公司文書管理制度

1、公司文書管理制度（一）總則第一條為確保文書事務(wù)正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。第三條全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條必須嚴格保守文書的機密。第五條文書按下列要點處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。第六條文書的管理原則規(guī)定如下

2、：1文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負責(zé)。2分公司或分支機構(gòu)的文書管理，另有文書管理細則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條到達文書全部由文書主管部門接收，并按下列要點處置：1一般文書予以啟封，分送各部門。2私人文書不必開啟，直接送收倌人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書的處理第八條文書按機密程度可分為以下幾類：1絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。3機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4普通。指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5傳閱。指在本公司內(nèi)部

3、傳閱或傳達的文書。第九條普通文書的處理原則如下：1由部門經(jīng)理以上級別的主管，負責(zé)對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。3各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。第十條機密文書的處理原則如下：1機密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2指名或親啟文書，原則上應(yīng)在封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十一條文書的閱覽原

4、則如下：1某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。2有必要在各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十二條與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。（四）請示審批第十三條請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序，凡公司經(jīng)營重要事項，都必須經(jīng)請示，獲得董事會、總裁和常務(wù)董事審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能實行。第十四條須請示審批事項如下：1職務(wù)及重要人事安排；2各種制度性規(guī)定的變更；重要契約

5、締結(jié)、解除與變更；4訴訟行為；5與政府機構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等；6土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買與轉(zhuǎn)讓；7大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8分支機構(gòu)的增減與升降；9預(yù)算與決算事宜；10借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更；11重要或高額物品的采購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售；12定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支的修訂；13有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃；14其他上述未涉及的重要事項。第十五條請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標準確定的主管。第十六條對請示審批的提案文書必須進行仔細斟酌，以便能順利實施。第十七條請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主

6、管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第十八條請示提案文書的內(nèi)容包括標題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、出版部門、總務(wù)部門和財務(wù)部門等等。第十九條請示提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構(gòu)及部門，并簽名蓋章。第二十條請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并做出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第二十一條請示提案原本由總務(wù)部保管。（五）文書的制作第二十二條文書制度要領(lǐng)如下：1文書必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范。2起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做

7、出交代，必要時附上相關(guān)資料與文件。3必須明確起草文書的責(zé)任者，并署上請示審批提案者姓名。4對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須署名。第二十三條文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進行。文書起草只是一個“文書化”的過程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十四條重要文書，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成前，掌握并附上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十五條文書的署名按下列規(guī)定進行：1公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者

8、署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。2對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。第二十六條文書的蓋章按下列要點進行：1在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2如果文書署名者不在，可加蓋職務(wù)或代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章替代。但在這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。第二十七條總裁與公司印章按下列原則使用：1在有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管

9、認可并且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。2總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準申請。如有必要則需請示總裁。3在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4經(jīng)總務(wù)部批準后，去印章保管員處加蓋公司印章。5一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章保管員申請加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點進行發(fā)送，必要時還須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。1文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，并且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與

10、“郵資明細賬”上做好登記并填寫。（七）文書的整理與保存第三十條文書按內(nèi)容進行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十一條全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類，一類是特別重要的文書，直接歸主管保存，另一類是一般的文書，留存各部門保管。第三十四條文書的保存年限如下：1永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制

11、度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關(guān)文書，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責(zé)確定保存年限。第三十五條全部重要的機密文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條保存期滿以及沒必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定， 填寫廢除理由和日期之后，予以銷毀。機要文書一律以焚燒的方式

12、銷毀。第三十七條如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者做出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。第三十八條必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。第三十九條在制度難以執(zhí)行時，須與總務(wù)部聯(lián)系，由文書主管做出裁定第四十條本制度自頒布之日起實施。第一條 范圍本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項執(zhí)行。第二條 種類重要文件分為以下四種，分別處理。1最重要文件（日常用）2最重要文件（非日常用）3一般重要文件（日常用）4一般重要文件（非日常用）其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重要程

13、度輕于前者的文件。日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條保管場所在緊急情況下， 重要文件的收藏、保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。1地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于公司特別重要的材料。2各業(yè)務(wù)部門保險柜存放各部、室的最重要文件。3地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5現(xiàn)場保管（在各部、室的辦公地點以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上級對現(xiàn)場保管有特別指示的時候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采

14、用相應(yīng)的方法保管。第四條分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。 對前項文件進行保管時， 同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文件更應(yīng)如此。第五條重要文件的另行保管重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認除原件外沒有其他可以反映其內(nèi)容的文件， 該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障褥時， 需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標記，辦理另置安全場所保管的有關(guān)手續(xù)。第六條保管的主管部門重要文件的搬出及收藏， 由各業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)實施， 倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務(wù)部門承擔(dān)。各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門?？倓?wù)部在安置文件時應(yīng)考慮到平時的使用頻率。第七條搬運、收藏時間將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。 但在公司有特別指示時須遵照執(zhí)行。1正常情況下文件處理完結(jié)時。2在特別緊急危險時。3在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時。第八條倉庫內(nèi)的保管位置收藏文件在倉庫的