文書處理與時(shí)效管制作業(yè)研討課件

1、文書處理與時(shí)效管制作業(yè)研討8/7/20221文書處理與時(shí)效管制作業(yè)研討壹、公文製作要領(lǐng) 貳、公文時(shí)效管制作業(yè)參、實(shí)例參考8/7/20222第一篇：公文製作要領(lǐng) 8/7/20223壹、公文製作要領(lǐng)函稿的製作格式來文簽擬參考範(fàn)例 簽、便箋、報(bào)告、簽稿會核單及會議提案範(fàn)例 機(jī)密文書等級變更及註銷程序 公文用字用語 數(shù)字使用原則 8/7/202248/7/20225稿之說明事項(xiàng) 文稿種類：以稿代簽、簽稿併陳、先簽後稿、創(chuàng)稿 送達(dá)方式：電子交換、電子公佈欄、人工交換、郵寄 檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 附件：應(yīng)註明內(nèi)容名稱、數(shù)量等有關(guān)字樣（例：如說明二，不宜） 密等及解密條件或解密期限：

2、密（95年12月31日解密） 校對、監(jiān)印、發(fā)文 8/7/20226稿之說明事項(xiàng)會辦單位核章位置原則公文處理過程相關(guān)人員應(yīng)核章及加註8碼 正副本為機(jī)關(guān)之個(gè)人函（簽）稿2頁以上應(yīng)加蓋騎縫章，右下角加註頁碼 簽稿如有修改，應(yīng)於修改處蓋職名章，修改過多時(shí)，應(yīng)退回承辦人員清稿 8/7/20227稿之處理及注意事項(xiàng) 文末之首長簽署，敘稿時(shí)，無須列註 上行文署機(jī)關(guān)首長職銜、姓名及蓋職章平行文及下行文蓋職銜簽字章須同時(shí)發(fā)本機(jī)關(guān)文及上級機(jī)關(guān)文者，應(yīng)分稿擬辦 定有辦理或復(fù)文期限者，應(yīng)在主旨內(nèi)敘明 8/7/20228來文簽擬參考範(fàn)例 8/7/20229來文之處理及注意事項(xiàng) 來文之?dāng)M辦位置，位於文末處下方。擬辦位置不

3、足時(shí)，另用便箋擬辦。 會辦蓋章版面不足時(shí)，得調(diào)整為由左而右之方式蓋章，或另用簽稿會核單。 電子收文章應(yīng)蓋於文末核章 。來文性質(zhì)時(shí)若屬於週知性質(zhì)，得於決行後影印分送（或以電子傳送）相關(guān)單位參考。8/7/202210來文之處理及注意事項(xiàng)最速件公文可參酌來文性質(zhì)修改速別。公文若屬存查案件應(yīng)於擬辦文末填註文存查或文擬陳閱後存查等字眼。公文結(jié)案（發(fā)文及文存案件）後應(yīng)於五日內(nèi)送文書人員點(diǎn)收歸檔。 不予編號，應(yīng)另登錄送文簿文件：（一）各種定期及例行表報(bào)。（二）通報(bào)及知會之文件。（三）機(jī)關(guān)首長私人往來之文電。（四）邀請參加紀(jì)念性集會之文件。（五）贈送書刊及資料之文件。 8/7/202211三、簽、便箋、報(bào)告、

4、簽稿會核單及會 議提案範(fàn)例 （一）簽蓋章範(fàn)例 8/7/202212簽之撰擬要領(lǐng) 簽之一般原則 （1）機(jī)關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件：依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財(cái)⒚麝惸衬抽L官字樣。 （2）對機(jī)關(guān)首長之簽，文末得用敬陳長字樣。 8/7/202213簽之撰擬要領(lǐng) 擬辦方式 1、先簽後稿： 訂定、修正、廢止法規(guī)案件。 有關(guān)政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結(jié)論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質(zhì)重要必須先行簽請核定案件。 8/7/202214簽之撰擬要領(lǐng)2.簽稿併陳 文稿內(nèi)容須另為說明或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣?。依法?zhǔn)駁，但案情特殊須加說明之案件。須限時(shí)辦發(fā)不及先行請示之案件

5、。3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。 8/7/202215簽之款式 主旨：扼要敘述，概括簽之整個(gè)目的與擬辦，不分項(xiàng)，一段完成。 說明：對案情之緣由、經(jīng)過與有關(guān)法規(guī)或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之?dāng)⑹?，並視需要分項(xiàng)條列。 擬辦：為簽之重點(diǎn)所在，應(yīng)針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。 8/7/202216便箋範(fàn)例（簡單案情簽辦） 8/7/202217便箋蓋章範(fàn)例（致送通知） 8/7/202218報(bào)告格式範(fàn)例 8/7/202219簽稿會核單格式範(fàn)例 8/7/202220會議提案格式報(bào)告案報(bào)告事項(xiàng) 提案單位：秘書室案由： 乙案，報(bào)請 公鑒。 說明： 擬辦： 裁示：8/7/

6、202221會議提案格式討論案討論事項(xiàng) 提案單位：秘書室案由： 乙案，提請 討論。 說明： 擬辦： 決議：8/7/202222機(jī)密文書等級變更及註銷程序 1.機(jī)密文書機(jī)密等級變更（或註銷）建議單 2.機(jī)密文書機(jī)密等級變更（或註銷）通知單3.機(jī)密文書機(jī)密等級變換（或註銷）處理意見表4.機(jī)密文書機(jī)密等級變換（或註銷）紀(jì)錄單 8/7/202223機(jī)密文書等級變更及註銷程序8/7/202224機(jī)密文書等級變更及註銷程序8/7/202225機(jī)密文書等級變更及註銷程序變更機(jī)密等級或註銷時(shí)機(jī)步驟1：業(yè)務(wù)承辦人填寫表單（簽、稿）步驟2：後續(xù)處理事項(xiàng)A.密件期限屆滿或解密條件成就時(shí)無 調(diào)案單、紀(jì)錄單 B.本機(jī)關(guān)

7、核定之機(jī)密文書（主動(dòng)清查）調(diào)案單、意見表、通知單 紀(jì)錄單 C.本機(jī)關(guān)核定之機(jī)密文書（他機(jī)關(guān)來文建議變更機(jī)密等級）調(diào)案單、意見表、通知單 紀(jì)錄單D.他機(jī)關(guān)核定之機(jī)密文書（來函變更機(jī)密等級或註銷） 調(diào)案單、意見表 紀(jì)錄單E.他機(jī)關(guān)核定之機(jī)密文書（本機(jī)關(guān)主動(dòng)清查建議變更機(jī)密等級或註銷） 調(diào)案單、意見表、建議單 紀(jì)錄單8/7/202226五、公文用字用語鈞府、鈞長、鈞座、大院、大部、大局貴局、貴處、貴公司臺端、先生、女士 依、依據(jù) 諒蒙鈞察、諒達(dá)、計(jì)達(dá) 請鑒核、請鑒查、請核備 檢陳、檢送、檢附8/7/202227六、數(shù)字使用原則 阿拉伯?dāng)?shù)字：0、1、2、3、9；中文數(shù)字：、一、二、三、九；國字?jǐn)?shù)字：壹

8、、貳、叁、玖、拾；羅馬數(shù)字：I、II、III、X、L、。8/7/202228阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則 代號(碼) ：例如機(jī)關(guān)代碼379000000A國民身分證統(tǒng)一編號 編號：例如附件1、表2、圖3-1 發(fā)文字號 序號：例如會議期別、名次、次數(shù)、季別日期、時(shí)間：95年1月24日下午2時(shí)5分 電話、傳真 8/7/202229阿拉伯?dāng)?shù)字書寫原則郵遞區(qū)號門牌號碼 計(jì)量統(tǒng)計(jì)：234,567,000；萬、億、兆 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：詳講義法規(guī)條項(xiàng)款目、編章節(jié)款目 法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述 8/7/202230中文數(shù)字書寫原則 描述性用語 ：一分子、一支部隊(duì)、一律成語：一日千里、一目十行、十全十美 專有名詞 ：三國演義、恩史瓦

9、第三世 慣用語 ：第一科、第二組、第三課、 星期一、週一、正月初五、十分之一、 三讀8/7/202231 休息是為走更遠(yuǎn)的路 Take a Break8/7/202232第二篇：公文時(shí)效管制作業(yè) 8/7/202233 公文時(shí)效管制作業(yè) 壹、公文時(shí)效管制的意義 貳、公文之分類 參、公文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn) 肆、公文時(shí)效管制基本作法 伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn) 陸、公文展期規(guī)範(fàn)柒、公文處理的獎(jiǎng)勵(lì)懲處規(guī)定8/7/202234壹、公文時(shí)效管制的意義 何謂公文處理：係指公文自收文或交辦起至發(fā)文、歸檔止之全部流程 。何謂公文時(shí)效管制：掌握公文處理過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，透過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓牡卿涀鳂I(yè)及確實(shí)的稽催查詢途徑，促使每一

10、件公文皆能在限辦時(shí)限之內(nèi)完成。消極的作用：防止公文拖延積壓 。積極的目的：提高行政效率 。8/7/202235貳、公文之分類 一、人民申請案件 二、人民陳情案件 三、行政救濟(jì)案件 四、一般公文 (一)專案 (二)限期案件 (三)其他非屬前述之案件 8/7/202236參、公文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn) 一般公文：、最速件：1日（收文之次日起算）。、速件：3日。、普通件：6日。、限期案件：各機(jī)關(guān)來文訂有處理時(shí)限者依來文所訂時(shí)限處理，其處理時(shí)限包含假日。 5、專案案件：包括計(jì)畫、研究、法規(guī)、法令解釋、控案、糾紛案、調(diào)查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需30日以上辦結(jié)者。8/7/202237參、公

11、文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn) 限期案件：受文機(jī)關(guān)所收限期案件時(shí)，已逾文中所訂時(shí)限者，該文以普通件處理時(shí)限管制。 來文訂有不同處理時(shí)限，以最後時(shí)限為預(yù)定結(jié)案日期 。變更來文所訂時(shí)限者，須聯(lián)繫來文機(jī)關(guān)並獲同意，且以書面確認(rèn)(填具公務(wù)電話紀(jì)錄)。 8/7/202238參、公文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn) 專案案件：每一專案管制案件依業(yè)務(wù)性質(zhì)得有不同處理時(shí)限，惟一次申請之處理期限不得超過6個(gè)月。 因案件數(shù)量眾多，且符合前述專案案件之規(guī)定者，可以通案方式一次簽請機(jī)關(guān)首長核準(zhǔn)，不必個(gè)別逐一提出申請，惟應(yīng)定期檢討辦理。限期案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟(jì)案件均不得申請專案案件 。8/7/202239參、公文時(shí)效管制時(shí)限

12、基準(zhǔn) 人民申請案件：以1小時(shí)至2個(gè)月（最長）為其處理期間 。除經(jīng)本府核定外，依本府人民申請案件處理時(shí)限表規(guī)定時(shí)限處理。舉例： 8/7/202240參、公文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn)人民陳情案件：除法令另有規(guī)定或經(jīng)本府核定外，以不超過15日為限。 因內(nèi)容複雜、數(shù)量眾多，需一定處理程序及時(shí)限之通案者，得由承辦單位簽經(jīng)機(jī)關(guān)首長核定，惟不得超過30日，並須知會本府研考會，且應(yīng)定期檢討辦理。 8/7/202241參、公文時(shí)效管制時(shí)限基準(zhǔn) 行政救濟(jì)案件：受理人民向本府提起訴願(yuàn)之案件（認(rèn)訴願(yuàn)為無理由者，應(yīng)於20日內(nèi)附具答辯書 ）。原行政處分機(jī)關(guān)須重為行政處分者 （指定期間或若未指定者，原處分機(jī)關(guān)應(yīng)於接到訴願(yuàn)決定書或判

13、決書後30日內(nèi)辦結(jié) ）。各機(jī)關(guān)收受行政訴訟起訴狀，應(yīng)確實(shí)於行政法院規(guī)定之時(shí)限內(nèi)，向行政法院提出答辯狀 （未指定者20日內(nèi)辦結(jié) ）。不服本府各主管機(jī)關(guān)（原處分機(jī)關(guān)）所為行政處分而提起訴願(yuàn)之案件，其處理時(shí)限依訴願(yuàn)法規(guī)定辦理。 8/7/202242其他時(shí)效管制基準(zhǔn)注意事項(xiàng)來文之處理速別與公文性質(zhì)不符者，得經(jīng)由收文、承辦單位之主管或指定之授權(quán)人員逕於文件首頁上核定後，調(diào)整來文處理速別。 除限期案件、專案、人民申請案件、行政救濟(jì)案件或其他法令另有規(guī)定外，均不含假日。 行文之副本機(jī)關(guān)如文中未另行訂定處理時(shí)限或要求有所作為者，副本收受機(jī)關(guān)其處理時(shí)限一律以普通件(六日)辦理 8/7/202243肆、公文時(shí)效管

14、制基本作法 管制要求：隨到隨辦，隨辦隨歸 ；時(shí)效管制以每一成員之自我管理為主 。管制作法：1.全程管制 （收文至發(fā)文）2.全面管制 （相關(guān)業(yè)務(wù)之單位或機(jī)關(guān)）3.全案管制 （附號處理及併案歸檔原則）8/7/202244伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn) 一般公文 ：1.答復(fù)案件：自收文之次日起至發(fā)文之日止。2.彙辦案件：自彙辦案件最後一件收文之次日起至發(fā)文之日止。3.併辦案件：自首件收文之次日起至發(fā)文之日止。4.創(chuàng)稿案件：自交辦、首次簽辦或辦稿之日起算。8/7/202245伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn)限期案件：依下列方式，自收文之次日起計(jì)算發(fā)文使用日數(shù) 1.未逾來文所定時(shí)限，而實(shí)際處理日數(shù)超過6日者，以6日計(jì)算處理時(shí)

15、效，未超過6日者，以實(shí)際處理日數(shù)計(jì)算處理時(shí)效。2.逾越來文所訂時(shí)限者，依實(shí)際處理日數(shù)計(jì)算處理時(shí)效。 8/7/202246伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn) 專案案件、人民申請案件、人民陳情案件及行政救濟(jì)案件：以依限辦結(jié)與逾限辦結(jié)為計(jì)算基準(zhǔn)。人民申請案件如因通知補(bǔ)正，從其通知發(fā)生之日起至補(bǔ)件、終止之日止，期間得予扣除。 人民陳情案件因須等待外機(jī)關(guān)資料或適用法令疑義層轉(zhuǎn)核釋者，從其函轉(zhuǎn)之日起至函復(fù)、釋復(fù)之日止，期間得予扣除。 8/7/202247伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn)其他注意事項(xiàng)：公文處理各階段中，因時(shí)間註記不明確或未註記者，一律以該階段最長時(shí)間認(rèn)定。 存查案件以文書最後核決時(shí)間為結(jié)案時(shí)間。 一般公文：自送會本機(jī)

16、關(guān)以外機(jī)關(guān)者，從送會之日起至退會收到之日止，期間得予扣除；彙辦案件，其等待彙整期間得予扣除。8/7/202248伍、公文時(shí)效計(jì)算基準(zhǔn)扣除日數(shù)之之時(shí)效管制作業(yè)：一般公文送會外機(jī)關(guān)。一般公文彙辦案件等待彙辦期間。人民申請案件之補(bǔ)正或不可歸責(zé)事由。人民陳情案件須等待外機(jī)關(guān)資料或適用法令疑義層轉(zhuǎn)核釋。8/7/202249陸、公文展期規(guī)範(fàn)公文展期應(yīng)於公文時(shí)限屆滿後次一日，立即依規(guī)定辦理展期。第1次展期日數(shù)由基層主管核準(zhǔn)，但不得超過原預(yù)定結(jié)案日期1倍。（例：最速件） 第2次以後展期日數(shù)，依案件實(shí)際需要提出申請，由各機(jī)關(guān)主任秘書以上人員核準(zhǔn)。歷次展期累積超過30日以上時(shí)，應(yīng)由機(jī)關(guān)首長核準(zhǔn)，並會知研考單位列入

17、管制。 8/7/202250陸、公文展期規(guī)範(fàn)一般公文彙辦案件及機(jī)關(guān)間會辦案件，於等待彙整期間及會辦期間，得不辦理展期。 限期案件及機(jī)關(guān)間會辦案件如未與來文機(jī)關(guān)聯(lián)繫，或未獲同意變更原處理時(shí)限者，應(yīng)辦理展期手續(xù)，並以逾期案件統(tǒng)計(jì)。 專案之展期，應(yīng)由機(jī)關(guān)首長核準(zhǔn)，並會知研考單位列入管制，其辦理程序準(zhǔn)用專案申請之規(guī)定。 8/7/202251陸、公文展期規(guī)範(fàn)人民陳情案件如未能在30日內(nèi)辦結(jié)時(shí)，應(yīng)將辦理情形及延期理由先行告知陳情人。人民申請案件如未能於應(yīng)處理期間辦結(jié)者，得於原處理期間之限度內(nèi)延長之，但以一次為限。並應(yīng)於原處理期間屆滿前，將延長之事由通知申請人。8/7/202252陸、公文展期規(guī)範(fàn)相關(guān)人員應(yīng)辦理之展期作業(yè)(一) 登記桌（或?qū)W校文書）人員之稽催作業(yè) 1.預(yù)定結(jié)案日前一日之事先查詢(催辦) 2.預(yù)定結(jié)案日後一日之展期申請單 3.逾期未辦展期催辦單(二)研考人員之展期管制作業(yè) 對經(jīng)催辦仍未辦理展期之案件，建立管制考核機(jī)制(三)承辦人員之展期辦理作業(yè) 針對無法於預(yù)定結(jié)案日辦結(jié)之案件，應(yīng)於時(shí)限屆滿前或?qū)脻M後次一日在登記員查詢時(shí)，辦理展期8/7/202253柒、公文處理的獎(jiǎng)勵(lì)懲處規(guī)定 專案簽報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)：登錄、統(tǒng)計(jì)、分析、稽催等作業(yè)詳盡確實(shí)且於文書流