高效安排時間

高效安排時間課程大綱課程內容一、你的時間價值二、時間管理矩陣圖三、有效利用時間的技巧四、充分利用時間五、時間管理的方法六、實踐計劃一、你的時間價值人一般都是60歲退休，請計算出您剩下可以工作的時間：請閉上眼睛，……我的時間值多少錢？年收入每省1小時的價值1年中,每天省1小時的價值3000015.36元3750元4000020.49元5000元5000025.61元6250元6000030.73元8125元7500038.42元9375元10000051.23元12250元討論-時間流逝時間不夠用的原因你真的很忙嗎?危機緊急的問題有限期的任務、會議準備事項準備事項預防工作價值觀的澄清計劃關系的建立真正的休閑充電授能自主管理干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動細瑣、忙碌的工作一些電話浪費時間的事“逃避性”活動無關緊要的信件看太多的電視緊急不緊急重要不重要二、時間管理矩陣圖重要&緊急不重要&緊急重要&不緊急不重要&不緊急213緊急4重要不緊急不重要45%35%5%15%時間管理矩陣圖不良的時間分配12重要&不緊急重要&緊急時間管理矩陣圖最佳的時間分配ABCD三、有效利用時間的技巧要事第一以最終的結果來開始行動學會說“NO！”學會對付不速之客減少冗長的會議辦公桌上的“5S”運動確定優(yōu)先順序80/20法則（帕累托法則）20%的活動具有80%的重要性ABCD方法集中精力在重要的事情上A：重要而且緊急（比如救火、搶險等）B：重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）C：不重要但緊急（比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打請你吃飯等）D：既不重要也不緊急（比如娛樂、消遣等事情）從來沒有足夠的時間做完一切事情，但是總有足夠的時間完成最重要的工作！時間段事務所用時間優(yōu)先度時間記錄表

時間計劃表

工作起止時間使用時間優(yōu)先順序備注

待完成事務優(yōu)先度計劃時間每日事務清單有效利用時間的技巧月歷行事歷與甘特表效率手冊商務通與訂房卡鬧鐘其它工具時間管理的工具1、列清單2、處理文書工作（歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄）3、個人記事本。4、有序排列、擺放物品及文件。5、采用便捷方法。有效利用時間的技巧四、充分利用時間的6招找出原因避免拖延合理授權投資時間未雨綢繆平衡時間1、時間不夠用的原因欠缺計劃行事優(yōu)先級錯誤事必躬親溝通不良會議太多拖延7、不好意思拒絕8、干擾9、文件滿桌，找不到10、出差太多11、午餐吃太飽或吃太久12、上司找麻煩2、避免拖延—謝絕借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很難!」4.「目前我很忙，勻不出時間做那件事！」5.「這件事太重大，我怎么能貿然采取行動？」6.「我現(xiàn)在沒心情做這件事!」7.「我在壓力下工作績效較佳!」8.「在行動前，我要先休息一下!」3、合理授權挑選能夠承擔責任的人根據(jù)能力與興趣委派工作告知為什么而不只是做什么賦予重要性信任部屬并與之保持良好的溝通了解學習曲線4、投資時間個人素質和專業(yè)本領的提高是節(jié)省時間的重要途徑之一。不斷地學習是在任何領域成功的最低要求。參加有益于獲得關鍵技能的課程。如果給我8個小時的時間砍一棵樹，我會花6小時來磨斧頭。（林肯）培養(yǎng)良好的利用時間的習慣短小的筆桿勝過良好的記憶利用清單記錄經(jīng)常性的活動下班之前記下第二天需要做的工作清單（節(jié)省時間、潛意識工作）每天給自己60分鐘的讀書時間認識自己的生物鐘，精力最旺盛時做最困難的工作5、未雨綢繆有人告訴你該怎么做一件事情時，他們很可能至少會遺漏一個重要步驟。做一件事情之前，預估需要多少資源及何時需要這些資源以最大的希望，做最壞的打算做額外的準備（備份、雙保險）墨菲定律：會出差錯的終究會出差錯。6、平衡時間在工作、家庭和社會間找到平衡暫時的停止努力是成功的動力——適度休假注意自己的身體，經(jīng)常鍛煉學會調整自己的節(jié)奏和控制情緒心靈就象是田地，有一定的極限；經(jīng)過一段時間，它會枯竭，耗盡所有生產(chǎn)農(nóng)作物的能量帕金森定律：事情增加是為了填滿完成工作所需要的多余時間

6點優(yōu)先工作制麥肯錫30秒電梯理論辦公室美學莫法特休息法五、時間管理的方法

6點優(yōu)先工作制：

該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

這一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依些類推……

艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

麥肯錫30秒電梯理論：凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

第一次接觸30秒原則——麥肯錫電梯理論1.介紹自己，介紹公司——8秒2.說明好處——7秒3.探尋客戶的需求——15秒辦公室美學：秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作的美學。

我們應當養(yǎng)成如下良好習慣：

物以類聚，東西用畢物歸原處；

不亂放東西；

把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記；

好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；

處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費空間和時間。

回顧：完全時間管理1、事先周詳?shù)挠媱?、排定工作的優(yōu)先順序3、設定長短程目標4、訂定每日工作計劃5、挑戰(zhàn)效率最高