財務(wù)信息化管理制度

1、財務(wù)信息化系統(tǒng)管理制度目錄：第一章總則第一條目的、意義為加強集團財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的管理，確保集團財務(wù)信息系統(tǒng)的正常、安全、高效運行，保證會計信息的真實性、及時性、保密性和安全性，促進集團管理信息化工作持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，根據(jù)財政部會計電算化管理辦法 、會計電算化工作規(guī)范，以及集團會計核算管理辦法、財務(wù)集中管理辦法 等規(guī)定，結(jié)合公司財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的特點，特制定本制度。第一條適用范圍集團本部及所屬房地產(chǎn)公司、物業(yè)公司以及其他產(chǎn)業(yè)公司的財務(wù)信息系統(tǒng)管理均適用本制度。第二條分級管理原則集團財務(wù)信息系統(tǒng)采取集團財務(wù)運營中心統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各所屬公司財務(wù)部分級管理的原則進行管理。集團財務(wù)信息系統(tǒng)采取由集團統(tǒng)籌

2、管理的原則進行。集團財務(wù)運營中心是財務(wù)信息化工作的主管部門， 各所屬公司財務(wù)信息化工作必須財務(wù)運營中心的領(lǐng)導(dǎo)下進行，依據(jù)本規(guī)定開展財務(wù)信息化工作集團財務(wù)信息系統(tǒng)是集團管理信息化系統(tǒng)的重要組成部分， 各所屬公司財務(wù)部負責(zé)人是各公司財務(wù)信息化工作負責(zé)人， 負責(zé)財務(wù)信息系統(tǒng)的實施領(lǐng)導(dǎo)工作。第二章 崗位分工及崗位職責(zé)第三條 崗位設(shè)置的基本原則按照授權(quán)與執(zhí)行分離、記錄與審核分離、備份與保管分離等內(nèi)部牽制制度的要求，本著規(guī)范、安全、高效、保密的原則設(shè)置崗位。第四條 實施財務(wù)信息化后， 從財務(wù)信息化角度，會計人員崗位設(shè)置基本如下：財務(wù)信息化主管；數(shù)據(jù)錄入操作人員；審核記帳人員；檔案管理人員；維護人員；信息化

3、審查人員；數(shù)據(jù)分析人員。第五條 根據(jù)第六條之基本崗位設(shè)置， 在人員安排上可一人一崗、一人多崗、多人一崗，可以根據(jù)具體情況具體的分類合并，但必須符合內(nèi)部牽制制度。第六條 財務(wù)信息化主管， 由集團會計核算主管及以上職位的人員兼任，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的財務(wù)信息化組織管理的經(jīng)驗，達到會計電算化中級水平，負責(zé)以下工作：財務(wù)信息化整體工作的安排及管理；根據(jù)信息化崗位人員的分工進行操作權(quán)限分配；組織有關(guān)人員進行財務(wù)信息化的初始化工作；負責(zé)組織對會計軟件的升級和二次開發(fā)；配合集團信息化辦公室進行有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設(shè)計和開發(fā)；負責(zé)對財務(wù)信息化崗位人員的培訓(xùn)及考核工作；負責(zé)組織有關(guān)人員對財務(wù)信

4、息化系統(tǒng)進行維護工作；負責(zé)對各財務(wù)信息化崗位人員財務(wù)信息系統(tǒng)操作的監(jiān)督和管理工作；根據(jù)財務(wù)信息化不同階段的需要，提出會計核算流程和有關(guān)業(yè)務(wù)流程調(diào)整的要求，并組織實施；負責(zé)處理所有財務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)生的相關(guān)問題， 并對本單位財務(wù)信息化的一切工作負全部責(zé)任。第七條 數(shù)據(jù)錄入操作人員， 一般由電腦操作較熟練和具有會計知識的人員擔(dān)任，負責(zé)如下工作：記帳憑證的錄入工作；固定資產(chǎn)的錄入工作；對錄入數(shù)據(jù)與錄入前的手工數(shù)據(jù)的核對工作；對不合法、不合規(guī)憑證、數(shù)據(jù)的審核工作；輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等工作；向相關(guān)部門準備傳輸數(shù)據(jù)，進行部門會計數(shù)據(jù)處理工作；對所發(fā)生的錯誤數(shù)據(jù)、憑證進行修改。第八條 審核記帳人員，

5、 一般由會計主管或其指定的人員擔(dān)任，負責(zé)如下工作：對原始單據(jù)（數(shù)據(jù)）的審核工作；對記帳憑證及其他輸入電腦的數(shù)據(jù)的審核工作；對輸出的帳、證、表的審核工作。第九條 檔案管理人員， 由財務(wù)經(jīng)理指定專人擔(dān)任或由他人兼任，負責(zé)如下工作：各種會計檔案的收集工作；各種會計檔案的分類整理保管工作；借閱會計檔案審批手續(xù)等的檢查工作；歸還會計檔案的檢查工作；存儲于非紙介質(zhì)的會計檔案的定期檢查和復(fù)制工作。第十條 維護人員，一般由熟悉電腦軟、硬件的財務(wù)人員或信息化辦公室的電腦人員擔(dān)任，要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)，負責(zé)如下工作：硬件、軟件的安裝調(diào)試工作；硬件系統(tǒng)的定期檢修工作；硬件、軟件的日常

6、維護及擴展、升級工作；會計軟件的二次開發(fā)工作；幫助財務(wù)人員轉(zhuǎn)輸、接收、管理機內(nèi)財務(wù)數(shù)據(jù)的工作；第十一條 信息化審查人員，由集團會計核算主管或會計稽核人員兼任，或由財務(wù)經(jīng)理指定專人擔(dān)任，負責(zé)如下工作：負責(zé)監(jiān)督會計軟件系統(tǒng)的運行；防止利用計算機舞弊；對特定業(yè)務(wù)的審查；負責(zé)監(jiān)督是否及時正確的通過會計軟件處理業(yè)務(wù)。第十二條 數(shù)據(jù)分析人員，由會計主管或指定的財務(wù)人員擔(dān)任，通過網(wǎng)絡(luò)收取各項目公司報表，并進行匯總合并；負責(zé)對計算機的會計數(shù)據(jù)進行日常財務(wù)分析、管理、查詢等工作。第三章權(quán)限管理第十三條 財務(wù)信息化系統(tǒng)管理員權(quán)限由集團財務(wù)負責(zé)人掌握或經(jīng)集團財務(wù)負責(zé)人書面授權(quán)后由財務(wù)信息化主管掌握。財務(wù)信息化系統(tǒng)管

7、理員權(quán)限根據(jù)不同的應(yīng)用模式包括但不限于數(shù)據(jù)庫管理員、各賬套系統(tǒng)管理員、域管理員。第十四條 財務(wù)信息化主管負責(zé)對所有信息化用戶的權(quán)限進行管理，包括權(quán)限范圍的設(shè)置、權(quán)限的分配、權(quán)限的收發(fā)等。第十五條 新增系統(tǒng)使用人員，由使用人員提出書面申請， 包括姓名、單位、賬套、使用原因、啟用時間、停用時間，由本單位財務(wù)負責(zé)人簽字后上交給集團，由集團財務(wù)負責(zé)人簽字后交由財務(wù)信息化主管進行授權(quán)。第十六條 未經(jīng)授權(quán)的人員，一律不得進入財務(wù)信息化系統(tǒng)，由財務(wù)信息化主管授權(quán)的人員亦只能在所給定的權(quán)限內(nèi)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)，不得越權(quán)行事。第十七條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須以自己的姓名（中文）和口令注冊登錄進入系

8、統(tǒng)，不得以英語字母或漢語拼音或阿拉伯數(shù)字等非本人中文名字注冊登錄。第十八條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須嚴格按照操作說明書的規(guī)定進行操作。第十九條經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須保證其 “口令”（密碼）不為他人知曉，并定期或不定期修改本人之“口令”。第二十條 經(jīng)授權(quán)的使用財務(wù)信息化的人員，不得用本人的“口令”進入系統(tǒng)而由他人代為操作（由于維護工作的需要由財務(wù)信息化主管進行操作并且本人也在現(xiàn)場的情況除外）。第二十一條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，在離開工作站前，必須逐級退出財務(wù)信息化系統(tǒng)，不允許在沒有退出財務(wù)信息化系統(tǒng)的情況下離開工作站，亦不得由他人照管本人正在使用的工作站。第二

9、十二條 當財務(wù)信息化系統(tǒng)使用人員調(diào)動工作崗位時，調(diào)動人員應(yīng)立即提出變更權(quán)限的書面申請，由本單位財務(wù)負責(zé)人簽字后上交給集團，由集團財務(wù)負責(zé)人簽字后授權(quán)財務(wù)信息化主管更改其操作權(quán)限；第二十三條 調(diào)離財務(wù)信息化工作崗位的，調(diào)離人員必須立即提出用戶禁用的書面申請，由本單位財務(wù)負責(zé)人簽字后上交給集團，由集團財務(wù)負責(zé)人簽字后交由財務(wù)信息化主管禁用其操作權(quán)限；如因本人原因未提出申請的，視同交接手續(xù)不完備。第二十四條未經(jīng)財務(wù)信息化主管許可，任何人員不得對數(shù)據(jù)庫文件進行修改、刪除等操作。第四章操作管理第二十五條 初始化工作管理：初始化工作應(yīng)由財務(wù)信息化主管統(tǒng)一按照公司財務(wù)會計制度的規(guī)定，安排整個系統(tǒng)的初始化工作

10、，包括：系統(tǒng)設(shè)置：各子系統(tǒng)系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置；基礎(chǔ)資料的設(shè)置及修改：包括科目、核算項目、幣別、憑證類型及其他有關(guān)參數(shù)的設(shè)定；用戶設(shè)置：權(quán)限分配、 “口令”及姓名的錄入、設(shè)定；初始數(shù)據(jù)的裝入：包括科目初始化余額、固定資產(chǎn)初始化卡片等初始數(shù)據(jù)的裝入；自動轉(zhuǎn)帳分錄的設(shè)定；報表種類、格式、權(quán)限分配及運算公式的定義；反初始化只能由財務(wù)信息化主管完成，其他人員未經(jīng)授權(quán)禁止反始化；賬套的初始化設(shè)置應(yīng)遵守集團統(tǒng)一規(guī)定的會計科目名稱和會計科目代碼，需設(shè)立核算項目的應(yīng)按集團規(guī)定設(shè)置。新建賬套必須在核算項目明細余額、 會計科目明細余額、會計科目匯總余額與手工賬簿或原賬套核對相符后方可啟用。第二十六條憑證操作管理：憑證操

11、作管理包括錄入、 審核及修改的管理，具體規(guī)定包括：（一）憑證錄入：任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入。憑證錄入必須以原始憑證為依據(jù)，做到入帳有據(jù)；禁止將不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)事項合并反映在一張憑證中；當天發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)當天入帳，做到日清月結(jié)；（二）憑證審核：記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳簿， 復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復(fù)核簽字， 同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一個人；憑證審核必須逐張逐項審核，不允許使用 “一次全部審核” 的方法操作，取消審核必須由該憑證的審核人員本人進行操作；當天錄入的憑證，應(yīng)當天審核完畢；記帳憑證在記帳以前必須打印輸出

12、（記帳憑證清單） ，沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。（三）憑證修改：做錯的憑證，在審核前可直接修改；在審核后應(yīng)先由審核人員取消審核，之后方可進行修改； 已結(jié)帳的憑證，不能修改，當發(fā)現(xiàn)錯誤后，只能用紅字沖銷， 同時補進正確的憑證。填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時， 應(yīng)在斷號后的每一張憑證上注明間斷的編號， 并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。第二十七條記帳、結(jié)帳管理：每月末，結(jié)轉(zhuǎn)損益必須使用系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn)損益，禁止手工結(jié)轉(zhuǎn)損益。結(jié)轉(zhuǎn)后，損益類科目余額為零。每月末，應(yīng)按規(guī)定及時結(jié)帳，結(jié)帳順序應(yīng)先將各子系統(tǒng)結(jié)帳， 最后總帳結(jié)帳；結(jié)帳時，應(yīng)保證當月所有憑證已全部錄入并已全部過

13、帳； 各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須要和總賬數(shù)據(jù)一致。打印出的記帳憑證應(yīng)與原始憑證一起裝訂成冊， 有關(guān)帳頁亦裝訂成冊，并加蓋記帳人員和審核人員的簽章。第二十八條固定資產(chǎn)的管理：固定資產(chǎn)卡片必須按照公司的固定資產(chǎn)管理制度錄入數(shù)據(jù)；錄入卡片后應(yīng)立即在總帳增加一張該筆業(yè)務(wù)的憑證；期末應(yīng)采用自動計提折舊并生成憑證；期末必須進行自動對帳后，才能結(jié)帳。第二十九條現(xiàn)金日記賬的管理：此處現(xiàn)金是指現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金；現(xiàn)金業(yè)務(wù)必須及時地逐筆錄入，當天數(shù)據(jù)必須當天錄入完畢， 每天現(xiàn)金日記賬余額必須和總賬現(xiàn)金余額一致。第三十條報表的管理：每月結(jié)帳后，應(yīng)立即編制公司規(guī)定的會計報表及本單位所需要的管理分析報表；報表的格式和公式由

14、集團安排專人統(tǒng)一設(shè)置，未經(jīng)授權(quán)不得更改報表格式及公式；在有公式的情況下，報表的生成必須采用電腦自動計算的方式； 無公式和特殊情況可以手工輸入， 但必須保證數(shù)據(jù)的準確性；每月按公司規(guī)定的時間和上報方式上報集團財務(wù)運營中心；第三十一條子系統(tǒng)或新功能的擴充應(yīng)用管理：首次應(yīng)用新的子系統(tǒng)或新功能時必須手工并行二個月以上；所有子系統(tǒng)的初始化工作均由財務(wù)信息化主管主管組織完成；第三十二條數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的管理：每月結(jié)帳后，數(shù)據(jù)維修員應(yīng)對本月數(shù)據(jù)用光盤或磁帶或其他硬盤等進行備份并存放于不同地點予以保存；服務(wù)器內(nèi)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損壞等情況時，應(yīng)立即報告集團財務(wù)負責(zé)人，經(jīng)批準后，由財務(wù)信息化主管組織維護人員和數(shù)據(jù)錄入

15、操作人員將以前數(shù)據(jù)逐次恢復(fù)到數(shù)據(jù)服務(wù)器并將本月數(shù)據(jù)從臨時備份文件恢復(fù)到最新狀態(tài)， 之外所缺數(shù)據(jù)（損壞當天） 應(yīng)重新錄入， 并對恢復(fù)的數(shù)據(jù)進行審核、驗證；每季末應(yīng)對系統(tǒng)和操作日志進行備份。第五章系統(tǒng)維護第三十三條系統(tǒng)維護分類及涵義：日常維護：指為使系統(tǒng)安全正常運行而需要進行的維護；異常情況維護：指因系統(tǒng)產(chǎn)生突發(fā)性錯誤而需要進行的維護；擴充性維護：指為適應(yīng)環(huán)境變化而需要進行的維護。第三十四條系統(tǒng)維護的內(nèi)容：日常維護的主要內(nèi)容：、硬件系統(tǒng)的定期維修；、軟件系統(tǒng)的防病毒等監(jiān)控；C、定期的硬盤空間整理；D、定期數(shù)據(jù)備份。異常情況維護的主要內(nèi)容：、斷電、不正確操作等造成的數(shù)據(jù)混亂、丟失等；、歷史數(shù)據(jù)的損壞

16、，帳、表等發(fā)生錯誤等；C、硬件系統(tǒng)的故障；D、其他造成系統(tǒng)不能正常運行的突發(fā)情況。擴充性維護的主要內(nèi)容：、會計科目、記帳憑證類型、報表格式等發(fā)生變化需進行的數(shù)據(jù)修改等維護；、核算業(yè)務(wù)的發(fā)展，使原系統(tǒng)不能適應(yīng)這一要求而做的軟件系統(tǒng)的適應(yīng)性修改；C、為滿足業(yè)務(wù)的發(fā)展和軟件系統(tǒng)修改的需要而對硬件系統(tǒng)進行的升級；D、對原系統(tǒng)在使用的范圍、功能、要求等提出更高的要求而需進行的軟件系統(tǒng)、硬件環(huán)境的更高層次的擴展變動。維護人員應(yīng)對其所做的維護負責(zé)，特殊情況可與軟件公司人員聯(lián)合進行維護，并對所涉及到的有關(guān)信息負有保密的義務(wù)。第二條系統(tǒng)維護的程序除日常維護外，其他形式的維護行為均應(yīng)按照以下程序進行：由使用人員（

17、財務(wù)人員）提出維護申請，書面列明所要維護的項目（內(nèi)容）、理由及維護后所要達到的目標等；由財務(wù)信息化主管進行審查后，報集團經(jīng)營與財務(wù)管理中心負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批準，書面授權(quán)有關(guān)維護人員進行維護；維護人員維護完成后應(yīng)和維護申請人員一起對維護過的項目進行測試，并進行必要的修正， 至達到要求為止；維護人員確認無法達到維護目的，應(yīng)注明理由及有關(guān)合理的建議，交財務(wù)信息化主管審查并存檔備查；維護人員在維護過程中，應(yīng)作詳細記錄，并對修改前和修改后的數(shù)據(jù)、源程序、文檔進行記錄備份以備查詢；維護人員不得對未經(jīng)授權(quán)的事項進行修改。第六章 信息化檔案管理第三十五條財務(wù)信息化會計檔案的涵義：財務(wù)信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)；第三十六條財務(wù)會計軟件的光盤（源程序）應(yīng)做為會計檔案保管，嚴禁在未經(jīng)集團財務(wù)運營中心負責(zé)人的許可下外借和拷貝。第三十七條 財務(wù)信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財務(wù)負責(zé)人的批準，重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)集團財務(wù)負責(zé)人批準。重要數(shù)據(jù)是指對公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。第三十八條 對財務(wù)信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個不同的地點。第三十九條 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于