加強電子化辦公條件下的檔案安全管理

加強電子化辦公條件下的檔案平安管理摘要：隨著局域網(wǎng)的出現(xiàn)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)連接，電子化辦公在檔案管理中的應用越來越廣泛，軍隊的檔案管理步入了自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理的階段。同時，檔案信息的平安管理和有效利用成了保密部門急需重視和解決的問題。首先列舉了電子檔案信息的特點，隨后列舉了當前電子檔案信息管理過程中存在的幾個問題，最后對加強軍隊電子檔案信息平安管理提出了幾點建議。關鍵詞：電子化；檔案平安管理軍隊的檔案管理主要表達在對軍隊檔案的匯總、保存、查閱以及進一步開發(fā)利用等方面。隨著計算機技術的開展，電子化辦公使得檔案信息的利用更加便捷，傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不可以滿足軍隊日常工作的需求。但是，由于辦公網(wǎng)自身存在的缺陷使得檔案信息管理面臨較大的風險，一旦發(fā)生信息喪失，可能會發(fā)生泄密事件，造成惡劣的影響。因此，加強電子化辦公條件下檔案信息的平安管理是非常必要的。一、檔案信息管理的特點軍隊檔案信息具有以下三個特點：1、實用性。相關人員在獲得受權的前提下，可以查詢相關的檔案，獲得所需信息。2、保密性。相關人員在沒有獲得受權的情況下，保密部門不得向其透露任何信息。3、完好性。在未獲得容許的情況下，任何人都不得隨意更改、刪除、廢除相關檔案信息，以保證檔案的完好。相比擬于傳統(tǒng)的檔案管理形式，電子檔案信息的管理還有三個新的特點?！?〕電子檔案方便查找和管理。所有的檔案信息都可以通過計算機和辦公網(wǎng)絡查找、統(tǒng)計、分析、計算，實現(xiàn)了資源共享，同時防止了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和喪失。在查找某一詳細檔案時，只需要通過計算機設定查找內(nèi)容，就可以查到這份檔案的存放地點，甚至可以直接在計算機顯示屏看到這份檔案的內(nèi)容，大大進步了工作效率，〔2〕電子檔案更加節(jié)省存儲空間。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，每年都有成千上萬份文件資料流轉、存儲、借閱。假設逐頁打印可能會消耗大量紙張。檔案管理實現(xiàn)電子化存儲后，每年的檔案信息除了個別必要的以紙質(zhì)形式存儲外，大多只需要用幾張光盤或幾個硬盤存儲，這樣大大節(jié)約了存儲空間。有些單位原先檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫房存放檔案的狀況可以得到改善?！?〕電子檔案存放地的環(huán)境要求更嚴格。光盤、硬盤、磁盤等挪動存儲介質(zhì)的工作壽命容易受磁場、溫度、有害氣體、灰塵等因素的影響。因此，相比于紙質(zhì)檔案存放地點需要防火、防潮的要求，電子檔案存儲地的要有更加嚴密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。二、當前軍隊電子檔案信息管理存在的幾點問題1、存在計算機病毒的威脅。計算機病毒是一些人通過編寫特定的代碼程序，利用各種時機入侵特定的電腦或網(wǎng)絡，以達成自己的目的，造成被入侵電腦信息泄露，系統(tǒng)癱瘓等嚴重后果。計算機病毒是影響軍用檔案信息平安的首要因素，它傳播速度快，危害性大。由于軍用電腦需要接收外界的數(shù)據(jù)，使得軍用辦公網(wǎng)絡不可能完全封閉，計算機病毒仍有入侵的可能，軍隊檔案信息仍有被篡改、刪除的隱患。2、有些辦公人員缺乏檔案信息風險意識。電子檔案信息平安的維護需要檔案管理人員加強自身的平安保護意識，但是有很多人，自身的平安意識過于薄弱，有的對計算機中的破綻忽略大意，比方在共享的硬盤下不設置權限，任何人都可以訪問檔案信息；有的不安裝殺毒軟件，不設置密碼。3、檔案信息備份制度幾乎沒有施行。在軍隊內(nèi)部，有條件的單位實現(xiàn)了電子網(wǎng)絡化辦公，這些單位有大量的檔案信息需要以電子文檔的形式存儲。但是由于大多單位沒有采取檔案信息備份存儲的措施，一旦出現(xiàn)某種意外，存儲設備損壞，就會導致檔案信息的喪失，且很難復原。三、對加強軍隊檔案信息平安管理的幾點建議1、增強管理人員平安意識。信息化的時代，人才是重要的消費力，我們必須加強對人才的培養(yǎng)力度，保證檔案管理人員專業(yè)技術過硬。同時，不能單靠專業(yè)技術人員來完成所有的平安管理工作，只有從思想上充分重視，從而進步所有工作人員的檔案平安意識，使得所有的工作人員都能熟悉相關標準要求，才是從根本上解決問題的關鍵。2、完善電子檔案的平安防御系統(tǒng)。一般來說，為了確保檔案信息的平安，需要定期對計算機系統(tǒng)進展全面的掃描，排除計算機系統(tǒng)的平安隱患。一旦出現(xiàn)破綻，要及時修復，對于一些影響平安的問題要及時提出有效的解決方案進展補救。要強化使用者的身份驗證，完善相關驗證制度法規(guī)。安裝并及時更新殺毒軟件、防火墻系統(tǒng)、系統(tǒng)補丁，做好計算機系統(tǒng)的檢測、殺毒工作，杜絕間諜軟件、病毒的入侵。同時還要采用干擾技術。干擾技術是指用干擾器發(fā)射出來的電磁波來干擾計算機輻射出來的電磁波，以掩蓋計算機泄露信息的內(nèi)容和特征等，讓獲得泄漏信息的人無法復原。常規(guī)的做法是將計算機顯示屏連接干擾器，使得有所圖的人員無法通過計算機顯示屏的電磁波復原顯示屏影像從而獲取軍隊檔案信息。3、建立電子檔案的保管制度。和傳統(tǒng)的手工方式一樣，電子文檔形式的各類檔案，也應當按照相關規(guī)定歸檔保管。對挪動存儲介質(zhì)排序編號，標明存檔的時間和文件內(nèi)容，并制作檔案管理文件卡片。在檔案信息的存放地點做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。嚴格設定電子檔案的使用、查閱權限，對不同種類的信息制定不同的權限，制止無關人員接觸檔案的信息。同時也要完善檔案信息定期備份制度。由于磁盤、光盤等檔案信息載體的物理特性，在存放檔案信息時應采用“AB備份法〞對數(shù)據(jù)信息備份，并存放在不同的地點，以防止發(fā)生意外而導致檔案信息的損失和不可恢復。要設立備查登記簿，登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。四、完畢語總之，軍隊的檔案平安管理是一項長期而又艱巨