辦公室S培訓(xùn)教材 4

辦公室5S培訓(xùn)天津娃哈哈食品有限公司1培訓(xùn)內(nèi)容文件管理5S是什么如何做好5S2第一部分文件管理3文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對(duì)規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求4文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要控制版本。5文件管理文件分類重要度保存期限來(lái)源版本緩急6文件管理管理技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負(fù)責(zé)索引專門化7文件管理簽字以舊換新文件收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)8第二部分5S是什么95S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。使工作環(huán)境變得無(wú)灰塵、干凈整潔。保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。108S（服務(wù)）7S（節(jié)約）6S（安全）5S（修養(yǎng)）4S（清掃、清潔）2S（整理、整頓）演變5S是什么么115S是一種種管理需要全員的的積極參與與和長(zhǎng)時(shí)間間的堅(jiān)持不不懈每日?qǐng)?jiān)持5S管理，，一點(diǎn)一滴滴持續(xù)的改改善5S是什么么5S不是知知識(shí)，也不不是技術(shù)，，而是應(yīng)該該做的事情情！12整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實(shí)顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內(nèi)成為學(xué)習(xí)榜樣企業(yè)形象5S是什么么13可以及時(shí)拿拿到需要的的東西隨時(shí)確認(rèn)自自己的工作作是否按計(jì)計(jì)劃執(zhí)行保證工作順順利進(jìn)展整理干凈不不是最終的的目的，而而是避免浪浪費(fèi)，提高高工作效率率5S是什么么14第三部分如何做好5S15整理含義將需要的和不需要的物品明確分開(kāi)，并處理不需要的物品。目的騰出空間防止誤用165S差差！5S好！！現(xiàn)場(chǎng)檢查17要領(lǐng)馬上要用的的暫時(shí)不用的的長(zhǎng)期不用的的要區(qū)分對(duì)待待!18要領(lǐng)領(lǐng)將需需要要的的物物品品的的數(shù)數(shù)量量降到到最最低低程程度度例如如：：減少少文具具使用用數(shù)數(shù)量量減少少文件件保存存數(shù)數(shù)量量減少少電話話使用用時(shí)時(shí)間間縮短短會(huì)議議時(shí)間間19要領(lǐng)領(lǐng)對(duì)可有有可可無(wú)無(wú)的的物品品，應(yīng)應(yīng)堅(jiān)決決處處理理掉，，決不不手手軟軟!20要領(lǐng)領(lǐng)為何何會(huì)會(huì)有有這這么么多多廢廢品品？？分析析檢查查改善善21問(wèn)題題點(diǎn)點(diǎn)在在哪哪里里？？提問(wèn)問(wèn)1、、圖圖片片中中存存在在什什么么問(wèn)問(wèn)題題？？3、、會(huì)會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生生什什么么樣樣的的影影響響？？4、、我我們們應(yīng)應(yīng)該該怎怎樣樣做做？？2、、為為什什么么會(huì)會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生生這這樣樣的的問(wèn)問(wèn)題題？？22整頓頓含義義將需要要的的物品品，，擺放放成誰(shuí)誰(shuí)都都清楚楚并便于于使使用用的狀狀態(tài)態(tài)。━即尋找找時(shí)間間為零零目的工作場(chǎng)場(chǎng)所一一目了了然消除找找尋物物品的的時(shí)間間井井有有條的的工作作秩序序23確定物物品放放置場(chǎng)場(chǎng)所24物品分分類擺擺放25進(jìn)行標(biāo)標(biāo)識(shí)26定位位、標(biāo)標(biāo)識(shí)識(shí)方法*連接接線標(biāo)標(biāo)識(shí)影繪表表示（（形跡跡管理理）27改善內(nèi)內(nèi)容對(duì)文件件柜做做整體體定置置線，，且制制定文文件借借閱一一覽表表以防防文件件的丟丟失28改善后后1）用用定定置線線管制制，文文件被被拿走走后定定置線線殘缺缺一目目了然然；2）用用文文件借借用一一覽表表來(lái)控控制，，文件件處于于完全全受控控狀態(tài)態(tài)，文文件丟丟失現(xiàn)現(xiàn)象為為0；；改善后后圖片片29效果評(píng)評(píng)估因文件件失控控而導(dǎo)導(dǎo)致的的異常?，F(xiàn)象象為0，提提升了了工作作效率率305S及及目視視管理理事例例介紹紹行動(dòng)指指針：：求求新??！求快快！求求變??！31問(wèn)題點(diǎn)點(diǎn)怎么辦辦？32問(wèn)題點(diǎn)點(diǎn)怎么辦辦？33？如何整整頓你你的文文件柜柜提問(wèn)34[管理理責(zé)任任者]管理此此架責(zé)責(zé)任者者姓名名[架子子表示示標(biāo)簽簽]表示架架子種種類的的標(biāo)簽簽[柜子子內(nèi)表表示標(biāo)標(biāo)簽]用此標(biāo)標(biāo)簽表表示下下段的內(nèi)容容文件柜柜如何何整頓頓？35要領(lǐng)徹底整整理，，只留下下需要要的物物品36合理利用用空間，，100%定位位放置要領(lǐng)根據(jù)種類、空空間、區(qū)區(qū)域、防防護(hù)規(guī)定擺放放方法37要領(lǐng)利用各種種顏色、、數(shù)據(jù)等等進(jìn)行標(biāo)標(biāo)識(shí)3839問(wèn)題點(diǎn)點(diǎn)在在哪里里？40清掃含義經(jīng)常清掃掃保持清清潔，將將各個(gè)個(gè)角落的的臟物清清理掉目的保持良好好的工作作情緒穩(wěn)定品質(zhì)質(zhì)達(dá)到零故故障、零零損耗41如何清掃掃？①看不見(jiàn)見(jiàn)的地方方，也要要徹底打打掃干凈凈。②經(jīng)常打打掃，使使環(huán)境盡盡量不產(chǎn)產(chǎn)生灰塵塵、污穢穢。42徹底清掃掃電源插座座電腦側(cè)面面主機(jī)座43要領(lǐng)自己動(dòng)手手，不依依賴外人人(所有部部門、人人員都一一起執(zhí)行行)44清掃責(zé)責(zé)任任分區(qū)區(qū)A1區(qū)區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū)(李)A2區(qū)(胡)E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)45清潔含義將整理、、整頓、、清掃進(jìn)進(jìn)行到底底，并并且標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化、、制度化化。目的成功慣例例和制度度是標(biāo)準(zhǔn)化化的基礎(chǔ)礎(chǔ)企業(yè)文化化開(kāi)始形形成46整潔的辦辦公桌如何保持持？47連續(xù)不斷斷的進(jìn)行行整理、整整頓、清掃活動(dòng)要領(lǐng)48花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見(jiàn)為為凈的態(tài)態(tài)度要領(lǐng)49要領(lǐng)每天保持持5S評(píng)評(píng)價(jià)的心心情，不不斷改善善辦公5S50素養(yǎng)含義對(duì)于規(guī)定定了的事事情，大大家都按按要求去去執(zhí)行，，并養(yǎng)成成一種習(xí)習(xí)慣。目的讓員工遵守守規(guī)章制度度培養(yǎng)良好素素質(zhì)習(xí)慣的的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精精神51問(wèn)候、禮禮貌語(yǔ)語(yǔ)您好!早上好!下午好!大家好!語(yǔ)言52著裝53離位時(shí)要點(diǎn)：1.2.3.4.54☆持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化☆嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責(zé)任感感、改變意識(shí)識(shí)☆充滿熱情的開(kāi)始每一一天的工作要領(lǐng)55要主動(dòng)整理理、整頓傳傳真？傳真是客戶戶傳遞過(guò)來(lái)來(lái)的信息，，對(duì)公司和和我們的工工作都是非非常重要的的。不管是不是是發(fā)給我的的傳真，我我都應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真對(duì)待。。主動(dòng)把我認(rèn)認(rèn)識(shí)的人的的傳真送過(guò)過(guò)去，以便便同事可以以及時(shí)得到到客戶的寶寶貴信息。。56打印前，我我們應(yīng)該做做什么？確認(rèn)打印機(jī)機(jī)是否正常常工作。①小故障請(qǐng)按按照提示排排除。②無(wú)法解決時(shí)時(shí)，請(qǐng)及時(shí)時(shí)與管理員員聯(lián)系。確認(rèn)打印紙紙。①及時(shí)更換所所需的紙型型，以免產(chǎn)產(chǎn)生作廢文文件。②發(fā)現(xiàn)作廢的的包裝時(shí)，，請(qǐng)及時(shí)丟丟到紙簍內(nèi)內(nèi)。③發(fā)現(xiàn)紙張快快用完時(shí)，，請(qǐng)及時(shí)領(lǐng)領(lǐng)取。57如何維持整理整頓清掃辦公室室中小組討論58辦公室5S活動(dòng)早上5S1、檢查你你的著裝狀況和清潔度2、檢查是是否有物品品掉在地上上，將掉在地上上的物品都都撿起來(lái)3、整理和和徹底清潔桌面4、檢查存存放文件的的位置，將將文件放回他他們應(yīng)該放放置的地地方方5、、扔掉掉不不需需要要的的物物品品，包包括括抽抽屜屜內(nèi)內(nèi)的的私私人人物物品品6、、檢查查文文件件柜柜、、書書架架等，，將將放放得得不不恰恰當(dāng)當(dāng)?shù)牡奈镂锲菲犯母恼^(guò)過(guò)來(lái)來(lái)59辦公公室室5S活活動(dòng)動(dòng)下班班前前5S1、、實(shí)實(shí)施施早上上5S活活動(dòng)動(dòng)的的所所有有內(nèi)內(nèi)容容2、、用用抹抹布布擦干干凈凈電電腦腦、、傳傳真真機(jī)機(jī)及及其其他他辦辦公公設(shè)設(shè)備備3、、固定定可能能脫脫落落的的標(biāo)簽簽4、、清潔潔地地面面5、、傾倒倒垃圾圾簍簍內(nèi)內(nèi)的的垃圾圾6、、檢查查電電源源開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)、、門門窗窗、、空空調(diào)調(diào)等是是否否已已關(guān)關(guān)上上。。60文件件的的5S整理理把文文件件區(qū)區(qū)分分為為必必要要(有有效效)和和不不要要(過(guò)過(guò)期期無(wú)無(wú)效效)的的無(wú)效效和和不不需需要要的的文文件件及及時(shí)時(shí)回回收收或或銷銷毀毀整頓頓清掃掃清潔潔素養(yǎng)養(yǎng)將文文件件分分門門別別類類保保存存制作作目目錄錄索索引引，，便便于于查查找找防潮潮、、防防塵塵、、防防蟲蟲定期期修修補(bǔ)補(bǔ)維維護(hù)護(hù)專人人管管理理、、責(zé)任任分分明明文件件管管理理制制度度、、程程序序使用用完完后后及及時(shí)時(shí)歸歸位位愛(ài)護(hù)護(hù)文文件件，，節(jié)節(jié)省省用用紙紙按規(guī)規(guī)定定要要求求制制定定發(fā)發(fā)行行文文件件資資料料61小測(cè)測(cè)試試整理理是把把________物物品品與與________物物品品區(qū)區(qū)分分開(kāi)開(kāi)來(lái)來(lái)，，并并處處理理________物物品品。。整頓是將______物物品，，擺放放成__________的的狀態(tài)態(tài)。━━即尋尋找時(shí)時(shí)間為為零。。清掃是經(jīng)常常____保持持____，將將_________清清理掉掉。清潔是將__________________進(jìn)行行到底底，并并且標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化化、制制度化化。素養(yǎng)是對(duì)于于規(guī)定定了的的事情情，大大家都都按______去去執(zhí)行行，并并養(yǎng)成成一種種______。62整理整頓清掃清潔素養(yǎng)總結(jié)635S效果果看的見(jiàn)見(jiàn)，持之之以恒是是關(guān)鍵??！謝謝謝649、靜夜夜四無(wú)無(wú)鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。04:30:0104:30:0104:3012/29/20224:30:01AM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見(jiàn)見(jiàn)頻頻。。。。12月月-2204:30:0104:30Dec-2229-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。04:30:0204:30:0204:30Thursday,December29,202213、乍見(jiàn)見(jiàn)翻疑疑夢(mèng)，，相悲悲各問(wèn)問(wèn)年。。。12月月-2212月月-2204:30:0204:30:02December29,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國(guó)見(jiàn)見(jiàn)青山。。。29十十二月20224:30:02上午午04:30:0212月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月224:30上上午午12月月-2204:30December29,202216、行動(dòng)動(dòng)出成成果，，工作作出財(cái)財(cái)富。。。2022/12/294:30:0204:30:0229December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時(shí)時(shí)，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點(diǎn)的的射線向前前。。4:30:02上上午4:30上上午04:30:0212月-229、沒(méi)沒(méi)有有失失敗敗，，只只有有暫暫時(shí)時(shí)停停止止成成功功??！。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。04:30:0204:30:0204:3012/29/20224:30:02AM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小努力力的積積累。。。12月月-2204:30:0204:30Dec-2229-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對(duì)對(duì)圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無(wú)無(wú)限限完完美美。。。。04:30:0204:30:0204:30Thursday,December29,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2204:30:0204:30:02December29,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20224:30:02上上午04:30:0212月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月224:30上上午12月-2204:30December29,202216、少年十五五二十時(shí)，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/294:30:0204:30:0229December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天氣氣晚晚來(lái)來(lái)秋秋。。。。4:30:02上上午午4:30上上午午04:30:0212月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)風(fēng)，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月月-2212月月-22Thursday,December29,202210、閱讀一切切好書如同同和過(guò)去最最杰出的人人談話。04:30:0204:30:0204:3012/29/20224:30:02AM11、越是是沒(méi)有有本領(lǐng)領(lǐng)的就就越加加自命命不凡凡。12月月-2204:30:0204:30Dec-2229-Dec-2212、越是無(wú)無(wú)能的人人，越喜喜歡挑剔剔別人