公司辦公室會議接待流程

1、公司辦公室會議接待流程會前準備工作：一、接到會議通知單后確認出席會議的人數(shù)，會議類型、名稱，主辦單位， 會議日程時間、安排，會議的賓主身份，會議標準，會議的特殊要求及與會 者的風俗習慣。二、調(diào)配人員、分工負責。會前，介紹會議基本情況，說明服務(wù)中的要求和 注意事項，進行明確分工，會議接待人員清楚地知道工作的整體安排和自 己所負責的工作，按照分工各自進行準備工作（包括安排司機待崗）。三、確認會議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議通知單要求（簽到表、會議臺 簽、椅、筆、會議桌、水杯、礦泉水、茶杯、茶葉、暖水壺、煙缸、鮮花和 綠色植物）四、確認會議設(shè)備就位及清潔無污，如：舞臺、講臺、礦泉水及杯具、講臺 花、激

2、光筆、白板（紅/藍/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調(diào)試 好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（冷空調(diào)25-26度、熱 空調(diào)26-28度，可靈活控制）、空調(diào)和投影儀搖控器、燈光開啟（無壞燈， 可自由調(diào)節(jié)）五、核對會議橫幅&LED指示牌內(nèi)容、時間同會議通知相符并放置指（定位置。六、對會場人數(shù)、臺型及要求進行最后確認，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場改動?，F(xiàn)場布置提出合理改動要求時，要積極主動配合。七、會議擺臺標準:茶水具茶具要求：第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈。第三，茶杯要按會議人數(shù)配放，每人一套。還要準備適量備用杯。水具要求第一，不用不保

3、溫的暖水瓶。第三，如果與會人數(shù)較多，或會場服務(wù)不方便，可適當增加一些暖水瓶。茶葉第一，袋裝茶葉，會議室要有充足的備用茶葉。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開水。簽到桌（特殊會議）及文具用品會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。如會議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍鉛筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。水果飲料（特殊場合或上級要求）根據(jù)會議標準，有時還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。八、落實鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、遙控器、投影儀、激光筆、

4、餐巾紙等 物品及用具符合標準。九、檢查茶具擺放是否合理、整齊。十、通知清潔人員清掃會議室。十一、會議較長時間的或天氣炎熱時，除茶 水外加放一瓶礦泉水，擺放要求與茶水平行（右臂前方一臂長處）。十二、人員較多，會議室無法安排座位時，在后排椅子上，每張椅子上放置 一瓶礦泉水。十三、會議開始前15分鐘需把會議室再次檢查一遍，包括開空調(diào)，開燈， 檢查話筒，投影等。會議期間服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）一、會議室入口開啟，會務(wù)人員精神飽滿，微笑有禮的引領(lǐng)賓客進入會議室 就坐。二、主動詢問主辦方或主持人會議廳內(nèi)燈光等需求是否0K最終確認會議人數(shù)，做到心中有數(shù)，及時補給。三、客人入座后開始沖泡茶水，會議開

5、始十五分鐘后進行第二次茶水的補 充，以后每間隔30分鐘左右為客人斟添茶水，服務(wù)動作要輕、穩(wěn)。特殊情 況按客人要求服務(wù)（如：培訓會議茶歇時進場斟添茶水）四、會議室茶水倒 入，不易太滿，水位適宜（杯口下方1.5-2CM處），并端至參會人員右臂前 約一臂長的地方安放。五、將簽到表交給會議主持方。六、會議進場期間主動為進出門客人拉/關(guān)大門。七、遇會議中間休息，要盡快添補茶水、礦泉水等。會議結(jié)束服務(wù)一、會議退場階段，當客人起坐時，主動打開大門，引領(lǐng)客人出會議室。二、主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問題及時聯(lián)系并做好記錄。三、關(guān)閉各類電器設(shè)備（如投影儀、電燈、電腦、激光筆、音箱、話筒等）。四、因會議臨時借用的設(shè)備，會議結(jié)束后，