Excel實(shí)用技巧課件

Excel實(shí)用技巧賽維大講堂系列課程之辦公軟件系列課程之Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)輸入技巧1.分?jǐn)?shù)的輸入

先輸入0，接著輸入空格，再輸入對(duì)應(yīng)的分?jǐn)?shù)。如：依次輸入“03/5”，就能在單元格中輸入3/5的分?jǐn)?shù)（單元格的數(shù)值為0.6）。2.文本號(hào)碼輸入

先輸入“’”(英文單引號(hào))，然后再輸入對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。如：依次輸入“’001”，單元格就能顯示001，若直接輸入001，單元格將顯示為1。Excel實(shí)用技巧用填充柄快速輸入數(shù)據(jù)1.用填充柄自動(dòng)填充

2.雙擊填充柄快速填充3.右擊拖動(dòng)填充柄（快速輸入復(fù)雜序列）Excel實(shí)用技巧在多個(gè)（相連或不相連）單元格填充同一數(shù)據(jù)或公式選中需要填充的單元格，輸入要填充的數(shù)據(jù)，再按下Ctrl+回車鍵填充快捷：按“Ctrl+D”可將單元格上方的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來(lái)；按“Ctrl+R”可將單元格左側(cè)的數(shù)據(jù)填充進(jìn)來(lái)。Excel實(shí)用技巧快速輸入前綴相同的號(hào)碼1.選中需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，右擊→設(shè)置單元格格式→數(shù)字→自定義，將類型更改為：“LDK-”@，打擊確定。2.在單元格中直接輸入批次號(hào)的數(shù)字，如“0172”，單元格中就會(huì)顯示為：“LDK-0172”。亦可通過(guò)合并合并來(lái)完成此項(xiàng)工作，但沒(méi)有這么快捷Excel實(shí)用技巧快速給數(shù)據(jù)添加單位1.選中需要添加單位的單元格，右擊→設(shè)置單元格格式→數(shù)字→自定義，將類型更改為：“#千克”

，打擊確定。

原有的數(shù)據(jù)后面會(huì)自動(dòng)添加上單位：千克。有時(shí)也可以通過(guò)合并列來(lái)實(shí)現(xiàn)添加單位，但會(huì)改變單元格的屬性。Excel實(shí)用技巧合并功能的巧用如果要將A、B兩列進(jìn)行合并：1.在B列后面插入一列C列；2.在C1中輸入：“=A1&B1”，確定；3.選中C1單元格，按住鼠標(biāo)向下復(fù)制公式。注意：此時(shí)不能將A、B列內(nèi)容刪除，否則將出錯(cuò)。要先將C列的內(nèi)容復(fù)制，并選擇性粘貼至空白列上，這時(shí)再刪除A、B、C列的內(nèi)容。Excel實(shí)用技巧分列功能的巧用1.在分拆列后面添加一列或多列空白列（具體數(shù)量視拆分情況而定）。2.選中拆分裂；3.依次單擊：數(shù)據(jù)→分列（數(shù)據(jù)工具）→彈出“文本分列向?qū)А睂?duì)話框。4.在對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)拆分方法，單擊“下一步”5.確定分列方式，并在“預(yù)覽分列效果欄”中查看分列效果。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼具體步驟：1.復(fù)制單元格→選中要粘貼的單元格→右擊鼠標(biāo)→選擇“選擇性粘貼”→根據(jù)實(shí)際情況選擇對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼（1）——變文本為數(shù)字

在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過(guò)文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊，而文本是左對(duì)齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無(wú)濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:

在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個(gè)單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼（2）——運(yùn)算

如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請(qǐng)使用選擇性粘貼命令，操作方法如下:

在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，復(fù)制該單元格，選中需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數(shù)字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值進(jìn)行加減乘除。如財(cái)務(wù)報(bào)表中將單位由元改為萬(wàn)元、在工資表中將每人的基礎(chǔ)工資加上100元。選擇性粘貼（3）——報(bào)表合并工作中常常會(huì)有這樣一種情況，一張報(bào)表里的內(nèi)容，可能存放在兩個(gè)或更多的地方，或者由于分班次的原因，同一張報(bào)表分別由兩個(gè)人來(lái)完成。表格結(jié)構(gòu)完全相同，現(xiàn)在要將表格的內(nèi)容合并起來(lái)，怎么辦呢？如果直接復(fù)制粘貼的話，被復(fù)制的單元格區(qū)域中包含空格，所以是不可能的，這時(shí)，我們還是使用選擇性粘貼：

首先復(fù)制其中一張表格的數(shù)據(jù)內(nèi)容，然后單擊另一個(gè)表格的起始單元格，進(jìn)行“選擇性粘貼”，在窗口中選擇“跳過(guò)空單元格”。Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼（4）——行列轉(zhuǎn)換編輯表格時(shí)，為了美觀或查閱方便，需要將表格中的行列轉(zhuǎn)換，具體操作如下：復(fù)制表格的數(shù)據(jù)內(nèi)容，然后單擊表格的起始單元格，進(jìn)行“選擇性粘貼”，在窗口中選擇“轉(zhuǎn)置”。

Excel實(shí)用技巧選擇性粘貼（5）——公式、數(shù)值、批注……1.公式：只粘貼原單元格公式；2.數(shù)值：只粘貼原單元格的數(shù)值；3.批注：只粘貼原單元格的批注；4.格式：只粘貼原單元格的格式；大家可以根據(jù)自己的實(shí)際需求，選擇粘貼的內(nèi)容。Excel實(shí)用技巧快速選中全部工作表，并對(duì)選中的工作表進(jìn)行批處理Excel文件中常常含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁(yè)眉和頁(yè)腳？如何才能一次打印多個(gè)工作表？或在所有工作表的同一單元格進(jìn)行編輯？

操作方法：把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的

菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針對(duì)全部工作表了Excel實(shí)用技巧快速選取區(qū)域1.

Ctrl+A：選取整張工作表；2.Ctrl+*：選定整個(gè)區(qū)域，根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域；3.定位條件：選定符合條件的單元格。Excel實(shí)用技巧快速查找

按下“Ctrl+F”，在輸入查找內(nèi)容時(shí)，可以使用問(wèn)號(hào)（？）和星號(hào)（*）作為通配符，以方便查找操作。問(wèn)號(hào)（？）代表一個(gè)字符，星號(hào)（*）代表一個(gè)或多個(gè)字符。需要注意的問(wèn)題是，既然問(wèn)號(hào)（？）和星號(hào)（*）作為通配符使用，那么如何查找問(wèn)號(hào)（？）和星號(hào)（*）呢？只要在這兩個(gè)字符前加上波浪號(hào)(～)就可以了。Excel實(shí)用技巧根據(jù)定位條件選擇單元格

在編輯工作表的過(guò)程中常常需要對(duì)某一類型的單元格進(jìn)行編輯，如含公式、條件格式、常量、批注或文本格式的單元格。如果數(shù)據(jù)多，一個(gè)一個(gè)或一行一行地選中顯然是非常耗時(shí)的，這時(shí)我們可以通過(guò)“定位”快速的選中它們。

“開(kāi)始→編輯→查找和選擇→定位條件”，根據(jù)擬選中區(qū)域的類型，在“定位條件”對(duì)話框中選擇需要選中的單元格類型，例如“常量”、“公式”等，此時(shí)還可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項(xiàng)目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。Excel實(shí)用技巧保護(hù)工作表（鎖定、隱藏）

為防止用戶意外或故意更改、移動(dòng)或刪除重要數(shù)據(jù)，或出于安全、保密起見(jiàn)，可能想要對(duì)工作表用戶隱藏某個(gè)公式，可以選擇保護(hù)某些工作表元素。

開(kāi)始→單元格→格式→鎖定單元格（隱藏）→保護(hù)工作表（可以使用或不適用密碼，當(dāng)然如果適用密碼，密碼不能忘記）。Excel實(shí)用技巧快速查看所有工作表公式

只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號(hào)位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側(cè)）?？梢栽陲@示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換。Excel實(shí)用技巧禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù)（徹底隱藏單元格）

為了查閱方便，我們常常會(huì)將某幾行或某幾列數(shù)據(jù)隱藏起來(lái)，但如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表，那么Excel把隱藏列（或行）也粘貼過(guò)來(lái)了。要想避免這種情況，可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“開(kāi)始→編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對(duì)話框，選中“可見(jiàn)單元格”選項(xiàng)，再?gòu)?fù)制和粘貼這個(gè)選定區(qū)域就會(huì)得到你所希望的結(jié)果。Excel實(shí)用技巧刪除特定數(shù)據(jù)的技巧——自動(dòng)篩選我們常常把Excel表拿來(lái)做成小型的數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中就會(huì)遇到要整理和刪除不需要的數(shù)據(jù)的操作，例如，我們要?jiǎng)h除所有單位是“Kg”的行，為了不誤刪或遺漏，我們可以通過(guò)自動(dòng)篩選命令，篩出所有含“Kg”的行，然后刪除：選定包括標(biāo)題行在內(nèi)的數(shù)據(jù)區(qū)域→數(shù)據(jù)→篩選（排序和篩選）→點(diǎn)擊下拉菜單→選擇“Kg”（工作表列出所有含“Kg”值的行）→選中這些行→刪除（刪除完畢后取消自動(dòng)刪除）可以通過(guò)其它數(shù)據(jù)條件和單元格顏色來(lái)完成自動(dòng)篩選。Excel實(shí)用技巧徹底清除單元格內(nèi)容1.選定想要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格級(jí)區(qū)域，依次點(diǎn)擊“開(kāi)始→清除（編輯）→全部清除”；2.也可以通過(guò)粘貼空白單元格的方式，將原單元格的內(nèi)容、格式和批注覆蓋了。Excel實(shí)用技巧移動(dòng)單元格內(nèi)容的技巧選定單元格,移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），按下shift鍵，然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。

上下拖拉時(shí)，單元格邊界處會(huì)出現(xiàn)一個(gè)水平“工”字狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)，單元格邊界處會(huì)出現(xiàn)一個(gè)垂直“工”字狀標(biāo)志。釋放鼠標(biāo)按鈕，操作完成。Excel實(shí)用技巧將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間選擇你將要復(fù)制的單元格，單擊編輯菜單上的復(fù)制，在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift++”，在插入對(duì)話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向，然后單擊“確定”?，F(xiàn)在，復(fù)制的單元格將插入到合適的位置，而你無(wú)需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。Excel實(shí)用技巧妙用凍結(jié)窗格在需要凍結(jié)的行的下一行（或列的右邊一列）中，選中任意選中一單元格，依次單擊“視圖→凍結(jié)窗格（窗口）→凍結(jié)拆分窗格”。數(shù)據(jù)處理完畢時(shí)，再次點(diǎn)擊“視圖→凍結(jié)窗格（窗口）→取消凍結(jié)窗格”即可恢復(fù)原來(lái)的狀態(tài)。Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)有效性（1）——用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)具體方法為:選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來(lái)源”框中輸入我們?cè)O(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)有效性（2）——輸入信息提醒、出錯(cuò)警告選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令：1.單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo)題和顯示信息，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時(shí)，Excel將自動(dòng)提示剛剛輸入的信息。2.單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選定“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框，選擇警告樣式，輸入標(biāo)題和出錯(cuò)信息，然后單擊“確定”

。此后，如果你在指定的單元格中輸入了錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，Excel將警告你。Excel實(shí)用技巧數(shù)據(jù)有效性（3）——自動(dòng)切換中英文輸入法1.選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后選擇一個(gè)合適的中文輸入法。依次單擊：數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→輸入法模式→模式中選中“打開(kāi)”→單擊確定2.選中需要輸入英文的單元格區(qū)域，依次單擊：數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)有效性→輸入法模式→模式中選中“關(guān)閉（英文模式）”→單擊確定Excel實(shí)用技巧在絕對(duì)與相對(duì)單元引用之間切換當(dāng)你在Excel中創(chuàng)建一個(gè)公式時(shí)，該公式可以使用相對(duì)單元引用，即相對(duì)于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對(duì)單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對(duì)單元和絕對(duì)單元。絕對(duì)引用由$后跟符號(hào)表示，例如，$B$1是對(duì)第一行B列的絕對(duì)引用。借助公式工作時(shí)，通過(guò)使用下面這個(gè)捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對(duì)引用改變到絕對(duì)引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。Excel實(shí)用技巧創(chuàng)建復(fù)合圖表

復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表。比如，你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡(jiǎn)單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。Excel實(shí)用技巧對(duì)度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸

有時(shí)，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列，如果你使用同樣的坐標(biāo)軸，那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見(jiàn)的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見(jiàn)，你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸：

首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標(biāo)軸”命令，選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。Excel實(shí)用技巧給圖表增加新數(shù)據(jù)系列方法一:激活圖表，單擊“設(shè)計(jì)→選擇數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)）→添加”命令，然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可方法二:選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將其復(fù)制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇添