時(shí)間管理發(fā)展歷程

1、時(shí)間管理發(fā)展歷程時(shí)間管理的四個(gè)發(fā)展歷程時(shí)間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個(gè)階段，人們從認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性至研始進(jìn)行時(shí)間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。1第一代：時(shí)間增加和備忘錄第一個(gè)階段稱為時(shí)間的單純?cè)黾雍蛡渫?。時(shí)間的增加是指當(dāng)時(shí)間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時(shí)候，就單純地加班加點(diǎn)，延長(zhǎng)工作時(shí)間。備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來(lái)，制作成一個(gè)工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時(shí)間的分配和使用管理。第二代：工作計(jì)劃和時(shí)間表第二個(gè)階段稱為工作計(jì)劃和時(shí)間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來(lái)，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個(gè)時(shí)間的期限，例如早晨8點(diǎn)9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)

2、2點(diǎn)做什么,每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時(shí)間，在這個(gè)時(shí)間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)方法有時(shí)候也稱為行事歷時(shí)間管理法。3第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率第三個(gè)階段的時(shí)間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時(shí)間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來(lái)越多，多到在規(guī)定的時(shí)間里面沒有辦法徹底做完的時(shí)候，就要求對(duì)時(shí)間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對(duì)工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對(duì)工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個(gè)取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過(guò)象限法進(jìn)行。ABCD四個(gè)象限，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，

3、D象限1-1所示：如果按照重要程度的軸來(lái)標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來(lái)標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成A象限是又重要又緊急的事情，是不重要也不緊急的事情。如圖輕CA重要1DB緩第三代時(shí)間管理象限示意圖圖1-1A類工作：又重要又緊急的事情假設(shè)用一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對(duì)ABCD四大類的工作做一個(gè)排序,顯而易見，首先應(yīng)做A類工作，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時(shí)候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被形象地稱為救火行動(dòng)。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場(chǎng)?！景咐客话l(fā)事件：非典2003年中國(guó)政府面對(duì)非典事件，

4、就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時(shí)，當(dāng)時(shí)規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住。B類工作和C類工作當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來(lái)是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認(rèn)為C類工作很緊急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理。按照時(shí)間占用的順序來(lái)劃分，也就是按照時(shí)間的緊急程度來(lái)說(shuō)，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作。為了對(duì)B類工作和C類工作完成時(shí)間進(jìn)行分析，可通過(guò)分析假設(shè)不做C類工作，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會(huì)導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過(guò)

5、這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)一步推移，越來(lái)越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會(huì)變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時(shí)間的不斷推移，它也會(huì)變得越來(lái)越緊急，當(dāng)越過(guò)一定的極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失，由此就會(huì)遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會(huì)因此而消失。不緊急II改進(jìn)產(chǎn)能危機(jī)緊迫間題發(fā)展團(tuán)臥尋找新客戶不噩畫m電話會(huì)謀愛歡逆的活動(dòng)饗瑣工作南謹(jǐn)?shù)膴蕵窚簞?dòng)圖1-2第三代時(shí)間問題分類示意圖例如，下午3點(diǎn)4點(diǎn)，工會(huì)組織慰問抽獎(jiǎng)活動(dòng)，參加抽獎(jiǎng)

6、者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未參加工會(huì)慰問抽獎(jiǎng)活動(dòng)，4點(diǎn)鐘以后，這個(gè)事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時(shí)間，只能做一件事，要么做工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時(shí)就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因?yàn)锽類工作的價(jià)值更大，它的重要程度更大。【案例1】熱氣球的難題一個(gè)胖子和兩個(gè)瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時(shí)候，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器，接著扔掉了食物和水，這時(shí)候，熱氣球還是太重，需

7、要犧牲一個(gè)人來(lái)挽救其他人，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€(gè)瘦子和扔一個(gè)胖子對(duì)熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來(lái)分析，即扔胖子就可以挽救兩個(gè)瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長(zhǎng)工作時(shí)間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過(guò)實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn)，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多，單個(gè)C類工作雖然花費(fèi)的時(shí)間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對(duì)于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時(shí)間管理者陷入了C類事件的汪洋

8、大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林?！景咐?】抗戰(zhàn)的泥潭在抗日戰(zhàn)爭(zhēng)中，200萬(wàn)日軍被中國(guó)人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，中國(guó)人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭(zhēng)，是世界反法西斯戰(zhàn)場(chǎng)不可缺少的組成部分，為反擊德國(guó)法西斯贏得了時(shí)間和空間”。斯大林說(shuō)，如果中華民國(guó)政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因?yàn)橹袊?guó)政府不投降，中國(guó)人民盡管條件非常簡(jiǎn)陋，做岀了巨大的犧牲，卻拖住了200萬(wàn)日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國(guó)夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國(guó)人民的抗日戰(zhàn)爭(zhēng)把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱

9、為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過(guò)膨化以后有可能會(huì)變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會(huì)導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大,以致無(wú)法完全徹底地被解決。但中國(guó)經(jīng)理人面對(duì)一大堆繁雜事務(wù)的時(shí)候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會(huì)踐踏原則，就會(huì)沒有時(shí)間性，就是總把最緊急的事情拿來(lái)做，從不考慮這件事情的價(jià)值如何，不考慮時(shí)間的重要性程度?！景咐?】籮筐任務(wù)測(cè)試美國(guó)的專家曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)針對(duì)中國(guó)經(jīng)理人時(shí)間管理基本狀況的測(cè)試。任務(wù)要求是：一個(gè)籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時(shí)間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請(qǐng)中國(guó)的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選岀來(lái)的任務(wù)。中國(guó)經(jīng)理人挑岀的第一件工作

10、是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑岀了最簡(jiǎn)單的工作，因?yàn)樽銎饋?lái)很簡(jiǎn)單，所以這些工作很快完成了；中國(guó)經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時(shí)間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑岀的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個(gè)工作還沒有做完，測(cè)試的時(shí)間就到了?；j筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來(lái)不簡(jiǎn)單、花費(fèi)的時(shí)間很長(zhǎng)、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪?huì)變成重要且緊急的突發(fā)事件。點(diǎn)評(píng)：中國(guó)經(jīng)理人在時(shí)間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊。在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體、尋找新客戶、提

11、升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場(chǎng)、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。對(duì)個(gè)人而言，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長(zhǎng)問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理，例如多增加運(yùn)動(dòng)量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來(lái)處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。對(duì)于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時(shí)間使用的后面，例如對(duì)于受歡迎的活動(dòng)、電話會(huì)議、工會(huì)抽獎(jiǎng)、演唱會(huì)等，一定不能使其占用B類工作的時(shí)間。時(shí)間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時(shí)間

12、和空間。如圖1-3所示：舫患未然身體健庚垃進(jìn)產(chǎn)能人際關(guān)為規(guī)劃、休鬧川重要k頷導(dǎo)交辦Ah危機(jī)處理人緊迪問題南期限JE力的爭(zhēng)緊急某些日需工作D2.某些會(huì)這人某些好菰右越的話動(dòng)匚煩瑣的工作某些電話*信件某些電話c某些頓導(dǎo)交辦的爭(zhēng)k不速之容某些會(huì)議5.覺歡迎的爭(zhēng)情圖1-3第三代時(shí)間管理事件分類示意圖4.第四代：以重要性為導(dǎo)向，價(jià)值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向第四代時(shí)間管理的代表是時(shí)間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬(wàn)事萬(wàn)物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說(shuō)的二八定律，即80%勺結(jié)果源于20%勺努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%勺關(guān)鍵因素所致。所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼

13、用在刀刃上”，用最有效率的時(shí)間去做20%的最有效率的工作,在這些時(shí)間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時(shí)，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。時(shí)間管理的六個(gè)概念不管是中國(guó)傳統(tǒng)的時(shí)間管理，還是第四代時(shí)間管理，在時(shí)間管理中，以下六個(gè)概念是貫穿于時(shí)間管理中最核心的重要問題。消費(fèi)與投資消費(fèi)與投資包含多個(gè)概念，時(shí)間如果用于工作、學(xué)習(xí)，就是一種投資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無(wú)所事事、徹底放松，就屬于消費(fèi)，所以時(shí)間管理要多投資，少消費(fèi)，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡。機(jī)遇與選擇在時(shí)間管理中，要主動(dòng)地選擇，而不是被動(dòng)地等待，主動(dòng)可以導(dǎo)致機(jī)遇，等

14、待則只能處于無(wú)奈狀態(tài)，不能將人生時(shí)間使用的可能性發(fā)揮到極致。應(yīng)變與制變應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，去被動(dòng)地做出反應(yīng)；制變則是去控制住事情，能夠主動(dòng)地預(yù)先做出一些預(yù)防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。效率與成效在時(shí)間管理中，要有很高的時(shí)間利用率，而且時(shí)間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。緊要與重要處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下：對(duì)于重要且緊要的問題立即處理；對(duì)于重要但不緊要的問題優(yōu)先處理；對(duì)于緊要但不重要的問題最后處理；對(duì)于不重要也不緊要的問題則予以回避。反應(yīng)與預(yù)應(yīng)當(dāng)問題發(fā)生后，能及時(shí)做出反應(yīng)，采取必要的措施。對(duì)于未發(fā)生的問題，則防患于未然

15、，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制。時(shí)間的殺手：時(shí)間損失分析時(shí)間哪里去了？現(xiàn)在很多時(shí)間管理者驚呼“誰(shuí)動(dòng)了我的時(shí)間？”對(duì)于每天的24小時(shí)，對(duì)于每小時(shí)的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時(shí)間的殺手究竟在哪里？一般來(lái)說(shuō)，時(shí)間的損失不外乎以下幾個(gè)方面的因素：設(shè)定目標(biāo)方面的時(shí)間損失；制定計(jì)劃方面的時(shí)間損失；做出決定方面的時(shí)間損失；在工作組織方面的時(shí)間損失；工作開始時(shí)的時(shí)間損失；每日安排上的時(shí)間損失；在信息和溝通方面的時(shí)間損失。耗時(shí)因素分析（一）外因和內(nèi)因的耗時(shí)對(duì)時(shí)間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來(lái)分類，調(diào)查者通過(guò)對(duì)人們?nèi)粘Ｏ臅r(shí)間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個(gè)方面：1外在因素耗時(shí)的類

16、型電話干擾；不速之客；溝通不良；資料不全；文件復(fù)雜；工作擱置等。2內(nèi)在因素耗時(shí)的類型計(jì)劃欠妥；事必躬親；條理不清；欠缺自律；無(wú)力拒絕；做事拖延等。（二）有形和無(wú)形的浪費(fèi)在時(shí)間浪費(fèi)中，有些時(shí)間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時(shí)間則是在管理者毫無(wú)知覺的情況下被浪費(fèi)掉的，因此，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無(wú)形浪費(fèi)來(lái)區(qū)分。1有形浪費(fèi)開小差；資源不足；電話；程序繁瑣；間斷；等待。2無(wú)形浪費(fèi)計(jì)劃不周；不懂說(shuō)不”；拖延；不懂授權(quán)；不分輕重緩急。東莞培訓(xùn)網(wǎng)www.bzO時(shí)間管理困惑匯總在經(jīng)理人的時(shí)間管理中，時(shí)間總是被無(wú)數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計(jì)劃，但在實(shí)際的工作中，卻根本不能按照自己的

17、預(yù)定計(jì)劃來(lái)完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時(shí)間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。時(shí)間管理的困惑可以歸納為以下幾個(gè)方面：工作無(wú)計(jì)劃，忙忙碌碌不知道干了什么，總是感覺時(shí)間不夠用；計(jì)劃常被突發(fā)事件、會(huì)議中斷或打亂；工作被小問題拖延；工作時(shí)間超出原計(jì)劃；下屬工作的突發(fā)事件多，無(wú)能力解決。時(shí)間管理誤區(qū)（一）時(shí)間管理誤區(qū)在時(shí)間管理中，人們認(rèn)為自己的時(shí)間屬于自己的私人財(cái)富，似乎今天過(guò)了還有明天、今年過(guò)了還有明年；或者突然感覺自己時(shí)日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無(wú)所適從了。這種潛意識(shí)的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們?cè)跁r(shí)間面前不知所措。人們常犯的時(shí)間管理錯(cuò)誤包括以下幾個(gè)方面：

18、不尊重時(shí)間；沒有認(rèn)識(shí)到時(shí)間為不可竭盡資源；不了解重要性與緊急性；沒有時(shí)間管理系統(tǒng)。（二）良好的時(shí)間安排要走出時(shí)間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識(shí)時(shí)間的“供給毫無(wú)彈性”、“無(wú)法蓄積”、“無(wú)法取代”、“無(wú)法失而復(fù)得”等特性，并對(duì)自己的工作和生活進(jìn)行計(jì)劃性安排。良好的時(shí)間安排應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：確定事情優(yōu)先順序；做好計(jì)劃安排；及時(shí)解決問題。經(jīng)理人的時(shí)間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時(shí)間，切忌平均利用時(shí)間，要時(shí)刻以帕累托定律提醒自己加強(qiáng)時(shí)間管理的重要性，要善于處理工作時(shí)間和生活時(shí)間的關(guān)系。時(shí)間管理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦一對(duì)事不對(duì)人，要了解自己的生活節(jié)律，讓自己的時(shí)間管理和自己的生理特征相一致。【自檢1-1】分析自己的時(shí)間使用類型