信息化背景下動(dòng)物譜系檔案管理的實(shí)踐探索

信息化背景下動(dòng)物譜系檔案管理的實(shí)踐探索信息化背景下動(dòng)物譜系檔案管理的實(shí)踐探索

動(dòng)物檔案是科技檔案的一類，包括動(dòng)物統(tǒng)計(jì)檔案、動(dòng)物察看記錄、動(dòng)物譜系檔案等，其中動(dòng)物譜系檔案是動(dòng)物檔案不可或缺的組成局部。動(dòng)物譜系檔案是指反映動(dòng)物家庭世代成員之間的親緣關(guān)系以及動(dòng)物個(gè)體有關(guān)情況的檔案。筆者所在單位于1906年建園，1908年正式向公眾開放，是國內(nèi)對(duì)公眾開放最早的動(dòng)物園和華北地區(qū)對(duì)公眾開放最早的公園，目前飼養(yǎng)展出動(dòng)物500余種。動(dòng)物譜系檔案是理清動(dòng)物親緣關(guān)系，科學(xué)調(diào)配動(dòng)物繁殖，最大限度地保留種群的遺傳多樣性，躲避動(dòng)物疾病，提高動(dòng)物存活率，降低動(dòng)物發(fā)病率、死亡率的重要原始記錄。基于此，筆者以動(dòng)物譜系檔案管理為例，就其檔案管理的現(xiàn)狀，特別是存在的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

一、動(dòng)物譜系檔案管理的現(xiàn)狀

動(dòng)物譜系檔案建立是以動(dòng)物譜系檔案歸檔范圍為根底，按照科學(xué)的分類整理辦法組織形成，同時(shí)動(dòng)物譜系檔案數(shù)字化辦法也具有其自身特點(diǎn)。具體如下：

〔一〕動(dòng)物譜系檔案的收集機(jī)制

動(dòng)物譜系檔案以單個(gè)物種的數(shù)據(jù)資料為記錄對(duì)象，形成獨(dú)自的物種數(shù)據(jù)記錄體系。主要記錄動(dòng)物個(gè)體的飼養(yǎng)、繁殖、馴化及日常生活的詳細(xì)情況。在動(dòng)物檔案登記表中詳細(xì)記錄的內(nèi)容主要有：動(dòng)物譜系號(hào)、中文名、英文名、呼名、學(xué)名、動(dòng)物芯片信息、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況、來源方式、轉(zhuǎn)移、租借、繁殖、飼養(yǎng)管理情況、重大疾病治療記錄、飼養(yǎng)管理根底數(shù)據(jù)、重大疾病治療記錄以及其他需要特別表明的事項(xiàng)等。同時(shí)，筆者所在單位進(jìn)行的科學(xué)研究工程以及與其他機(jī)構(gòu)合作進(jìn)行的工程也要有記錄，與其有關(guān)的獲獎(jiǎng)情況，如榮獲國家級(jí)、市級(jí)、區(qū)級(jí)、局級(jí)頒發(fā)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)步成果獎(jiǎng)的相關(guān)資料必須存檔。與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈(zèng)禮品動(dòng)物的相關(guān)資料也列入歸檔范圍。上述歸檔工作主要波及動(dòng)物業(yè)務(wù)科、飼養(yǎng)隊(duì)、獸醫(yī)院三個(gè)部門。其中，飼養(yǎng)部門向動(dòng)物業(yè)務(wù)科提交動(dòng)物飼養(yǎng)檔案，獸醫(yī)院提交相應(yīng)的病歷，動(dòng)物業(yè)務(wù)科需要將動(dòng)物飼養(yǎng)檔案、病歷檔案以及其他有保留價(jià)值的文件材料合并、組卷，每年四月將上年應(yīng)歸檔的動(dòng)物譜系檔案提交檔案室。

〔二〕實(shí)行“一物一檔〞的分類整理辦法

以動(dòng)物綱目科屬種分類為整理依據(jù)，如哺乳綱、鳥綱、爬行綱等。單個(gè)物種排序，一般按照時(shí)間先后順序排列，如動(dòng)物入園前后、動(dòng)物出生前后、年長至年幼等。單個(gè)物種歸入一個(gè)檔案袋，實(shí)行“一物一檔〞〔如大熊貓“丫丫〞建一檔、亞洲象“明明〞建一檔等〕的分類整理辦法。

〔三〕動(dòng)物譜系檔案的著錄規(guī)范

根據(jù)動(dòng)物譜系檔案按卷整理的特點(diǎn)，動(dòng)物譜系檔案設(shè)置為檔案案卷庫的著錄模式，需要著錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄。案卷目錄的著錄項(xiàng)設(shè)置為全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、所屬科目、案卷號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內(nèi)文件數(shù)、總頁數(shù)、保管期限、備注。卷內(nèi)目錄的著錄工程設(shè)置為全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、所屬科目、案卷號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、責(zé)任者、文件標(biāo)題、成文日期、頁號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)、密級(jí)、備注。其中檔號(hào)表示為：全宗號(hào)―目錄號(hào)―分類號(hào)―所屬科類―案卷號(hào)。如09-15-DD-BR-A-10001-001。其中，09為全宗號(hào)，15為目錄號(hào)，DD-BR-A為分類號(hào)〔代表動(dòng)物檔案-哺乳綱-偶蹄目〕，10001為所屬科類〔代表非洲河馬類〕，001為非洲河馬的個(gè)體〔代表非洲河馬“75-1號(hào)〞的檔案材料〕。分類號(hào)設(shè)置為下拉式菜單，可選擇哺乳綱下12個(gè)類目、鳥綱下2個(gè)類目。

二、動(dòng)物譜系檔案管理中的利用困境

〔一〕動(dòng)物譜系檔案收集面臨的困境

一是歸檔不及時(shí)。根據(jù)?北京動(dòng)物園動(dòng)物飼養(yǎng)展示管理規(guī)定》要求，“每年2月前，飼養(yǎng)部門應(yīng)編制個(gè)體可辨認(rèn)的，已經(jīng)死亡和輸出的動(dòng)物清單，報(bào)動(dòng)物業(yè)務(wù)科；每年3月前，飼養(yǎng)部門應(yīng)按照清單向動(dòng)物業(yè)務(wù)科提交相應(yīng)個(gè)體的飼養(yǎng)管理檔案，獸醫(yī)院提交相應(yīng)的病歷；每年4月前，動(dòng)物業(yè)務(wù)科應(yīng)將飼養(yǎng)隊(duì)和獸醫(yī)院提交的飼養(yǎng)管理和病歷檔案合并、組卷，提交檔案室。〞在動(dòng)物譜系檔案收集的過程中，經(jīng)常存在飼養(yǎng)隊(duì)、獸醫(yī)院向動(dòng)物業(yè)務(wù)科歸檔不及時(shí)，動(dòng)物業(yè)務(wù)科不能按時(shí)完成向檔案室歸檔的現(xiàn)象。二是收集不完整。目前保留的動(dòng)物譜系檔案案卷以動(dòng)物根本登記表、重大疾病治療記錄組卷為主，局部歸檔了與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈(zèng)禮品動(dòng)物的相關(guān)資料。但與歸檔動(dòng)物有關(guān)的科學(xué)研究工程以及與其他機(jī)構(gòu)合作進(jìn)行的工程，與其獲獎(jiǎng)情況相關(guān)資料保留在獨(dú)自的科研檔案里，沒有在動(dòng)物譜系檔案中做好信息對(duì)接。

〔二〕動(dòng)物譜系檔案著錄信息不準(zhǔn)確

在2022年動(dòng)物譜系檔案數(shù)字化前，筆者所在單位借助紙質(zhì)動(dòng)物檔案目錄檢索查詢檔案。紙質(zhì)檔案案卷目錄沒有對(duì)動(dòng)物具體的綱目科屬種獨(dú)自標(biāo)注，只用檔號(hào)表示綱目科屬種的分類，假設(shè)不是檔案管理人員那么無法解讀。案卷目錄查到的每卷檔案案卷題名，也只是簡單登記為“大熊貓‘丫丫’的個(gè)體資料〞。

〔三〕動(dòng)物譜系檔案信息開發(fā)缺乏

由于信息化前動(dòng)物譜系檔案著錄信息不完善，手工檢索效率低，需要具體的檔案信息必須翻閱檔案實(shí)體，很多重要的信息包含在動(dòng)物譜系檔案中無法查找利用，對(duì)于動(dòng)物飼養(yǎng)人員查找有關(guān)動(dòng)物的檔案情況，科研人員做工程研究，以及動(dòng)物統(tǒng)計(jì)等工作都帶來困難。

三、信息化背景下動(dòng)物譜系檔案管理的倡議

〔一〕標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)物譜系檔案收集歸檔機(jī)制

借助信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)物譜系檔案收集歸檔機(jī)制，制定動(dòng)物譜系檔案利用數(shù)字檔案系統(tǒng)收集歸檔的有關(guān)規(guī)定，著重強(qiáng)調(diào)動(dòng)物譜系檔案的日常歸檔。具體而言，飼養(yǎng)隊(duì)、獸醫(yī)院、動(dòng)物園業(yè)務(wù)科兼職檔案員設(shè)置兼職檔案員賬號(hào)，利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中兼職檔案員隨時(shí)歸檔電子檔案的權(quán)限功能，改變以往一年移交一次動(dòng)物檔案的歸檔機(jī)制。在動(dòng)物輸出、死亡一個(gè)月內(nèi)，由飼養(yǎng)隊(duì)首先在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中建立該動(dòng)物譜系檔案的案卷目錄，將動(dòng)物的根本情況登記表作為卷內(nèi)文件錄入卷內(nèi)目錄、掃描紙質(zhì)檔案上傳到檔案系統(tǒng)中。獸醫(yī)院那么利用本來已經(jīng)形成電子病歷的優(yōu)勢，在飼養(yǎng)隊(duì)已經(jīng)建立該動(dòng)物譜系檔案的案卷中，著錄相應(yīng)病歷檔案的卷內(nèi)目錄，再將電子病歷檔案掛接到條目上。最后，動(dòng)物業(yè)務(wù)科在規(guī)定時(shí)間檢查飼養(yǎng)隊(duì)、獸醫(yī)院的歸檔情況，并補(bǔ)充有關(guān)的動(dòng)物科研記錄、榮譽(yù)記錄、禮品動(dòng)物交換的電子檔案等。這樣，利用在線歸檔，縮短歸檔時(shí)間的同時(shí)，也防止歸檔時(shí)間過長無法查證的問題。

針對(duì)動(dòng)物譜系檔案歸檔范圍不夠全面的現(xiàn)狀，檔案室聯(lián)合動(dòng)物業(yè)務(wù)部門重新制定動(dòng)物譜系檔案的歸檔范圍。增加《像照片、與歸檔動(dòng)物檔案有關(guān)的科學(xué)研究工程檔案、獲獎(jiǎng)情況，以及與有關(guān)國家、地區(qū)交流，互贈(zèng)禮品動(dòng)物檔案等相關(guān)條目。此外，檔案室還應(yīng)組織對(duì)動(dòng)物譜系檔案員進(jìn)行信息化系統(tǒng)知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，告知應(yīng)將科研檔案、文書檔案中波及可以判斷具體動(dòng)物名稱的相關(guān)科研工程、引進(jìn)、輸入、借展、治療記錄、死亡報(bào)告、參與重大事件形成的資料補(bǔ)充進(jìn)動(dòng)物譜系檔案中，以便形成動(dòng)物個(gè)體翔實(shí)完整的檔案。

〔二〕完善動(dòng)物譜系檔案著錄模式

動(dòng)物譜系檔案紙質(zhì)目錄可以檢索到的信息較少，一般案卷目錄、卷內(nèi)目錄都著錄為如“關(guān)于大熊貓‘丫丫’的材料〞“大熊貓‘丫丫’的動(dòng)物根本情況表〞“大熊貓‘丫丫’的病歷〞等。根據(jù)動(dòng)物譜系檔案專業(yè)性和特殊性，筆者認(rèn)為可以嘗試在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的卷內(nèi)文件目錄中增加動(dòng)物詳細(xì)數(shù)據(jù)的著錄工程。示例，動(dòng)物譜系號(hào)、中文名、英文名、三代血親編號(hào)、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況等，這些信息作為題名的補(bǔ)充信息，有助于查找辨識(shí)動(dòng)物，并形成簡單的動(dòng)物譜系數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。

〔三〕加強(qiáng)動(dòng)物譜系檔案信息化開發(fā)

首先，依靠信息化建設(shè)，建立動(dòng)物譜系檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，為全園飼養(yǎng)人員、科研人員、技術(shù)人員設(shè)立查詢賬戶。通過公園檔案網(wǎng)絡(luò)全面掌握檔案室保留的動(dòng)物檔案信息資源，通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢，將各項(xiàng)動(dòng)物信息應(yīng)用到動(dòng)物飼養(yǎng)、繁殖的實(shí)踐工作中，并促進(jìn)科研成果的形成和轉(zhuǎn)化。其次，通過數(shù)字檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更多主題的綜合統(tǒng)計(jì)。