文件控制程序

文件控制程序1.目的對(duì)管理體系所要求的文件進(jìn)行控制，確保各部門使用文件的適宜性、充分性和有效性。2.適用范圍適用于公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全文件和資料的控制。3.職責(zé)3.1辦公室負(fù)責(zé)管理體系文件的歸口管理；3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理和控制；3.3研發(fā)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)研發(fā)和技術(shù)協(xié)議等文件的控制管理；3.4各部門負(fù)責(zé)歸口外來文件的控制管理。4.工作程序4.1管理體系文件分為三個(gè)層次，分別是A層文件《管理手冊(cè)》；B層文件《程序文件》； C層文件有：作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、管理制度、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。4.2文件的審批流程4.2.1A層文件：《管理手冊(cè)》由綜治辦編寫、常務(wù)副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2B層文件：《程序文件》由編寫小組負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.3C層文件：由管理部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，分管副總批準(zhǔn)。4.2.4公司行政文件4.2.4.1人事任命文件高層管理人員任命由總經(jīng)理提名，董事會(huì)審核，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后發(fā)布；部門中層正職管理人員任命由總經(jīng)理提名、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后發(fā)布；部門中層副職、班組長(zhǎng)任命，由分管副總提名、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.4.2其他文件其他文件由主管部門起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理審批后發(fā)布。4.3文件的控制管理4.3.1文件編寫格式統(tǒng)一按照《體系文件編寫導(dǎo)則》要求進(jìn)行編寫。4.3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)工藝規(guī)程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等文件發(fā)放和回收控制管理。4.3.3研發(fā)部負(fù)責(zé)新產(chǎn)品研發(fā)文件、SDS和使用說明書、技術(shù)協(xié)議等文件的發(fā)放控制管理。4.3.4辦公室負(fù)責(zé)體系書面文件的復(fù)印、發(fā)放和回收等的控制管理（技術(shù)文件除外）。4.3.5綜治辦負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)電子版文件授權(quán)的控制管理，負(fù)責(zé)各部門書面文件發(fā)放及變更的登記。各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的歸檔管理和控制。4.3.6文件應(yīng)保密，不準(zhǔn)私自外泄及復(fù)印，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；需借閱時(shí)申請(qǐng)批準(zhǔn)，并建立文件借閱記錄。4.4文件的管理4.4.1建立“文件發(fā)放和回收記錄”各部門應(yīng)建立本部門的“文件發(fā)放和接收記錄”，并對(duì)其變動(dòng)情況實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)掌握文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和有效版本，保證各使用場(chǎng)所文件的適宜性和有效性。4.4.2文件的借閱借閱文件應(yīng)填寫“文件/記錄借閱記錄”，經(jīng)文件保管部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可借閱，涉密文件要經(jīng)分管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.3文件的增發(fā)需要增加書面文件的，由需求部門提出申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一由辦公室、技術(shù)部和研發(fā)部按《文件控制程序》進(jìn)行控制發(fā)放。4.4.4文件的補(bǔ)領(lǐng)使用中的文件因破損無(wú)法使用或丟失時(shí)，應(yīng)到文件發(fā)放部門辦理更換或補(bǔ)發(fā)手續(xù)，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后發(fā)放；更換的文件分發(fā)號(hào)不變。當(dāng)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變更時(shí)，應(yīng)做好文件交接工作。4.4.5文件的作廢、銷毀和留用4.4.5.1文件更新或換版時(shí)，由文件發(fā)放部門依據(jù)文件發(fā)放記錄及時(shí)收回舊版本，發(fā)放新版本，填寫回收記錄，并加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。4.4.5.2作廢的和超過保管期的文件，由辦公室填寫文件銷毀清單，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后方可處理，銷毀時(shí)應(yīng)有二人在場(chǎng)，并在銷毀單上簽名。4.4.5.3作廢文件由編寫部門規(guī)定保存期限，對(duì)需保留以備查用的作廢文件，加蓋“保留作廢”章，分別存放，并予記錄。4.4.6文件的保管、歸檔、狀態(tài)識(shí)別4.4.6.1文件保管、歸檔應(yīng)編目整齊，保存完好，各部門在撤銷、合并時(shí)，應(yīng)及時(shí)回收作廢文件。4.4.6.2文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放情況，及時(shí)更新有效文件清單（一般每年一次）。4.4.7外來文件的控制4.4.7.1對(duì)直接引用的外來文件，由歸口部門負(fù)責(zé)審查其適用性，按受控文件發(fā)放使用；并由歸口部門于每年定期對(duì)其有效性進(jìn)行技術(shù)查新，確保有效。4.4.7.2對(duì)各部門適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，由歸口部門通過相關(guān)媒體、網(wǎng)絡(luò)等查詢更新，確保其適用性。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改時(shí)，由原編寫部門提出申請(qǐng)并填寫《文件更改單》，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，并經(jīng)綜治辦備案，由辦公室、技術(shù)部或研發(fā)部收回文件統(tǒng)一更改，填寫更改記錄，并按更改單的要求在更改位置標(biāo)識(shí)更改次數(shù)（a、b、c…）和更改記錄處數(shù)（1、2、3…）。4.5.2文件的更改方式采用劃改或換頁(yè)4.5.2.1劃改：部分更改采用“劃改”的方法，在原有文件相應(yīng)條款處進(jìn)行修改。即在原有文字上劃兩道橫線，并在原有文字的適當(dāng)位置寫出更改后的內(nèi)容。4.5.2.2換頁(yè)：為保持文件的嚴(yán)肅性和便于閱讀，文件累計(jì)更改面積不得大于該頁(yè)有效面積的1/4或劃改次數(shù)不得超過4次，否則必須作換頁(yè)處理。4.5.3因公司產(chǎn)品、組織機(jī)構(gòu)、管理模式等發(fā)生改變時(shí)，由原編寫部門對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審，以