文檔管理制度

1、文檔管理制度一、總那么文檔是指工程部及各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、報(bào)表、光盤、聲像等不同形式的歷史記錄。文檔管理的原那么是：統(tǒng)一管理、便于利用，維護(hù)文檔的完整與平安。二、分類文檔分為技術(shù)報(bào)告、管理報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告三類，可根據(jù)工程部各 部門性質(zhì)不同做細(xì)節(jié)修改。三、技術(shù)報(bào)告范I工程部所有技術(shù)部門，即生產(chǎn)管理部、工程技術(shù)部、注采部和地 質(zhì)研究部所形成的文件，包括生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、射孔壓裂報(bào)告、鉆井報(bào)告、 土建報(bào)告、油建報(bào)告、輸配電工程報(bào)告、測(cè)井報(bào)告、井位部署圖、項(xiàng) 目進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)建議書等，以及其它各種需提交的總結(jié)、報(bào)告等。四、管理報(bào)告范I1、工程部參加重要會(huì)議的文件材料，

2、以及領(lǐng)導(dǎo)同志來工程部檢 查工作形成的各種重要文件材料。2、工程部工程立項(xiàng)可行性分析報(bào)告等上報(bào)材料。3、工程部的文件材料(1)工程部除技術(shù)部門以外的其它部門的工作報(bào)告、計(jì)劃和總 結(jié)等文件；(2)總經(jīng)理辦公會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的文件材料、會(huì)議 紀(jì)錄、會(huì)議紀(jì)要等；(3)工程部公布的各種規(guī)章制度；(4)工程部大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革，以及反映工程部概況、人 員編制等歷史資料及有關(guān)材料；(5)其他需要?dú)w檔的材料。4、分支機(jī)構(gòu)報(bào)送的重要文件、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及備案性文件材料。五、財(cái)務(wù)報(bào)告范I財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)文件。六、不適用文檔管理的范I1、重復(fù)文件和事務(wù)性、臨時(shí)性文件;2、僅供參閱、參考

3、、征求意見，不需辦理的文件；3、一般性文件的歷次修改、校對(duì)稿；(重要性文件、主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)4、非主管單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料，非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。七、文檔格式1、封面要求(1)工程部對(duì)外文件的封面統(tǒng)一封面格式和字體，使用工程部標(biāo)識(shí)。文件題目字體為加粗宋體二號(hào)字。(2)工程部?jī)?nèi)部文件的封面部門名稱的字體為黑體，小二號(hào)字；文件名稱字體為黑體，三號(hào)字；其它內(nèi)容字體均為宋體，四號(hào)字。2、編號(hào)CAO-密級(jí)-類型一部門一日期一序號(hào)(1)編號(hào)首位為工程部英文縮寫：CAO(2)密級(jí)TS-絕密 只有文件起草人和工程部總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱SS

4、-機(jī)密 只有文件起草人、直接領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱S -秘密本工程部人有權(quán)調(diào)閱0-公開 可向外界公開發(fā)布(3)類型技術(shù)報(bào)告一 TR管理報(bào)告一 MR財(cái)務(wù)報(bào)告-FR(4)部門總經(jīng)辦AD人力資源部一 HR計(jì)劃財(cái)務(wù)部一PF* 部一 PD* 部一 ET* 部一 GD(5)日期文件編寫的年、月、日，格式為20* (20*年*月*日)。(6)序號(hào)作者當(dāng)日編寫的第幾號(hào)文件。3、頁面格式要求字體(1)大標(biāo)題黑體小二號(hào)字(2)標(biāo)題(2)標(biāo)題黑體三號(hào)字(3)小標(biāo)題黑體小三號(hào)字(4)正文宋體四號(hào)字結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為T，第四層為“(1) ” ；“一”后面接“、”號(hào)，“(一)

5、”后面不接標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，“1”后面接“、”號(hào)，“(1) ”后面不接標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。邊距(1)左右頁邊距為2厘米(2)上下頁邊距為2.54厘米(3)頁眉格式：宋體五號(hào)邊距為1.5厘米(4)頁腳格式：宋體五號(hào)邊距為1.75厘米段落(1)標(biāo)題與正文及正文段落間必需空一行(2)行距為固定值18磅 (3)段落開頭空兩格八、文檔管理和利用1、工程部總辦和相關(guān)技術(shù)部門是工程部文檔管理工作的綜合協(xié)調(diào)與管理部門，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工程部的文檔材料，辦 理文檔的借調(diào)及利用工作。2、工程部技術(shù)、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)管理部門配備兼職文檔管理員,負(fù)責(zé)部門文檔材料的收集、整理和保管，每年6月底前完成上一年度 的文件材料歸檔工作，文檔材料要專柜存放，定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損及 時(shí)挽救，有條件時(shí)劃出專用房間存放檔案。3、文檔利用工作要本著嚴(yán)格管理和方便工作的原那么進(jìn)行。(1)外單位查閱、摘抄、復(fù)印檔案材料，須憑單位介紹信，經(jīng) 工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由有關(guān)職能部門按規(guī)定受理。(2)本工程部員工因工作需要借閱或復(fù)印檔案要履行必要的登 記審批手續(xù)。九、銷毀1、經(jīng)過鑒定，對(duì)需要銷毀的文檔，應(yīng)當(dāng)編造檔案銷毀清單，辦 理批準(zhǔn)手續(xù)，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何部門、分支機(jī)構(gòu)或個(gè)人不得銷毀 任何文檔。2、批準(zhǔn)后，可將需要銷毀的檔案送造紙廠或自行銷毀，嚴(yán)禁