檔案管理在石油企業(yè)中的重要性

1、檔案管理在石油企業(yè)中的重要性檔案管理在石油企業(yè)中的重要性1前言檔案管理工作是記錄石油企業(yè)開展的大百科全書，它忠實的記錄著石油企業(yè)開展的歷史，也指導著當前工作的開展，更是對將來工作的一個借鑒，可以說它是企業(yè)管理工作可以順利開展的保障和基矗特別是，隨著國民經(jīng)濟的開展，石油行業(yè)作為支柱性行業(yè)不管是產(chǎn)品開發(fā)還是管理手段都得到大幅度的更新，這就使得石油企業(yè)的檔案管理工作成為了企業(yè)管理的新亮點。同時，檔案管理工作是否科學化和現(xiàn)代化是石油企業(yè)實現(xiàn)科學化和現(xiàn)代化管理的重要標志1。當前石油企業(yè)的主要檔案大本文由論文聯(lián)盟.LL.搜集整理致上可以分為綜合檔案和人事檔案兩局部，主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案進展管理，在實際

2、的工作中，這兩種管理方式各有利弊又互相補充。紙質(zhì)檔案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，紙質(zhì)檔案可以完好的保存人物的筆跡、個性化的落款、日期、筆墨顏色等等，進步了偽造和修改的難度。另外，紙質(zhì)檔案并不需要任何的輔助設(shè)備，簡單、便于提取，且呈現(xiàn)時一目了然。然而隨著信息化時代的到來，電子檔案在石油企業(yè)的開展進程中占據(jù)了重要的角色，它繞開了紙質(zhì)檔案所需要的手工整理的過程，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進展自動整理，減少了勞動強度，節(jié)省了勞動時間，進步了勞動的效率。另外在修改時不用手工涂抹和拆分重新裝訂，而是在電腦上直接修改就可，省時省力，方便快捷。另外，利用電腦進展保管時，當需要查詢一局部內(nèi)容時，只提取給查詢

3、者這局部內(nèi)容即可，不用花大量的時間，進庫房查找，減少了勞動強度，進步了工作效率，文檔的保密性也大大增加。兩種文檔管理的方式在石油企業(yè)的實際工作中各有優(yōu)勢，互相配合和補充。然而，在當前石油企業(yè)的實際管理工作中，就檔案管理而言，仍然存在著許多不科學、不合理、不和諧的因素，接下來我們將在此作出說明和討論。2當前石油企業(yè)檔案管理存在的一些問題2.1對檔案管理工作重視程度不夠一是大多數(shù)石油企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不夠，企業(yè)的檔案管理并沒有與石油消費的開展一樣步。隨著經(jīng)濟體制的相應(yīng)改革，石油企業(yè)內(nèi)部兼并，重組的現(xiàn)象時有發(fā)生，一局部檔案嚴重流失或發(fā)生混淆，檔案人員在進展檔案搜集時并沒有采取有效的措施和方

4、法，造成檔案雜亂3。另外局部管理人員簡單的把檔案室看做單純儲存資料的地方，從指導到員工形成了認識缺乏，重視不夠。2.2檔案信息不能明晰反映開展情況二是檔案的信息不可以明晰的反響開展變化的情況。首先，這是因為石油企業(yè)的檔案圖表格式過于專業(yè)化，加之注解不清楚，造成很多經(jīng)濟信息普通民眾和某些并不具有專業(yè)知識的指導讀不明白，人事檔案中存在填表人對所寫內(nèi)容不夠重視、認真，搜集人沒有對所填材料進展仔細審核，造成了檔案反響的信息缺失。另外，一些信息缺乏連續(xù)性和長期性的數(shù)據(jù)，使前后對同一問題的反映失去了可持續(xù)性。2.3資金、設(shè)備和人才不到位三是資金設(shè)備投入和人才投入不到位。在石油企業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型期間，指導的創(chuàng)

5、新管理意識不夠，對檔案管理投入的資金和設(shè)備少，很多石油企業(yè)并沒有購置檔案管理的必要設(shè)備，并沒有實現(xiàn)有效的信息一體化管理，還是按照老一套的方法來，對檔案管理的人才培養(yǎng)工作也沒有開展，很多檔案室的工作人員只是兼職或是勤雜工而已，加之檔案室的人員流動性較大，造成了記錄的檔案前后內(nèi)容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，對檔案管理的長期開展帶來了極大的影響。3石油企業(yè)檔案管理工作的根本思路3.1進步對檔案管理工作的認識各級指導和各級管理人員應(yīng)充分認識到檔案管理工作在石油企業(yè)開展中的作用和地位。檔案管理的工作要站在企業(yè)開展的戰(zhàn)略高度上，借助由檔案體系建立起來的平臺，為石油企業(yè)的開展保駕護航，促進企業(yè)做大

6、做強。詳細操作上，在石油企業(yè)中應(yīng)專門成立檔案管理小組，對檔案管理的工作要統(tǒng)一指導，從制定、規(guī)劃到檢查、交流培訓要有所部署，定期開展4。3.2實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新檔案重在管理，貴在利用，只有管理好，才能適時的利用好。石油企業(yè)的檔案是一個非常龐大和瑣碎的信息庫，很多信息都是較為零碎的分布在各個單體檔案中，因此要在進步館藏質(zhì)量的根底上進步創(chuàng)新管理的方式，使人們不會總覺得館藏的資源缺乏。詳細可以在操作中明確歸檔資料的范圍、歸檔時間、數(shù)據(jù)類型、版本、地域、格式等要求，及時搜集各方面的檔案材料；當在錄入電子文件時如發(fā)現(xiàn)此文件也存有相關(guān)的紙質(zhì)文件或者其他載體形式的文件時，應(yīng)審核他們的統(tǒng)一性，然后歸類集中存

7、放；遇到一些具有永久保存價值的電子文檔時，要及時備份，相應(yīng)的保存它的紙質(zhì)資料，防止電腦或設(shè)備損壞時電子檔案的消失；還應(yīng)該注意封存的檔案嚴禁外借，未經(jīng)允許不能復制電子文檔或查閱紙質(zhì)文檔，建立嚴格的查借閱審批制度。3.3進步檔案管理人員業(yè)務(wù)程度和硬件程度人才是企業(yè)開展的大事，在檔案管理的工作中也同樣如此。首先應(yīng)有意識的培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，重點應(yīng)培養(yǎng)以下幾種素質(zhì)，即敬業(yè)精神，獨立考慮的習慣和求真務(wù)實的科學精神。其次，在鼓勵檔案人員自學的同時也要積極開展和定期舉辦檔案管理培訓班，對剛進入崗位的新人進展培育。再次，可以定期派出檔案管理員到其他信息化程度較高的大型石油企業(yè)進展觀摩學習，力爭使檔案管理工作上檔次，出成果。另外，應(yīng)加大財政投入進步檔案管理的硬件程度。在當前信息化的社會中，計算機為檔案管理工作解決了一大難題，它能實現(xiàn)檔案的自動編目、檢索、數(shù)據(jù)的自動標引等，因此檔案管理要統(tǒng)一購置必要的計算機、打印機、復印機、掃描儀，為企業(yè)檔案實行信息化管理提供充足的硬件保證。同時，要廣泛采用電子文檔，進展檔案的無紙化管理，進步工作效率5。4結(jié)語檔案管理工作完好詳細的記錄著企業(yè)的開展歷史，人事變遷。石油行業(yè)作為國民經(jīng)濟的支柱性行業(yè)，其檔案管理