某公司文書管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔文書管理辦法第一章總則第一條為制度化，規(guī)范化文書管理體系，特制定本辦法。第二章文件流傳細則第二條分類*須登記的文書范圍：結合《檔案管理規(guī)定》的要求外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等本部制發(fā)文件：本公司內部文件和對外業(yè)務文件第三條收文本公司與外界往來的文件，由辦公室統(tǒng)一登記、收文。內部制發(fā)文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。第四條發(fā)文以公司名義撰寫的文件，可由各部門自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。第五條分文1.外來文件由辦公室登記收文后，根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。2.內部制發(fā)文件流轉時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第六條會簽1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上"收文處理單"。2.各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。3.文件收文后，再依"收文處理單"內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送辦公室。第三章重要文件的審核、執(zhí)行第七條審核、批示涉及公司總體協調或應由公司總經理審核的文件，由辦公室匯總簽辦意見，呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。第八條執(zhí)行經總經理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。第四章撰寫文書格式第九條公司實行按國家標準和公司標準統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。第十條對已經統(tǒng)一的文書類（以附件形式下發(fā)），要求各部門及員工嚴格按公司規(guī)范格式操作。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔某公司文件管理制度總則為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我公司的實際情況，特制訂本制度。文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。全公司各類文件由綜合辦歸口管理。收文的管理公文的簽收凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收后交綜合辦拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和綜合辦人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。公文的編號保管綜合辦對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交綜合辦辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交綜合辦進行登記編號保管，不得個人保存。公文的閱批與分轉凡正式文件均需由綜合辦主任根據文件內容和性質閱簽后，由綜合辦干事分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。一般函、電、單據等，由綜合辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。為加速文件運轉，綜合辦應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。文件的傳閱與催辦。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交綜合辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，綜合辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應送交綜合辦，切忌橫傳。綜合辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得綜合辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。發(fā)文的管理發(fā)文的規(guī)定全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中在綜合辦，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向綜合辦提出發(fā)文申請，并將文件底稿交綜合辦審核。對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由董事長批準簽發(fā)。其余文件均由總經理批準簽發(fā)。發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。公司下發(fā)文件主要用于：公布公司規(guī)章制度；轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；公布公司體制機構變動或干部任免事項；公布全公司性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關獎懲決定和通報；其他有關公司的重大事項。公司上行文、外發(fā)文主要用于：對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；同關聯企業(yè)聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常生產、技術、經營管理工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司領導批準后，由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門，如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。發(fā)文程序與要求發(fā)文程序規(guī)定各部門需要發(fā)文，應事先向綜合辦提出申請；綜合辦同意發(fā)文時，主辦部門應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；綜合辦應根據公司的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；經綜合辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新撰寫清楚；需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送公司領導審定批準簽發(fā)；經領導批準簽發(fā)后的文稿交綜合辦統(tǒng)一編號打??；文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；文件打字后，由綜合辦派專人按數印刷，再由綜合辦干事分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，綜合辦干事應拒絕蓋印分發(fā)。文件的借閱和清退各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須綜合辦主任同意后方可借閱。借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。綜合辦對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。各部門應指定一位責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。文件的立卷與歸檔文件的歸檔范圍凡下列文件統(tǒng)一由綜合辦負責歸檔：上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；公司經理辦公會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；上級機關領導來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；反映本公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音、像攝制品；公司日志和大事記；公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。業(yè)務部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔