保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)公司客戶(hù)書(shū)面檔案管理標(biāo)準(zhǔn)(暫行)

PAGE江泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司文件華東客戶(hù)服務(wù)中心文件編號(hào)：江泰華東（03）發(fā)006號(hào)客戶(hù)書(shū)面檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（試行）第一章總則第一條為提高客戶(hù)書(shū)面檔案的處理效率與品質(zhì)，使客戶(hù)書(shū)面檔案的管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和有序化，為公司的發(fā)展提供服務(wù)保證，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。第二條客戶(hù)書(shū)面檔案指各部門(mén)在為客戶(hù)提供保險(xiǎn)/再保險(xiǎn)安排、索賠協(xié)助或提供具體風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)中形成的各種有保存價(jià)值的書(shū)面文件資料。第三條客戶(hù)書(shū)面檔案應(yīng)完整反映業(yè)務(wù)及索賠進(jìn)展的全過(guò)程，分為資料卷、業(yè)務(wù)檔案、往來(lái)卷和索賠檔案四大部分。第三條自與客戶(hù)開(kāi)始業(yè)務(wù)聯(lián)系起，即應(yīng)妥善保存所有的客戶(hù)及往來(lái)資料。在獲得客戶(hù)簽署的授權(quán)委托書(shū)，或無(wú)授權(quán)委托書(shū)但已實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理或保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)服務(wù)，或雙方已開(kāi)始實(shí)質(zhì)性接觸時(shí)開(kāi)始建立客戶(hù)書(shū)面檔案。第四條客戶(hù)書(shū)面檔案的建檔責(zé)任人為各業(yè)務(wù)的實(shí)際經(jīng)辦人員，客戶(hù)書(shū)面檔案檢查工作由客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)?？蛻?hù)書(shū)面檔案中的資料卷和往來(lái)卷由各經(jīng)辦人員保存，業(yè)務(wù)檔案與索賠檔案由客戶(hù)服務(wù)統(tǒng)一歸檔保存。建檔要求第五條基本內(nèi)容要求一、客戶(hù)書(shū)面檔案分為資料卷、業(yè)務(wù)檔案、往來(lái)卷和索賠檔案四大部分，其中業(yè)務(wù)檔案分為非壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)、壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)、再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)及咨詢(xún)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案，索賠檔案分為非壽險(xiǎn)索賠及壽險(xiǎn)索賠檔案。二、資料卷應(yīng)包括客戶(hù)公司/產(chǎn)品簡(jiǎn)介，資產(chǎn)規(guī)模，歷年保單，歷年重大事故記錄等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括客戶(hù)對(duì)詢(xún)價(jià)結(jié)果書(shū)面確認(rèn)、保險(xiǎn)公司對(duì)經(jīng)紀(jì)人傭金比例的書(shū)面確認(rèn)、出單指令、保險(xiǎn)單/保費(fèi)發(fā)票復(fù)印件、客戶(hù)或保險(xiǎn)公司對(duì)保險(xiǎn)單/保險(xiǎn)發(fā)票等重要文件的簽收回執(zhí)、授權(quán)委托書(shū)/協(xié)議書(shū)復(fù)印件等。往來(lái)卷應(yīng)包括業(yè)務(wù)聯(lián)系記錄、往來(lái)傳真、保險(xiǎn)建議/方案、保險(xiǎn)詢(xún)價(jià)單、詢(xún)價(jià)分析報(bào)告、保險(xiǎn)手冊(cè)等。索賠檔案應(yīng)包括出險(xiǎn)通知書(shū)復(fù)印件、索賠函復(fù)印件、事故責(zé)任認(rèn)定文件復(fù)印件、損失清單復(fù)印件、賠款收據(jù)復(fù)印件等。（具體內(nèi)容參見(jiàn)附件1）三、資料卷、業(yè)務(wù)檔案、往來(lái)卷應(yīng)按保險(xiǎn)年度分別立卷；索賠檔案應(yīng)按不同的保險(xiǎn)索賠事件分別立卷。四、授權(quán)委托書(shū)/風(fēng)險(xiǎn)管理顧問(wèn)委托協(xié)議書(shū)原件應(yīng)交由客戶(hù)服務(wù)部建檔，按年度分別立卷。第六條組卷要求一、案卷用紙（一）文件紙張規(guī)格以A4為標(biāo)準(zhǔn)，超規(guī)格紙張應(yīng)縮印為A4規(guī)格并將原件附后，小規(guī)格紙張應(yīng)粘貼在A4規(guī)格的白紙上。（二）不適于長(zhǎng)期保存的傳真紙應(yīng)復(fù)印存檔。二、文件裝訂多頁(yè)文件統(tǒng)一在左上角裝訂，不得掉頁(yè)或錯(cuò)訂?？蛻?hù)業(yè)務(wù)文件應(yīng)按各險(xiǎn)種用文件夾分別裝訂，并在文件夾上標(biāo)明客戶(hù)名稱(chēng)及其險(xiǎn)種。三、卷內(nèi)文件排序嚴(yán)格按照時(shí)間先后順序由下至上排列，并在文件的左上角填寫(xiě)卷內(nèi)文件序號(hào)。四、案卷文件目錄編制目錄包括客戶(hù)名稱(chēng)、業(yè)務(wù)來(lái)源、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、立卷人、立卷時(shí)間、保管人、序號(hào)、日期、文件性質(zhì)、標(biāo)題、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。（文件目錄表參見(jiàn)附件2）（一）業(yè)務(wù)來(lái)源：分公司業(yè)務(wù)、個(gè)人業(yè)務(wù)兩類(lèi)，個(gè)人業(yè)務(wù)填寫(xiě)介紹人姓名。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)辦：實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員（三）立卷人：立卷人員第十三條調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，并應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案借閱變更登記，不得私自授受。第十四條檔案歸還時(shí)，經(jīng)客戶(hù)服務(wù)部人員核查無(wú)誤后并于檔案借閱登記表上填注借出日期后，檔案即行歸入檔夾。檔案借閱登記表由客戶(hù)服務(wù)部隊(duì)員留存?zhèn)洳?。華東客戶(hù)服務(wù)中心二○○三年八月一日附件：一、歸檔內(nèi)容與文件性質(zhì)一覽表二、案卷文件目錄表三、客戶(hù)編號(hào)與案卷編號(hào)規(guī)則四、業(yè)務(wù)流程檢查表五、檔案移交卡六、檔案借閱登記卡打印：沈瑛校對(duì)：翁文霞簽發(fā)：傳真：正本：壹份華東客戶(hù)服務(wù)中心留檔二○○三年八月一日印發(fā)：壹拾肆份發(fā)送對(duì)象：全體員工附件1：歸檔內(nèi)容與文件性質(zhì)一覽表1、資料卷編號(hào)內(nèi)容文件性質(zhì)1.1客戶(hù)基本情況、資產(chǎn)規(guī)模等簡(jiǎn)介等資料1.2客戶(hù)公司或產(chǎn)品介紹等資料1.3客戶(hù)既往保險(xiǎn)記錄等資料1.4客戶(hù)既往重大事故記錄等資料1.5風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查問(wèn)卷等資料2、業(yè)務(wù)檔案編號(hào)內(nèi)容文件性質(zhì)2.1風(fēng)險(xiǎn)管理顧問(wèn)委托協(xié)議書(shū)復(fù)印件文本2.2授權(quán)委托書(shū)復(fù)印件文本2.3客戶(hù)詢(xún)價(jià)結(jié)果確認(rèn)函、傳真等往來(lái)2.4出單指示/投保申請(qǐng)往來(lái)2.5保單/批單副本或復(fù)印件文本2.6付費(fèi)通知復(fù)印件往來(lái)2.7保費(fèi)發(fā)票復(fù)印件文本2.8批單復(fù)印件文本2.9客戶(hù)/保險(xiǎn)公司簽收收據(jù)往來(lái)2.10補(bǔ)充/服務(wù)協(xié)議文本 3、往來(lái)卷編號(hào)內(nèi)容文件性質(zhì)1.1業(yè)務(wù)聯(lián)系記錄資料1.2保單審核報(bào)告文本1.3風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理/保險(xiǎn)建議書(shū)文本1.4保險(xiǎn)/續(xù)保方案文本1.5客戶(hù)保險(xiǎn)方案確認(rèn)函、傳真等往來(lái)1.6致各家保險(xiǎn)公司詢(xún)價(jià)單往來(lái)1.7各家保險(xiǎn)公司報(bào)價(jià)單往來(lái)1.8詢(xún)/報(bào)價(jià)分析報(bào)告往來(lái)1.9客戶(hù)手冊(cè)復(fù)印件文本1.10保費(fèi)支付通知書(shū)往來(lái)1.11其他往來(lái)函電往來(lái)1.12重要電話(huà)記錄往來(lái)1.13會(huì)談?dòng)涗浲鶃?lái)4、索賠檔案編號(hào)內(nèi)容文件性質(zhì)4.1出險(xiǎn)通知書(shū)復(fù)印件文本4.2索賠函復(fù)印件文本4.3事故證明、責(zé)任認(rèn)定復(fù)印件文本4.4損失鑒定、檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件文本4.5損失清單復(fù)印件文本4.6費(fèi)用票據(jù)復(fù)印件文本4.7其他索賠材料文本4.8保險(xiǎn)公司賠款計(jì)算書(shū)復(fù)印件文本4.9保險(xiǎn)公司賠款收據(jù)復(fù)印件文本4.10保險(xiǎn)公司拒賠通知書(shū)復(fù)印件文本4.11權(quán)益轉(zhuǎn)讓書(shū)復(fù)印件文本4.12其他往來(lái)函電往來(lái)4.13重要電話(huà)記錄往來(lái)4.14會(huì)談?dòng)涗浲鶃?lái)附件2：案卷文件目錄客戶(hù)名稱(chēng)： 案卷文件目錄業(yè)務(wù)來(lái)源：業(yè)務(wù)經(jīng)辦：頁(yè)碼: 客戶(hù)編號(hào)：立卷時(shí)間：頁(yè)碼: 立卷人：保管人：序號(hào)日期文件性質(zhì)標(biāo)題頁(yè)數(shù)案卷文件目錄頁(yè)碼:序號(hào)日期文件性質(zhì)標(biāo)題頁(yè)數(shù)附件3：客戶(hù)編號(hào)與案卷編號(hào)規(guī)則一、客戶(hù)編號(hào)1、客戶(hù)編號(hào)是代表客戶(hù)的唯一標(biāo)識(shí)，為永久性代碼。2、客戶(hù)編號(hào)共七位，前三位為公司代碼，后四位為客戶(hù)序列號(hào)。2.1公司代碼華東客戶(hù)服務(wù)中心：用ECS表示2.2客戶(hù)序列號(hào)用四位數(shù)字表示，客戶(hù)編號(hào)容量為9999，從“0001”至“9999”二、案卷編號(hào)1、客戶(hù)業(yè)務(wù)、索賠案卷按照時(shí)間順序歸檔。2、案卷編號(hào)共6位，由立卷年度（2位）、案卷類(lèi)型代碼（1位）、案卷內(nèi)容代碼（1位）、案卷序號(hào)（2位）組成。2.1立卷年度：由立卷會(huì)計(jì)年度的末尾兩位數(shù)字表示。2.2案卷類(lèi)型：用大寫(xiě)英文字母表示。D表示資料卷B表示業(yè)務(wù)檔案W表示往來(lái)卷C表示索賠檔案2.3案卷內(nèi)容：用大寫(xiě)英文字母表示。N表示非壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)L表示壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)R表示再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)C表示咨詢(xún)服務(wù)業(yè)務(wù)2.4案卷序號(hào)：用兩位數(shù)字表示不同的案卷，如某客戶(hù)2003年非壽險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案第一卷的案卷號(hào)為“03BN01”附件4：業(yè)務(wù)流程檢查表客戶(hù)名稱(chēng)：客戶(hù)編號(hào)：險(xiǎn)種： 經(jīng)辦人： 填表日期：內(nèi)容完成時(shí)間存檔序號(hào)備注業(yè)務(wù)聯(lián)系記錄授權(quán)委托書(shū)/協(xié)議書(shū)保險(xiǎn)建議或方案保險(xiǎn)詢(xún)價(jià)單保險(xiǎn)公司對(duì)經(jīng)紀(jì)人傭金比例的書(shū)面確認(rèn)詢(xún)價(jià)分析報(bào)告客戶(hù)對(duì)詢(xún)價(jià)結(jié)果書(shū)面確認(rèn)出單指示保單復(fù)印件保費(fèi)發(fā)票復(fù)印件客戶(hù)或保險(xiǎn)公司對(duì)保險(xiǎn)單、保險(xiǎn)發(fā)票等重要文件的簽收回執(zhí)客戶(hù)手冊(cè)審核說(shuō)明：審核部門(mén)： 審核人： 審核日期：

附件5：檔案移交卡客戶(hù)名稱(chēng)：客戶(hù)編號(hào)：檔案編號(hào)：險(xiǎn)種：