如何出色的完成工作課件

第四講

如何完成您的工作

第四講如何完成您的工作1一、接受命令的三個(gè)步驟步驟1主管呼叫您的名字時(shí)

步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)步驟3理解命令的內(nèi)容和含義一、接受命令的三個(gè)步驟步驟1主管呼叫您的名字時(shí)2步驟1主管呼叫您的名字時(shí)

注意點(diǎn)1用有朝氣的聲音立刻回答。注意點(diǎn)2不要悶聲不響地走向主管。注意點(diǎn)3不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。注意點(diǎn)4帶著您的記事本，以便隨時(shí)記下主管的指示。步驟1主管呼叫您的名字時(shí)注意點(diǎn)1用有朝氣的聲音立刻回答3步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)1具有核對(duì)的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點(diǎn)，以核對(duì)您聽到的和主管有無差距。2日后工作進(jìn)行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。3可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)1具有核對(duì)的功能，當(dāng)主管指示4步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點(diǎn)1不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫——確認(rèn)。注意點(diǎn)2盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫——檢驗(yàn)理解。注意點(diǎn)3要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點(diǎn)1不清楚的地方，詢問清楚5科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項(xiàng)后的狀態(tài)

WHEN——指全部工作完成的時(shí)間及各步驟完成的時(shí)間

WHERE——泛指各項(xiàng)活動(dòng)發(fā)生的場所

WHO——指與命令有關(guān)聯(lián)的對(duì)象

WHY——指理由、目的、根據(jù)

WHICH——根據(jù)前面5個(gè)W，做出各種備選方案

HOW——指方法、手段，也就是如何做

HOWMANY——指需要多大、多少，以計(jì)量的方式讓事情更具體化

HOWMUCH——指預(yù)算、費(fèi)用

科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述6解決問題的九個(gè)步驟

期望目標(biāo)

實(shí)際情況

差距

所謂“問題”是指“期望目標(biāo)”與“實(shí)際情況”間的差距

解決問題的九個(gè)步驟期望目標(biāo)實(shí)際情況差距所謂“問題”是7步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。問題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。

步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須8步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。

掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）

步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。掌握到問題的真正所在后，9因果圖使用步驟

1：集合有關(guān)人員。2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備2~3支色筆。3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評(píng)或質(zhì)問。4：時(shí)間大約1小時(shí)，搜集20~30個(gè)原因則可結(jié)束。5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。6：與步驟5一樣，針對(duì)已圈上一個(gè)紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。因果圖使用步驟1：集合有關(guān)人員。10范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖

機(jī)械人力客戶不滿其他方法材料電話信息未經(jīng)處理

非專業(yè)管理

報(bào)告不令人滿意

未回電話

故障頻繁

塞紙

復(fù)印質(zhì)量

供應(yīng)不足

延期交貨

定貨問題

帳單錯(cuò)誤

發(fā)票問題

信用延誤

電話服務(wù)問題交貨太慢

沒有修理

范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖機(jī)械人力客戶不滿其他方法11步驟3——列舉可作選擇的解決辦法

☆在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法?！钜环N有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風(fēng)暴法）（BrainStorming）。步驟3——列舉可作選擇的解決辦法☆在了解了問題的原因及搜12“腦力激蕩”法四原則

（1）與會(huì)者有意識(shí)注意的應(yīng)是大量的觀點(diǎn)，而不是觀點(diǎn)的質(zhì)量

（2）不能批評(píng)別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn)

（3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因?yàn)樗鼈円欢軌蛲茖?dǎo)出好的觀點(diǎn)

（4）不要過分強(qiáng)調(diào)個(gè)人的成績，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻(xiàn)，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意

“腦力激蕩”法四原則13解決問題的九個(gè)步驟（續(xù)）步驟4——比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。步驟5——選出最佳解決問題的辦法。步驟6——計(jì)劃如何實(shí)行。步驟7——付諸行動(dòng)。步驟8——評(píng)估整個(gè)解決問題的過程。步驟9——下一步。解決問題的九個(gè)步驟（續(xù)）步驟4——比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。14總結(jié)：解決問題的九個(gè)步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可作選擇的解決辦法比較各備選辦法的優(yōu)劣選出最佳解決問題的辦法計(jì)劃如何實(shí)行付諸行動(dòng)評(píng)估整個(gè)解決問題的過程下一步總結(jié)：解決問題的九個(gè)步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可15企業(yè)新人工作的基本守則

守則1永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好。守則2懂得提升工作效果和效率的方法。守則3一定在指定的期限完成工作。守則4工作時(shí)間，集中精神，專心工作。守則5任何工作都要用心去做。守則6要有防止錯(cuò)誤的警惕心。守則7做好整理整頓。守則8秉持工作的改善意識(shí)。守則9養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣。企業(yè)新人工作的基本守則守則1永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得16第四講

如何完成您的工作

第四講如何完成您的工作17一、接受命令的三個(gè)步驟步驟1主管呼叫您的名字時(shí)

步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)步驟3理解命令的內(nèi)容和含義一、接受命令的三個(gè)步驟步驟1主管呼叫您的名字時(shí)18步驟1主管呼叫您的名字時(shí)

注意點(diǎn)1用有朝氣的聲音立刻回答。注意點(diǎn)2不要悶聲不響地走向主管。注意點(diǎn)3不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。注意點(diǎn)4帶著您的記事本，以便隨時(shí)記下主管的指示。步驟1主管呼叫您的名字時(shí)注意點(diǎn)1用有朝氣的聲音立刻回答19步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)1具有核對(duì)的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點(diǎn)，以核對(duì)您聽到的和主管有無差距。2日后工作進(jìn)行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。3可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。步驟2記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn)1具有核對(duì)的功能，當(dāng)主管指示20步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點(diǎn)1不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫——確認(rèn)。注意點(diǎn)2盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫——檢驗(yàn)理解。注意點(diǎn)3要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。步驟3理解命令的內(nèi)容和含義注意點(diǎn)1不清楚的地方，詢問清楚21科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項(xiàng)后的狀態(tài)

WHEN——指全部工作完成的時(shí)間及各步驟完成的時(shí)間

WHERE——泛指各項(xiàng)活動(dòng)發(fā)生的場所

WHO——指與命令有關(guān)聯(lián)的對(duì)象

WHY——指理由、目的、根據(jù)

WHICH——根據(jù)前面5個(gè)W，做出各種備選方案

HOW——指方法、手段，也就是如何做

HOWMANY——指需要多大、多少，以計(jì)量的方式讓事情更具體化

HOWMUCH——指預(yù)算、費(fèi)用

科學(xué)的記錄方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述22解決問題的九個(gè)步驟

期望目標(biāo)

實(shí)際情況

差距

所謂“問題”是指“期望目標(biāo)”與“實(shí)際情況”間的差距

解決問題的九個(gè)步驟期望目標(biāo)實(shí)際情況差距所謂“問題”是23步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。問題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。

步驟1——界定問題。首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須24步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。

掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）

步驟2——分析問題并搜集有關(guān)資料。掌握到問題的真正所在后，25因果圖使用步驟

1：集合有關(guān)人員。2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備2~3支色筆。3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評(píng)或質(zhì)問。4：時(shí)間大約1小時(shí)，搜集20~30個(gè)原因則可結(jié)束。5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。6：與步驟5一樣，針對(duì)已圈上一個(gè)紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。因果圖使用步驟1：集合有關(guān)人員。26范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖

機(jī)械人力客戶不滿其他方法材料電話信息未經(jīng)處理

非專業(yè)管理

報(bào)告不令人滿意

未回電話

故障頻繁

塞紙

復(fù)印質(zhì)量

供應(yīng)不足

延期交貨

定貨問題

帳單錯(cuò)誤

發(fā)票問題

信用延誤

電話服務(wù)問題交貨太慢

沒有修理

范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖機(jī)械人力客戶不滿其他方法27步驟3——列舉可作選擇的解決辦法

☆在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法?！钜环N有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風(fēng)暴法）（BrainStorming）。步驟3——列舉可作選擇的解決辦法☆在了解了問題的原因及搜28“腦力激蕩”法四原則

（1）與會(huì)者有意識(shí)注意的應(yīng)是大量的觀點(diǎn)，而不是觀點(diǎn)的質(zhì)量

（2）不能批評(píng)別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn)

（3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因?yàn)樗鼈円欢軌蛲茖?dǎo)出好的觀點(diǎn)

（4）不要過分強(qiáng)調(diào)個(gè)人的成績，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻(xiàn)，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意

“腦力激蕩”法四原則29解決問題的九個(gè)步驟（續(xù)）步驟4——比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。步驟5——選出最佳解決問題的辦法。步驟6——計(jì)劃如何實(shí)行。步驟7——付諸行動(dòng)。步驟8——評(píng)估整個(gè)解決問題的過程。步驟9——下一步。解決問題的九個(gè)步驟（續(xù)）步驟4——比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。30總結(jié)：解決問題的九個(gè)步驟界定問題分析問題并搜集有關(guān)資料列舉可作選擇的解決辦法比較各備選辦法的優(yōu)劣選出最佳解決問題的辦法計(jì)劃如何實(shí)行付諸行動(dòng)評(píng)估整個(gè)解決問題的過程下一步總結(jié)：解決問題的九個(gè)