聲像檔案管理對策淺析

1、聲像檔案管理對策淺析摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完好、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完好和利用。采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理；對策。隨著社會的開展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完好、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完好和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。一、聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜。主要表如今：1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。2、

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完好歸檔聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，假如不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一局部單位都是一盤帶子反復(fù)用，原始錄音像沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著局部珍貴的聲像檔案，雖管理不標準，但當檔案部門去搜集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！4、搜集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完好歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的為難場面。5、區(qū)域

4、性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上登載或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館室卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門指導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動完畢后，檔案材料也各歸東西，聲像包括文書、實物等檔案流失在所難免；二是從籌備到完畢沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、效勞工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成

5、的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議一加強宣傳、進步意識，爭取指導(dǎo)重視搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級指導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)歷看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而進步全民，特別是各級指導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氣氛；二要抓住機遇，效勞中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要擅長抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。二加強管理，制定方法，狠抓制度落實要改

6、變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理方法來標準此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化標準管理，對產(chǎn)生的聲像材料從搜集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此根底上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。三加強監(jiān)視，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)視指導(dǎo)力度，并把其作為

7、檔案目的管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進展分類指導(dǎo)，力爭整體程度的進步。對人員、設(shè)備、檔案管理都比擬標準的單位，要穩(wěn)固進步，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)視，促其逐步標準管理；對問題較多、根底薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)視力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基矗四結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。五全面出擊，形式多樣，疏通搜集渠道要實現(xiàn)聲像檔案搜集完好，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通搜集渠道，運用多種形式搜集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式搜集。六建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動針對地區(qū)重大活動重要會議