公文主題詞使用方法

中辦秘書局《公文主題詞表》使用方法根據(jù)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（GB3860—83）和《文獻(xiàn)工作一文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞的方法》（IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點(diǎn)，對(duì)本詞表的使用方法介紹如下：一、標(biāo)引細(xì)則（一）要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。（二）選用的詞，一般應(yīng)是本詞表的正式主題詞，其書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。（三）選詞時(shí)，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的專指性較強(qiáng)的主題詞。（四）當(dāng)沒有專指性較強(qiáng)的主題詞時(shí)，應(yīng)選用與主題概念關(guān)系較密切的正式主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：1、應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系。2、當(dāng)詞表中沒有合適的主題詞進(jìn)行概念組配時(shí)，可進(jìn)行字面組配。3、組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準(zhǔn)確。（五）若詞表中無合適主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引時(shí)，應(yīng)選用直接上位主題詞標(biāo)引。（六）若仍無合適直接上位主題詞進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，方可選用本詞表以外的適當(dāng)詞（稱自由詞）進(jìn)行標(biāo)引。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：1、選用的自由詞應(yīng)符合本詞表的選詞原則。2、標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞。3、使用頻率較高的自由詞須填寫“主題詞增、刪、改記錄卡”。4、選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“△”標(biāo)記。（七）主題詞的標(biāo)引位置。按照《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的要求，主題詞應(yīng)們于抄送機(jī)關(guān)上方，詞與詞之間要有一個(gè)漢字的距離。（八）主題詞的標(biāo)引數(shù)量。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在10個(gè)以內(nèi)。（九）主題詞的排列次序。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。若地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種軒于最未位。在轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)類型的公文中，被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文文種可不作為主題詞標(biāo)引；但如果被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文屬于黨內(nèi)法規(guī)，其名稱（準(zhǔn)則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細(xì)則等）應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。二、標(biāo)引程序（一）主題分析。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準(zhǔn)確地提煉出主題概念。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來進(jìn)行的。審讀公文。主要通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語、關(guān)鍵性的句子、結(jié)論性的意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表述出來。分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個(gè)主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。領(lǐng)導(dǎo)同志講話、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。分析公文的主題結(jié)構(gòu)。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關(guān)系。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對(duì)公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時(shí)間、空間，所屬文件類型等。如某某省關(guān)于1995年開展稅收財(cái)務(wù)物價(jià)大檢查的工作報(bào)告，這是一個(gè)多主題公文，有三個(gè)并列主題：“稅收大檢查”“財(cái)務(wù)大檢查”“物價(jià)大檢查”，這是公文主題的主要成分，“1995年”“工作報(bào)告”是次要成分。確定公文主題標(biāo)引方式。公文主題標(biāo)引方式有概括標(biāo)引、重點(diǎn)標(biāo)引和全面標(biāo)引。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。標(biāo)引人員可根據(jù)公文的特點(diǎn)和工作需求，確定公文主題標(biāo)引方式。（二）主題概念轉(zhuǎn)換。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標(biāo)引細(xì)則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接村對(duì)應(yīng)的主題詞，須進(jìn)行組配標(biāo)引，或上位詞標(biāo)引、自由詞標(biāo)引。（三）主題標(biāo)引結(jié)果審核。這是減少標(biāo)引誤差，提高標(biāo)引質(zhì)量的一個(gè)措施。審核的主要任務(wù)：一是公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。怎樣給行政公文標(biāo)注主題詞主題詞分正式主題詞和非正式主題詞，正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用。為什么要標(biāo)引公文主題詞（一）標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。（二）標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。（三）標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。（四）對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。怎樣標(biāo)引公文主題詞（一）主題詞標(biāo)引程序“三步”走第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析，確定主題因素。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。對(duì)提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。1、公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄；二是從公文正文中提??；三是題文結(jié)合撮要；四是自己概括。以能表達(dá)公文的主要內(nèi)容為原則。2、主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，選擇相近的主題詞。如國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功組配后，根據(jù)《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：1、主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)；2、主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；3、同類型公文所選用的主題詞是否一致；4、標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。（二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不”1、“三要”一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對(duì)公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過程中對(duì)公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對(duì)分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對(duì)于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。2、“三不”一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡(jiǎn)單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。（三）在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、必須熟悉各自的《公文主題詞表》不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。2、必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容?？梢哉f，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主題詞。3、切實(shí)做好結(jié)合文章。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會(huì)貫通，便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。4、必須遵守如下標(biāo)注規(guī)則。（1）主題詞不一定是一個(gè)完整的意思，不考慮語法上的結(jié)構(gòu)，不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系，只是將各個(gè)詞依次羅列出來。（2）堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。（3）標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。（4）用詞數(shù)量一般不少于3個(gè)，最多不超過5個(gè)。（5）明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方，抄送范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)域以上。（6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字，用黑體字頂格加冒號(hào)，其后為主文。主文不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每個(gè)主題詞之間空出一個(gè)字的位置。標(biāo)引工作中應(yīng)注意的問題（一）主題詞的排列反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分（分述）內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體（概述）內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名的順序排列。（二）文種的標(biāo)引文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)（?。┌l(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。（四）自由詞標(biāo)引自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡(jiǎn)單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞（或類別詞）。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名（組織機(jī)構(gòu)名）、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作△標(biāo)記。（五）值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時(shí)，如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》，其主題詞是“文秘工作公文辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。主題詞應(yīng)用中的五大問題進(jìn)入20世紀(jì)90年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動(dòng)了各類機(jī)關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運(yùn)而生。國務(wù)院辦公廳于1994年4月23日以國辦秘函[1994]157號(hào)文件發(fā)布了國務(wù)院公文主題詞表，廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了《國務(wù)院公文主題詞表》使用說明，初步規(guī)范了公文主題詞的制作和使用。但由于主題詞表的使用從上至下沒有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過程之中，故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問題，筆者歸納為五大問題。一是前題后移。出現(xiàn)這一問題多是因?yàn)椴涣私庖矝]掌握主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標(biāo)題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：《關(guān)于成立XX市電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》主題詞是這樣標(biāo)引的：“機(jī)構(gòu)設(shè)置電子游戲?qū)ｍ?xiàng)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組通知”，而正確的主題詞應(yīng)擬制為：“機(jī)構(gòu)電子游戲管理領(lǐng)導(dǎo)小組通知”。二是類別不分。這有三種情況：①類別判斷不準(zhǔn)。如《關(guān)于成立XX市生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》的主題詞標(biāo)注是：“民政救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組通知”，其類別詞使用“民政”詞目不準(zhǔn)，而應(yīng)使用“機(jī)構(gòu)”詞目。②把區(qū)域詞當(dāng)作類別詞使用。如某市下發(fā)的《關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易商品流通通知”中，就把“貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè)商品流通通知”。③用類屬詞取代類別詞。如《XX省人民政府關(guān)于2001年重點(diǎn)工作的安排意見》的主題詞“政府重點(diǎn)工作意見”，這里缺少類別詞“綜合”，而錯(cuò)誤地用類屬詞目“政府”代之，正確的主題詞應(yīng)是”綜合政

府重點(diǎn)工作意見”。三是詞目過多。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實(shí)地反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的本級(jí)以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時(shí)，當(dāng)在主題詞表中找不到合適詞目時(shí)，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以“△”符號(hào)標(biāo)明。如：《關(guān)于分解落實(shí)＜政府工作報(bào)告〉提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府工作任務(wù)落實(shí)通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在《XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個(gè)詞目后加注“△”符號(hào)，就屬生造詞目。正確的擬定應(yīng)是：“綜合政府工作分工通知”。目前一般的省、市、縣都比照《國務(wù)院公文主題詞表》制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行，不可生造，否則就會(huì)造成新的混亂，失去主題詞應(yīng)有的作用和意義。五是置放錯(cuò)位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。五是置放錯(cuò)位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規(guī)式的有關(guān)規(guī)定，公文主題詞應(yīng)與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點(diǎn)，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯(cuò)誤的。如何寫好主題詞那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進(jìn)公文主題詞的規(guī)范呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做到三點(diǎn)：1.了解主題詞的體系結(jié)構(gòu)公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區(qū)域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號(hào)為“01綜合、經(jīng)濟(jì)類”、序號(hào)為“05財(cái)政、金融”類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如序號(hào)為“02工交、能源、郵電”類中的“02A業(yè)”、“02B交通”、“02C能源”。“02D郵電”等；第三層是類屬詞，如序號(hào)為“02工業(yè)”類別詞中的“冶金”、“地礦”、“汽車”、“化工”等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。2.掌握主題詞的標(biāo)引方法（1）任何一份文件主題詞的標(biāo)引，除類別詞外，最多不得超過5個(gè)詞目。（2）主題詞標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如（國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通行類別詞類屬詞（3）一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《關(guān)于聽取全國財(cái)政工作會(huì)議情況和全國打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況匯報(bào)的會(huì)議紀(jì)要》的主題詞制作，先標(biāo)引反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“財(cái)政”，再標(biāo)引類屬詞“稅務(wù)’；然后標(biāo)引反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)引類屬詞“緝私”；最后標(biāo)引“會(huì)議紀(jì)要”，制作成的主題詞是：“財(cái)政稅務(wù)公安緝私會(huì)議紀(jì)要”。根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知》，先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“04A農(nóng)業(yè)”類別中找不到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“01經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：“農(nóng)業(yè)資料物價(jià)管理通知”。當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。如在整個(gè)主題詞表中都找不到能準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標(biāo)注“△”符號(hào)，但是，上行文不得使用自定詞目。3.統(tǒng)一主題詞的標(biāo)引要求用詞要求。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級(jí)公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞?？h級(jí)以下無條件的單位，下行文也可不使用主題詞。置放要求。主題詞應(yīng)置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格?！爸黝}詞"三字之后用冒號(hào)，“主題詞"三字與類別詞、類別詞與類屬詞(詞目與詞目)之間相間一字空格。如：主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通知字體要求。“主題詞”三字和冒號(hào)用三號(hào)黑體字；詞目(類別詞與類屬詞)用三號(hào)小標(biāo)宋體字。詞表治理（一）本詞表由國務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。（二）本詞表自1998年2月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時(shí)廢止。國務(wù)院公文主題詞表01綜合經(jīng)濟(jì)（77個(gè)）01A計(jì)劃規(guī)劃統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分配統(tǒng)配調(diào)拔01B經(jīng)濟(jì)治理經(jīng)濟(jì)治理調(diào)整調(diào)控控制結(jié)構(gòu)制度所有制股份制責(zé)任制流通產(chǎn)業(yè)行業(yè)改革改造競(jìng)爭(zhēng)兼并開放開發(fā)協(xié)作資源土地資產(chǎn)資料產(chǎn)權(quán)物價(jià)價(jià)格投資招標(biāo)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)轉(zhuǎn)產(chǎn)項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量承包租賃合同包干國有國營(yíng)私營(yíng)集體個(gè)體企業(yè)公司集團(tuán)合作社普查工商商標(biāo)注冊(cè)廣告監(jiān)督增產(chǎn)效益節(jié)約浪費(fèi)破產(chǎn)虧損特區(qū)開發(fā)區(qū)保稅區(qū)展銷展覽商品化橫向聯(lián)系第三產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)資料02工交、能源、郵電（69個(gè)）02A工業(yè)冶金鋼鐵地礦機(jī)械汽車電子電器儀器儀表化工航天航空核工船舶兵器軍區(qū)輕工有色金屬鹽業(yè)食品印刷包裝手工業(yè)紡織服裝絲綢設(shè)備原料材料加工02B交通鐵路公路橋梁民航機(jī)場(chǎng)航線航道空中管制飛機(jī)港口碼頭口岸車站車輛運(yùn)輸旅客02C能源石油煤炭電力燃料天然氣煤氣沼氣02D郵電通信電信郵政網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)民品廠礦空運(yùn)三線通訊水運(yùn)運(yùn)費(fèi)03旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保（42個(gè)）03A旅游03B服務(wù)業(yè)飲食業(yè)賓館03C城鄉(xiāng)建設(shè)城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)基建建設(shè)建筑建材勘察測(cè)繪設(shè)計(jì)市政公用事業(yè)監(jiān)理環(huán)衛(wèi)征地工程房地產(chǎn)房屋住宅裝修設(shè)施出讓轉(zhuǎn)讓風(fēng)景名勝園林島嶼03D環(huán)保保護(hù)區(qū)植物動(dòng)物污染生態(tài)生物風(fēng)景飯店城鄉(xiāng)國土沿海04農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象（56個(gè)）04A農(nóng)業(yè)農(nóng)村農(nóng)民農(nóng)民負(fù)擔(dān)農(nóng)場(chǎng)農(nóng)墾糧食棉花油料生豬蔬菜糖料煙草水產(chǎn)漁業(yè)水果經(jīng)濟(jì)作物農(nóng)副產(chǎn)品副業(yè)畜牧業(yè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)農(nóng)膜種子化肥農(nóng)藥飼料災(zāi)難以工代賑扶貧04B林業(yè)綠化木材森林草原防沙治沙04C水利河流湖泊灘涂水庫水域流域水土保持節(jié)水防汛抗旱三峽04D氣象氣候預(yù)告猜測(cè)煙酒土特產(chǎn)有機(jī)肥多種經(jīng)營(yíng)牧業(yè)05財(cái)政、金融（57個(gè)）05A財(cái)政預(yù)算決算核算收支財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)稅務(wù)稅率審計(jì)債務(wù)積累經(jīng)費(fèi)集資收費(fèi)資金基金租金撥款利潤(rùn)補(bǔ)貼折舊費(fèi)附加費(fèi)固定資產(chǎn)05B金融銀行貨幣黃金白銀存款貸款信貸貼現(xiàn)通貨膨脹交易期貨利率利息貼息外匯外幣匯率債券證券股票彩票信托保險(xiǎn)賠償信用社現(xiàn)金留成流動(dòng)資金儲(chǔ)蓄費(fèi)用僑匯折舊率06貿(mào)易（62個(gè)）06A商業(yè)商品物資收購定購購置市場(chǎng)集貿(mào)酒類副食品日用品銷售消費(fèi)批發(fā)供給零售拍賣專賣訂貨營(yíng)業(yè)倉庫儲(chǔ)備儲(chǔ)運(yùn)貨物06B外貿(mào)對(duì)外援助軍貿(mào)進(jìn)口出口引進(jìn)海關(guān)緝私仲裁商檢外商外資合資合作關(guān)貿(mào)許可證駐外企業(yè)貿(mào)易倒賣外向型議購議售壟斷經(jīng)貿(mào)販運(yùn)票證外經(jīng)交易會(huì)07外事（42個(gè)）07A外交對(duì)外政策對(duì)外關(guān)系領(lǐng)土領(lǐng)空領(lǐng)海外交人員建交公約大使領(lǐng)事條約協(xié)定協(xié)議議定書備忘錄照會(huì)國際涉外事務(wù)抗議07B外事國際會(huì)議國際組織對(duì)外宣傳出訪出國出入境簽證護(hù)照邀請(qǐng)來訪談判會(huì)談會(huì)見接見招待會(huì)宴會(huì)外國人外賓對(duì)外友協(xié)外國專家涉外08公安、司法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