時(shí)間管理與會(huì)議須知

1、時(shí)間管理與開會(huì)須知Copyright byTFT Business UnitCHUNGHWA PICTURE TUBES, LTD.MAY 11, 20051時(shí)間管理2時(shí)間管理課程要點(diǎn)建立正確的時(shí)間管理觀念與態(tài)度學(xué)習(xí)強(qiáng)化時(shí)間管理的技巧妥善運(yùn)用時(shí)間提升時(shí)間價(jià)值3你的價(jià)值觀A女與D君要結(jié)婚河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女B君說我喜歡你不願(yuàn)你嫁別人，所以我不願(yuàn)意送你過去！C君與我嘿咻我就送你過去D君說你已經(jīng)跟別人嘿咻過我不娶了E君不論如何都願(yuàn)意娶你A嫁給了E君ABCDE4正確的行事優(yōu)先順序1st2nd3nd4th急迫的事不急迫的事重要的事不重要的事5時(shí)間管理矩陣急迫的事不急迫的事重要的事不重要的

2、事立刻做仔細(xì)做授權(quán)做婉拒做均衡其他部門慶生活動(dòng)驗(yàn)機(jī)立上計(jì)畫設(shè)備當(dāng)機(jī)停產(chǎn)總經(jīng)理的客人要喝茶6如何提高工作效率7如何提高工作效率一天幾點(diǎn)精神最好？幾點(diǎn)想睡覺？一週五天要怎麼過？保持良好的體力、養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣身心均衡發(fā)展、培養(yǎng)良好的嗜好瞭解每日工作時(shí)段的特性以PDCA定義週一到週五的工作性質(zhì)8工作時(shí)段分配法則早上中午（13001500）下午晚上活力充沛衝勁與勇氣兼?zhèn)銬O思考遲鈍適合散心Check冷靜溝通Action , Plan放鬆充電、思考電話事項(xiàng)交辦/完成準(zhǔn)備工作執(zhí)行工作（查報(bào)表、準(zhǔn)備資料、寫報(bào)告）面對(duì)面follow up溝通與協(xié)調(diào)Check mailCopy / 送文思考問題寫計(jì)畫/更新進(jìn)度策

3、略會(huì)議明日工作安排9每週工作性質(zhì)分配法則10頭腦體操水11誰殺了你的時(shí)間？Who kill you time?美國兩家著名的管理顧問機(jī)構(gòu)管理工程師聯(lián)合顧問所與史玫特顧問公司針對(duì)這個(gè)問題的調(diào)查 結(jié)果：打電話開會(huì)處理信件12KISS 原則操作性、思考性傳真、複印、回電、check mail、備份專案工作（15min分割）、用餐、下載Keep It Simple &Sweet !化零為整化整為零勞心、勞力交替13你的文件處理系統(tǒng)在哪裡？遇到下列狀況你怎麼辦？出差回國的報(bào)帳收據(jù)看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀會(huì)議通知人資部送來的調(diào)薪名單37“投入前問題調(diào)查表代理商更換電話住址的通知提醒自己股票選擇權(quán)到

4、期的備忘錄集中收齊準(zhǔn)備趕快報(bào)帳Copy 或撕下來速速回覆速速回覆存入郵件地址管理43個(gè)資料夾43個(gè)資料夾14別讓E-mail把你的時(shí)間移沒有了 ?葛洛夫： 你的時(shí)間是不是被E-mail 切成零零碎碎的片段？集中處理它15提高E-mail處理效率的建議進(jìn)入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工作一天只分三時(shí)段check mail除了急件外集中時(shí)段回信上午開機(jī)、中午休息前、下班前16會(huì)議須知17開會(huì)的目的統(tǒng)一決策與意見溝通不同部門不同想法執(zhí)行與推動(dòng)業(yè)務(wù)工作目標(biāo)分配行程解決問題針對(duì)難題結(jié)合眾人智慧解決收集與告知訊息資訊共享與共用提升能力與士氣凝聚共識(shí)親睦與交流增加彼此瞭解18會(huì)議的種類參與式非參與式需

5、要團(tuán)體意見主要是單向的傳達(dá)，例如資訊傳遞與士氣提振解決問題會(huì)議決策會(huì)議企畫會(huì)議研究會(huì)議專題座談會(huì)19會(huì)議必要性的判斷非得要立即召開協(xié)商會(huì)？如果不先召開，就將演變成嚴(yán)重的狀況？必須立即提升成員意識(shí)與士氣嗎？傳達(dá)後，有助於改善業(yè)務(wù)效率與利潤(rùn)？屬於面對(duì)面?zhèn)鬟_(dá)與討論的內(nèi)容？是不是也許20糟糕的會(huì)議有哪些狀況？受邀出席的未出席與會(huì)者遲到或早退與會(huì)著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打瞌睡會(huì)議被個(gè)人或少數(shù)人主導(dǎo)或某個(gè)主管主導(dǎo)與會(huì)著開始人身攻擊會(huì)議毫無成果、只重複上回會(huì)議的主題會(huì)議又長(zhǎng)又沒結(jié)論事前準(zhǔn)備不週甚至沒準(zhǔn)備錯(cuò)誤的地點(diǎn)、錯(cuò)誤的時(shí)間21最好的會(huì)議容許互動(dòng)、甚至鼓勵(lì)互動(dòng)的會(huì)議場(chǎng)合，可以共享資訊並趁機(jī)向團(tuán)對(duì)成

6、員學(xué)習(xí)你可以回答問題、提出問題可以討論重要議題，達(dá)成集體決議可以幫助團(tuán)對(duì)成員發(fā)展甚密的思考能力廣泛獲得團(tuán)對(duì)成員對(duì)於某一議題的各種看法22會(huì)議四部曲首部曲：二部曲：三部曲：四部曲：會(huì)前準(zhǔn)備召開會(huì)議主持會(huì)議結(jié)束會(huì)議與追蹤會(huì)議23會(huì)前準(zhǔn)備擬定議程確認(rèn)會(huì)議目的設(shè)定目標(biāo)決定方法分配時(shí)間排列項(xiàng)目決定與會(huì)者該在何時(shí)、何地開會(huì)定稿與分發(fā)議程準(zhǔn)備資料24召開會(huì)議-會(huì)議通知會(huì)議通知會(huì)議主題：龍?zhí)稄S停車問題協(xié)調(diào)會(huì)議題：現(xiàn)行停車辦法說明停車場(chǎng)取代方案其他對(duì)應(yīng)方式會(huì)議時(shí)間：5/ 10 下午 1:30 3:00會(huì)議地點(diǎn)：龍?zhí)稄S國際會(huì)議廳邀請(qǐng)與會(huì)同仁：安勤室主任、L1 IE 及全體副理級(jí)以上主管25上臺(tái)主持說的好！嗯.（點(diǎn)

7、頭）所以你是說.你的意見從某方面看是有道理，但如果這是一個(gè)很好的觀點(diǎn)，還有其他相似的觀點(diǎn)嗎？26主持人六大殺手自私獨(dú)霸動(dòng)彈不得霧裡看花跳躍式討論阻礙發(fā)展人身攻擊27會(huì)議討論注意事項(xiàng)音量與速度控制讓與會(huì)者清楚不需拘謹(jǐn)不需刻意在乎上司長(zhǎng)輩以自然的態(tài)度作溝通勇敢說出意見掌握發(fā)言時(shí)機(jī)該說時(shí)就說一次發(fā)言只限一項(xiàng)內(nèi)容避免混亂在腦海中整理過內(nèi)容再發(fā)言28會(huì)議討論注意事項(xiàng)井然有序的會(huì)議中一次只有一個(gè)人說話除非絕對(duì)必要，否則避免打岔，無論這些議題爭(zhēng)議性多高，但文明與尊重還是要維持！討論是對(duì)事嚴(yán)格 、 對(duì)人柔和讓討論聚焦、持續(xù)發(fā)展需要溝通的會(huì)議需有專門紀(jì)錄人員寫板書29白板、黑板的紀(jì)錄訣竅正確聆聽：正確瞭解發(fā)言人的想法必要時(shí)可請(qǐng)主持人協(xié)助釐清，注意專有名詞、日期、數(shù)量的正確性。用條文方式簡(jiǎn)潔記載：以中立的立場(chǎng)公正記錄：不帶個(gè)人色彩留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體清晰、端正也很重要！掌握時(shí)機(jī)確實(shí)記錄：以彙整報(bào)告的心態(tài)來記載