企業(yè)電子文檔分類整理

1、企業(yè)電子文檔分類整理一、實訓(xùn)目的：通過對某企業(yè)電子文檔整理，了解電子文檔分類方法，掌握運(yùn)用Windows知識建立目 錄結(jié)構(gòu)的方法。二、實訓(xùn)要求：掌握 Windows 操作的基本方法。掌握資源管理器的使用方法。掌握目錄結(jié)構(gòu)的建立。掌握文件的復(fù)制和移動。三、實訓(xùn)任務(wù)1、素材分析2、合理確定目錄結(jié)構(gòu)3、建立目錄結(jié)構(gòu)和文檔的操作四、實訓(xùn)素材所有文檔在“”壓縮包中。素材內(nèi)容如下表所示：財務(wù)數(shù)據(jù).doc；股本變動.doc；融資分紅.doc；主業(yè)發(fā)展.doc XXXX電器董事局議事規(guī) 則（2006 年）.pdfXXXX電器獨(dú)立董事年度報告工作制度（2008年）.pdfXXXX電器公司章程（2007年）.pd

2、fXXXX電器股東大會議事規(guī)則（2006年）.pdfXXXX電器關(guān)聯(lián)交易管理制度（2007年）.pdf、財務(wù)狀況與經(jīng)營業(yè)績doc；關(guān)于溝通與其他.doc；關(guān)于公司的基本情況和經(jīng)營環(huán)境相 關(guān)問題.doc；戰(zhàn)略與發(fā)展.doc；品牌創(chuàng)建.doc；品牌個性.doc；品牌價值.doc；企業(yè)理 念.doc；企業(yè)愿景.doc；集團(tuán)概況.doc； 19982007年企業(yè)榮譽(yù).doc；實時行情.doc；投 資者關(guān)系.doc； “賀新春；迎奧運(yùn)”洗碗機(jī)優(yōu)惠活動.doc； XXXX微波爐新年送健康“禮” .doc電壓力鍋促銷.doc；今年內(nèi)地慈善企業(yè)XXXX位列；巨款贈佛山慈善會獻(xiàn)愛心.doc； 品牌規(guī)劃.doc；

3、中國男子職業(yè)高爾夫球精英賽.doc； 2003年半年度報告.pdf； 2004年半 年度報告.pdf； 2005年半年度報告.pdf； 2006年半年度報告.pdf； 2007年半年度報告.pdf； 2003年第三季度報告.pdf； 2003年第一季度報告.pdf； 2004年第三季度報告.pdf； 2004 年第一季度報告.pdf； 2003年年度報告.pdf； 2004年年度報告.pdf； 2005年年度報告.pdf； 2006年年度報告.pdf； 2007年年度報告.pdf；公告編號：2008-027關(guān)于變更公司職工 監(jiān)事的公告.PDF公告編號：2008-030第六屆董事局第十二次會議決

4、議公告.PDF公告編號：2008-0312007年度分紅派息實施公告.PDF公告編號：2008-032第六屆董事局第十三次會議決議公告.PDF 股票期權(quán)激勵計劃實施考核辦法.PDF2007年業(yè)績說明會.pdf； XXXX電器2007年中期業(yè)績說明會.pdf電工電機(jī)事業(yè)本部職能部門.doc；精密測試工程師電機(jī)事業(yè)本部職能部門.doc； 營銷策劃電機(jī)事業(yè)本部職能部門.doc電機(jī)工藝工程師空調(diào)電機(jī)事業(yè)部.doc；機(jī)械工程師空調(diào)電機(jī)事業(yè)部.doc；質(zhì)量管 理主管空調(diào)電機(jī)事業(yè)部.doc；策劃主管制冷冰箱事業(yè)部.doc；產(chǎn)品工藝工程師制 冷冰箱事業(yè)部.doc；模具管理專員制冷冰箱事業(yè)部.doc；品質(zhì)改進(jìn)主

5、管制冷冰箱 事業(yè)部.doc區(qū)域經(jīng)理制冷冰箱事業(yè)部.doc；渠道協(xié)同支持制冷家電集團(tuán)本部.doc； 薪酬福利主管制冷家電集團(tuán)本部.doc；地產(chǎn)發(fā)展集團(tuán).doc；機(jī)電裝備集團(tuán).doc；日用 家電集團(tuán).doc；制冷家電集團(tuán).doc五、實訓(xùn)過程：文檔作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基 礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的 重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的文檔管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的 同時文檔工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的 文檔體系，使得文檔工作的發(fā)展不置后于企

6、業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工 作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。第一階段：準(zhǔn)備工作任務(wù)一：Windows知識了解Windows操作的基本功能，掌握Windows的基本操作，在資源管理(或我的電腦) 中建立目錄結(jié)構(gòu)，為文檔分類整理做好準(zhǔn)備工作。任務(wù)二：收集電子文檔，并分類。在信息社會里，企業(yè)在發(fā)展過程中形成各種各樣的文檔，記錄企業(yè)成長過程和經(jīng)營狀況。 為了方便管理，需要對文檔的內(nèi)容或所屬部門或時間等方法進(jìn)行分類整理。這一階段主要是確定文檔的分類方法，將文檔分為幾個大類，再在大類中分小類。在 Windows中建立相應(yīng)的由多級子文件夾組成的目錄結(jié)構(gòu)。第二階段

7、：企業(yè)電子文檔分類整理任務(wù)一：打開資源管理器操作方法1將鼠標(biāo)指針移到“我的電腦”上，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“資 源管理器”，如圖1所示，打開資源管理器。打井迎老圭(E). 管迎映射網(wǎng)鏗E動器匸斷訐眉結(jié)昭列菇二JI1+ ifi圖1操作方法2：認(rèn)識資源管理器窗口，如圖2。菜單欄：在菜單欄中完成各種操作。工具欄：為了方便操作，在工具欄顯示一些命令按鈕，如“后退” “向上”等。地址欄：顯示打開對象的路徑。左窗格：顯示目錄結(jié)構(gòu)。右窗格：打開文件夾的窗口。任務(wù)二 在D盤下建立一個名為“公司電子文檔”的文件夾，用來存放公司的 各類文件。操作方法：在資源管理器左窗格中單擊“本地磁盤Q）”，在右窗格的空

8、白處單擊鼠標(biāo) 右鍵，從快捷菜單中選擇“新建/文件夾”，在右窗格中建立了一個名為“新建文件夾”的文 件夾，再將些文件夾更名為“公司電子文檔”。任務(wù)三：在“公司電子文檔”文件夾下為公司的文檔進(jìn)行分類。分類方法：（1）根據(jù)文件名分類：有一些文件可以通過文件名其確定共屬于哪一類。如一些有關(guān) 公司規(guī)章制度類的文件，可以為它們建立一個文件夾，將它們歸為一類。操作方法：在左窗格單擊“本地磁盤（D）”的“+”號，將“D”盤下的子文件夾展，單擊其子文件夾“公司電子文檔”，在右窗格空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“新 建/文件夾”，在文件夾“公司電子文檔”中建立了一個名為“新建文件夾”的子文件夾，再 將此文件

9、夾更名為“規(guī)章制度”。這樣，就為文件夾“公司電子文檔”建立了一個名為“規(guī) 章制度”的子文件夾，并將有關(guān)方面的文檔復(fù)制到此文件夾中。（2）根據(jù)文件內(nèi)容分類：不能從文件名上分類的文件，需要打開文件，根據(jù)文件內(nèi)容 來分類。如打開文件“財務(wù)狀況與經(jīng)營業(yè)績.doc”，其主要內(nèi)容是解答股東提出的有關(guān)出財 務(wù)狀況與經(jīng)營業(yè)績方面的問題，可為這類文件建立一個“股東咨詢”的文件夾，將所有關(guān)于 解答股東問題的這類文件放入此文件夾中。操作方法：按照上面介紹建立子文件夾的方法，建立一個名為“股東咨詢”的子文件夾， 并將相關(guān)文件復(fù)制到相應(yīng)的文件夾中。（3）對于已分類的文件，還可根據(jù)文件所屬部門、日期或文件內(nèi)容再分類。如一些公 告類文件，都是信息公布類文件，可以為它們建立一個“信息公告”類文件夾。我們還發(fā)現(xiàn)， 這些公告類文件都具有日期方面的要求，還可以將它們分為“季度公告”、“半年度公告”、 “年度公告”和“最近公告”。操作方法：按照上面介紹建立子文件夾的方法，建立一個名為“信息公告”的子文件夾， 并在“信息公告”下建立“季度公告” “半年度公告”、“年