辦事處財(cái)務(wù)管理制度修改稿

1、浙江威尼蒂針織服飾有限公司辦事處財(cái)務(wù)管理制度 PAGE 10辦事處財(cái)務(wù)管理制度目 錄辦事事處備用用金及費(fèi)費(fèi)用支出出相關(guān)規(guī)規(guī)定及流流程辦事事處物流流控管辦事事處倉(cāng)庫庫現(xiàn)場(chǎng)管理理、單據(jù)據(jù)管理.辦事處處客戶數(shù)數(shù)據(jù)管理理辦事事處增值值稅發(fā)票票開具管管理規(guī)定定.辦辦事處數(shù)數(shù)據(jù)管理理崗位職職責(zé)及操操作細(xì)則則辦事處備備用金管管理及費(fèi)費(fèi)用支出出相關(guān)規(guī)規(guī)定及流流程備用金管管理：用于辦事事處日常常開支，如差旅旅費(fèi)、話話費(fèi)、快快遞費(fèi)、水電費(fèi)費(fèi)等，其其他費(fèi)用用按預(yù)算算專門申申請(qǐng)，專?？顚Ｓ糜?。要求如下下每月1號(hào)號(hào)，將當(dāng)當(dāng)月費(fèi)用用預(yù)算清清單傳到公司，經(jīng)營(yíng)銷銷、財(cái)務(wù)務(wù)負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)后后兩天給予予安排。2、備用用金額度度1萬

2、元元，各項(xiàng)項(xiàng)支出均均應(yīng)有相相應(yīng)合法法票據(jù)。3、備用用金不允允許挪用用和個(gè)人人借支，特殊情情況單獨(dú)獨(dú)審批。 4、非預(yù)預(yù)算范圍圍內(nèi)的緊緊急支出出，需要要事先提提出申請(qǐng)請(qǐng)，經(jīng)總總公司營(yíng)營(yíng)銷、財(cái)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)并增加加預(yù)算，單獨(dú)支支付。5、專項(xiàng)項(xiàng)費(fèi)用的的開支，經(jīng)辦事事處申請(qǐng)請(qǐng)，公司司營(yíng)銷、財(cái)務(wù)負(fù)負(fù)責(zé)人同同意后可可由總公公司直接接銀行匯匯給對(duì)方方。6、所有有費(fèi)用必必須根據(jù)據(jù)相關(guān)報(bào)報(bào)銷制度度進(jìn)行審審核后方方可報(bào)銷銷及記帳帳，在申申請(qǐng)下次次備用金金或?qū)ｍ?xiàng)項(xiàng)費(fèi)用時(shí)時(shí),報(bào)銷銷單據(jù)及及辦事處處備用金金收付存存明細(xì)表表傳給公公司及審審核，以以便公司司對(duì)辦事事處財(cái)務(wù)務(wù)其統(tǒng)籌籌。、 費(fèi)費(fèi)用支出出的相關(guān)關(guān)規(guī)定及及流程：

3、1、采購(gòu)購(gòu)業(yè)務(wù)因市場(chǎng)銷銷售需要要而發(fā)生生的采購(gòu)業(yè)業(yè)務(wù)的（月費(fèi)用用預(yù)算清清單中未未涉及），必須須寫明采采購(gòu)事由由報(bào)總公公司營(yíng)銷銷、財(cái)務(wù)務(wù)批準(zhǔn)并并備案后后方可采采購(gòu)。2、修理理費(fèi)用，除自然損損耗發(fā)生生的修理理費(fèi)除外外，其他他發(fā)生的的修理費(fèi)費(fèi)用相關(guān)關(guān)責(zé)任人人必須承擔(dān)擔(dān)50%。3、促銷銷費(fèi)用：發(fā)生前需需要就促促銷活動(dòng)動(dòng)提交總總公司營(yíng)營(yíng)銷、財(cái)財(cái)務(wù)詳細(xì)細(xì)的活動(dòng)動(dòng)預(yù)算。4、辦事事處出租租車費(fèi)用用：每年9月月至次年元元月份每每月允許許辦事處處總經(jīng)理報(bào)報(bào)銷8000元/月、其其他月份份限額4400元元/月。5、市內(nèi)內(nèi)公交：要求購(gòu)辦辦公交IIC卡，憑購(gòu)卡卡發(fā)票報(bào)報(bào)銷。不不適用IIC卡線線路憑票票報(bào)銷。6、運(yùn)費(fèi)費(fèi)的核

4、銷銷：長(zhǎng)途運(yùn)費(fèi)費(fèi)報(bào)銷時(shí)時(shí)要求運(yùn)運(yùn)費(fèi)單上上注明收收貨箱數(shù)數(shù)、數(shù)量量、隨貨貨單號(hào)；市內(nèi)運(yùn)運(yùn)費(fèi)報(bào)銷銷時(shí)，要要求出庫庫單上注注明運(yùn)費(fèi)費(fèi)單號(hào)、金額、目目的地，如發(fā)生生短途運(yùn)運(yùn)輸費(fèi)用用則短途途金額在在運(yùn)輸單單上注明明。7、招待待標(biāo)準(zhǔn)：參照公司司費(fèi)用報(bào)報(bào)銷制度度及預(yù)先先申請(qǐng)，如有超超出，須須向公司司營(yíng)銷負(fù)負(fù)責(zé)人、辦事處處總經(jīng)理理同意后后方可支支出。8、公關(guān)關(guān)費(fèi)用：發(fā)生需要要提前向向公司總總經(jīng)理申申請(qǐng)，在在得到書書面批復(fù)復(fù)后，方方可發(fā)生生9、商場(chǎng)場(chǎng)付現(xiàn)費(fèi)費(fèi)用：要求辦事事處提出出申請(qǐng)，由公司司匯入辦辦事處帳帳號(hào)，特特殊情況況或付費(fèi)費(fèi)較小可可向總公公司申請(qǐng)請(qǐng)，批準(zhǔn)準(zhǔn)后由辦辦事處在在備用金金中列支支。商場(chǎng)場(chǎng)費(fèi)用要要

5、有費(fèi)用用發(fā)票或或收據(jù)，收據(jù)必必須加蓋蓋商場(chǎng)財(cái)財(cái)務(wù)專用用章。商場(chǎng)如如出具辦辦公用品品等與付付款名目目不相符符的發(fā)票票，發(fā)票票上必須須注明用用途。10、導(dǎo)導(dǎo)購(gòu)工資資管理：A、必須須到人力資資源部辦辦理相關(guān)關(guān)手續(xù)；B、要要求辦理理公司指指定的銀銀行卡，由公司司統(tǒng)一發(fā)發(fā)放（商商超有特特殊規(guī)定定的除外外）。C、辦辦事處明明要提供供明確的的、經(jīng)公公司同意意的基本本工資、提成比比例、提提成基數(shù)數(shù)、加班班工資的的計(jì)算方方法給財(cái)財(cái)務(wù)。D、臨時(shí)時(shí)促銷人人員的工工資發(fā)放放以臨臨時(shí)促銷銷活動(dòng)申申請(qǐng)審審批后作作為工資資發(fā)入的的依據(jù)，并同時(shí)時(shí)提供臨臨時(shí)促銷銷人員的的工資簽簽收單。11、商商場(chǎng)裝修修費(fèi)用支支出：應(yīng)有相應(yīng)應(yīng)的

6、合同同，公司司根據(jù)裝裝修合同同和驗(yàn)收單單進(jìn)行支支付。12、費(fèi)費(fèi)用單據(jù)據(jù)處理與與傳遞辦事處參參照費(fèi)用用報(bào)銷規(guī)規(guī)定，按按公司要要求進(jìn)行行費(fèi)用的的分類、歸集、粘貼。要求如如下：1、合法法發(fā)票、收據(jù)類類票據(jù)分分開2、車費(fèi)費(fèi)、住宿宿費(fèi)填報(bào)報(bào)差旅費(fèi)費(fèi)報(bào)銷單單，除此此之外的的單據(jù)填填報(bào)付款款憑證。3、票據(jù)據(jù)要求連連續(xù)編號(hào)號(hào)、記帳帳。4、票據(jù)據(jù)由各業(yè)業(yè)務(wù)員自自己按公公司要求求整理、粘貼，會(huì)計(jì)審審核，辦辦事處經(jīng)經(jīng)理簽字字確認(rèn)方方可報(bào)銷銷。5、報(bào)銷銷金額達(dá)達(dá)到備用用金金額額50%時(shí)，及及時(shí)寄回回公司分分管辦事事處會(huì)計(jì)計(jì)主管處處。13辦辦事處總總經(jīng)理及及區(qū)域經(jīng)經(jīng)理出差差費(fèi)用：出差除除車費(fèi)外外， 區(qū)區(qū)域經(jīng)理理出差每每

7、天按1000元，辦辦事處總總經(jīng)理出出差每天天按1600元二、辦事事處物流流控管：貨物流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)要做到到：嚴(yán)格、準(zhǔn)準(zhǔn)確、安安全、迅迅捷，每每一個(gè)關(guān)關(guān)鍵環(huán)節(jié)節(jié)必須無無一遺漏漏，貨物物進(jìn)出倉(cāng)倉(cāng)庫必須須憑有效效的單據(jù)據(jù)，做到到“貨到有有單，貨貨走單隨隨”。要求如下下： 、產(chǎn)產(chǎn)品管理理1、訂貨貨規(guī)定： 根據(jù)市場(chǎng)場(chǎng)需求向向公司申申請(qǐng)發(fā)貨貨，發(fā)貨貨單經(jīng)營(yíng)營(yíng)銷負(fù)責(zé)責(zé)人簽字字確認(rèn)后后送倉(cāng)庫庫進(jìn)行配配貨。訂訂貨單傳傳真件留留存財(cái)務(wù)務(wù)應(yīng)收款款會(huì)計(jì)。2、 收收貨規(guī)定定：辦事處收收到公司司貨物后后，要根根據(jù)隨貨貨單在一一天內(nèi)驗(yàn)驗(yàn)收入庫庫，并向向公司電電話或書書面確認(rèn)認(rèn)收貨數(shù)數(shù)量。根根據(jù)雙方方確認(rèn)的的數(shù)據(jù)開開具入庫庫單并據(jù)據(jù)

8、此入帳帳。3、銷售售發(fā)貨、退貨、調(diào)貨規(guī)規(guī)定：自營(yíng)商商場(chǎng)發(fā)貨貨，貨到到商場(chǎng)，必須由由收貨人人簽收，或索取取對(duì)方收收貨憑證證，雙方方確認(rèn)無無誤后方方可入帳帳。下線發(fā)貨貨：執(zhí)行行款到發(fā)發(fā)貨原則則，不允允許賒銷銷。發(fā)貨時(shí)時(shí)附隨貨貨聯(lián)，貨貨到后要要客戶后后12小小時(shí)內(nèi)進(jìn)進(jìn)行確認(rèn)認(rèn)（業(yè)務(wù)務(wù)主管負(fù)負(fù)責(zé)催要要）。商場(chǎng)、下下線客戶戶退貨：退貨時(shí)時(shí)要求客客戶附清清單，公公司在收收貨后112小時(shí)時(shí)清點(diǎn)完完成，并并及時(shí)就就退貨數(shù)數(shù)量與客客戶確認(rèn)認(rèn)，以實(shí)實(shí)際收貨貨數(shù)為入入帳依據(jù)據(jù)。調(diào)貨：客客戶要求求調(diào)換貨貨前必須須經(jīng)過公公司營(yíng)銷銷部同意意，調(diào)換換時(shí)必須須按要求求開具退退貨單、發(fā)貨單單。、外購(gòu)購(gòu)樣品、辦公用用品、促促銷品

9、管管理：辦公用品品：按公司批批準(zhǔn)限額額進(jìn)行集集中統(tǒng)一一購(gòu)買，歸倉(cāng)庫庫保管，入庫時(shí)時(shí)開據(jù)入入庫單，登記辦辦公用品品臺(tái)帳，領(lǐng)用時(shí)時(shí)填寫領(lǐng)領(lǐng)用單，需要以以舊換新新的要舊舊換新（如：筆筆、手套套、剪刀刀等）。促銷用品品：按公司批批準(zhǔn)的申申請(qǐng)單進(jìn)進(jìn)行購(gòu)買買，先入入庫，后后領(lǐng)用。活動(dòng)完完畢未用用完促銷銷品退回回倉(cāng)庫，同時(shí)就就促銷進(jìn)進(jìn)行分析析，核實(shí)實(shí)促銷用用品發(fā)放放的合理理性。樣品：與公司營(yíng)營(yíng)銷部溝溝通后進(jìn)進(jìn)行樣品品采購(gòu)，寄回公公司并按按規(guī)定辦辦理入庫庫手續(xù)后后,憑相相關(guān)正式式發(fā)票在在備用金金中報(bào)銷銷。辦事處倉(cāng)倉(cāng)庫現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)管理、單據(jù)管管理：(一):倉(cāng)庫管管理要求求如下：保持倉(cāng)庫庫的清潔潔衛(wèi)生，對(duì)庫存存貨物進(jìn)進(jìn)

10、行妥善善保管，保證物物料堆放放整齊，不混雜雜、分組組織、尺尺碼、顏顏色擺放放，要求求貨物數(shù)數(shù)量標(biāo)識(shí)識(shí)向外，便于核核查，同同時(shí)要求求放置計(jì)計(jì)量貨物物的收發(fā)發(fā)卡。發(fā)貨時(shí)，要按次次序發(fā)貨貨，不允允許在箱箱體打洞洞，或不不開箱從從中抽拿拿。同時(shí)時(shí)要保證證發(fā)貨時(shí)時(shí)貨物包包裝的完完好，不不允許人人為導(dǎo)致致包裝破破損。要求客戶戶提前下下單，以以便倉(cāng)庫庫可以及及時(shí)有序序配貨。倉(cāng)庫使用用的出入入庫單必必須由總總公司統(tǒng)統(tǒng)一訂制制。倉(cāng)庫要按按公司規(guī)規(guī)定登記記臺(tái)帳，編制報(bào)報(bào)表，根根據(jù)貨物物的收發(fā)發(fā)情況及及時(shí)開具具出入庫庫單，并并做到當(dāng)當(dāng)日事當(dāng)當(dāng)日畢，第二天天10點(diǎn)點(diǎn)前完成成前日?qǐng)?bào)報(bào)表的編編制與報(bào)報(bào)送。對(duì)出入庫庫產(chǎn)品進(jìn)

11、進(jìn)行數(shù)量量、質(zhì)量量的核查查。每月進(jìn)進(jìn)行一次次月底盤盤存工作作，核查查帳實(shí)是是否相符符，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題及及時(shí)向辦辦事處經(jīng)經(jīng)理及公公司進(jìn)行行書面匯匯報(bào)，查查明原因因后方可可繼續(xù)運(yùn)運(yùn)行。7倉(cāng)庫庫做好防火火、防盜盜管理，并由辦辦事處經(jīng)經(jīng)理做好好貨物保保險(xiǎn)工作作。(二):出庫單單據(jù)管理理要求如如下：1、送貨貨上門的的業(yè)務(wù)：倉(cāng)庫出庫庫時(shí)要開開據(jù)五聯(lián)聯(lián)出庫單單，由倉(cāng)倉(cāng)庫員、發(fā)貨員員對(duì)貨物物數(shù)量簽簽字確認(rèn)認(rèn)后，一一聯(lián)倉(cāng)庫庫留存，二聯(lián)隨隨貨（一一聯(lián)給客客戶，一一聯(lián)由客客戶簽字字后帶回回記帳備備查），二聯(lián)寄寄回公司司（一聯(lián)聯(lián)財(cái)務(wù)記記帳，一一聯(lián)營(yíng)銷銷記帳）。2、貨運(yùn)運(yùn)發(fā)貨的的業(yè)務(wù)：A、商超超要求取取得客戶戶回單B、下線

12、線客戶收收到貨后后12小小時(shí)內(nèi)給給予確認(rèn)認(rèn)，將隨隨貨單簽簽字確認(rèn)認(rèn)回傳辦辦事處（業(yè)務(wù)主主管負(fù)責(zé)責(zé)催要），做為為記帳依依據(jù)。（三）：其他要要求：辦事處票票據(jù)填開開、建帳帳的具體體要求見見“倉(cāng)管員員操作細(xì)細(xì)則”相關(guān)內(nèi)內(nèi)容?？蛻魯?shù)據(jù)據(jù)管理進(jìn)銷存情情況管理理：每月辦辦事處要要取得商商超、下下線的進(jìn)進(jìn)銷存數(shù)數(shù)據(jù)上報(bào)報(bào)公司。公司制作作統(tǒng)一的的終端銷銷售清單單登記表表：由終端端導(dǎo)購(gòu)按按銷售實(shí)實(shí)時(shí)填寫寫，辦事事處在每每周六前前要取得得所有商超超一周銷售售日?qǐng)?bào)和和小票，并上報(bào)報(bào)公司，在周末末時(shí)把小小票寄回回公司，公司按按小票和和終端銷銷售清單單登記表表進(jìn)行數(shù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)計(jì)和導(dǎo)購(gòu)購(gòu)提成計(jì)計(jì)算。商超建立立導(dǎo)購(gòu)交交接班盤

13、盤存制度度：同時(shí)每每月按帳帳期對(duì)商商超庫存存進(jìn)行盤盤點(diǎn)。出出現(xiàn)盤虧虧情況時(shí)時(shí)，由責(zé)責(zé)任人承承擔(dān)損失失，如無無法落實(shí)實(shí)責(zé)任人人，由導(dǎo)導(dǎo)購(gòu)與業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)理理承擔(dān)損損失。團(tuán)購(gòu)貨物物：要事先先通知公公司團(tuán)購(gòu)購(gòu)數(shù)量金金額，現(xiàn)現(xiàn)款現(xiàn)貨貨。價(jià)格格按公司司規(guī)定團(tuán)團(tuán)價(jià)格發(fā)發(fā)貨。要求建立立客戶檔檔案：將代理理商所在在的省市市、企業(yè)業(yè)名稱、辦公地地址、傳傳真電話話、法人人代表身身份證明明等相關(guān)關(guān)信息，直營(yíng)商商場(chǎng)的名名稱、聯(lián)聯(lián)系人、職務(wù)、電話等等整理成成冊(cè)一式式兩份，留公司司一份存存檔。促銷數(shù)據(jù)據(jù)管理：促銷方方案經(jīng)過過公司同同意后，由倉(cāng)庫庫按促銷銷申請(qǐng)批批復(fù)準(zhǔn)備備貨物，并做好好出庫手手續(xù)。促促銷時(shí)，由會(huì)計(jì)計(jì)出納進(jìn)進(jìn)行巡查

14、查，并對(duì)對(duì)貨品價(jià)價(jià)格和銷銷售數(shù)量量進(jìn)行監(jiān)監(jiān)督。促促銷結(jié)束束后，由由出納會(huì)會(huì)計(jì)對(duì)銷銷售結(jié)果果進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，由由倉(cāng)庫做做好剩余余產(chǎn)品入入庫手續(xù)續(xù)。五. 辦辦事處發(fā)發(fā)票管理理及規(guī)范范流程(一) : 增增值稅發(fā)發(fā)票開具具管理：公司辦事事處現(xiàn)不不具備法法人資格格，發(fā)票票需要總總公司開開出，在在發(fā)生業(yè)業(yè)務(wù)需要要開具增增票時(shí)，辦事處處要求提提供開票票單位的的稅務(wù)登登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)執(zhí)照、組組織機(jī)構(gòu)構(gòu)代碼證證、開戶戶許可證證、法人人或代理理人身份份證、經(jīng)經(jīng)銷合同同。(二): 增增值稅發(fā)發(fā)票開具具：要求提供供對(duì)方客客戶對(duì)帳帳單，以以便公司司審核后后開票。不允許許虛開、代開。(三): 發(fā)發(fā)票的管管理：a: 辦辦事處收收到發(fā)票票在送商商超及客客戶前，要進(jìn)行行登記，以便核核查。因因?yàn)榘l(fā)票票認(rèn)證期期限為990天,所以辦辦事處收收到發(fā)票票后要在在第一時(shí)時(shí)間送入入商超，不能耽耽誤結(jié)帳帳期，如如因發(fā)票票錯(cuò)開,要在當(dāng)