淺談電子文件管理標準體系參考模型構(gòu)建與實施

1、淺談電子文件管理標準體系參考模型構(gòu)建與施行摘要：在分析電子文件管理標準建立現(xiàn)狀、標準體系現(xiàn)狀的根底上，討論現(xiàn)狀的成因。基于電子文件管理標準體系概念模型構(gòu)建視角的分析，從管理流程、資源、技術支撐等方面構(gòu)建出電子文件管理標準體系參考模型，進一步映射出體系的層級內(nèi)容，尤其是一級模塊。最后結(jié)合我國現(xiàn)狀，提出機械使用標準體系表并不能到達預期的效果，需要綜合采取多種策略，有效保障標準體系的施行環(huán)境、施行效果、施行程序等。關鍵詞：電子文件管理；標準體系；體系架構(gòu)1我國電子文件管理標準體系現(xiàn)狀國家檔案局及政府有關部門近年來制定的電子文件管理主要標準和管理方法包括5項國家標準，2項行業(yè)標準，2022年又有3項標

2、準進入征求意見階段，2項國際采標進入送審階段。2022年由全國文獻影像技術標準化技術委員會報送2項國家標準擬今年施行。就當前頒發(fā)的正式標準標準的情況來看，這些標準對于實現(xiàn)以確保電子文件真實性、完好性、可靠性、可用性為目的的電子文件管理產(chǎn)生了重要的推進作用。但總體上看，我國電子文件管理標準的現(xiàn)狀還是不容樂觀的。存在的問題主要表現(xiàn)為電子文件管理相關標準缺失(如電子文件術語標準、元數(shù)據(jù)標準、電子文件管理功能需求標準等)、標準質(zhì)量較差、電子文件管理標準分散、采用國際標準比例低、當前電子文件管理標準性質(zhì)混雜等。按照標準體系的嚴格定義，我國如今還談不上具備“電子文件管理標準體系，因為有不少標準屬于理論需求

3、驅(qū)動，在設計之初是缺乏體系規(guī)劃的，標準之間的內(nèi)在聯(lián)絡也沒有充分表達。但隨著電子文件管理標準以及其他相關標準的逐年積累，標準之間的聯(lián)絡也開場日益顯現(xiàn)并受到各方重視。雖然目前并無特指的“電子文件標準體系的說法，但也開場形成“電子文件標準集合，并向“標準體系的方向演進。因此我們可用“準體系的概念來描繪我國電子文件標準集合的狀態(tài)。目前該體系的特點主要在于：標準體系本身還缺乏科學規(guī)劃和設計；現(xiàn)有標準之間的內(nèi)部關系處理不妥，缺乏標準協(xié)調(diào)機制，不能滿足當前我國電子文件管理開展的需要；外部關系考慮不周，與其他領域標準化協(xié)調(diào)不夠；標準內(nèi)容逐步拓展；根底性標準已出臺，核心標準研制進展中。究其原因，主要有以下幾個方

4、面：1.1標準制定程序缺乏科學性。目前，標準的制定受時間和經(jīng)費的限制，制修訂標準往往被簡化成“查資料擬初稿函審送批的單純文字工作，局部已出臺的標準沒有嚴格按照標準制定程序標準進展，許多關鍵問題未進展深化的討論和研究，缺乏嚴密論證，影響了標準的可行性、合理性和行業(yè)適用性。1.2缺乏有效的標準維護機制。目前，電子文件標準化工作還沒有比擬完備的維護機制，不能根據(jù)信息技術、管理科學、實際工作的變革進展標準內(nèi)容的調(diào)整修訂，對出現(xiàn)的問題反響緩慢，更新?lián)Q代比擬緩慢。1.3缺乏標準協(xié)調(diào)機制。由于沒有標準體系的系統(tǒng)研究和規(guī)劃，造成不同部門、不同時間立項研制的標準缺乏協(xié)調(diào)性，出現(xiàn)重復立項、內(nèi)容穿插、標準矛盾、協(xié)調(diào)

5、困難的現(xiàn)象；沒有建立與國內(nèi)其他行業(yè)標準體系及國外先進標準體系間正常的溝通交流渠道。這些都導致國內(nèi)外一些先進的標準和理念，無法及時與電子文件管理標準相結(jié)合，制約了標準程度的進步。1.4監(jiān)視機制存在缺陷。標準缺少明確的監(jiān)管部門，“有標不依，執(zhí)標不嚴，沒有明確的監(jiān)視部門，再加之電子文件管理工作剛剛起步，使得電子文件管理標準的執(zhí)行力度不夠。2電子文件管理標準體系架構(gòu)2.1電子文件管理標準體系概念模型標準體系的形成將包括假設干環(huán)節(jié)：首先，應形成電子文件管理活動的整體概念模型，形成對電子文件管理活動的內(nèi)部構(gòu)造與工作原理特定的表達；其次，對較為抽象的概念模型進展構(gòu)造化表達，形成邏輯模型或者邏輯構(gòu)造，這也是任

6、何概念模型在“實例化過程中不可或缺的環(huán)節(jié)。邏輯模型將構(gòu)成電子文件管理活動的中觀層次，反映了電子文件管理活動的主要構(gòu)成局部。最后，在邏輯模型的根底上進展標準體系架構(gòu)的搭建，可以多種形式進展表達，如標準體系構(gòu)造分類表，并可據(jù)此形成為標準體系明細表。電子文件管理活動從管理流程、資源、技術支撐等方面進展描繪。按照gb/t17628-2022?信息技術開放式edi參考模型?(等同采用s/ie14662：2022?信息技術開放式電子數(shù)據(jù)交換參考模型?)的觀點，電子文件管理標準體系架構(gòu)概念模型可概括業(yè)務抽象(包含信息資源與管理流程)和技術抽象?；陔娮游募芾砀拍钅Ｐ蜆?gòu)建視角的分析，構(gòu)建電子文件管理標準體系

7、參考模型如下。2.1.1管理視圖管理視圖主要是從管理流程、生命周期視角對電子文件管理活動的集中抽象。目前電子文件管理流程設計中，或多或少都已經(jīng)采用生命周期的觀點，其流程變動的時間屬性根本與生命周期循環(huán)吻合。像ais功能模型所展示的六大功能實體，就是以搜集(ingest)為起點，以利用(aess)為終點進展安排的，一般的流程設計也大多以“收管用為根底設計，這些都與信息生命周期的根本環(huán)節(jié)雷同。因此，二者在管理視圖中可以進展整合統(tǒng)一。課題組將管理視圖劃分為統(tǒng)分兩個層次。其中以“全程管理統(tǒng)合層次的設計來貫徹電子文件全程管理的根本原那么。并以“形成捕獲、“組織處置、“檢索利用、“長久保存作為電子文件管理

8、核心業(yè)務活動，以符合生命周期時間屬性為序進展排列。2.1.2資源視圖資源視圖是從資源視角對電子文件管理進展抽象的視圖，電子文件的描繪與管理是電子文件管理活動的中心活動，詳細的管理活動與信息技術的支撐都是為了實現(xiàn)對電子文件資源的有效管理。其中，“資源描繪主要是從資源粒度的角度，從數(shù)據(jù)元、元數(shù)據(jù)、交換格式等角度對電子文件進展全方位、多層次的描繪?！百Y源管理那么從電子文件類別的角度進展劃分。其作用在于指導電子文件資源的建立，明確電子文件的根本數(shù)據(jù)元，確立各類電子文件的元數(shù)據(jù)標準，提供必要的交換格式標準，保證其信息資源共享。2.1.3技術視圖技術實現(xiàn)視圖是從電子文件管理系統(tǒng)構(gòu)建的角度，根據(jù)普遍的信息系

9、統(tǒng)分析框架得來的，大體可分為根底層、支撐層、應用層。2.2電子文件管理標準體系邏輯架構(gòu)設計我國電子文件管理標準體系邏輯架構(gòu)的設計將本著頂層設計、逐級分解、立足現(xiàn)實的原那么進展搭建與展開。2.2.1頂層設計電子文件管理標準體系的架構(gòu)應遵循頂層設計的思想。所謂“頂層設計，就是利用系統(tǒng)的觀點，按照科學的理論方法和步驟，多角度、多視圖地對該領域進展分析、描繪和設計，建立總體架構(gòu)。以電子文件管理標準體系概念模型作為總體框架，可以涵蓋業(yè)務流程、信息資源、技術功能等諸多方面，為我國電子文件管理標準的制定提供根本指針和開展藍圖。2.2.2逐級分解頂層設計提供的電子文件管理標準體系概念模型主要是從概念上對標準體

10、系進展構(gòu)建，是抽象程度較高的視圖，必須對總體概念框架進展細化，逐級分解得出詳細的標準。細化的方法有兩種，一種是邏輯細化，也就是內(nèi)涵詳細化；一種是擴展細化，也就是列出對構(gòu)成總體有意義的構(gòu)成局部。對總體框架進展邏輯細化，就可形成框圖模型。再對其進展擴展細化，明細表就是對框圖模型進一步分解的最終結(jié)果。2.2.3立足現(xiàn)實電子文件管理標準體系架構(gòu)確實立只有立足現(xiàn)實才具有可操作性和指導作用。在進展頂層設計和框架模型逐級分解的過程中，需要充分考慮我國目前的實際情況。比方電子文件標準體系邏輯模型的設計應當綜合考慮我國當前的相關法律標準的情況、文件管理和檔案管理標準標準的現(xiàn)實等，詳細包括電子文件管理的標準現(xiàn)狀、

11、標準化工作現(xiàn)狀、技術程度、管理程度、管理體制等方面的現(xiàn)實約束，從而設計出符合實際、留有余地的邏輯框圖。2.3電子文件管理標準體系邏輯框架頂層內(nèi)容根據(jù)上述設計思想，將模型可以映射為電子文件管理標準體系的層級內(nèi)容。電子文件管理標準體系邏輯框架由總體、形成捕獲、組織處置、檢索利用、長久保存、資源描繪、資源管理、應用系統(tǒng)、技術支撐等九大模塊組成，亦可將其視為標準體系的一級模塊。再對該一級模塊根據(jù)需要進展多層級分解，就形成電子文件的框架構(gòu)造圖與標準體系明細表。明細表中既有國家標準、行業(yè)標準，也有指導性文件；既有根底標準、通用標準，也有專業(yè)標準，并將這80余項標準明確了優(yōu)先級別。3電子文件管理標準體系施行

12、策略3.1加快相關法律法規(guī)和配套政策性指導文件的制定歐美等地區(qū)和國家政府非常重視電子文件管理，出臺了一系列法律法規(guī)、政策和指導文件，從法律上確立了標準的地位?；蛟诜煞ㄒ?guī)和標準尚未正式出臺以前，先行發(fā)布了一些政策性指導文件，標準、管理和引導了電子文件管理標準體系建立。我國的電子文件管理標準體系建立，需要以強有力的相關法律及配套政策為根據(jù)。我國應當加快信息資源法律體系的建立，特別是與電子文件管理相關的法律法規(guī)的建立，充分發(fā)揮其宏觀指導作用，進一步構(gòu)筑以國家標準為根底的電子文件管理標準體系。3.2分階段進展電子文件標準體系建立待制定、修訂的電子文件標準很多，而制標資源相對有限，建立電子文件管理標準

13、體系是一個長期的過程。為了實現(xiàn)制標資源的高效利用，在建立過程中必須準確界定電子文件標準化的階段，確定各階段目的，區(qū)分不同標準的輕重緩急，分階段、按步驟進展。我國電子文件標準體系的建立可分為三個階段：創(chuàng)立階段，著重根底性標準的制定，固基護本、架橋清障；開展階段，充實擴展；維護階段，修訂更新。3.3嚴格執(zhí)行標準制定程序根據(jù)調(diào)研說明，國外的標準建立都需要按照嚴格的程序制定，保證了標準的高質(zhì)量。我國國家標準gb/t16733-1997?國家標準制定程序的階段劃分及代碼?，要求國家標準制定程序劃分為九個階段：預階段、立項階段、起草階段、征求意見階段、審查階段、批準階段、出版階段、復審階段和廢止階段，因此

14、，我國在標準制定過程中也應該按照嚴格的程序進展，來保證電子文件管理標準的高質(zhì)量，進而保證標準體系的整體質(zhì)量。3.4建立有效的標準體系維護機制標準體系本身是動態(tài)的。隨著科學技術的開展，格式標準標準與元數(shù)據(jù)標準都需要不斷修訂，其中一些標準需要復審，局部將被廢止，需要建立新的標準，我們需要逐步建立和完善電子文件管理標準體系的長效工作機制，建立一個和諧、有效的標準維護機構(gòu)，保證電子文件管理標準體系的可持續(xù)開展。3.5建立標準制定主體的準入機制標準制定主體對于標準質(zhì)量有著深化的影響，進步標準質(zhì)量和標準體系的整體質(zhì)量必然對制定標準的主體提出更嚴格的要求，必須建立標準制定主體的準入機制。第一，實現(xiàn)標準制定主

15、體的多元化，充分發(fā)揮多方面的積極性。放寬對標準制定主體性質(zhì)的限制，不僅行政機關、研究機構(gòu)可以制定標準，擁有標準制定實力的其他機構(gòu)，如企業(yè)等，也可以參與標準的制定。但商業(yè)機構(gòu)的參與不能在標準中引入商業(yè)利益，如將標準與產(chǎn)品、專利捆綁或掛鉤。第二，標準制定主體必須有大量與標準相關的理論根底，防止盲目制定。第三，尤其需要注意在標準制定過程中防止對個別企業(yè)利益的保護。3.6合理確定標準的級別形式在標準體系屬性中，設置了國家標準、行業(yè)標準以及指導性文件等三種主要形式。在施行過程中需要仔細研究各詳細標準在不同時期最適當?shù)谋憩F(xiàn)形式。由于電子文件管理需要著重考慮前端控制與全程管理的要求，對于涉及非檔案領域的重點控制點以及強交換意義的標準建議以國家標準為主，控制行業(yè)標準的數(shù)量。而對于目前技術以及理論開展不成熟、不充分的事物，那么可考慮以指南等指導性文件的形式公布。否那么，不成熟的內(nèi)容成為標準，反而有負面效果。3.7以推薦性標準為主電子文件管理標準體系表的標準將以推薦性標準為主。依靠標準體系及標準自身的科學性引