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Excel實(shí)用技巧賽維大講堂系列課程之辦公軟件系列課程之Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)輸入技巧1.分?jǐn)?shù)的輸入
先輸入0,接著輸入空格,再輸入對(duì)應(yīng)的分?jǐn)?shù)。如:依次輸入“03/5”,就能在單元格中輸入3/5的分?jǐn)?shù)(單元格的數(shù)值為0.6)。2.文本號(hào)碼輸入
先輸入“’”(英文單引號(hào)),然后再輸入對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。如:依次輸入“’001”,單元格就能顯示001,若直接輸入001,單元格將顯示為1。Excel實(shí)用技巧在多個(gè)(相連或不相連)單元格填充同一數(shù)據(jù)或公式選中需要填充的單元格,輸入要填充的數(shù)據(jù),再按下Ctrl+回車鍵填充快捷:按“Ctrl+D”可將單元格上方的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來;按“Ctrl+R”可將單元格左側(cè)的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來。Excel實(shí)用技巧快速輸入前綴相同的號(hào)碼1.選中需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,右擊→設(shè)置單元格格式→數(shù)字→自定義,將類型更改為:“LDK-”@,打擊確定。2.在單元格中直接輸入批次號(hào)的數(shù)字,如“0172”,單元格中就會(huì)顯示為:“LDK-0172”。亦可通過合并合并來完成此項(xiàng)工作,但沒有這么快捷Excel實(shí)用技巧快速給數(shù)據(jù)添加單位1.選中需要添加單位的單元格,右擊→設(shè)置單元格格式→數(shù)字→自定義,將類型更改為:“#千克”
,打擊確定。
原有的數(shù)據(jù)后面會(huì)自動(dòng)添加上單位:千克。有時(shí)也可以通過合并列來實(shí)現(xiàn)添加單位,但會(huì)改變單元格的屬性。Excel實(shí)用技巧分列功能的巧用1.在分拆列后面添加一列或多列空白列(具體數(shù)量視拆分情況而定)。2.選中拆分裂;3.依次單擊:數(shù)據(jù)→分列(數(shù)據(jù)工具)→彈出“文本分列向?qū)А睂?duì)話框。4.在對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)拆分方法,單擊“下一步”5.確定分列方式,并在“預(yù)覽分列效果欄”中查看分列效果。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼具體步驟:1.復(fù)制單元格→選中要粘貼的單元格→右擊鼠標(biāo)→選擇“選擇性粘貼”→根據(jù)實(shí)際情況選擇對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼(1)——變文本為數(shù)字
在工作中,發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊,而文本是左對(duì)齊的),即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:
在空白的單元格中填人數(shù)字1,然后選中這個(gè)單元格,執(zhí)行“復(fù)制”命令,然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍,選擇“選擇性粘貼”中的“乘”,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼(3)——報(bào)表合并工作中常常會(huì)有這樣一種情況,一張報(bào)表里的內(nèi)容,可能存放在兩個(gè)或更多的地方,或者由于分班次的原因,同一張報(bào)表分別由兩個(gè)人來完成。表格結(jié)構(gòu)完全相同,現(xiàn)在要將表格的內(nèi)容合并起來,怎么辦呢?如果直接復(fù)制粘貼的話,被復(fù)制的單元格區(qū)域中包含空格,所以是不可能的,這時(shí),我們還是使用選擇性粘貼:
首先復(fù)制其中一張表格的數(shù)據(jù)內(nèi)容,然后單擊另一個(gè)表格的起始單元格,進(jìn)行“選擇性粘貼”,在窗口中選擇“跳過空單元格”。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼(4)——行列轉(zhuǎn)換編輯表格時(shí),為了美觀或查閱方便,需要將表格中的行列轉(zhuǎn)換,具體操作如下:復(fù)制表格的數(shù)據(jù)內(nèi)容,然后單擊表格的起始單元格,進(jìn)行“選擇性粘貼”,在窗口中選擇“轉(zhuǎn)置”。
Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼(5)——公式、數(shù)值、批注……1.公式:只粘貼原單元格公式;2.數(shù)值:只粘貼原單元格的數(shù)值;3.批注:只粘貼原單元格的批注;4.格式:只粘貼原單元格的格式;大家可以根據(jù)自己的實(shí)際需求,選擇粘貼的內(nèi)容。Excel實(shí)用技巧快速選取區(qū)域1.
Ctrl+A:選取整張工作表;2.Ctrl+*:選定整個(gè)區(qū)域,根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域;3.定位條件:選定符合條件的單元格。Excel實(shí)用技巧快速查找
按下“Ctrl+F”,在輸入查找內(nèi)容時(shí),可以使用問號(hào)(?)和星號(hào)(*)作為通配符,以方便查找操作。問號(hào)(?)代表一個(gè)字符,星號(hào)(*)代表一個(gè)或多個(gè)字符。需要注意的問題是,既然問號(hào)(?)和星號(hào)(*)作為通配符使用,那么如何查找問號(hào)(?)和星號(hào)(*)呢?只要在這兩個(gè)字符前加上波浪號(hào)(~)就可以了。Excel實(shí)用技巧根據(jù)定位條件選擇單元格
在編輯工作表的過程中常常需要對(duì)某一類型的單元格進(jìn)行編輯,如含公式、條件格式、常量、批注或文本格式的單元格。如果數(shù)據(jù)多,一個(gè)一個(gè)或一行一行地選中顯然是非常耗時(shí)的,這時(shí)我們可以通過“定位”快速的選中它們。
“開始→編輯→查找和選擇→定位條件”,根據(jù)擬選中區(qū)域的類型,在“定位條件”對(duì)話框中選擇需要選中的單元格類型,例如“常量”、“公式”等,此時(shí)還可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項(xiàng)目,單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。Excel實(shí)用技巧快速查看所有工作表公式
只需按下“Ctrl+`”(與“~”符號(hào)位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上,該鍵位于“1”鍵的左側(cè))??梢栽陲@示單元格值或單元格公式之間來回切換。Excel實(shí)用技巧禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)(徹底隱藏單元格)
為了查閱方便,我們常常會(huì)將某幾行或某幾列數(shù)據(jù)隱藏起來,但如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域,然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表,那么Excel把隱藏列(或行)也粘貼過來了。要想避免這種情況,可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后選擇“開始→編輯→定位”命令,單擊“定位條件”按鈕,出現(xiàn)“定位條件”對(duì)話框,選中“可見單元格”選項(xiàng),再復(fù)制和粘貼這個(gè)選定區(qū)域就會(huì)得到你所希望的結(jié)果。Excel實(shí)用技巧刪除特定數(shù)據(jù)的技巧——自動(dòng)篩選我們常常把Excel表拿來做成小型的數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)庫中就會(huì)遇到要整理和刪除不需要的數(shù)據(jù)的操作,例如,我們要?jiǎng)h除所有單位是“Kg”的行,為了不誤刪或遺漏,我們可以通過自動(dòng)篩選命令,篩出所有含“Kg”的行,然后刪除:選定包括標(biāo)題行在內(nèi)的數(shù)據(jù)區(qū)域→數(shù)據(jù)→篩選(排序和篩選)→點(diǎn)擊下拉菜單→選擇“Kg”(工作表列出所有含“Kg”值的行)→選中這些行→刪除(刪除完畢后取消自動(dòng)刪除)可以通過其它數(shù)據(jù)條件和單元格顏色來完成自動(dòng)篩選。Excel實(shí)用技巧移動(dòng)單元格內(nèi)容的技巧選定單元格,移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣,出現(xiàn)拖放指針箭頭(空心箭頭),按下shift鍵,然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。
上下拖拉時(shí),單元格邊界處會(huì)出現(xiàn)一個(gè)水平“工”字狀標(biāo)志,左右拖拉時(shí),單元格邊界處會(huì)出現(xiàn)一個(gè)垂直“工”字狀標(biāo)志。釋放鼠標(biāo)按鈕,操作完成。Excel實(shí)用技巧將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間選擇你將要復(fù)制的單元格,單擊編輯菜單上的復(fù)制,在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域,然后按下“Ctrl+Shift++”,在插入對(duì)話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向,然后單擊“確定”?,F(xiàn)在,復(fù)制的單元格將插入到合適的位置,而你無需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)有效性(2)——輸入信息提醒、出錯(cuò)警告選取單元格或單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令:1.單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡,選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框,輸入標(biāo)題和顯示信息,再選定那些單元格或單元格區(qū)域時(shí),Excel將自動(dòng)提示剛剛輸入的信息。2.單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡,選定“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框,選擇警告樣式,輸入標(biāo)題和出錯(cuò)信息,然后單擊“確定”
。此后,如果你在指定的單元格中輸入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù),Excel將警告你。Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)有效性(3)——自動(dòng)切換中英文輸入法1.選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,然后選擇一個(gè)合適的中文輸入法。依次單擊:數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→輸入法模式→模式中選中“打開”→單擊確定2.選中需要輸入英文的單元格區(qū)域,依次單擊:數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→輸入法模式→模式中選中“關(guān)閉(英文模式)”→單擊確定Excel實(shí)用技巧在絕對(duì)與相對(duì)單元引用之間切換當(dāng)你在Excel中創(chuàng)建一個(gè)公式時(shí),該公式可以使用相對(duì)單元引用,即相對(duì)于公式所在的位置引用單元,也可以使用絕對(duì)單元引用,引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對(duì)單元和絕對(duì)單元。絕對(duì)引用由$后跟符號(hào)表示,例如,$B$1是對(duì)第一行B列的絕對(duì)引用。借助公式工作時(shí),通過使用下面這個(gè)捷徑,你可以輕松地將行和列的引用從相對(duì)引用改變到絕對(duì)引用,反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格,在公式欄中選擇你想要改變的引用,按下F4切換。Excel實(shí)用技巧創(chuàng)建復(fù)合圖表
復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表。比如,你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡(jiǎn)單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列,單擊“圖表→圖表類型”命令,然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型,單擊“確定”按鈕即可。Excel實(shí)用技巧對(duì)度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸
有時(shí),你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列,如果你使用同樣的坐標(biāo)軸,那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見,你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸:
首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列,按右鍵彈出快捷萊單,單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標(biāo)軸”命令,選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。Excel實(shí)用技巧給圖表增加新數(shù)據(jù)系列方法一:激活圖表,單擊“設(shè)計(jì)→選擇數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù))→添加”命令,然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域,單擊“確定”按鈕即可方法二:選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將其復(fù)制到剪貼板上,然后激活圖表,單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,出現(xiàn)“選擇性粘貼”對(duì)話框,選擇添加單元格為“新系列”,并選擇合適的數(shù)值軸,然后單擊“確定”按鈕即可。Excel實(shí)用技巧讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕,然后按住“Alt”鍵插入一文本框,就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。Excel實(shí)用技巧繪制平直直線在Excel繪制直線時(shí)是不是很難?其實(shí),在應(yīng)用直線繪制工具時(shí),只要按下Shift鍵,則繪制出來的直線就是平直的。另外,按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。Excel實(shí)用技巧IF函數(shù)應(yīng)用——實(shí)現(xiàn)條件顯示
統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí),希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為“及格”。這樣的效果,不妨稱之為“條件顯示”,用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。假設(shè)
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