論中小企業(yè)項目管理的協(xié)調(diào)和溝通

論中小企業(yè)項目管理的協(xié)調(diào)和溝通論中小企業(yè)工程管理的協(xié)調(diào)和溝通

中圖分類號：F062.4文獻標識碼：A文章編號：1006-8937〔2022〕23-0038-02

伴隨著管理學理論的不斷開展，逐步形成了一門系統(tǒng)的社會科學理論，工程管理作為一門新興的管理科學應運而生。在當前的背景下，我國中小企業(yè)的工程管理充斥著機遇和挑戰(zhàn)，同時面臨一定的風險。在工程管理中組織行為的協(xié)調(diào)溝通是工程管理成敗的關鍵因素之一，尤其在中小企業(yè)的根本建設、平安生產(chǎn)、設計科研和綠色環(huán)保等因素中，有效的協(xié)調(diào)和溝通具有積極與特殊的意義。管理溝通思想、理論和行為的研究伴隨著管理學的開展而不斷完善，并且越來越受到企業(yè)管理人員特別是高層管理者的青睞。

1良好的協(xié)調(diào)與溝通對中小企業(yè)工程管理的重要性

工程管理主要分成五大類：質(zhì)量管理、本錢管理、時間管理、合同管理以及信息管理。工程管理的任務可以概括為“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)〞，其中的“協(xié)調(diào)〞是指組織協(xié)調(diào)。建設和管理工程中參與的單位非常多，工程中組織利益的沖突、外部相關聯(lián)的矛盾比企業(yè)中各部門的利益更為劇烈，因而協(xié)調(diào)和管理的難度更大。而工程管理者必須使各方面協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地合作，彰顯出工程管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要作用和意義。

中小企業(yè)管理的相對落后造成同一工程中會產(chǎn)生沖突、碰撞。示例，由于工期緊，施工人員需要加班趕工，無形中會使本錢提高，施工的質(zhì)量也會受到影響。因此，正面、積極的溝通對工程的開展和人際關系的改善都有促進作用。溝通是組織協(xié)調(diào)的伎倆，是解決組織成員間障礙的根本辦法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各工程加入者之間溝通的程度。良好的協(xié)調(diào)和溝通不僅為工程決策和方案提供依據(jù)，也為組織和控制管理過程提供依據(jù)和伎倆；同時降低根本建設、平安生產(chǎn)的本錢；縮短建設工期起到促進作用。此外也有利于改善人際關系，從而提高領導者的管理水平和工作能力。

2工程管理中的協(xié)調(diào)和溝通內(nèi)容

在工程實施過程中，其各參與單位需要處理和整合眾多復雜的業(yè)務組織關系。為了處理好各層級關系，也需要溝通與協(xié)調(diào)。工程管理中應著重做好下列幾方面的溝通與協(xié)調(diào)工作。

2.1工程管理組織與內(nèi)部協(xié)調(diào)

中小企業(yè)必須建立強有力的工程團隊，組織落實，領導責任強、有溝通能力、協(xié)調(diào)能力強、開拓精神、創(chuàng)新能力強。

中小企業(yè)的工程管理中應該注意，人員的安頓應人盡其用、量才使用；要職責清楚；績效考核遵循實事求是的原那么。工作成績的取得，不僅需要主觀努力，更需要同事之間的相互配合，還需要一定的工作條件，矛盾調(diào)解要及時徹底。

在與企業(yè)管理層關系的協(xié)調(diào)方面，應嚴格執(zhí)行工程管理目標責任書。工程經(jīng)理與企業(yè)主要領導既是高低級關系，又是效勞與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關系，企業(yè)要對工程管理全過程進行必要的監(jiān)督調(diào)控，工程經(jīng)理要盡職盡責，全力以赴地抓好工程的具體實施。

2.2工程管理組織的外部協(xié)調(diào)

2.2.1業(yè)主之間的溝通協(xié)調(diào)

業(yè)主代表工程的所有者，對工程具有特殊的權(quán)利，要取得工程的成功，必須獲得業(yè)主的支持。這就要求中小企業(yè)的工程經(jīng)理做到反復閱讀合同或工程任務文件，了解工程構(gòu)思的根底、起因、出發(fā)點，了解目標設計和決策背景，從而理解總目標和業(yè)主的意圖。

全體管理人員應充沛尊重業(yè)主單位，加強與業(yè)主單位領導及其駐工地授權(quán)代表的聯(lián)系與協(xié)商，聽取他們對工程管理工作的指示和對工程管理人員工作的意見與倡議，處理與施工單位的關系時，應切實愛護建設單位的利益與合法權(quán)益，公道地對待工程其他參與方。

2.2.2與施工單位之間的溝通協(xié)調(diào)

組織協(xié)調(diào)工作最難的就是對施工現(xiàn)場進行的協(xié)調(diào)，尤其可能出現(xiàn)的情況就是設計圖紙與現(xiàn)場實際情況存在較大偏差，對此，中小企業(yè)的管理者應充沛發(fā)揮組織協(xié)調(diào)的作用。首先要求設計人員第一時間根據(jù)變化的情況更改圖紙，工程經(jīng)理那么應該協(xié)調(diào)解決項目進度、施工質(zhì)量、項目造價以及合同管理中的有關問題，分析施工過程中存在的問題，并積極地幫忙解決技術困難，與施工單位保持良好的溝通。

2.2.3與監(jiān)理之間的溝通協(xié)調(diào)

監(jiān)理的主要工作是檢查施工的平安、監(jiān)督項目的進度、確保施工的質(zhì)量。中小企業(yè)在遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽項目等情況時，應及時得到監(jiān)理人員確實認，并形成書面材料。當發(fā)生與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應本著合作雙贏合的原那么，在相互理解的根底上充沛表述各自的見解，求大同存小異，充沛協(xié)商以達成一致的意見。

2.2.4與政府部門的溝通協(xié)調(diào)

建立與政府聯(lián)系和溝通的部門，及時了解政府的有關政策、法規(guī)、條例和方法，及時做好征地、供電、供水、電信、環(huán)境愛護、道路等方面的銜接工作。主動向地方部門匯報，以便取得政府相關各部門的理解、支持和幫忙，從而到達事半功倍的效果。

3中小企業(yè)工程管理協(xié)調(diào)和溝通中存在的問題

中小企業(yè)的工程管理過程中，由于對總體目標思想不統(tǒng)一，各職能部門之間的職責不明確，各有各的打算，甚至產(chǎn)生了對立的思想；由于不足溝通和必要的聯(lián)系，面對工程實施過程中遇到的一些挫折和危機，造成內(nèi)部不團結(jié)，減弱了凝聚力。

在工程管理過程中，中小企業(yè)管理者常常忽略了溝通協(xié)調(diào)的重要性，得不到建設單位、設計單位和監(jiān)理單位的理解和支持，有時甚至會產(chǎn)生對立。除此之外，也存在一系列其他問題，如由于沒有對施工合同進行認真的研究和分析，造成了施工計劃得不到落實，施工方案不能認真執(zhí)行，指揮不得力，步調(diào)不一致，因而造成工程在實施過程中質(zhì)量、進度失控，工作混亂的局面。中小企業(yè)在建設過程中也防止不了遇到諸多的外部問題。示例征地、道路、供水、供電、供氣、排污、電信等問題。

4中小企業(yè)工程管理中有效協(xié)調(diào)和溝通的對策和措施

現(xiàn)代工程管理中參與的單位非常多，尤其是中小企業(yè)的工程管理中五大責任主體、政府監(jiān)督機構(gòu)、勞務承包隊伍以及各種材料、設備、配件的供給商等是一個復雜的工程組織系統(tǒng)。由于各個組織代表不同的利益方面，因此協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地為整個工程的利益工作，才能保證工程的正常運行。

4.1建設單位工程部與有關職能部門的協(xié)調(diào)與溝通

建設單位與政府部門的問題是客觀存在的，因此要求建設單位必須高度重視，在調(diào)查研究的根底上把問題和困難想到前面，把相關協(xié)調(diào)溝通工作往前趕。做出行動預案，以減少不必要的經(jīng)濟損失，防止拖延工期、增加項目的難度和本錢，減少不必要的人力資源的浪費。

工程部與本企業(yè)職能部門關系的協(xié)調(diào)是通過嚴格執(zhí)行工程經(jīng)理的目標責任書來實現(xiàn)的。首先要求中小企業(yè)建立完善、實用的工程管理系統(tǒng)。工程經(jīng)理部中每一個成員都要明確各自的工作和崗位職責，準確地知道自己所負責的局部與其他局部有哪些關聯(lián)，制定出完善的工作流程，目標到位責任到人。

制定工作例會制度，定期召開會議，以到達信息共享。一次有功效的項目工程工作例會，可以滿足項目工程團隊內(nèi)的多種溝通需求，通過工作協(xié)調(diào)，及時地解決施工出現(xiàn)的問題

另外，還可以建立工程鼓勵約束機制。結(jié)合項目工程的特點，根據(jù)各個工程工作目標，進行量化分析，每月進行綜合考核，實行績效與獎金掛鉤，充沛調(diào)動起各方的積極性。其次是制定分項、分部項目目標的鼓勵考核制度，對按期完工、實現(xiàn)所定目標的進行綜合業(yè)績考評，按平安質(zhì)量和進度實施獎勵和懲辦。

4.2積極主動做好近、遠、外層關系的溝通協(xié)調(diào)

項目工程要按期完成，還要經(jīng)常與設計單位和監(jiān)理單位等部門保持溝通聯(lián)系。建設單位還要充沛發(fā)揮監(jiān)理部門的積極性，切實對施工單位進行監(jiān)督、檢查，以確保施工質(zhì)量和進度。首先應該讓發(fā)包人一起投入到工程全過程，不僅是給對方一個竣工合格的項目。盡管有預定的目標，但工程實施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人稱心。尊重發(fā)包人，隨時向發(fā)包人報告情況；加強方案性和預見性。其次，及時向監(jiān)理部提供有關工程進度方案、其他施工資料、項目事故處理報告等。接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。工程經(jīng)理部應經(jīng)常通過監(jiān)理例會和監(jiān)理項目師進行溝通。再次，工程部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、隱蔽項目驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設計單位密切配合。除此之外，在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，對設計圖紙與施工實際不吻合或設計中的隱含問題應及時解決。

4.3溝通和協(xié)調(diào)過程中做到靈活性和原那么性的有機結(jié)合

在處理問題和解決矛盾時，要把原那么性和靈活性與溝通協(xié)調(diào)有機的結(jié)合起來，這是解決和化解矛盾的根本辦法。在中小企業(yè)工程管理中，溝通協(xié)調(diào)的技巧，特別是對于發(fā)生爭執(zhí)的處理，協(xié)調(diào)要有藝術性，要確保爭執(zhí)得到有效的控制。對于工程實施過程中出現(xiàn)的問題，應堅持做到多協(xié)商對話，平衡和滿足各方面的利益，找到最正確的解決計劃，盡快地把問題毀滅在萌芽狀態(tài)。針對那些不影響工程管理大局的爭執(zhí)，應求同存異，正確引導爭執(zhí)的雙方，說服向?qū)Ψ阶龀鲞m當?shù)耐讌f(xié)或非原那么性的讓步，防止爭執(zhí)擴大。面對波及雙方共同利益的爭執(zhí)那么需要采取互量互讓、加大合作方式、形成利益互補，理性地化解矛盾打消分歧。

5結(jié)語