填寫，并需要更正人員簽名確認。3、報銷單據(jù)及資金支付單據(jù)各要素必須填寫齊全、表述清楚，包括填制的日期、填制人簽名、所在部門、金額、附件數(shù)量等等。費用類別和費用摘要的填寫應(yīng)當與業(yè)務(wù)事項相對應(yīng)。4、報銷多種費用時，費用類別要分清楚、逐項填寫。5、填寫的單據(jù)金額應(yīng)和粘貼的原始憑證金額相等，并且大小寫金額一致。6、各種與借款報銷有關(guān)、特別是涉及金額的證明資料(如項目預算表、借款單等)，需要2)票據(jù)粘貼的要求：1、原始憑證(主要是發(fā)票)必須符合以下要求：①真實合法：取得原始憑證時要注意辨別真假，虛假的原始憑證不能作為報銷憑據(jù)。②內(nèi)容完整：單位名稱(廣州杰賽科技股份有限公司)、填制的日期、填制人簽名、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的名稱、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容必須完整，且必需有稅務(wù)專用章(財務(wù)專用章)和開票單位的專用章。2、報銷所附的原始憑證粘貼應(yīng)當整齊美觀、分類清晰。粘貼要求如下：①原始憑證應(yīng)粘貼在原始憑證粘貼表(即黃皮紙，自行折制的白紙亦可)上，用膠水粘貼，不圖)，粘貼盡可能均勻，與報銷單左、上兩邊對齊，大小以原始憑證粘貼表為準，并在左上角留出裝訂位置，發(fā)票不得超出原始憑證粘貼表的覆蓋范圍,發(fā)票不得直接堆砌。②原始憑證粘貼的歸類順序：載ⅰ按票據(jù)種類或業(yè)務(wù)事項歸類：原始憑證較多且屬于不同費用項目的，按照內(nèi)容進行分類，如交通費、住宿費、電話費、會務(wù)費、業(yè)務(wù)費、辦公用品、郵寄費、房租、水電費、勞務(wù)費必須分至少三張粘貼表分別粘貼飛機火車票\住宿發(fā)票\交通費、大巴及其他)③票據(jù)比較多時，可使用多張原始憑證粘貼表粘貼(票據(jù)數(shù)量較少時，可以歸類粘貼在同一張粘貼表)。如果同類票據(jù)尺寸大小不一樣，可以在同一張原始憑證粘貼表上按照金額先大后小的順序粘貼。原始憑證的上頁粘貼不得覆蓋下頁原始憑證所記載的內(nèi)容。④對于比原始憑證粘貼表大的票據(jù)或其他附件(A4紙張)，粘貼位置也應(yīng)在票據(jù)左側(cè)背面，沿裝訂線粘貼，超出部分可以按照憑證粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。⑤票據(jù)粘貼的順序：報銷(審批)單→(對報銷單進行補充說明的差旅費/其他費用明細表)→按規(guī)范貼好發(fā)票的原始憑證粘貼表→附件(如出差申請單等)。、粘貼原始憑證的張數(shù)、大寫金額及簽名。二、各項借款、付款、費用報銷等帳務(wù)處理操作： (1)、賬務(wù)處理原則按部門區(qū)分各類成本費用記入會計科目，再按輔助核算-項目進行項目歸集，通過現(xiàn)金流量分配現(xiàn)金流。管理費用：綜合部、質(zhì)量部、總經(jīng)理辦公室制造費用：測控部、系統(tǒng)集成部、采購生產(chǎn)部項目部、產(chǎn)品研發(fā)部載 (2)、日常借款賬務(wù)處理1、備用金及差旅費、施工費、投標保證金借款摘要：一部+職員名稱+借款事由 (注：投標保證金要輸入具體單位名稱)借：其他應(yīng)收款-個人借款-備用金/差旅費/投標保證金/其他 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款(工資卡) (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：備用金、其他——其他費用；差旅費——差旅費，投標保證金——其他)2、采購材料借款摘要：一部+職員名稱(預付)單位名稱+借款事由借：預付賬款—材料借款 (單位：單位名稱，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/內(nèi)部往來-內(nèi)部銀行-經(jīng)營資金 (單位：單位名稱，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：支付材料費)3、固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)借款摘要：一部+職員名稱(預付)單位名稱+借款事由借：預付賬款—固定資產(chǎn)(無形資產(chǎn))借款 )貸：銀行存款/內(nèi)部往來-內(nèi)部銀行-經(jīng)營資金載 購買固定資產(chǎn)) (3)、日常報銷賬務(wù)處理核算原則:如果有寫項目編號，核算到具體項目里，如果沒有項目編號，核算到公共項注：1)綜合部為其他部門服務(wù)發(fā)生的費用，計入其他部門(如固定電話費、快遞費…)2)除各部門員工每月報銷的通訊費及筆記本租金外所報費用必須有項目差旅費 (1)綜合部、質(zhì)量部、總經(jīng)理辦公室人員報銷差旅費，包括伙食補貼、住宿費、市交費等其他差旅費用。摘要：一部+職員名稱+出差時間+地點+出差事由借：管理費用-運營費用-差旅費-日常差旅費 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：差旅費) (2)市場部人員報銷差旅費，包括伙食補貼、住宿費、市交費等其他差旅費用。摘要：一部+職員名稱+出差時間+地點+出差事由借：銷售費用-運營費用-差旅費-日常差旅費 貸：銀行存款/其他應(yīng)收款載 ，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：差旅費) (3)測控部、系統(tǒng)集成部、采購生產(chǎn)部人員報銷差旅費，包括伙食補貼、住宿費、市交費摘要：一部+職員名稱+出差時間+地點+出差事由借：制造費用-運營費用-差旅費-日常差旅費 貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：差旅費)2、通信費 (1)綜合部/總經(jīng)理辦公室人員的通信費，包括固定電話費、移動電話費、網(wǎng)絡(luò)費等。固定電話費由綜合部統(tǒng)計并提供各部門固定電話費，移動電話費按規(guī)定給予報銷。1)移動電話報銷摘要：一部+職員名稱+月份通信費借：管理費用-運營費用-通信費-移動電話費 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 項目：00現(xiàn)金流：辦公費)2)固定電話費報銷(注意按部門進行流量核算)載借：管理費用/制造費用/銷售費用-運營費用-通信費-固定電話費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 金流：辦公費)貸：其他應(yīng)付款-其他-流量核算 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費) (2)市場部的通信費，移動電話費按規(guī)定給予報銷借：銷售費用-運營費用-通信費-移動電話費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 流：辦公費) (3)測控部、系統(tǒng)集成部、采購生產(chǎn)部人員的通信費，移動電話費按規(guī)定給予報銷借：制造費用-運營費用-通信費-移動電話費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目現(xiàn)金流：辦公費) (3)軍品項目部、產(chǎn)品研發(fā)部人員的通信費，移動電話費按規(guī)定給予報銷借：研發(fā)費用-研發(fā)費用性支出-運營費用-通信費用-移動電話費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目現(xiàn)金流：辦公費)3、業(yè)務(wù)費 (1)綜合部門人員報銷業(yè)務(wù)招待費，包括禮品、業(yè)務(wù)招待等招待性質(zhì)費用摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-運營費用-業(yè)務(wù)招待費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：業(yè)務(wù)招待費) (2)市場部報銷業(yè)務(wù)招待費，包括禮品、業(yè)務(wù)招待等招待性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-運營費用-業(yè)務(wù)招待費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：業(yè)務(wù)招待費) (3)技術(shù)部、研發(fā)部、系統(tǒng)集成部、采購生產(chǎn)部人員報銷業(yè)務(wù)招待費，包括禮品、業(yè)務(wù)招載摘要：一部+職員名稱+事由借：工程施工-間接費用-運營費用-業(yè)務(wù)招待費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：業(yè)務(wù)招待費) (1)綜合部門人員報銷辦公費，包括退票手續(xù)費、銀行提款手續(xù)費、快遞費、運費、辦公用品費、服裝費、名片費、復印裝訂費、圖書費、電腦/打印機配件等低值易耗品等辦公性用。手續(xù)費會計科目核算內(nèi)容：退票手續(xù)費、銀行提款手續(xù)費、票務(wù)費等摘要：一部+職員名稱+事由借：財務(wù)費用—手續(xù)費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費)郵寄快遞費會計科目核算內(nèi)容：快遞費、運費等(注意按部門調(diào)整流量核算)摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用/銷售費用/制造費用-運營費用-辦公費用-郵寄快遞費-郵寄費/快遞費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款載 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費用)貸：其他應(yīng)付款-其他-流量核算 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費用)辦公費用—其他會計科目核算內(nèi)容：辦公用品費、名片費、復印裝訂費、圖書費、電腦/打印機配件等低值易耗品等辦公性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-運營費用-辦公費-低值易耗品攤銷/資料費/其他 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費) (2)市場部人員報銷辦公費，包括退票手續(xù)費、銀行提款手續(xù)費、快遞費、辦公用品費、圖片制作費、名片費、復印裝訂費、圖書費、電腦/打印機配件等低值易耗品等辦公性質(zhì)費用。手續(xù)費會計科目核算內(nèi)容：退票手續(xù)費、銀行提款手續(xù)費、票務(wù)費等摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-運營費用-辦公費-日常辦公費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：現(xiàn)金/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費)載郵寄快遞費會計科目核算內(nèi)容：快遞費等摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-運營費用-辦公費—郵寄快遞費-郵寄費/快遞費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)付款 現(xiàn)金流：辦公費)辦公費用—其他會計科目核算內(nèi)容：辦公用品費、圖片制作費、名片費、復印裝訂費、圖書費、標書費、電腦/打印機配件等低值易耗品等辦公性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-運營費用-辦公費-低值易耗品攤銷/資料費/標書費/其他 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費) (3)技術(shù)部、研發(fā)部、系統(tǒng)集成部、采購生產(chǎn)部人員報銷辦公費，包括退票手續(xù)費、銀行提款手續(xù)費、快遞費、辦公用品費、圖片制作費、名片費、復印裝訂費、圖書費、電腦/打印機配件等低值易耗品等辦公性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：制造費用—低值易耗品攤銷/業(yè)務(wù)資料費/其他 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款載 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：辦公費)5.車輛使用費 (1)綜合部/總經(jīng)理辦公室人員報銷車輛使用費，包括車輛維修費、保養(yǎng)費、汽油費、路橋費、停車費、汽車年審費用等。維修(含保養(yǎng))費會計科目核算內(nèi)容：車輛維修費、保養(yǎng)費等摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-資產(chǎn)使用費-車輛使用費-維修(含保養(yǎng))費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他費用)汽油費和路橋費按會計科目明細入賬摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-資產(chǎn)使用費-車輛使用費-油費/路橋費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他費用)車輛使用費用—其他會計科目核算內(nèi)容：停車費、汽車年審費用等摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-資產(chǎn)使用費-輛使用費-其他載 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他) (1)市場部報銷運雜費/運費。摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-運營費用-運費-運雜費(有運費發(fā)票時，按票面7%計算進項稅額后，差額入費用) (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，項目：對應(yīng)項目)應(yīng)交稅費—應(yīng)交增值稅—進項稅額(有運費發(fā)票時，按票面7%計算進項稅額) (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款/應(yīng)付賬款—其他 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他)注：如果報銷的運費包含兩個和兩個以上的項目時注意分配現(xiàn)金流量核算 (2)采購生產(chǎn)部報銷報銷運雜費/運費摘要：一部+職員名稱+事由借：制造費用-運營費用-運費運雜費(有運費發(fā)票時，按票面7%計算進項稅額后，差額入費用)載 應(yīng)交稅費—應(yīng)交增值稅—進項稅額(有運費發(fā)票時，按票面7%計算進項稅額) (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款/應(yīng)付賬款—其他 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他)注：如果報銷的運費包含兩個和兩個以上的項目時注意分配現(xiàn)金流量核算 (1)綜合部門人員報銷廣告費，包括廣告費、推廣費等廣告性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-廣告宣傳費-廣告費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目) (2)市場部報銷廣告費，包括廣告費、推廣費、展會費、展會搭建費等廣告性質(zhì)費用。摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-廣告宣傳費-廣告費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：廣告費)載1)綜合部門人員報銷修理費。摘要：一部+職員名稱+事由借：管理費用-資產(chǎn)使用費-維修(含保養(yǎng))費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他費用)2)市場部人員報銷修理費。摘要：一部+職員名稱+事由借：銷售費用-資產(chǎn)使用費-維修(含保養(yǎng))費 (88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：銀行存款/其他應(yīng)收款 (單位：88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目，現(xiàn)金流：其他費用) (4)、日常開票及認款賬務(wù)處理核算原則：收入一定要記入具體項目；應(yīng)收賬款和預收賬款輔助核算除單位要核算到具1)銷售收入賬務(wù)處理摘要：一部應(yīng)收+單位名稱+貨款借：應(yīng)收賬款—其他/預收賬款—其他 (單位：單位名稱，88不單獨核算，部門：01-部門名稱，職員：01-職員名稱，項目：對應(yīng)項目)貸：營業(yè)收入—產(chǎn)品銷售收入—內(nèi)銷產(chǎn)品銷售收入/技術(shù)服務(wù)收入/工程安裝收入/外出經(jīng)營工程安裝收入 (88不單獨核算，部門：