公司審計(jì)管理規(guī)范

1、公司數(shù)字化治理ERP運(yùn)行治理制度目 錄 一、 總則 二、 數(shù)字化治理操作使用治理制度 三、 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 四、 數(shù)字化治理人員治理（崗位責(zé)任制）制度 五、 數(shù)字化治理帳務(wù)處理制度 六、 數(shù)字化治理報(bào)表治理制度 七、 數(shù)字化治理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度 八、 數(shù)字化治理檔案治理制度 總 則 數(shù)字化治理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)治理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)治理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會計(jì)信息組成的一個(gè)有機(jī)整體，為保證已建立的ERP系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且在運(yùn)行過程中不斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息

2、系統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的治理，即： 1、 建立、健全各種組織操縱措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行； 2、 加強(qiáng)對已建立的信息系統(tǒng)的治理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率； 3、 充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為治理提供服務(wù)。依照以上目的，并結(jié)合財(cái)政部對企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和FAS2000 ERP系統(tǒng)的專門性與我公司的實(shí)際情況，制定出我公司ERP系統(tǒng)的治理制度。 本制要緊包括ERP系統(tǒng)的使用治理、帳務(wù)系統(tǒng)治理、報(bào)表系統(tǒng) 治理、人員組織治理、維護(hù)治理及檔案治理等內(nèi)容。 本制度由XX部負(fù)責(zé)解釋講明及監(jiān)督實(shí)施。 本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前ERP系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際情況制定的，

3、為滿足本公司數(shù)字化治理進(jìn)展的客觀需要應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充修改。 本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化治理操作使用治理制度 數(shù)字化治理確實(shí)是把物料操縱、生產(chǎn)打算和治理等治理系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會計(jì)理論和方法融為一體，通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期或不定期地提供打算和操縱經(jīng)濟(jì)過程需要的會計(jì)信息和生產(chǎn)信息等，為此，為保證數(shù)字化治理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)，特制定數(shù)字化治理操作使用治理制度。 此制度要緊是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的治理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定的任務(wù)

4、，保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強(qiáng)使用治理才能幸免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，幸免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失，保證發(fā)生故障后能及時(shí)恢復(fù)，出現(xiàn)錯(cuò)誤后能及時(shí)發(fā)覺，及時(shí)糾正，保證輸出信息正確、真實(shí)。 一、 機(jī)房的治理： 計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)制造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，為愛護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下： 1、 機(jī)房由系統(tǒng)治理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)治理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)； 2、 保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機(jī)以及其它設(shè)備的塵埃和贓物； 3、 嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作； 4、 為防止意外事故

5、的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)杜絕一切火源，機(jī)房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝； 5、 在工作中突然停電，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及UPS使用等情況； 6、 嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤； 7、 未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對外服務(wù)，以防病毒傳入； 8、 機(jī)房無人時(shí)應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。 二、操作使用治理： 本治理是對計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，要緊任務(wù)是 建立、健全和完善數(shù)字化治理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，幸免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)覺、及時(shí)糾正、及時(shí)恢復(fù)

6、，同時(shí)保證數(shù)字化治理信息資源的正確性、及時(shí)性、完整性和連續(xù)性。 1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定： （1） 系統(tǒng)治理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)治理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)； （2） 非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)； （3） 上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定）； （4） 上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)治理人員有不可推卸的責(zé)任； （5） 上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)； （6） 應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工

7、作，以防止意外事故的發(fā)生； （7） 不能使用來路不明的軟盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； （8） 未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令； （9） 對各應(yīng)用軟件word、excel等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。 2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限： A、系統(tǒng)治理員： 對整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。 系統(tǒng)治理員必須依照天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會計(jì)核算的實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計(jì)科目的設(shè)置必須符合 會計(jì)度與本單位的核算治理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部

8、門和 其它有關(guān)部門的要求。 協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； 負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時(shí)的各項(xiàng)初始化工作。 負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，并做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)性歸檔。 負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。 B、系統(tǒng)維護(hù)人員： 負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作： 負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作； 負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況； 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； 按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)； 系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不同意隨意打開數(shù)據(jù)庫運(yùn)行操作，實(shí)施

9、數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。 C、系統(tǒng)操作人員： 系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的 員。 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。 嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作； 負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作； 負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，并治理及歸檔工作； 日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日報(bào)表，做到日清月結(jié)； 月底滿頁可打印所有的帳簿和會計(jì)報(bào)表； 記帳憑證按規(guī)定隨時(shí)打印。 D、數(shù)據(jù)錄入人員： 檢查專職會計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，關(guān)于違規(guī) 記帳憑證不得錄入； 數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)覺有疑問或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)詢問有關(guān)人員，不 得擅

10、自修改和作廢。 認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核； 日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。 E、數(shù)據(jù)審核人員： 負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性； 復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時(shí)如發(fā)覺錄入錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)通知錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核； 負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核； 對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。 F、專職會計(jì)人員： 依照原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡明規(guī)范； G、檔案治理人員： 負(fù)責(zé)數(shù)字化治理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳

11、憑證，帳簿和報(bào)表等有關(guān)會計(jì)資料存檔治理； 按規(guī)定時(shí)刻催交入檔； 對不符合要求的會計(jì)資料及軟盤不予接收； 做好安全保密工作； 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。 上機(jī)操作注意事項(xiàng) 一、開機(jī)步驟： 1、 打開電源開關(guān)； 2、 打開UPS電源開關(guān)； 3、 打開打印機(jī)開關(guān)； 4、 打開顯示器開關(guān)； 5、 打開主機(jī)開關(guān)。 二、關(guān)機(jī)步驟： 1、 關(guān)上主機(jī)開關(guān)； 2、 關(guān)上顯示器開關(guān)； 3、 關(guān)上打印機(jī)開關(guān)； 4、 關(guān)上UPS電源開關(guān)； 5、 關(guān)上電源開關(guān)。 三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操 作步驟；

12、六、使用鍵盤時(shí)要輕擊，切記不可重打； 七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。 計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度 實(shí)際應(yīng)用ERP治理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)覺，必須規(guī)定對數(shù)字化治理單位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化治理的正常進(jìn)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生緣故、地點(diǎn)、時(shí)刻以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)治理制度，現(xiàn)規(guī)定如下： 一、 所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)刻和運(yùn)行情況。 二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過程中沒有問題，運(yùn)行情況及備注欄填寫運(yùn)行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時(shí)登記錄,并

13、向系統(tǒng)維護(hù)員報(bào)告。 三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。 四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)覺的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載，關(guān)于嚴(yán)峻或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報(bào)告單。并向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。 五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由治理人員妥善保管，年終整理歸檔。 六、要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度依照問題的嚴(yán)峻程度予以處理，請所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。 附錄二： 上機(jī)操作記錄 上機(jī)時(shí)刻 操作員姓名 操作內(nèi)容 運(yùn)行時(shí)刻 運(yùn)行情況 備注 數(shù)字化治理崗位責(zé)任制 為使我公司數(shù)字化治理工作進(jìn)程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確保

14、此項(xiàng)工作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化治理崗位責(zé)任性。 一、 數(shù)字化治理崗位： 依照企業(yè)的內(nèi)部物料、制造治理和會計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對數(shù)字化治理崗位設(shè)置的要求，在系統(tǒng)總治理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個(gè)崗位動(dòng)身圍繞數(shù)字化來開展工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下治理崗位： 主管會計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)治理與維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)治理、檔案治理。 二、崗位職責(zé)： （一） 主管會計(jì)：對企業(yè)數(shù)字化進(jìn)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，保證數(shù)字化治理工作的健康進(jìn)展。 （二） 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化進(jìn)展規(guī)劃，為主管會計(jì)提供重大硬件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決策

15、依據(jù)，依照本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化治理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評。 （三） 系統(tǒng)治理維護(hù)崗： 1、 參與制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化進(jìn)展規(guī)劃及數(shù)字化治理制度； 2、 執(zhí)行對操作人員的治理和計(jì)算機(jī)檔案治理職能，對會計(jì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)軟件、硬件財(cái)產(chǎn)安全可靠； 3、 及時(shí)了解計(jì)算機(jī)故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大的系統(tǒng)運(yùn)行故障必須依照故障的進(jìn)展，處理情況填寫故障報(bào)告單并及時(shí)報(bào)給數(shù)字化主管人員； 4、 正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作； 5、 開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司差不多應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)的功能，并應(yīng)以易同意、易掌握為原則；

16、 6、 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)治理員核準(zhǔn)的開發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)； 7、 保證各種數(shù)字化治理規(guī)定的正確實(shí)施。 （四） 業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作： 依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷售、債權(quán)債務(wù)往來的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級核算等崗位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái)務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計(jì)算機(jī)對帳、核銷等功能來完成工作，并按帳務(wù)治理制度要求打印帳簿、報(bào)表。 （五） 數(shù)據(jù)錄入： 1、 執(zhí)行系統(tǒng)治理對崗位工作的具體指揮、要求； 2、 及時(shí)、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳表； 3、 通過系統(tǒng)治理員及時(shí)準(zhǔn)確地

17、為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； 4、 系統(tǒng)治理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人； 5、 正確執(zhí)行數(shù)字化治理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定； 6、 發(fā)覺問題，及時(shí)向系統(tǒng)治理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映； （六） 數(shù)據(jù)復(fù)核崗： 1、 對輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機(jī)制憑證的一致性； 2、 對已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲不得超過次日復(fù)核完畢； 3、 發(fā)覺憑證錯(cuò)誤，分析責(zé)任緣故，通知有關(guān)崗位人員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得擅自修改； 4、 填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表，發(fā)覺問題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào)處理； 5、 按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)治理員進(jìn)行匯總、打印匯總憑證； 6、 復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并

18、對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。 （七） 數(shù)據(jù)稽核： 1、 審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字； 2、 審核記帳憑證是否符合會計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表相符； 3、 發(fā)覺不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時(shí)，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理； 4、 每周對所有原始憑證、機(jī)制憑證、報(bào)表進(jìn)行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤； 5、 稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對所有因人為因素造成而未及時(shí)稽核發(fā)覺的憑證問題負(fù)責(zé)。 （八） 數(shù)據(jù)治理崗： 1、 執(zhí)行系統(tǒng)治理員對本崗位工作的具體指揮、要求； 2、 依照復(fù)核后的計(jì)算機(jī)憑證，按本匯總、打印

19、、輸出機(jī)制憑證匯總表，粘貼在機(jī)制憑證上，保證機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號、金額上的正確性。 3、 對存貯在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計(jì)文件、憑證、帳表等要及時(shí)備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔； 4、 依照帳務(wù)治理制度有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時(shí)對帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年； 5、 對硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)不同意任何人進(jìn)行非會計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作； 6、 注意保管、查看計(jì)算機(jī)操作記錄，發(fā)覺問題及時(shí)向系統(tǒng)治理員報(bào)告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔； 7、 按檔案治理要求移交檔案，填寫檔案移交單； 8、 對本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。 （九） 檔案治理崗： 1、 嚴(yán)格按照檔案治理制度要求進(jìn)行日常工作

20、； 2、 對會計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分不存放在不同地點(diǎn)； 3、 對購置或自制開發(fā)的會計(jì)軟件，要作為會計(jì)檔案妥善保管，并負(fù)責(zé)督促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔； 4、 注意查看檔案移交登記表，對接收的計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。 各崗位嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)覺問題及時(shí)反映，提出有利于數(shù)字化進(jìn)展的建議，保證我公司財(cái)務(wù)數(shù)字化向著健康有效的方向進(jìn)展。 三、監(jiān)督、落實(shí) 本規(guī)定由財(cái)務(wù)主管及系統(tǒng)治理員監(jiān)督執(zhí)行。 帳務(wù)系統(tǒng)治理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，依照天心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)治理制度。 本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作治理、業(yè)務(wù)治理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容

21、。 一、 人員的組織 系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)治理員，從業(yè)務(wù)治理及財(cái)務(wù)處理流程來分，系統(tǒng)配備系統(tǒng)治理員，系統(tǒng)維護(hù)員，數(shù)據(jù)治理員，財(cái)務(wù)主管，主辦會計(jì)，出納，往來會計(jì)，存貨會計(jì)，銷售治理員，具體配備見下表： 編號 崗 位 姓 名 1 系統(tǒng)治理員 系統(tǒng)治理 閻勇 2 系統(tǒng)維護(hù)員 系統(tǒng)維護(hù) 閻勇 3 數(shù)據(jù)治理員 數(shù)據(jù)治理 閻勇 4 財(cái)務(wù)主管 稽核員 張經(jīng)理 5 主辦會計(jì) 復(fù)核、錄入、操作 張經(jīng)理 6 出納 錄入、操作 張文靜 7 往來會計(jì) 錄入、操作 張文靜 8 存貨會計(jì) 錄入、操作 吳寶剛、梅沖 9 銷售治理員 錄入、操作 張淑京 具體職責(zé)參看數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制。

22、二、操作治理制度 （一） 日常事務(wù)治理 1、 必須嚴(yán)格按照FAS2000天心企業(yè)治理軟件操作流程完成各項(xiàng)工作；各操作人員及財(cái)務(wù)主管須按照天心FAS2000業(yè)務(wù)流程治理規(guī)范及日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范完成自己的工作，詳細(xì)操作流程及方法可參照FAS2000天心企業(yè)治理全能系統(tǒng)操作手冊（黃皮書）。 2、 必須以自己的名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作； 3、 不得將口令泄漏給他人，并定期修改自己的口令； 4、 各操作員必須準(zhǔn)確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同時(shí)，必須輸入本系統(tǒng)中起要緊作用的號碼，如：單據(jù)號、訂單號（即大號）、制令單號、憑證

23、號等。 （二） 日常業(yè)務(wù)治理 各操作員必須按照日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范中業(yè)務(wù)分工一覽表中的步驟單據(jù)及主營業(yè)務(wù)操作流程來操作。 一般操作流程如下： 月初：輸出上月財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)稅，上繳利潤。 月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表 步驟及單據(jù) 操作員 審核 有關(guān)帳表 1進(jìn)貨單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 采購明細(xì)表采購統(tǒng)計(jì)表進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表存貨明細(xì)表現(xiàn)存量明細(xì)表 2進(jìn)貨退回單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 3進(jìn)貨折讓單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 4銷售訂單 銷售治理 存貨會計(jì) 受訂明細(xì)/統(tǒng)計(jì)表 5制令單 存貨會計(jì) 6領(lǐng)/退料單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 領(lǐng)料/退料明細(xì)表進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表存貨明細(xì)表現(xiàn)存量明細(xì)表銷貨明細(xì)表銷貨統(tǒng)計(jì)

24、表銷貨年度統(tǒng)計(jì)表銷貨毛利分析表借入還出明細(xì)表借入租金明細(xì)表借出還入明細(xì)表借出租金明細(xì)表調(diào)撥明細(xì)表, 調(diào)整明細(xì)表 7成品繳庫單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 8銷貨單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 9銷貨退回單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 10銷貨折讓單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 11借入單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 12借入還出單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 13借出單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 14借出還入單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 15庫存調(diào)撥單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 16庫存調(diào)整單 存貨會計(jì) 存貨會計(jì) 17單/多廠商付款單 出納 主管會計(jì) 付款明細(xì)表，應(yīng)付帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表廠商帳戶變動(dòng)表 18單/多客戶收款單 出納 主管會計(jì)

25、收款明細(xì)表，應(yīng)收帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表客戶帳戶變動(dòng)表 19其他費(fèi)用收入/支出單 出納 主管會計(jì) 其他費(fèi)用收入明細(xì)表/其他費(fèi)用支出明細(xì)表 20帳戶收支單 出納 主管會計(jì) 帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表 21帳戶調(diào)撥單 出納 帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表 22票據(jù)異動(dòng) 出納 23審核憑證 主管會計(jì) 科目總帳，科目明細(xì)帳，日記帳，現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進(jìn)貨帳，匯總表，對象不帳 24過帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào)整憑證 主辦會計(jì) 月末： 1、 存貨會計(jì)監(jiān)督倉庫盤點(diǎn)，將實(shí)際庫存數(shù)量通過盤點(diǎn)處理，有誤差時(shí)調(diào)整實(shí)際庫存數(shù)量及金額。 2、 存貨會計(jì)進(jìn)行材料出庫成本計(jì)算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會計(jì)分錄傳遞給總帳系統(tǒng)。

26、 3、 出納依照銀行送來的對帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。 4、 主辦會計(jì)審核完所有的會計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報(bào)表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。制作財(cái)務(wù)報(bào)表。 要求：能由系統(tǒng)自動(dòng)生成的會計(jì)憑證不能直接存總帳中輸入，一般性非主營業(yè)務(wù)的收付款在銀行帳戶收支單中進(jìn)行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。 附錄六： 業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn) 現(xiàn)金： 1、 核對手工憑證與輸入計(jì)算機(jī)憑證的正確性； 2、 要求日清月結(jié)（啟動(dòng)現(xiàn)金日報(bào)表，每日打印，現(xiàn)金日報(bào)表，核對無誤后打兩份，一份上交主管負(fù)責(zé)人簽字，一份自己保存，并隨時(shí)同意不定期檢查）； 3、 現(xiàn)金日記帳滿頁打??； 4、 出納員每天五點(diǎn)必須結(jié)帳，

27、與庫存現(xiàn)金核對，打印日報(bào)表； 5、 出納員應(yīng)每天核查原始憑證與記帳憑證； 6、 嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金治理制度，庫存限額按要求存儲； 支票治理： 1、 發(fā)放及填寫支票，隨時(shí)進(jìn)行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶一次性錄入，待支票使用時(shí)修改日期、限額及用途，使用部門及個(gè)人； 2、 報(bào)帳時(shí)及時(shí)核銷支票； 3、 月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報(bào)銷； 4、 作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。 預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款：（收付款系統(tǒng)） 1、 按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 2、 隨時(shí)對新增單位進(jìn)行目錄維護(hù)，并每整理一次，每月28日前交部門目錄治理員； 3、 記帳完畢后，定期（每月一次）對單位往來

28、帳進(jìn)行核銷； 4、 依照治理的需要，對欠帳單位，用款部門，金額大小，提供有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)常通知公司內(nèi)有關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務(wù)。 5、 依照業(yè)務(wù)量大小，隨時(shí)與對方單位進(jìn)行核清帳目； 6、 必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格操縱往來單位分戶； 7、 屬一般帳，統(tǒng)一打印； 預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用： 嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時(shí)沖銷預(yù)提及攤銷費(fèi)用。 生產(chǎn)成本： 1、 依照設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制； 2、 利用總帳表進(jìn)行成本核算（包括匯合費(fèi)用、分配費(fèi)用、成本計(jì)算）； 3、 依照治理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)； 4、 定期進(jìn)行成本分析；及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核算資料，對帶有傾向性的成本變化要及時(shí)反映，以便于改進(jìn)；

29、5、 屬一般帳，統(tǒng)一打印。 6、 按時(shí)核對明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超過次日。 其他應(yīng)收款、應(yīng)收帳款： 1、 按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 2、 隨時(shí)進(jìn)行目錄維護(hù)，并每月整理一次，于月終28日前交部門目錄治理員； 3、 輸入單據(jù)時(shí)或在一定時(shí)期內(nèi)對應(yīng)收帳款余額進(jìn)行核銷； 4、 依照治理的需要，每月進(jìn)行一次帳齡分析，關(guān)及時(shí)交部門領(lǐng)導(dǎo)（包括清理欠款單位的及時(shí)核銷）； 5、 隨時(shí)與銷售部門核對應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時(shí)、準(zhǔn)確提供欠款單位及金額； 6、 必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格操縱往來單位分戶； 7、 屬一般帳，統(tǒng)一打印。 治理費(fèi)用： 1、 依照設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 2、 及時(shí)進(jìn)行部門目錄維

30、護(hù)，每月整理一次，并于月終28日前交部門內(nèi)目錄治理員； 3、 依照治理需要，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門分項(xiàng)目列出節(jié)約與超支數(shù)額； 4、 結(jié)合報(bào)表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門； 5、 屬一般帳，統(tǒng)一打印。 銀行存款： 1、 錄入銀行對帳單，隨時(shí)錄入銀行對帳單； 2、 審核銀行帳，審核未記帳銀行明細(xì)帳，（依照銀行結(jié)算單及銀行存款的標(biāo)準(zhǔn)摘要）； 3、 打帳要求月清，月結(jié)，月打帳； 4、 對帳，要求依照計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對帳單進(jìn)行對帳，對帳后打印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳； 5、 銀行帳業(yè)務(wù)分析，關(guān)于單位未達(dá)帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送交各部門催辦，銀行未達(dá)帳，送開戶銀

31、行辦理； 產(chǎn)品銷售收入： 1、 依照已制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要制票； 2、 每月登記銷售收入明細(xì)帳； 3、 依照治理需要及時(shí)提供銷售收入及應(yīng)交稅金的金額； 4、 屬一般帳，統(tǒng)一打?。?5、 按規(guī)定正確計(jì)算利潤及應(yīng)交稅金； 材料核算： 1、 原材料、低值易耗： 1） 錄入依照標(biāo)準(zhǔn)摘要輸入； 2） 結(jié)合總帳報(bào)表提供內(nèi)部報(bào)表； 3） 明細(xì)帳和總帳進(jìn)行核對，與庫存材料明細(xì)帳進(jìn)行核對； 4） 按一般帳統(tǒng)一打??； 2、應(yīng)付帳款： 1） 按標(biāo)準(zhǔn)摘要制票錄入； 2） 屬一般帳統(tǒng)一打??； 3、其他業(yè)務(wù)收入： 1） 按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 2） 正確提供其他銷售業(yè)務(wù)的有關(guān)數(shù)據(jù)（包括銷貨單位、內(nèi)容及金額）； 3） 屬一般帳，統(tǒng)

32、一打??； 固定資產(chǎn)： 1、 固定資產(chǎn)清理，輸入： 1） 按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票； 2） 隨時(shí)與固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行核對沖銷并結(jié)轉(zhuǎn)盈余； 3） 帳簿打印一般明細(xì)帳打印； 2、 固定資產(chǎn)原值、折舊： 1） 充分利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其功能； 2） 隨時(shí)利用帳務(wù)系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)與調(diào)整； 3） 定期與實(shí)物行核對，做到及時(shí)清理； 4） 定期與使用部門進(jìn)行實(shí)物核對及時(shí)處理； 在建工程： 1、 憑證依照標(biāo)準(zhǔn)摘要及時(shí)進(jìn)行填制； 2、 依照工程項(xiàng)目的增減及時(shí)修改項(xiàng)目目錄； 3、 按資金來源及用途與有關(guān)部門進(jìn)行核對； 4、 依照治理需要，結(jié)合總帳報(bào)表建立專項(xiàng)治理報(bào)表，反映專項(xiàng)資金情況； 5、 提供

33、各項(xiàng)工程的完工程度及支款情況； 6、 及時(shí)進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)； 7、 帳簿統(tǒng)一打??； 總帳、會計(jì)報(bào)表、應(yīng)交稅金、應(yīng)付工資、其他應(yīng)交款、本年利潤、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出、長期投資、短期投資、長期借款。 1、 嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會計(jì)科目； 2、 按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容； 3、 及時(shí)核對總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符； 4、 按規(guī)定正確填制報(bào)表，按時(shí)報(bào)送； 5、 準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額； 6、 隨時(shí)提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時(shí)刻、支付利息等情況； 7、 按單位、投資構(gòu)成掌握“長期投資”科目內(nèi)容及投資收回情況； 8、 屬一般帳，一般打印； 9、

34、 核對明細(xì)帳； 10、 負(fù)責(zé)所有會計(jì)帳務(wù)的總稽核，并對會計(jì)憑證、帳簿經(jīng)常性的審核； 數(shù)字化治理報(bào)表治理制度 一、依照上級主管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置的格式來編制上報(bào)的會計(jì)報(bào)表。 二、內(nèi)部治理的會計(jì)報(bào)表，依照公司治理需要經(jīng)主管會計(jì)審核設(shè)定。關(guān)于內(nèi)部期層單位需要上報(bào)的會計(jì)報(bào)表格式也要由財(cái)務(wù)部、主管會計(jì)統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不同意輕易變動(dòng)。 三、依照帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動(dòng)生成會計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。 四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。 五、每月的會計(jì)報(bào)表必須軟盤和書面兩種形式保存。軟盤報(bào)表和書面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致。 六

35、、存貯在硬盤上的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。備份次每月不得少于一次。要做雙備份，做備份前要填寫備份數(shù)據(jù)登記表（附錄八）。 七、每月的會計(jì)報(bào)表必須以書面的形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)批閱簽字或蓋章。 九、 每年年終時(shí)，必須將一年會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報(bào)表）統(tǒng)一整理并與檔案治理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見數(shù)字化治理檔案治理制度講明。 附錄七： 會計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 填制記帳憑證 錄入 記帳（記帳憑證） 帳中取數(shù) 取損益表的數(shù)據(jù) 填制轉(zhuǎn)帳憑證 錄入 記帳（轉(zhuǎn)帳憑證） 帳中取數(shù) 資產(chǎn)負(fù)債表 資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)） 應(yīng)上交及應(yīng)彌補(bǔ)表 表中取數(shù) 財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表 工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表 附錄八：

36、備份數(shù)據(jù)登記簿 備份日期 備份內(nèi)容 備份盤序號和盤數(shù) 備份狀態(tài) 操作員 ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度 目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時(shí)發(fā)覺系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財(cái)務(wù)治理適應(yīng)工作的變動(dòng)，進(jìn)一步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必須加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)。 系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的維護(hù)。 一、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)： 1、 實(shí)施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行； 2、 在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，及時(shí)排除故障和恢復(fù)運(yùn)行； 3、 依照數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)行，報(bào)財(cái)務(wù)主管； 4、 在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常； 5、 在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性的維護(hù)工作； 二、人

37、員配備： 1、 配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作； 三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限： 1、 系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實(shí)施； 2、 必須按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作； 3、 不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作； 4、 維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。 四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。 一） 硬件設(shè)備配置 數(shù)字化治理設(shè)備是指專門用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。 二） 硬件設(shè)備的治理： 會計(jì)電算專用硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)統(tǒng)一治理和使用，其他部門一般情況下，不得使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不阻礙數(shù)字化治理的正常工作

38、，操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時(shí)刻。 會計(jì)電算硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報(bào)表處理系統(tǒng)及其他會計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務(wù)。 為了幸免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。 三） 硬件設(shè)備的維護(hù)會計(jì)電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，一般維護(hù)人職員作需登記系統(tǒng)維護(hù)登記表即可，大的硬件維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告，報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)治理員。系統(tǒng)維護(hù)登記表見附錄。 四） 硬件系統(tǒng)的安全與愛護(hù) 1、 組織操作人員對計(jì)算機(jī)，鍵盤和打印

39、定期進(jìn)行全面的檢查，清洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。 2、 為了保障計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持適當(dāng)溫度。 3、 機(jī)房內(nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備。 4、 機(jī)房內(nèi)的一切電器設(shè)備必須通過用電技術(shù)治理部門同意后能安裝。 5、 工作中突然停電時(shí)必須及時(shí)關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。 6、 操作人員離開機(jī)房時(shí)應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時(shí)必須關(guān)閉電源開關(guān)。 7、 上機(jī)必須遵照以下順序： 首先開UPS電源，其次開打印機(jī)、第三開顯示器、第四開主機(jī)；下機(jī)順序相反。 五、軟件的維護(hù)制度 會計(jì)軟件的維護(hù)，提指保證會計(jì)軟件原設(shè)計(jì)功能的正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施的程序修正，會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會

40、計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作。 一） 會計(jì)軟件配置情況 按照分步實(shí)施的方針，財(cái)務(wù)部配備了天心軟件。 二） 會計(jì)軟件的維護(hù)與治理 1、 由于財(cái)務(wù)部用天心公司的商品軟件，程序修正和會計(jì)軟件的參數(shù)調(diào)整一般由天心公司實(shí)施，會計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄。 2、 程序修正與會計(jì)軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù) 操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)覺天心軟件的原設(shè)計(jì)功能未能 正?，F(xiàn)時(shí)，立即作詳細(xì)記錄后報(bào)告系統(tǒng)治理員； 系統(tǒng)治理員向天心公司提出程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整要求； 財(cái)務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時(shí)，應(yīng) 由系統(tǒng)治理員

41、進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才能交操作人員使用運(yùn)行。 軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。 3、 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) 會計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專 職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。 由于憑證填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能通過憑 證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護(hù)操作給予修正。 下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作： A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； B、記帳時(shí)中斷； C、錯(cuò)誤操作引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤； 一般情況下不同意實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設(shè)備時(shí)才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。 A、 數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序 B、

42、 系統(tǒng)治理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求； C、 系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)治理員和會計(jì)人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會計(jì)數(shù)據(jù)； D、 系統(tǒng)治理員對檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無誤后通知操作使用人員。 4、會計(jì)科目的維護(hù)： 會計(jì)科目不得隨意改動(dòng)、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計(jì)主 管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動(dòng)，原則上年中不許改動(dòng)、 增刪會計(jì)科目。確需增刪改的，需報(bào)批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、分 帳、撤帳等處理。 5、會計(jì)軟件的升級： 應(yīng)由系統(tǒng)治理維護(hù)人員報(bào)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)治理員組 織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔案。 6、會計(jì)軟件的治理： 財(cái)務(wù)部門在獲得會計(jì)軟件后必須做好多套軟盤

43、備份，并分不存放在檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案治理員治理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)治理員統(tǒng)一保管。 運(yùn)行中的會計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安裝。 三、軟件系統(tǒng)的安全與愛護(hù) 操作人員運(yùn)行的會計(jì)軟件必須是通過編譯的程序；會計(jì)數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。 依照軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。 系統(tǒng)維護(hù)登記表 時(shí)刻 報(bào)請人 審批人 維護(hù)人 維護(hù)類型 一、維護(hù)緣故： 二、維護(hù)操作： 三、結(jié)果： 四、備注： 數(shù)字化治理檔案治理制度 數(shù)字化治理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟

44、盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。 數(shù)字化治理檔案是ERP活動(dòng)的產(chǎn)物，又是數(shù)字化治理活動(dòng)的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。因此加強(qiáng)數(shù)字化治理的檔案治理，是數(shù)字化企業(yè)治理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是ERP信息治理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。 一、檔案治理的任務(wù)： 收集和整理應(yīng)入檔的會計(jì)資料； 保管和利用好會計(jì)檔案； 遵守會計(jì)檔案的保存期限。 二、檔案治理制度的內(nèi)容： 1、會計(jì)憑證的收集和整理： 會計(jì)憑證是會計(jì)檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的書面證明，是會計(jì)核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。 其次，與要緊負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)治理員辦理存檔手續(xù)； 第三，依照適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，幸免裝訂過厚或過薄，過厚