辦公自動化全能一本通-PPT第1章課件

1、Word 基本操作第1章辦公自動化全能一本通目錄CONTENT1.1制作“請示”文檔 1.2編輯“演講稿”文檔 1.3新手加油站1.4高手競技場1.1.1 新建文檔1. 新建空白文檔 Word 主要用于文本性文檔的制作與編輯，在制作文檔前必須先新建文檔。 根據(jù)文檔的不同需要，以及用戶當(dāng)前不同的使用環(huán)境，用戶可選擇不同的文檔新建方式。命令新建快捷鍵新建按【Ctrl+N】組合鍵1.1.1 新建文檔2. 新建模板文檔Word 中集成了各個行業(yè)工作中需要的一些模板文件，文檔中已經(jīng)預(yù)先設(shè)置好了文本的格式和相關(guān)的文本，用戶可以直接套用。單擊“文件”選項(xiàng)卡，在展開的菜單中選擇“新建”選項(xiàng)； 選擇需要的模板類

2、型，這里單擊“業(yè)務(wù)”超鏈接。選擇模板分類STEP11.1.1 新建文檔2. 新建模板文檔開始聯(lián)機(jī)搜索，在搜索出的模板文件列表中選擇模板選項(xiàng)。在打開的界面中顯示該選項(xiàng)的說明信息，單擊“創(chuàng)建”按鈕。即可開始從網(wǎng)絡(luò)中下載模板文件，完成后將自動打開創(chuàng)建的模板文檔。1.1.2 保存文檔1. 保存新建的文檔新建的文檔需要進(jìn)行保存，只有保存在電腦中文件才不會消失。在“快速訪問工具欄”中單擊“保存”按鈕。在打開的“另存為”界面中雙擊“這臺電腦”選項(xiàng)或單擊“瀏覽”選項(xiàng)。打開“另存為”對話框，設(shè)置保存名稱和位置，單擊“保存”按鈕。1.1.2 保存文檔2. 將文檔另存為在辦公中，有時(shí)需要將文檔存儲到其他位置進(jìn)行編輯

3、，此時(shí)可進(jìn)行另存為操作。瀏覽另存位置設(shè)置另存位置和名稱1.1.2 保存文檔3. 設(shè)置自動保存在編輯文檔的過程中，為了防止文檔丟失，需要經(jīng)常進(jìn)行保存操作，而通過設(shè)置自動保存，可以在設(shè)置的時(shí)間內(nèi)自動對文檔進(jìn)行保存，減少用戶手動保存操作的次數(shù)。12在“請示”文檔中單擊“文件”選項(xiàng)卡，在彈出的列表中選擇“選項(xiàng)”。在打開的“Word 選項(xiàng)”對話框中，選擇左側(cè)列表中的“保存”選項(xiàng)，在右側(cè)單擊選中“保存自動恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，然后在復(fù)選框后面的數(shù)值框中輸入自動保存的時(shí)間，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。1.1.3 輸入文本1. 輸入普通文本普通文本是指通過鍵盤可以直接輸入的漢字、英文和數(shù)字等。在Word 中

4、輸入普通文本的方法很簡單，只需將鼠標(biāo)指針定位到需要輸入文本的位置，然后切換到需要的輸入法，即可輸入 ，步驟和效果如下在打開的文檔中，在文檔編輯區(qū)的中間位置雙擊鼠標(biāo)左鍵，將光標(biāo)定位到其中。切換到中文輸入法，輸入“關(guān)于參加藥材展銷會經(jīng)費(fèi)申請的請示”文本。在第2 行行首位置雙擊鼠標(biāo)左鍵，將光標(biāo)切換到文本的第2 行，輸入“總公司：”。按【Enter】鍵進(jìn)行換行，再按4次空格鍵，然后輸入其他文本。01OPTION02OPTION03OPTION1.1.3 輸入文本2. 輸入中文大寫金額使用 Word 編寫文檔時(shí)，常會遇到需要輸入中文大寫金額的情況。Word 提供了一種簡單快速的方法，可將輸入的阿拉伯?dāng)?shù)字

5、快速轉(zhuǎn)換為中文大寫金額。執(zhí)行命令后裁剪1.1.3 輸入文本定位光標(biāo)3. 輸入特殊字符選擇符號在輸入文本時(shí)，符號的輸入是不可避免的，普通的標(biāo)點(diǎn)符號可以通過鍵盤直接輸入，而一些特殊符號的輸入則只能通過特殊的方法來實(shí)現(xiàn)。插入符號效果1.1.3 輸入文本定位光標(biāo)位置4. 插入日期和時(shí)間選擇時(shí)間格式如果要在Word 中輸入當(dāng)前日期和時(shí)間，可直接手動輸入，此外還可以通過插入日期與時(shí)間的功能快速輸入不同格式的日期與時(shí)間。插入日期和時(shí)間的效果目錄CONTENT1.1制作“請示”文檔 1.2編輯“演講稿”文檔 1.3新手加油站1.4高手競技場1.2.1 編輯文檔內(nèi)容1. 打開文檔要查看或編輯保存在計(jì)算機(jī)中的文檔

6、，必須先打開該文檔，打開文檔可使用多種方法實(shí)現(xiàn)，如可以在保存文檔的位置雙擊文件圖標(biāo)，也可以在Word 工作界面中打開所需文檔。在文檔的保存位置選擇文檔，然后按住鼠標(biāo)左鍵不放，將文檔向工作界面的標(biāo)題欄中拖動，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r(shí)釋放鼠標(biāo)；或按Ctrl+O】組合鍵，打開“打開”對話框，即可打開選擇的文檔。1.2.1 編輯文檔內(nèi)容選擇任意文本選擇連續(xù)文本選擇不連續(xù)文本選擇任意文本選擇整行文本選擇整段文本選擇文本1.2.1 編輯文檔內(nèi)容3. 修改與刪除文本輸入文本內(nèi)容難免出現(xiàn)錯誤，為了保證文檔的完整和正確性，需要將多余或重復(fù)的文本刪除，將錯誤的文本修改為正確的文本。補(bǔ)充文本內(nèi)容修改文本1.2.1 編輯

7、文檔內(nèi)容3. 修改與刪除文本選擇需要刪除的文本，按【Delete】鍵或【Backspace】鍵刪除。如果沒有提前選擇文本內(nèi)容，則按【Delete】鍵刪除光標(biāo)定位后的文本，按【Backspace】鍵刪除光標(biāo)定位前的文本。1.2.1 編輯文檔內(nèi)容4. 移動文本剪切粘貼文本拖動鼠標(biāo)移動移動文本操作在編輯文本時(shí)的使用頻率很高，當(dāng)語句順序出現(xiàn)錯誤時(shí)，可通過移動文本快速調(diào)整文本順序。1.2.1 編輯文檔內(nèi)容5. 復(fù)制文本裁剪圖片在編輯圖片時(shí)起到重要作用，使用裁剪工具可以裁剪刪除插入圖片的多余部分，保留所需的部分。復(fù)制粘貼文本1.2.1 編輯文檔內(nèi)容6. 查找和替換數(shù)據(jù)在一個長文檔中要查找某個字詞的位置，或

8、是將某個字詞全部替換為其他字詞，逐個查找并替換將花費(fèi)大量的時(shí)間，且容易出錯，此時(shí)可使用Word 的查找與替換功能實(shí)現(xiàn)快速查找與替換。查找文本替換文本1.2.2 設(shè)置文檔格式1. 設(shè)置字符格式設(shè)置字符格式主要包括對字體、字形、字號和顏色等文本外觀進(jìn)行設(shè)置，使文檔更美觀整潔。設(shè)置字符格式主要通過【開始】/【字體】組或“字體”對話框來實(shí)現(xiàn)。【開始】/【字體】組設(shè)置“字體”對話框設(shè)置1.2.2 設(shè)置文檔格式2. 設(shè)置段落樣式眾所周知，文檔通常會分為多個段落，為了讓內(nèi)容條理更加清晰，利于查看，需要設(shè)置段落樣式，常用設(shè)置包括段落縮進(jìn)、行間距以及對齊方式等。選擇目標(biāo)段落后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選

9、擇“段落”命令，打開“段落”對話框，選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，在其中可設(shè)置對齊方式、縮進(jìn)和間距等。1.2.2 設(shè)置文檔格式3. 設(shè)置項(xiàng)目符號和編號編號的作用與項(xiàng)目符號相同，都用來組織文檔，使文檔層次分明、條理清晰。區(qū)別在于項(xiàng)目符號主要用于并列的各項(xiàng)內(nèi)容；編號主要用于有前后次序的內(nèi)容，在有的語境下，兩者可以通用。添加編號添加項(xiàng)目符號1.2.2 設(shè)置文檔格式4. 設(shè)置底紋突出顯示文本為了突出顯示部分文本內(nèi)容，達(dá)到提示、標(biāo)注重點(diǎn)的目的，可為該部分文本添加顏色鮮明的底紋。目錄CONTENT2.1制作活動宣傳單2.2制作報(bào)價(jià)單2.3新手加油站2.4高手競技場2.3 新手加油站1. 關(guān)閉更正拼寫和語法功能

10、默認(rèn)的形狀樣式，填充顏色不能很好地與文檔中的文字或圖片等對象搭配。此時(shí)，需要更改形狀樣式，如填充色和邊框等。用戶可應(yīng)用Word 預(yù)置的樣式，也可自定義設(shè)置。打開Word 文檔，單擊Word 工作界面左上角的“文件”按鈕，在打開的界面的左側(cè)選擇“選項(xiàng)”選項(xiàng)。打開“Word 選項(xiàng)”對話框，單擊左側(cè)的“校對”選項(xiàng)卡，在右側(cè)的“在Word 中更正拼寫和語法時(shí)”欄中撤消選中“鍵入時(shí)檢查拼寫”復(fù)選框。如果只需要取消當(dāng)前使用文檔的檢查拼寫與語法錯誤功能，可在“在Word 中更正拼寫和語法時(shí)”欄中單擊選中“只隱藏此文檔中的拼寫錯誤”和“只隱藏此文檔中的語法錯誤”復(fù)選框，設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕。01OPT

11、ION02OPTION03OPTION2.3 新手加油站2. 輸入帶圈數(shù)字帶圈數(shù)字指數(shù)字被圓圈包圍，一般用于排序和羅列項(xiàng)目，在實(shí)際辦公或生活中經(jīng)常遇到需要輸入帶圈數(shù)字的情形。要實(shí)現(xiàn)輸入，可通過“符號”對話框插入110 的數(shù)字，若是10以上的數(shù)字，則可通過“帶圈字符”功能輸入。2.3 新手加油站3. 快速選擇文檔中相同格式的文本內(nèi)容此時(shí)可利用“文本定位”功能選擇文本，文本定位是指讓用戶能快速在文檔中找到需要的位置，然后對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行編輯操作。方法為：在文檔的“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”組中單擊選擇”按鈕，在打開的下拉菜單中執(zhí)行“選擇格式相似的文本”命令即可在整篇文檔中選擇相同樣式的文本內(nèi)容。4.

12、選擇性粘貼從網(wǎng)上下載文本資料進(jìn)行編輯時(shí)，常常會遇到這樣的問題，明明選擇的是網(wǎng)頁中的一段文本，但復(fù)制到Word 編輯窗口之后卻出現(xiàn)了多余的表格線或其他內(nèi)容。這些無用的信息其實(shí)是網(wǎng)頁中隱藏的HTML 表格或其他無關(guān)信息，可以用以下辦法將其過濾掉。在瀏覽器中復(fù)制需要的網(wǎng)頁文本，再轉(zhuǎn)到Word 編輯界面，選擇【開始】/【剪切板】組，單擊“粘貼”按鈕下方的下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)，打開“選擇性粘貼”對話框，然后選擇“無格式文本”選項(xiàng)粘貼內(nèi)容。這種方式同樣適用于將帶有樣式的Word 文本移動或復(fù)制到目標(biāo)位置。2.3 新手加油站5. 利用標(biāo)尺快速對齊文本在Word 中有一項(xiàng)標(biāo)尺功能

13、，單擊水平標(biāo)尺上的滑塊，可方便地設(shè)置制表位的對齊方式，它以左對齊式、居中式、右對齊式、小數(shù)點(diǎn)對齊式、豎線對齊式的方式以及首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)循環(huán)設(shè)置。選擇【視圖】/【顯示】組，單擊選中“標(biāo)尺”復(fù)選框，顯示標(biāo)尺。然后選擇要對齊的段落或整篇文檔內(nèi)容。單擊水平標(biāo)尺，并按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，可將選中的段落或整篇文章的行首移動到水平對齊位置處；拖動上方的標(biāo)尺，可將段落實(shí)現(xiàn)首行縮進(jìn)；拖動下方的標(biāo)尺，可將每行文本對齊到拖動到的標(biāo)尺尺碼位置處。2.3 新手加油站6. 使用格式刷應(yīng)用字體和段落樣式如果需要快速地將一段文本的字體樣式或段落樣式應(yīng)用于另一段文本，則可以使用格式刷進(jìn)行設(shè)置。使用格式刷的方法是：選擇需要被

14、復(fù)制格式的文本，選擇【開始】/【剪貼板】組，單擊或雙擊“格式刷”按鈕，再拖動鼠標(biāo)選擇需要修改格式的文本；將光標(biāo)定位到段落中，使用格式刷可復(fù)制段落樣式。需要注意的是，單擊“格式刷”按鈕，格式刷只能應(yīng)用一次文本樣式；雙擊“格式刷”按鈕則可多次應(yīng)用文本樣式，若想解除格式刷的狀態(tài)，只需在“剪貼板”面板上再次單擊“格式刷”按鈕即可。7. 清除文本或段落中的格式選擇已設(shè)置格式的文本或段落，在【開始】/【字體】組中單擊“清除格式”按鈕，即可清除所選文本或段落的格式。目錄CONTENT2.1制作活動宣傳單2.3新手加油站2.4高手競技場2.2制作報(bào)價(jià)單2.4 高手競技場1. 制作“通知”文檔新建“通知.doc

15、x”文檔，輸入文本，并進(jìn)行設(shè)置，要求如下。01OPTION02OPTION03OPTION04OPTION新建并保存“通知.docx”文檔，輸入文本內(nèi)容。設(shè)置標(biāo)題為“黑體，小二”；正文樣式為“宋體，小四”。設(shè)置標(biāo)題文本居中，署名和時(shí)間右對齊，并設(shè)置段落縮進(jìn)2字符，行距1.5倍。為“會議內(nèi)容”添加編號。2.4 高手競技場2. 編輯“表彰通報(bào)”文檔美化“表彰通報(bào)”文檔，然后打印輸出，要求如下。01020304將文本插入點(diǎn)定位到署名后，按【Enter】鍵換行，插入時(shí)間。按【Ctrl+H】組合鍵，打開“查找和替換”對話框，將“”替換為“劉俊”。設(shè)置標(biāo)題為“方正粗宋簡體，小二，居中”。將正文文本字號設(shè)置為“四號”，署名設(shè)置為右對齊，段落設(shè)置為“首行