集團(tuán)開發(fā)公司檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定1．目的增強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提升檔案的管理水平，更好地為公司的經(jīng)營、管理和發(fā)展服務(wù)。2．合用范圍本規(guī)定合用于公司本部檔案工作管理。3．定義檔案工作是公司管理工作的構(gòu)成部分，是保護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真切容貌的一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作。公司檔案，是指公司在經(jīng)營和管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對國家、社會和公司擁有利用保留價(jià)值的各樣文件資料（包含不一樣樣的載體形式）。4．檔案管理系統(tǒng)4.1公司檔案工作堅(jiān)持集中一致的管理原則。4.2檔案管理工作波及公司經(jīng)營、建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)，波及黨、政、群各個(gè)部門，公司應(yīng)將檔案工作列入公司發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并確立一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。4.3公司本部在總經(jīng)理工作部設(shè)置檔案資料室，裝備檔案管理專職人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司本部檔案。各部門依據(jù)工作實(shí)質(zhì)，裝備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件資料的累積、整理和歸檔工作。4.4各級檔案工作人員應(yīng)遵紀(jì)守紀(jì)、忠于職責(zé)、具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，并熟習(xí)和認(rèn)識公司的各項(xiàng)管理活動(dòng)。4.5檔案工作管理人員應(yīng)具備中級及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識水平易工作能力。5．管理內(nèi)容與要求5.1文件資料的形成和歸檔5.1.1公司文件資料的形成、累積應(yīng)歸入到經(jīng)營、科研及基建等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃和管理程序，歸入到各部門的職責(zé)范圍和相關(guān)人員的職責(zé)中。5.1.2.凡公司各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的擁有保留價(jià)值的文件資料都必然按期向檔案部門歸檔，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。5.1.3歸檔范圍上司頒發(fā)和針對公司職能活動(dòng)要執(zhí)行的各樣文件材料。公司召開的大型會議及專業(yè)會議所形成的各樣文件資料。5.1.3.3公司黨政工團(tuán)在各項(xiàng)管理工作中形成的文件資料。5.1.3.4公司在工程管理、質(zhì)量管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究、員工培訓(xùn)等技術(shù)管理中形成的科技文件資料。5.1.3.5公司在會計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各樣憑據(jù)、帳簿和報(bào)表等會計(jì)文件資料和審計(jì)管理工作中形成的審計(jì)資料。公司在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的并擁有保留價(jià)值的各樣錄—1—音帶、錄像帶、照片、底片、光盤、計(jì)算機(jī)磁盤等。5.1.3.7公司在其余方面產(chǎn)生的有保留價(jià)值的實(shí)物等資料。5.1.3.8各分公司報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)估計(jì)、決算、法例性存案文件等。5.1.4歸檔文件資料要求及移交鋒續(xù)5.1.4.1歸檔的文件資料必然圓滿、系統(tǒng)、正確、有條不紊，各項(xiàng)署名手續(xù)齊備，保持文件之間的歷史聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。5.1.4.2歸檔的文件資料必然真切、正確、靠譜、反應(yīng)其全過程。5.1.4.3歸檔的文件資料必然經(jīng)過系統(tǒng)整理，構(gòu)成保留單位，標(biāo)出符合實(shí)質(zhì)內(nèi)容的名稱或標(biāo)題。作到分類科學(xué)，擺列系統(tǒng)，保管限時(shí)區(qū)分正確。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料一并歸檔保留。5.1.4.4歸檔的文件資料原版、原件,應(yīng)使用優(yōu)異一致的A4用紙，文件書寫和載體資料應(yīng)能長久保留(無圓珠筆、鉛筆筆跡)。5.1.4.5歸檔的模卷要做到裝訂堅(jiān)固，齊整雅觀，編目齊備完備，標(biāo)題書寫工整，封面齊整。5.1.4.6歸檔的聲像資料必然是原版、原件，沒有污染，未發(fā)生質(zhì)變和磨損，要經(jīng)過編寫整理，并要附文字說明。5.1.4.7會計(jì)檔案歸檔，原則上應(yīng)該保持原卷冊的封袋，個(gè)別需要折封從頭整理的，應(yīng)該會同財(cái)會部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任?！?—5.1.4.8向檔案室移交的死亡干部員工檔案，必然經(jīng)過分類整理，填有卷內(nèi)目錄，進(jìn)行技術(shù)加工，檔案裝具規(guī)格、質(zhì)量符合國家規(guī)定。5.1.4.9歸檔的文件資料，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)兩方應(yīng)在移交目錄上署名，各存一份。歸檔的文件資料如不符合上述要求，檔案室有官僚求相關(guān)人員進(jìn)行從頭整理和增補(bǔ)。5.1.5歸檔份數(shù)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各樣文件資料一般歸檔一式一份，重要的、利用屢次的和有專門需要的可視需要程度適合增添歸檔份數(shù)。5.1.5.2基本建設(shè)工程歸檔份數(shù)，依據(jù)國家建委頒發(fā)的《編制基本建設(shè)工程完工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》辦理。5.1.6歸檔時(shí)間5.1.6.1公司大型會講和專業(yè)會議中形成的文件資料，會議結(jié)束后十五日內(nèi)，由主辦部門整理組卷后歸檔。5.1.6.2在各項(xiàng)管理工作中形成的文件資料，在次年三月三十日從前，由各部門的兼職檔案人員按其業(yè)務(wù)范圍，將歸檔的文件資料整理立卷經(jīng)負(fù)責(zé)人判斷后歸檔。5.1.6.3在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門管理一年后移交檔案室。5.1.6.4各部門產(chǎn)生的聲像資料，照片在沖刷加工后一個(gè)月由—3—拍照者或包辦部門整理歸檔；錄音帶在完成一項(xiàng)工作后的一個(gè)星期內(nèi)，由包辦人員向檔案室歸檔，或隨其余載體檔案一同歸檔；錄像帶在每年的年初向檔案室歸檔上年度形成的錄像帶。5.1.4.5生產(chǎn)檢修原始記錄于次年六月三十天前歸檔。5.1.4.6公司工作人員因公出門(包含出國)觀光學(xué)習(xí)、觀察或參加會議，帶回的文件資料，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.2歸檔工作要求5.2.1科技成就判斷、基建工程查收必然保證檔案的圓滿性。文件資料不圓滿、不正確、不系統(tǒng)的，不可以經(jīng)過判斷、查收。新購重要設(shè)備儀器（含入口）到貨，相關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案部門檢查查收文件資料，并實(shí)時(shí)歸檔；檔案管理部門要對各部門文件資料的形成、累積、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)察。5.3檔案的分類管理5.3.1選擇對歸檔文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。依據(jù)公司公司和河南分公司要求，公司檔案依據(jù)《電力工業(yè)公司分類規(guī)則》進(jìn)行分類。檔案的分類5.3.2.1分類原則公司檔案分類是以公司所有檔案為對象，依據(jù)公司職能，結(jié)合公司檔案構(gòu)成的內(nèi)容特色，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與綜合開發(fā)利用。—4—5.3.2.2檔案的一級類目1）電力公司檔案分類設(shè)置十個(gè)一級類目(0-9)，即黨群工作、行政管理(1)、經(jīng)營管理(2)、生產(chǎn)技術(shù)管理(3)、財(cái)務(wù)審計(jì)(4)、人事勞資(5)、電力生產(chǎn)(6)、科學(xué)技術(shù)研究(7)、基本建設(shè)(8)、設(shè)備儀器(9)；2）公司本部參照電力工業(yè)公司檔案分類規(guī)則，并依據(jù)公司實(shí)質(zhì)工作特色，對電力公司檔案的一級類目作對應(yīng)的調(diào)整：黨群工作（0）、行政管理（1）、經(jīng)營管理（2）、工程質(zhì)量管理（3）、財(cái)務(wù)審計(jì)（4）、人事勞資（5）、基本建設(shè)（8）、設(shè)備儀器（9）。5.3.2.3二級及以下類目的分類方法1）黨群工作、行政管理、工程質(zhì)量管理、人事勞資和除掉會算帳務(wù)之外的財(cái)務(wù)管理等大類按問題兼?zhèn)浣M織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。2）財(cái)務(wù)管理類的會算帳務(wù)按文件的形式分類。3）科學(xué)技術(shù)研究類按專業(yè)性質(zhì)和課題分類。4）基本建設(shè)類按項(xiàng)目和專業(yè)性質(zhì)分類。6）設(shè)備儀器分類按專業(yè)、用途分類。5.3.2.4二級及以下類目地點(diǎn)1）公司本部檔案二級以下類目按《火電公司檔案分類表》設(shè)置。2）可聯(lián)合實(shí)質(zhì)狀況自行決定使用到哪一級類目，沒有實(shí)體檔案的類目可空號不用。5.3.2.5類目表記方法—5—1）檔案分類的類目要一致使用阿拉伯?dāng)?shù)字表記。2）檔案分類的類目最多四級，各級類目都用0-9表記。3）不一樣樣級類號之間直接聯(lián)接。5.3.2.6聲像等檔案的分類聲像、照片或其余非紙質(zhì)載體形式的檔案，不獨(dú)自設(shè)置一級大類，可采納與紙質(zhì)檔案分庫保留、一致分類編號的方法另行編目。5.3.2.7公司人事檔案的分類公司人事檔案的分類按中組部和勞感人事部相關(guān)要求執(zhí)行?？梢罁?jù)實(shí)質(zhì)狀況，確立其能否與其余檔案集中一致管理。5.3.2.8政券融資檔案證券融資方面的文件資料入財(cái)務(wù)審計(jì)類（分類號見附表一）。5.4檔案的編目與排架0-5大類依據(jù)文書檔案整理規(guī)定進(jìn)行編目，并按年度-保留限時(shí)-大類-模卷次序號排架。6～9大類和會計(jì)檔案、聲像檔案按電力部頒發(fā)的《電力工業(yè)公司檔案分類規(guī)則》的規(guī)定和要求進(jìn)行編目、排架。5.5編制檔案檢索工具編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和專題目錄；依據(jù)實(shí)質(zhì)狀況需要編制檢索工具，并進(jìn)行檔案著錄工作，著錄方法依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18—1999）—6—執(zhí)行。5.6檔案保留5.6.1檔案保留的基本要求：5.6.1.1接收檔案要仔細(xì)查收并辦理交接手續(xù)。5.6.1.2寄存檔案有專用柜，排架方法要科學(xué)和便于利用。5.6.1.3已經(jīng)歸檔的文件資料不得改正，底圖除外。改正后的底圖入庫要仔細(xì)檢查其改正、增補(bǔ)狀況，底圖寄存以平放為宜。5.6.1.4寄存膠片、照片、磁帶等需用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號次序擺列在膠片柜內(nèi)。膠片庫房設(shè)置在沒有有害氣體和物理性污染的地段。對有不一樣樣的保留要求的檔案資料要分庫保留。5.6.1.5要按期進(jìn)行庫藏檔案的清理、查對工作，做到賬、物符合。對損壞或載體變質(zhì)的檔案要實(shí)時(shí)進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、扔掉等注銷賬卡時(shí)，要查明原由并保留記錄。5.7檔案庫房的要求5.7.1基本要求5.7.1.1檔案庫房要指定有專人分管，沒關(guān)人員不得入內(nèi)。由檔案管理負(fù)責(zé)人監(jiān)察實(shí)行。5.7.1.2檔案庫房內(nèi)外，應(yīng)做到齊整、潔凈。檔案柜架擺列合理科學(xué)，便于查找利用。5.7.1.3走廊、通道不得堆放雜物，使之暢達(dá)無阻。5.7.1.4檔案管理人員辦公室、檔案閱文室、檔案庫房應(yīng)分開。—7—檔案庫房要遠(yuǎn)離污染源，防備電磁、射線和有害氣體(臭氧、氧化硫、硫化氫、氯等)物理與化學(xué)污染源的浸害。按期對各樣載體檔案進(jìn)行清理查對，做到帳、物、卡符合，存毀有據(jù)。錄音帶、錄像帶每隔半年倒帶一次，計(jì)算機(jī)磁盤每隔半年上機(jī)檢查一次。5.7.1.8發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或異樣現(xiàn)象，要實(shí)時(shí)查明原由，想法采納挽救舉措。5.7.2溫、濕度控制5.7.2.1檔案庫房應(yīng)依據(jù)檔案載體、保留特色，控制好溫、濕度。必需時(shí)安裝空調(diào)、去濕機(jī)、增濕器等設(shè)備。對庫房的溫濕度做按期的丈量記錄，對不適應(yīng)檔案載體保留的溫濕度要實(shí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整。5.7.2.2檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14～24℃，相對濕度控制在45～60％。5.7.2.3照片檔案存貯的溫、濕度要符合《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11812-2002）中的相關(guān)規(guī)定。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持必然距離(柜背與墻不小于10cm)成行地垂直于有窗的墻面陳設(shè)，便于通風(fēng)降溫。5.7.2.5新建庫房完工后，應(yīng)經(jīng)六至十二個(gè)月干燥，才能將檔案移入。庫房的防蟲、防霉、防鼠—8—5.7.3.1檔案柜內(nèi)要投放有效防蟲、防霉變的藥物，要按期檢查，發(fā)現(xiàn)問題實(shí)時(shí)辦理。禁止使用無效和過期的藥物。5.7.3.2高平易雨季要增強(qiáng)溫濕度的控制，防備檔案發(fā)霉。5.7.3.3庫房內(nèi)禁止寄存食品等其余沒關(guān)雜品。5.7.3.4要按期松動(dòng)檔案，使模卷之間透氣，不可以擠得過緊。5.7.3.5檔案入庫時(shí)，要經(jīng)過檢查消毒，確無塵埃、無蟲害、無霉變后方可入庫。5.7.3.6庫房要配置防鼠設(shè)備，施放鼠藥或器材，做好防鼠滅鼠工作。庫房除塵5.7.4.1檔案庫房應(yīng)裝備除塵器，門、窗(雙層)必然嚴(yán)實(shí)，防止風(fēng)沙塵埃進(jìn)入，并要按期除塵、打掃。5.7.4.2庫房的墻壁、地面要圓滑，使之不起塵、不掛灰。庫房的防光與照明5.7.5.1庫房要控制照明，宜采納白熾燈做照明光源。5.7.5.2庫房不宜采納自然光源，防備陽光直射。5.7.5.3擁有空調(diào)設(shè)備的庫房可不留窗，一般庫房少留窗，窗要窄小，窗簾采納外淡內(nèi)暗的雙層面料簾布，要保持庫房黯淡。庫房的防火與防盜5.7.6.1檔案庫房門窗必然堅(jiān)固、牢靠，必需時(shí)鑲嵌鐵皮、鐵欄、保險(xiǎn)鎖和警報(bào)器等。5.7.6.2庫房內(nèi)禁止抽煙、動(dòng)用明火，禁止寄存易燃易爆物件?！?—5.8圖紙的改正和增補(bǔ)改正范圍凡因設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)、檢修等原由惹起與實(shí)物不符合的圖紙均應(yīng)實(shí)時(shí)改正，使圖紙和實(shí)物保持一致。改正原則圖紙改正不得降低原產(chǎn)品、工程項(xiàng)目的質(zhì)量，亦禁止違犯有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。改正程序及要求5.8.3.1已歸檔圖紙的改正必然經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)負(fù)責(zé)人設(shè)計(jì)者審批，由技術(shù)設(shè)計(jì)部門指定專業(yè)人員憑領(lǐng)導(dǎo)簽批的改正通知單進(jìn)行，其余人不得私自改正。5.8.3.2需要按期改正的圖紙(如辦公區(qū)平面圖)，應(yīng)由相關(guān)部門每隔一段時(shí)間(相隔時(shí)間由公司依據(jù)實(shí)質(zhì)狀況確立)將原底圖復(fù)查一次，如有改動(dòng)實(shí)時(shí)改正。5.8.3.3圖紙改正完成后，要將改正通知單與改正好的宏圖、底圖同時(shí)歸檔。改正方法5.8.4.1圖紙改正一般采納杠改、刮改和改換新圖三種方法。改正時(shí)必然用畫圖墨水或碳素墨水。5.8.4.2改正內(nèi)容較小時(shí)，可直接在圖面“杠改”、“刮改”，改正人應(yīng)在改正處注明“改正標(biāo)志”及在備考表中說明，并簽訂自己姓名和改正時(shí)間。改正宏圖時(shí)必然同時(shí)改正底圖?！?0—5.8.4.3改正內(nèi)容好多、影響原圖使用時(shí)，應(yīng)另出新圖取代，本來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，而且注明所取代的原圖圖號和在備考表中說明；作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號，依據(jù)需要另行保留。5.8.4.4整個(gè)保留單位內(nèi)圖紙作廢并由新圖取代時(shí)，新圖應(yīng)重新編制保留單位取代原保留單位，而且在備考表中注明原保留單位編號。原保留單位加蓋“作廢”章并注明新保留單位的編號后，依據(jù)需要另行保留。5.8.4.5檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查改正后歸檔的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定改正的或改正模糊不清的，或只改正宏圖未改正底圖者，要責(zé)成相關(guān)人員限時(shí)改正。5.9檔案的判斷銷毀制度檔案的保留限時(shí)依據(jù)國家檔案局及公司公司相關(guān)規(guī)定，編制《河南電力檢修工程有限公司檔案保留限時(shí)表》。檔案保留限時(shí)分為永遠(yuǎn)、長久（16～50年）和短期（15年以下）三種。5.9.1.1對公司有長久利用價(jià)值的檔案應(yīng)永遠(yuǎn)保留。對公司在一準(zhǔn)時(shí)期內(nèi)有益用價(jià)值的檔案分別為長久和短期保留。5.9.1.3凡是介于兩種保留限時(shí)之間的檔案，其保留限時(shí)一律從長。檔案判斷—11—5.9.2.1保留限時(shí)的平常區(qū)分工作由檔案室負(fù)責(zé)，對新入庫的檔案應(yīng)正確區(qū)分保留限時(shí)。5.9.2.2庫存檔案的按期判斷由公司檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)(專業(yè)技術(shù))人員和檔案管理人員構(gòu)成的判斷小組進(jìn)行，判斷間隔時(shí)間依據(jù)實(shí)質(zhì)需要確立。5.9.2.3判斷小組依據(jù)《河南電力檢修工程有限公司檔案保留限時(shí)表》對已到保留限時(shí)的檔案進(jìn)行直接判斷，寫出判斷報(bào)告。要逐卷逐件審察，判斷其保留限時(shí)，一個(gè)保留單位中部分文件已失掉保留價(jià)值需抽出，應(yīng)在備考表中注明判斷建議，由判斷小組負(fù)責(zé)人署名，并注明判斷日期。5.9.2.4檔案經(jīng)過判斷，要求達(dá)到劃定保留限時(shí)正確，模卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定；發(fā)現(xiàn)檔案不正確、不圓滿，要實(shí)時(shí)責(zé)成相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)改正、增補(bǔ)。5.9.2.5超出保留限時(shí)的會計(jì)檔案，對此中未了卻的債權(quán)債務(wù)的原始憑據(jù)，波及對外事務(wù)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓進(jìn)出憑據(jù)；精簡下放、退休、離職、公私傷亡、員工調(diào)資名冊；未完成建設(shè)項(xiàng)目的會計(jì)檔案，均應(yīng)抽出另行立卷，增補(bǔ)到相關(guān)檔案內(nèi)排架保留。檔案銷毀5.9.3.1銷毀檔案必然嚴(yán)格、嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎，對經(jīng)判斷確無保留價(jià)值的檔案資料，進(jìn)行造冊登記，并寫出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后銷毀。要銷毀的會計(jì)檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審察，報(bào)上司主管機(jī)關(guān)同意后銷毀?！?2—5.9.3.2銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，必然要到指定的地點(diǎn)銷毀。為防備檔案的扔掉和泄密，銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人監(jiān)銷；銷毀會計(jì)檔案時(shí)，必然有主管部門派員參加監(jiān)銷；監(jiān)銷人員對銷毀的檔案必然仔細(xì)盤點(diǎn)、查對，嚴(yán)格執(zhí)行職責(zé)，銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀清冊上署名，銷毀報(bào)告和銷毀清冊要?dú)w檔保留。5.10檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)工作內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)主要指檔案管理基本狀況統(tǒng)計(jì)、檔案的數(shù)目統(tǒng)計(jì)、檔案供給利用及利用見效的統(tǒng)計(jì)等，內(nèi)容包含：機(jī)構(gòu)設(shè)備、人員狀況、設(shè)備工具、室(館)藏成分、數(shù)目、整理、判斷、銷毀、保管，利用見效等。統(tǒng)計(jì)要求國家檔案局制定的統(tǒng)計(jì)年報(bào)和上司主管部門制定的專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，都應(yīng)依據(jù)規(guī)定格式、項(xiàng)目、內(nèi)容和要求進(jìn)行填報(bào)。檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)仔細(xì)做好平常的統(tǒng)計(jì)臺賬和基礎(chǔ)原始登記工作，如模卷目錄、全引目錄、全宗登記；各樣檔案的收進(jìn)、移出登記；檔案借閱、信息反應(yīng)、利用見效、判斷、銷毀、五率(年度檔案歸檔率、年度檔案圓滿率、年度檔案正確率、年度檔案查全率、年度檔案查準(zhǔn)率)計(jì)算等登記。5.10.2.3檔案統(tǒng)計(jì)工作必然使用一致的計(jì)量單位，一致格式、一致的項(xiàng)目、一致的方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必然增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行—13—此項(xiàng)工作，并恪守保密規(guī)定。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字必然真切正確。嚴(yán)防虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)。每年度檔案的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作必然于次年的三月三十日前結(jié)束，并按規(guī)定上報(bào)。5.11檔案供給利用制度公司本部員工借閱檔案要求本部員工借閱、查閱與工作相關(guān)的檔案，應(yīng)出示證件辦理必需的手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在閱文室進(jìn)行，如需摘抄應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)過檔案管理負(fù)責(zé)人同意。查借閱檔案必然進(jìn)行登記。凡解決的重要問題或取得較大經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的案例，應(yīng)實(shí)時(shí)反應(yīng)檔案部門。查閱涉密檔案應(yīng)辦理必需的手續(xù)，“神秘”檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，“機(jī)密”檔案由主管檔案工作的分公司領(lǐng)導(dǎo)同意，“絕密”檔案由公司總經(jīng)理同意。檔案需復(fù)制時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行。禁止復(fù)制與自己所查內(nèi)容沒關(guān)的檔案。檔案借出一般不得超出七天，如遇特別狀況，應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人同意。5.11.1.7借出、送還檔案都應(yīng)嚴(yán)格盤點(diǎn)，執(zhí)行簽證手續(xù)。借查人應(yīng)穩(wěn)定保留、愛惜檔案，不得改正、勾勒、—14—加注、翻開、損壞、不得轉(zhuǎn)借別人。5.11.1.9因公出門需帶檔案時(shí)，一般檔案可帶復(fù)印件或副本，涉密檔案應(yīng)經(jīng)過保密渠道傳達(dá)。凡屬以下狀況之一者，應(yīng)立刻將檔案送還檔案工作機(jī)構(gòu)。5.11.2.1因工作調(diào)換、退(離)職者等。5.11.2.2因事出門、告假超出七天者。5.11.2.3檔案工作機(jī)構(gòu)因工作需要須回收時(shí)。公司本部之外單位借閱檔案要求5.11.3.1所屬單位員工必然持單位正式介紹信，經(jīng)主管檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)同意，填寫“借查登記單”后，方可在閱文室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。公司之外個(gè)人或單位經(jīng)過手續(xù)需復(fù)制一般檔案時(shí)，應(yīng)按規(guī)定執(zhí)行同意手續(xù)并收取必然開銷。檔案借查扔掉或損壞辦理凡借出檔案發(fā)生扔掉或損壞時(shí)，應(yīng)立刻報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人或檔案管理人員，采納填補(bǔ)舉措，對所產(chǎn)生的結(jié)果借查人員負(fù)所有責(zé)任，并按《檔案法》等相關(guān)規(guī)定辦理。檔案信息開發(fā)檔案工作機(jī)構(gòu)對室藏檔案必然編制必需的檢索工具，如模卷目錄、全引目錄、科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄、聲像檔案目錄、專題目錄、文號索引、全宗介紹等?！?5—5.11.5.2依據(jù)工作性質(zhì)和需要，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、各樣代表大會狀況匯編、基建工程簡介、工程質(zhì)量管理等有參照價(jià)值的編研成就。要增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化工作，逐漸應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)為主，包含先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)備和辦公自動(dòng)化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化，提升積蓄和檢索檔案信息的能力和手段。5.12檔案的移交部門取消或歸并時(shí)必然將本部門的所有檔案進(jìn)行仔細(xì)整理，穩(wěn)定保留，不得分別，并按以下方法進(jìn)行辦理：各樣暫時(shí)機(jī)構(gòu)撤掉時(shí)，其檔案應(yīng)向相關(guān)的主管單位移交。5.13檔案的保密制度檔案的保密范圍凡波及國家安全和利益，在一準(zhǔn)時(shí)間內(nèi)只好讓必然范圍內(nèi)的人員熟習(xí)的文件資