辦公用品管理制度(整套)

22辦公用品管理制度目錄TOC\o"1-5"\h\z一、宗旨2二、適用范圍2三、管理部門2四、日常管理2五、固定資產(chǎn)管理31、復(fù)印機(jī)管理規(guī)定32、打印機(jī)使用管理規(guī)定43、計(jì)算機(jī)管理規(guī)定44、傳真機(jī)管理規(guī)定5?5、辦公電話管理規(guī)定56、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、投影儀等管理規(guī)定57、空調(diào)使用規(guī)定6六、采購(gòu)管理8七、用品入庫(kù)9八、辦公用品的領(lǐng)用9九、辦公用品的保管10十、辦公用品的使用10十一、用品轉(zhuǎn)移11十二、物品維修11十三、遺失物品管理12十三、附則13一、宗旨為規(guī)范公司辦公用品的采購(gòu)與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi)，特制定本辦法。二、適用范圍公司內(nèi)部所有部門及公司辦公用品的采購(gòu)。三、管理部門辦公用品的管理部門是行政辦公室，由行政人員監(jiān)管執(zhí)行，采購(gòu)由采購(gòu)部實(shí)施采購(gòu)。四、日常管理1、用品分為固定資產(chǎn)、管理消耗品、消耗品三大類。固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、投影儀等。管理消耗品主要指：剪刀、透明膠、固體膠、雙面膠、長(zhǎng)尾夾、橡皮擦、回形針、簽字筆、鉛筆、印泥、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊(cè)、檔案袋（盒、）文件夾、文件框、美工刀、剪刀、筆筒、電池等。消耗品主要指：打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、釘書針、紙杯、垃圾袋以及各種單據(jù)等。2、辦公用品如分配為個(gè)人使用的，由個(gè)人自己負(fù)責(zé)管理，如計(jì)算機(jī)、筆類、尺類、橡皮等；如為部門業(yè)務(wù)共同使用的，由部門負(fù)責(zé)人指定專人管理，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。3、公共財(cái)產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，使用人或責(zé)任人需負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。4、員工要愛護(hù)所有公司的公共設(shè)備，離開辦公室，要檢查關(guān)閉設(shè)備電源及容易發(fā)生危險(xiǎn)的器具，保證安全。5、任何人未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能將專用辦公設(shè)備帶出辦公地點(diǎn)，否則一切后果自負(fù)。五、固定資產(chǎn)管理1、復(fù)印機(jī)管理規(guī)定1.1、復(fù)印機(jī)作為公司內(nèi)部辦公設(shè)備，不得對(duì)外開放，更不允許復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的資料、文件。1.2、復(fù)印機(jī)的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進(jìn)行管理（詳見附表＜一＞）。1.3、復(fù)印機(jī)的復(fù)印權(quán)限：由行政部門人員操作，1.4、若發(fā)現(xiàn)復(fù)印與工作無(wú)關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時(shí)把信息反饋給其部門負(fù)責(zé)人，并做好記錄。1.5、復(fù)印機(jī)故障報(bào)修或其相關(guān)耗材的更換，由指定管理員負(fù)責(zé)上報(bào)行政部；若因管理員管理不當(dāng)出現(xiàn)故障、報(bào)修不及時(shí)或者登記管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致紙張及耗材消耗過(guò)大，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。1.6、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對(duì)違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。2、打印機(jī)使用管理規(guī)定2.1、打印機(jī)作為內(nèi)部辦公設(shè)備，不得對(duì)外開放，更不允許打印與工作無(wú)關(guān)的資料、文件。2.2、與打印機(jī)直接相連的電腦使用者為該打印機(jī)管理員，負(fù)責(zé)該打印機(jī)的管理（詳見附表＜一＞）。2.3、若發(fā)現(xiàn)打印與工作無(wú)關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時(shí)把信息反饋給其部門負(fù)責(zé)人，并做好記錄。2.5、打印機(jī)故障報(bào)修或其相關(guān)耗材的更換，由其管理員負(fù)責(zé)上報(bào)綜合行政部；若因管理員管理不當(dāng)出現(xiàn)故障、報(bào)修不及時(shí)或者登記管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致紙張及耗材消耗過(guò)大，將承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.6、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對(duì)違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。3、計(jì)算機(jī)管理規(guī)定3.1、計(jì)算機(jī)使用人員必須掌握計(jì)算機(jī)操作技能，嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)操作規(guī)程，注意安全操作，以防設(shè)備損壞，嚴(yán)禁私自拆卸其配置。3.2、嚴(yán)禁使用公司計(jì)算機(jī)玩任何形式的網(wǎng)絡(luò)游戲、瀏覽圖片、傾聽音樂(lè)、上網(wǎng)聊天等各種與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。3.3、嚴(yán)禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。3.4、未經(jīng)許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計(jì)算機(jī)設(shè)備上使用3.5、計(jì)算機(jī)使用人員要愛護(hù)機(jī)器設(shè)備，發(fā)生故障及時(shí)報(bào)修。3.6、網(wǎng)絡(luò)管理員建立公司計(jì)算機(jī)檔案，對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟硬件設(shè)備的配置、使用及維護(hù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和登記。3.7、注意防止計(jì)算機(jī)病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進(jìn)行檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)病毒要馬上進(jìn)行清理，若不能達(dá)到清理效果，應(yīng)及時(shí)向網(wǎng)絡(luò)管理員報(bào)告。3.8、凡涉秘材料的存貯和計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中的有關(guān)密碼均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關(guān)密碼、涉秘材料等。3.9、下班或者外出不回公司者，必須關(guān)掉電腦主機(jī)和顯示器，并務(wù)必關(guān)閉電源。4、傳真機(jī)管理規(guī)定4.1、公司傳真機(jī)的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進(jìn)行管理。4.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司傳真機(jī)設(shè)備。4.3、發(fā)傳真時(shí)，準(zhǔn)發(fā)與工作無(wú)關(guān)的文件、資料。若發(fā)現(xiàn)傳真與工作無(wú)關(guān)的文件、資料，管理員應(yīng)及時(shí)把信息反饋給其部門負(fù)責(zé)人。4.4、全體員工應(yīng)遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對(duì)違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有權(quán)拒絕。?5、辦公電話管理規(guī)定5.1、辦公室電話是為方便工作，處理公務(wù)之用，私事一律不得使用。5.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司電話。5.3、凡使用辦公電話者，必須愛護(hù)通訊設(shè)備，不準(zhǔn)隨意拆卸和移位通訊設(shè)備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應(yīng)照價(jià)賠償。6、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、投影儀等管理規(guī)定6.1、掃描儀由公司指定人員進(jìn)行管理，不得掃描與工作無(wú)關(guān)的文件、資料。6.2、投影儀由公司網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)管理。6.3、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)由公司網(wǎng)絡(luò)管理員統(tǒng)一保管。6.4、優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤、筆記本電腦由領(lǐng)用者保管，應(yīng)愛惜公司財(cái)物，如果丟失或者損毀，自行承擔(dān)責(zé)任。7、空調(diào)使用規(guī)定相關(guān)術(shù)語(yǔ)（名詞定義）空調(diào)管理現(xiàn)場(chǎng)責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱為現(xiàn)場(chǎng)責(zé)任人），是指公共區(qū)域、獨(dú)立辦公室、生產(chǎn)車間等空調(diào)配置區(qū)域的使用者或最高行政職務(wù)管理者。1）每個(gè)辦公室指定一名空調(diào)管理責(zé)任人。2）空調(diào)管理責(zé)任人因故不在工作場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)指定代理責(zé)任人?？照{(diào)遙控器操作和保管人（以下簡(jiǎn)稱為遙控器保管人），是指被部門負(fù)責(zé)人專門指定按本制度執(zhí)行空調(diào)的開啟、設(shè)溫、關(guān)機(jī)及保管者。1）空調(diào)遙控器不得轉(zhuǎn)借他人或人為損毀。2）當(dāng)空調(diào)遙控器保管人離職或換崗，應(yīng)及時(shí)辦理空調(diào)遙控器移交手續(xù)，由最高職位人監(jiān)交并指定新的保管人。3）未指定專人為遙控器保管人的，由現(xiàn)場(chǎng)責(zé)任人兼職全權(quán)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。7.2責(zé)任劃分空調(diào)使用實(shí)行“專人負(fù)責(zé)制”，由部門指定現(xiàn)場(chǎng)責(zé)任人全權(quán)管理，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。有關(guān)責(zé)任人和員工應(yīng)根據(jù)本制度規(guī)定使用、管理好空調(diào)，切實(shí)保障空調(diào)能發(fā)揮應(yīng)有的作用，并避免能源浪費(fèi)。行政部門應(yīng)經(jīng)常派遣設(shè)備維修專業(yè)人員對(duì)辦公區(qū)域的空調(diào)線路、開關(guān)、接線盒以及空調(diào)的使用狀況進(jìn)行檢查，空調(diào)的清潔由各部門自行負(fù)責(zé)，維修、保養(yǎng)工作由設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)?？照{(diào)一旦出現(xiàn)故障，有關(guān)現(xiàn)場(chǎng)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向公司行政部報(bào)告，由公司行政部統(tǒng)一聯(lián)系維修。7.3空調(diào)使用條件空調(diào)作為辦公設(shè)施，僅限于各辦公期間使用，不允許在非辦公時(shí)間使用空調(diào)。空調(diào)的使用由指定責(zé)任人統(tǒng)一管理，其他人員不得隨意開關(guān)，違者罰款20元/次使用空調(diào)時(shí)，應(yīng)先關(guān)閉門窗，如需通風(fēng)換氣要先關(guān)閉空調(diào)。下班要提前15分鐘關(guān)閉空調(diào)，堅(jiān)決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象。7.3.4辦公室在夏季室內(nèi)最高氣溫達(dá)到25°C以上，方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設(shè)置不應(yīng)低于20C，其余時(shí)間（晚間、陰雨天等）不得開啟空調(diào)；冬季室外氣溫達(dá)到5C以下的，方可開啟空調(diào)制熱，室內(nèi)溫度不得高于20C（以溫度計(jì)為準(zhǔn)）。7.3.5辦公室人員離開辦公室，應(yīng)即刻關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁室內(nèi)無(wú)人情況下開啟空調(diào)。7.3.6夏季雷雨天氣應(yīng)立即關(guān)閉空調(diào)，切斷電源，以免遭受雷擊。空調(diào)使用注意事項(xiàng)全體員工必須增強(qiáng)節(jié)約用電，安全用電意識(shí)。任何人不得隨意開啟空調(diào)外殼，不得私自拆裝空調(diào)開關(guān)，也不得在空調(diào)線路上亂接線。更不得讓部門以外其他任何人員進(jìn)入辦公區(qū)域開啟空調(diào)（專職維修人員除外）?？照{(diào)需要按照使用說(shuō)明規(guī)定進(jìn)行操作，如發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，不得自行拆卸，否則責(zé)任自負(fù)?？照{(diào)使用中不得隨意改變風(fēng)葉方向，因?yàn)槿藶橐蛩卦斐煽照{(diào)設(shè)備或遙控器損壞的，所發(fā)生的維修費(fèi)用由損壞人承擔(dān)。違規(guī)責(zé)任凡違反上述“空調(diào)使用條件”開啟空調(diào)的（特殊情況事先經(jīng)批準(zhǔn)的除外），給與現(xiàn)場(chǎng)人員罰款30元/次。凡空調(diào)遙控器造成丟失或損壞的，由遙控器保管人照價(jià)賠償，賠償金額直接從工資中扣除。如涉及使用不當(dāng)或者故意損壞，由使用部門或故意損壞者負(fù)責(zé)修理或賠償?shù)呢?zé)任，行政部將視設(shè)備損壞情況會(huì)同設(shè)備保養(yǎng)部對(duì)故意損壞者做出相應(yīng)的處理，并處以罰款。凡違反本制度規(guī)定的，由行政部就處理情況通告全公司，罰款金額從當(dāng)月工資中扣除。六、采購(gòu)管理1、辦公室所有辦公用品的采購(gòu)工作，統(tǒng)一由采購(gòu)部進(jìn)行。2、各部門應(yīng)于每月25日至30日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃，由行政部填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》，交采購(gòu)部進(jìn)行審核及采購(gòu)，具體物品發(fā)放依據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況而定。3、辦公用品采購(gòu)的一般程序?yàn)椋篈、行政部定期向各個(gè)部門統(tǒng)計(jì)需采購(gòu)物料，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)單》（附表一）；B、采購(gòu)部確認(rèn)庫(kù)存無(wú)可用或可替代的物品后，按照規(guī)定權(quán)限辦理審批，并報(bào)告采購(gòu)人員；超出辦理權(quán)限（即大件物品），即由總經(jīng)理審批；C、得到采購(gòu)許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門或直接外出采購(gòu)，驗(yàn)收完畢后簽字確認(rèn)，即可在財(cái)務(wù)部核銷賬目；大件物品則需經(jīng)過(guò)詢價(jià)、議價(jià)、確定、采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放程序，購(gòu)買后憑簽字簽呈核銷費(fèi)用。七、用品入庫(kù)1、辦公用品入庫(kù)前須進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合規(guī)定要求的，由行政人員登記入庫(kù)；對(duì)不符合要求的，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。2、行政人員須對(duì)辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。3、要認(rèn)真做好新購(gòu)物品入庫(kù)前的檢查、驗(yàn)收工作，要建立辦公用品管理臺(tái)帳，做到記錄詳細(xì)、發(fā)放有登記。八、辦公用品的領(lǐng)用1、一般辦公用品的發(fā)放，由行政人員依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)表》（附表四），在登記好《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附表三）后，直接發(fā)放給使用部門或個(gè)人。2、領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須在《辦公用品領(lǐng)取登記表》（附表三）上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項(xiàng)并簽字。領(lǐng)取接待用品（如水果、煙、茶、紙杯等）時(shí)應(yīng)由接待承辦部門或接收此物的人員在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附表三）上簽字。3、員工領(lǐng)用單價(jià)在100元以上的物品，須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)同意。4、領(lǐng)取的非消耗性辦公用品（如訂書器、計(jì)算器、剪刀、臺(tái)歷架等）應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。5、特殊辦公用品的發(fā)放，應(yīng)由采購(gòu)部指定專人負(fù)責(zé)。6、領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。7、辦公用品管理人員應(yīng)恪盡職守，堅(jiān)持原則，照章辦事，嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。對(duì)于消耗品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)法則設(shè)定領(lǐng)取基準(zhǔn)。明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋，否則保管員有權(quán)拒付。九、辦公用品的保管1、辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。2、庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。3、加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理。階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管，隨時(shí)待用；替換下的各類辦公設(shè)備交由行政部部統(tǒng)一保管，要及時(shí)回收。登記造冊(cè)，修舊利廢，充分利用。5、定期進(jìn)行辦公用品庫(kù)房盤點(diǎn)，確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時(shí)增加庫(kù)存，保障供給。十、辦公用品的使用1、使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。2、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。3、精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品使用壽命。4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用，修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。5、印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費(fèi)。6、對(duì)于高檔耐用辦公用品，各部門應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。十一、用品轉(zhuǎn)移1、員工離職時(shí)應(yīng)將所領(lǐng)物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫《辦公用品移交表》，離職員工簽字確認(rèn)。2、辦公事務(wù)用品如桌椅、公文柜、電話機(jī)、電腦、打印機(jī)等的遷移，需辦理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十二、物品維修1、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護(hù)（加碳粉）時(shí)由使用部門向行政部提出維修申請(qǐng)。2、行政部若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應(yīng)追究使用人或責(zé)任人的責(zé)任。3、如無(wú)法維修，可聯(lián)系供應(yīng)商或外部維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，并填寫《辦公用品維修記錄單》。4、維修經(jīng)行政和使用部門驗(yàn)收后在維修單上簽字作為報(bào)銷憑證，相關(guān)費(fèi)用由行政部按規(guī)定報(bào)銷。5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費(fèi)用較高，需淘汰或新品替換，則需對(duì)于該物品進(jìn)行報(bào)廢處理，填寫《辦公用品報(bào)廢憑證》說(shuō)明情況，并說(shuō)明是直接淘汰還是需要購(gòu)置新設(shè)備，該表將提交行政部，由決定是否需進(jìn)行報(bào)廢處理。十三、遺失物品管理1、公司員工應(yīng)愛護(hù)和節(jié)約的辦公用品，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)良好保管的義務(wù)。2、如辦公物品出