附件12-2：合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度為進(jìn)一步加加強(qiáng)合同同文檔管管理工作作，提高高合同管管理水平平，逐步步實(shí)現(xiàn)公公司合同同管理工工作的規(guī)規(guī)范化、制制度化、科科學(xué)化，特特制定本本制度。一、本制度度所指的合同同檔案是是公司在在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的的以工程、銷售項(xiàng)目為為中心的的資料總總和，其其構(gòu)成包包括招標(biāo)標(biāo)文件、應(yīng)應(yīng)標(biāo)文件件、技術(shù)術(shù)方案、合合同文本本、二次次設(shè)計(jì)方方案、工程會(huì)會(huì)議記要要、竣工工資料（清單見附表2）等。二、合同檔檔案管理理原則 11、合同同檔案實(shí)實(shí)行網(wǎng)絡(luò)絡(luò)管理體體系，由由公司合合同管理理組集中中統(tǒng)一管管理，以以確保檔檔案的完完整、完完全和有有效利用用。2、合同管管理組負(fù)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌籌、協(xié)調(diào)調(diào)、組織織、整理理、保管

2、管公司所所有合同同文檔，并并負(fù)責(zé)監(jiān)監(jiān)督指導(dǎo)導(dǎo)各業(yè)務(wù)務(wù)分公司司、各部部門的合合同管理理工作。3、各業(yè)務(wù)務(wù)分公司司、各部部門應(yīng)分分別建立立建全合合同文檔檔的形成成、積累累、整理理、歸檔檔工作體體系，并并確定一一名網(wǎng)絡(luò)絡(luò)人員負(fù)負(fù)責(zé)合同同文檔管管理。三、合同文文檔的移移交1、各分公公司在正正式簽署署合同后后須將合合同正本本原件移移交合同同管理組組。 22、合同同關(guān)閉后后各分公公司應(yīng)由由指定的的網(wǎng)絡(luò)管管理員將將全套合合同資料（交接清單參見附表3）向合同同管理組組移交。3、合同項(xiàng)項(xiàng)目終止止后各分公司須將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定，具有長久保存價(jià)價(jià)值的技技術(shù)資料料向合同管理組移交交。

3、4、移交的的合同文文檔必須須注明合合同編號(hào)號(hào)并保證證齊全、完完整，必必須層次次分明，符符合其形形成規(guī)律律。5、合同文文檔移交交時(shí)，必必須編制制檔案移移交清冊冊并當(dāng)面面清點(diǎn)。以以雙方簽簽字認(rèn)可可后方為為完成交交接手續(xù)續(xù)。四、合同文文檔的管管理辦法法1、合同文文檔以年年代結(jié)合合項(xiàng)目性性質(zhì)進(jìn)行行分類編編號(hào)。2、保存的的合同文文檔每半半年清理理核對(duì)一一次，如如有遺失失、損毀毀，要查查明原因因，及時(shí)時(shí)處理，并并追究相相關(guān)人員員責(zé)任。3、合同管管理組要要加強(qiáng)對(duì)對(duì)合同檔檔案的統(tǒng)統(tǒng)計(jì)工作作，要以以原始記記錄為依依據(jù)，編編制合同同統(tǒng)計(jì)清清單。4、合同管管理組應(yīng)應(yīng)根據(jù)實(shí)實(shí)際需要要編制合合同檔案案檢索工工具，以以有

4、效地地開展合合同文檔檔的查詢詢、利用用工作。5、各分公公司、各各部門員員工可在在合同管管理組查查閱合同同文檔，確確因工作作需要須須借出查查閱，須須經(jīng)分公公司、部部門主管管領(lǐng)導(dǎo)簽簽字同意后，方可在合同同管理組組辦理相相關(guān)借閱閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文文檔的保保存條件件要有防防火、防防潮、防防有害生生物等措措施，以以確保合合同文檔檔的安全全。7、借閱人人不得涂涂改、偽偽造、撕撕毀合同同檔案材材料，違違者視情情節(jié)予以以處罰。 88、合同同文檔的的密級(jí)為為機(jī)密，任任何人不不得擅自自將合同同對(duì)外公公開，違違者視情情節(jié)予以以處罰。附1：竣工工資料明細(xì)表附2：合同同檔案交接清單附1竣 工 資資 料 明 細(xì) 表序 號(hào)資 料料 名 稱01工程總結(jié)報(bào)報(bào)告02驗(yàn)收報(bào)告03設(shè)備清單04工程圖表05設(shè)備產(chǎn)地證證明06設(shè)備技術(shù)資資料07工程決算表表08工程檢測報(bào)報(bào)告09用戶使用及及評(píng)議報(bào)告10初驗(yàn)報(bào)告11其它附件附2合 同 檔檔 案 交 接 清 單 合同號(hào)號(hào)： 交接時(shí)間：序 號(hào)資