疾病預(yù)防控制檔案管理手冊(cè)范本

1、浙江省疾病預(yù)防操縱檔案治理方法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)的檔案治理，提高檔案科學(xué)治理水平，有效地愛護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防操縱工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，依照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施方法、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例及浙江省實(shí)施中華人民共和國檔案法方法等規(guī)定，特制定本方法。 第二條 疾病預(yù)防操縱檔案，是指各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防操縱、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)、健康教育、科研培訓(xùn)及黨、政、工、團(tuán)、民主黨派治理等活動(dòng)中形成的各種門類、載體檔案的總和。第三條 疾病預(yù)防操縱檔案工作是疾病預(yù)防操縱工作的重要組成部分，是提高疾病預(yù)防操縱工作質(zhì)量和科學(xué)治理水

2、平、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)的必要條件。 第四條 各級(jí)衛(wèi)生行政主管部門要把所屬疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)的檔案工作列入進(jìn)展規(guī)劃和檢查、考核、評(píng)比內(nèi)容；各級(jí)檔案行政治理部門要加強(qiáng)對(duì)疾病預(yù)防操縱檔案治理工作的技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督。第五條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)對(duì)本單位形成的各種門類、載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一治理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于開發(fā)利用。第二章 檔案機(jī)構(gòu)、人員和職責(zé)第六條 浙江省疾病預(yù)防操縱中心負(fù)責(zé)全省疾病預(yù)防操縱檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)同意省檔案行政治理部門和省衛(wèi)生行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；市、縣（市、區(qū)）疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本地區(qū)疾病預(yù)防操縱檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和治理，同時(shí)同意上級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)、當(dāng)?shù)?/p>

3、檔案行政治理部門和衛(wèi)生行政主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。第七條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，把檔案工作納入本單位的工作打算和議事日程，切實(shí)解決工作中的實(shí)際問題，在人員配備、經(jīng)費(fèi)、庫房等方面給予保證。第八條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和健全綜合檔案室，作為本單位統(tǒng)一治理檔案工作的職能機(jī)構(gòu)。第九條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)的綜合檔案室，應(yīng)配備一名以上專職檔案治理人員。暫不具備條件的縣級(jí)單位，能夠先配備兼職人員作為過渡，但應(yīng)按要求保證兼職人員從事檔案工作的時(shí)刻。檔案人員須經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書，并定期同意接著教育培訓(xùn)。各單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（科室）應(yīng)配備專職或兼職檔

4、案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的積存、整理和歸檔工作。檔案工作人員應(yīng)忠于職守，努力學(xué)習(xí)，具備專業(yè)知識(shí)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第十條 綜合檔案室的差不多工作職責(zé)（一）貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，建立健全本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。（二）集中統(tǒng)一治理本單位形成的各種門類、載體的檔案，做好檔案移交進(jìn)館工作。（三）督促、指導(dǎo)和協(xié)助本單位各部門對(duì)所形成的文件材料進(jìn)行收集、整理和歸檔。（四）對(duì)下級(jí)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。（五）遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，確保國家秘密的安全，維護(hù)本單位和科技人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和利益。（六）編制各種檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源。第十一條 檔案治理人員的待遇應(yīng)與其

5、他專業(yè)技術(shù)人員等同。按國家有關(guān)規(guī)定，檔案治理人員可分不不同情況，評(píng)聘檔案專業(yè)、衛(wèi)生專業(yè)或其他專業(yè)的技術(shù)職務(wù)。第十二條 各單位對(duì)在治理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的集體和個(gè)人，應(yīng)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案治理法規(guī)的，要依照不同情況給予批判和必要的處分。第三章 檔案的治理第十三條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積存、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責(zé)，作為考核評(píng)比的重要內(nèi)容。第十四條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，及時(shí)向本單位的綜合檔案室移交，任何個(gè)人不得將歸檔文件材料據(jù)為己

6、有。歸檔范圍按浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。第十五條 歸檔時(shí)刻各項(xiàng)工作中形成的全部應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)于次年三月底前將整理后的文件材料移交綜合檔案室，集中治理，以保證檔案的完整與安全。會(huì)計(jì)檔案可在財(cái)務(wù)部門保留一年，期滿后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，按歸檔要求整理完畢，交綜合檔案室歸檔。科研課題、專題調(diào)查、儀器設(shè)備、基建工程等項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí)，將所有應(yīng)歸檔文件整理后，由項(xiàng)目（或部門）負(fù)責(zé)人審定后歸檔。各類重大疫情處理、救災(zāi)防病及其他突發(fā)性公共衛(wèi)生事件處理，應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)形成專題檔案，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審定，辦公室審核歸檔。第十六條 各單位、各部門在檢查、驗(yàn)收

7、工作任務(wù)、基建工程和儀器設(shè)備時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查文件材料的齊全、完整及準(zhǔn)確情況；其中科研成果、全局性的調(diào)查、重要的儀器設(shè)備（萬元以上）和基建項(xiàng)目（十萬元以上）的檢查驗(yàn)收，必須有檔案部門的人員參加并簽署意見，文件材料不符合要求的項(xiàng)目，不能通過鑒定驗(yàn)收。第十七條 歸檔要求（一）歸檔工作由文件材料形成者或兼職檔案員承擔(dān)，他們負(fù)責(zé)收集、整理。綜合檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。其中綜合性文件材料和跨部門聯(lián)合承辦的文件材料應(yīng)由牽頭部門負(fù)責(zé)歸檔。內(nèi)容包括：按照浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表確定歸檔與不歸檔、劃定保管期限；按浙江省疾病預(yù)防操縱歸檔文件整理規(guī)則分類，歸檔材料必須經(jīng)形成部門負(fù)責(zé)人審定，并在備

8、考表整理人、檢查人一欄上簽字后送綜合檔案室歸檔。 （二）歸檔文件材料必須是原件（外來復(fù)印件除外，傳真件可復(fù)印歸檔），做到齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；底稿與印刷件一并歸檔。紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求，書寫必須使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等符合檔案要求的耐久材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料，其中必須一式數(shù)份的發(fā)票、鑒定證書、報(bào)表等，可使用標(biāo)有“DA”的圓珠筆和檔案復(fù)寫紙。（三）歸檔文件材料應(yīng)排列有序。第十八條 綜合檔案室的各種門類、載體的檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號(hào)、編目和排列。各類紙質(zhì)文件應(yīng)以“件”為單位整理，具體方法按浙江省疾病預(yù)防操縱歸檔文件整理規(guī)則執(zhí)行。其中基建、會(huì)計(jì)、

9、儀器設(shè)備、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)采取不同的分類編號(hào)，按卷整理、保管，單獨(dú)編目，具體整理方法參照差不多建設(shè)檔案資料治理暫行規(guī)定、會(huì)計(jì)檔案治理方法等執(zhí)行。照片、聲像等專門載體檔案的整理按浙江省疾病預(yù)防操縱照片檔案治理方法、浙江省疾病預(yù)防操縱磁性載體檔案治理方法執(zhí)行。電子文件的歸檔按照電子文件歸檔與治理規(guī)范及電子公文歸檔治理暫行方法執(zhí)行。檔案部門要編制歸檔文件目錄。第十九條 疾病預(yù)防操縱檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種，各單位應(yīng)按照浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表制訂本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，作為文件材料歸檔和劃分保管期限的依據(jù)。第二十條 依照中華人民共

10、和國保守國家秘密法和衛(wèi)生部、國家保密局頒發(fā)的衛(wèi)生工作中國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定等有關(guān)規(guī)定，疾病預(yù)防操縱檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三種密級(jí)，并及時(shí)做好密級(jí)的復(fù)核、變更和解密工作。第二十一條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)必須有專用的檔案庫房。有條件的單位要同時(shí)配備檔案工作辦公用房和閱覽室。檔案庫房門窗要牢固，庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)備，保持適當(dāng)?shù)臏貪穸?，要有防盜、防火、防光、防塵、防蟲、防霉等安全愛護(hù)措施。檔案治理人員應(yīng)定期對(duì)庫房內(nèi)檔案的保管情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)覺問題及時(shí)解決，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修復(fù)。應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。第二十二條 各單位應(yīng)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案治理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)技

11、術(shù)負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作的組織與實(shí)施。銷毀失去保存價(jià)值的檔案，必須由鑒定小組提出審查意見，登記造冊(cè)，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定的地點(diǎn)銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案，不得任意銷毀。銷毀檔案應(yīng)注意安全保密，一般必須要有兩人以上鑒銷，鑒銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，并注明銷毀的方式與日期。各單位應(yīng)按照國家的有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。第四章 檔案的利用、統(tǒng)計(jì)第二十三條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)的綜合檔案室，要通過各種方式和途徑，積極主動(dòng)地開展檔案利用工作，為本單位、本系統(tǒng)的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，并加強(qiáng)利用效果的反饋、收集、登記、宣傳工作。第二十四條 綜合檔案室要建立檔案的借閱制度，依

12、照檔案的密級(jí)，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。第二十五條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)綜合檔案室的檔案，是現(xiàn)行檔案，要緊供本單位、本系統(tǒng)使用，不屬開放范圍。外系統(tǒng)利用疾病預(yù)防操縱檔案，必須經(jīng)檔案形成部門同意和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并適當(dāng)收取費(fèi)用。收費(fèi)方法參照國家檔案局、國家物價(jià)局制訂的國檔發(fā)（1987）21號(hào)關(guān)于利用檔案收費(fèi)有關(guān)規(guī)定的通知執(zhí)行。各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的移交進(jìn)館的檔案，有優(yōu)先利用權(quán)。第二十六條 綜合檔案室要積極開展檔案的編研工作，編制大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯合等，并和相關(guān)部門合作，開發(fā)深層次的編研材料，加強(qiáng)檔案利用效果反饋，編制檔案利用效果典型事例匯編。第二十七條 綜合檔案室應(yīng)

13、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，即對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、借閱、利用等方面及時(shí)進(jìn)行登記，做到“家底清晰”、“帳目”與實(shí)物相符。按要求完成檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)任務(wù)，并按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)治理機(jī)關(guān)報(bào)送，必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，不得虛報(bào)、漏報(bào)和偽造。第五章 附則第二十八條 衛(wèi)生監(jiān)督和預(yù)防保健體制改革中檔案治理按下述原則執(zhí)行：保持原衛(wèi)生防疫站檔案全宗的完整和安全，任何部門和個(gè)人不得私自帶走留存、轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。原衛(wèi)生防疫站檔案全宗從撤銷之日起終止，可由新建立的疾病預(yù)防操縱中心代管，再按有關(guān)規(guī)定向同級(jí)檔案館移交。（三）衛(wèi)生監(jiān)督所和疾病預(yù)防操縱中心成立之前所形成的未歸檔文件材料統(tǒng)一移交疾病預(yù)防操縱中心檔案室。其

14、中企業(yè)上報(bào)的申請(qǐng)衛(wèi)生許可和產(chǎn)品許可等資料，可按工作職能的劃分，統(tǒng)一劃歸衛(wèi)生監(jiān)督所歸檔。第二十九條 人事檔案的治理，依照各地具體情況和有關(guān)規(guī)定自行確定治理方法。第三十條 各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)可依照本方法制定本單位的實(shí)施細(xì)則。第三十一條 本方法公布實(shí)施前已整理的檔案，可維持原狀，也可按本方法要求逐步調(diào)整。第三十二條 本方法由浙江省疾病預(yù)防操縱中心負(fù)責(zé)解釋。第三十三條 本方法從2006年1月1日起施行。浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表序號(hào)歸 檔 范 圍保管期限建檔部門1本單位黨、政、工、團(tuán)、婦、職工大會(huì)的文件材料 通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言材料、提案、選舉結(jié)果、會(huì)

15、議討論通過的文件、決議、決定、紀(jì)要、簡報(bào)等文件材料討論未通過的文件材料、重要的賀電、賀信、小組會(huì)議記錄等文件材料參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的打算、總結(jié)等文件材料永久長期短期職能科室2本單位黨組織、行政辦公會(huì)議的文件材料會(huì)議紀(jì)要、記錄、討論通過的文件、重要的匯報(bào)材料一般的匯報(bào)材料永久長期職能科室3本單位召開的工作、重要專業(yè)會(huì)議的文件材料通知、名單、日程、報(bào)告、決議、決定、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的簡報(bào)等文件材料典型材料、發(fā)言稿、討論文件等文件材料參考材料、小組記錄 永久長期短期相關(guān)科室4一般專業(yè)會(huì)議文件材料紀(jì)要、通知、總結(jié)、名單、講話等文件材料典型材料、發(fā)言稿、簡報(bào)等文件材料長期短期業(yè)務(wù)科室5上

16、級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議的文件材料上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議的要緊文件材料、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上的重要發(fā)言材料、會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件材料簡報(bào)、參考材料等文件材料長期短期相關(guān)科室6上級(jí)機(jī)關(guān)文件直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的、屬本單位主管業(yè)務(wù)的；非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要文件材料直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件材料其他需要執(zhí)行的文件材料 永久長期短期相關(guān)科室7同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件材料短期相關(guān)科室8黨和政府、人大領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本單位工作時(shí)形成的題詞、講話等文件材料重要的文件材料一般的文件材料永久短期相關(guān)科室9

17、本單位制發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）規(guī)定、通報(bào)、通知等文件材料有關(guān)政策法規(guī)性的和重要業(yè)務(wù)問題的文件材料反映一般業(yè)務(wù)問題的文件材 料事務(wù)性有參考價(jià)值的文件材料永久長期短期相關(guān)科室10代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并采納的重要文件的最后草稿、參與上級(jí)機(jī)關(guān)起草的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要緊起草人、調(diào)研材料、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿、上報(bào)稿重要法規(guī)性的文件材料一般性的文件材料長期短期相關(guān)科室11本單位各種調(diào)查研究工作形成的文件材料重要（典型、系統(tǒng)）的綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告等文件材料原始記錄等文件材料永久長期相關(guān)科室12本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、與本單位的批復(fù)方針、政策性的重要問題的文件材料一般事

18、務(wù)性問題的文件材料 永久短期相關(guān)科室13本單位制成并反映要緊職能活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告反映要緊職能活動(dòng)年度和年度以上的，重要（典型）專題的文件材料半年、季度的、一般專題的文件材料永久短期相關(guān)科室14本單位編制的各種打算、規(guī)劃、操縱數(shù)字年度和年度以上的季度、月份的永久短期相關(guān)科室15本單位與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文件材料短期相關(guān)科室16本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的工作打算、總結(jié)和會(huì)議記錄等文件材料重要的文件材料一般的文件材料長期短期職能科室17本單位成立、機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、章程、人員編制、啟用印信等文件材料永久職能科室18干部任免的文件材料上級(jí)批準(zhǔn)的本單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料本

19、單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免材料下級(jí)備案的文件材料永久長期短期職能科室19本單位勞動(dòng)榜樣、先進(jìn)工作者獎(jiǎng)勵(lì)的文件材料省級(jí)以上勞動(dòng)榜樣、先進(jìn)工作者的文件材料市、縣級(jí)以下勞動(dòng)榜樣、先進(jìn)工作者的文件材料永久長期職能科室20本單位對(duì)有關(guān)人員的處分材料阻礙大的、問題嚴(yán)峻的文件材料一般的文件材料永久長期職能科室21本單位干部、職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、離退休、復(fù)轉(zhuǎn)、職務(wù)聘任、評(píng)殘、撫恤、死亡及評(píng)定職稱的請(qǐng)示批復(fù)等有關(guān)文件材料長期職能科室22本單位黨、團(tuán)、工會(huì)工作、活動(dòng)所形成的文件材料和團(tuán)員名單等工作報(bào)告、打算、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、重要的統(tǒng)計(jì)材料等文件材料簡報(bào)等文件材料長期短期職能科室23本單位干

20、部、職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨、團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根長期職能科室24本單位職工、黨員名冊(cè)永久職能科室25本單位的歷史沿革、大事記永久職能科室26本單位處理人民來信來訪形成的記錄、摘要單、處理報(bào)告等有關(guān)文件材料有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的有上級(jí)機(jī)關(guān)或本單位領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的其他沒有處理結(jié)果的永久長期短期職能科室27本單位及本單位批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化的文件材料永久職能科室28本單位與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料具有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料具有較長時(shí)效性的文件材料具有短期時(shí)效性的文件材料永久長期短期相關(guān)科室29本單位財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證長期職

21、能科室30掛靠本單位的各種學(xué)術(shù)團(tuán)體、群眾組織如愛衛(wèi)會(huì)、紅十字會(huì)、學(xué)術(shù)委員會(huì)等活動(dòng)形成的文件材料重要的文件材料一般的文件材料長期短期職能科室31本部門起草、制訂的各類規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、工作程序長期相關(guān)科室32出國考察、進(jìn)修，國內(nèi)外專家來訪、講學(xué)及業(yè)務(wù)工作中形成的外事文件材料請(qǐng)示、報(bào)告、打算、總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)談?dòng)涗浀任募牧弦话愕膩硗募?、簡?bào)、贈(zèng)送禮品清單等文件材料具體事務(wù)性文件材料永久長期短期相關(guān)科室33上級(jí)對(duì)本單位、本單位對(duì)下級(jí)單位的各類考核、檢查評(píng)比等文件材料重要的或綜合性的考核、評(píng)比及一般性考核本單位得獎(jiǎng)、評(píng)為先進(jìn)的常規(guī)的、一般的、單項(xiàng)的檢查、考核未得獎(jiǎng)的永久短期相關(guān)科室34下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的工

22、作報(bào)告、總結(jié)年度和年度以上的總結(jié)，重大問題的專題報(bào)告，典型的、重要的文件材料年度以下的總結(jié)，一般專題的報(bào)告和備案的文件材料長期短期相關(guān)科室35信息治理本單位編輯的并反映要緊職能活動(dòng)的出版物、簡報(bào)及掛靠本單位的出版物定稿的樣本、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿向新聞媒體等通報(bào)的反映重要工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿及樣稿新聞媒體、上級(jí)簡報(bào)上反映本單位（或本地區(qū)）重要工作、活動(dòng)情況的文件材料永久長期職能科室長期36各類傳染病、慢性非傳染病、地點(diǎn)病、寄生蟲病、常見病、多發(fā)病防治規(guī)劃、方案、流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、暴發(fā)流行調(diào)查處理、首例末例及重要病例的個(gè)案調(diào)查、疫源檢索、防治效果評(píng)價(jià)等培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)永久短期業(yè)務(wù)科室37免疫預(yù)防規(guī)劃、方案、專題調(diào)查

23、、總結(jié)、接種率、免疫效果監(jiān)測(cè)、人群免疫狀況監(jiān)測(cè) 生物制品打算、任務(wù)分配表及嚴(yán)峻、專門異常反應(yīng)及事故的調(diào)查處理、效果評(píng)價(jià)效價(jià)檢測(cè)、冷鏈設(shè)備治理及一般的異常反應(yīng)調(diào)查處理永久長期短期業(yè)務(wù)科室38消毒與病媒生物操縱規(guī)劃、方案、調(diào)查、監(jiān)測(cè)總結(jié)、操縱措施、防制效果評(píng)價(jià)技術(shù)指導(dǎo)及消殺藥械的質(zhì)量監(jiān)測(cè) 永久短期業(yè)務(wù)科室39衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)規(guī)劃、方案、總結(jié)、監(jiān)測(cè)效果評(píng)價(jià)、要緊的專題調(diào)查及各類重大污染、中毒、損害事件（指食品污染價(jià)值達(dá)萬元以上、食物中毒10人以上，或死亡或致殘1人以上，或本地區(qū)首次發(fā)覺的中毒緣故引起，或阻礙重大的）調(diào)查操縱措施一般污染、中毒、損害事件調(diào)查職業(yè)健康檢查、放射工作人員健康檢查的體檢名單及陽

24、性者的材料永久短期長期業(yè)務(wù)科室40檢驗(yàn)檢驗(yàn)技術(shù)、檢測(cè)方法研究、質(zhì)量操縱 檢驗(yàn)登記、實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)、檢測(cè)技術(shù)、方法改進(jìn)長期短期業(yè)務(wù)科室41健康教育規(guī)劃、社會(huì)醫(yī)學(xué)調(diào)查、專題調(diào)查、效果評(píng)價(jià)材料以及論文、自制（編）作品等文件材料黑板報(bào)、宣傳窗、展覽、廣播、專題宣傳材料、效果評(píng)價(jià)等文件材料長期業(yè)務(wù)科室短期42科研課題的調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、課題論證、文獻(xiàn)綜述、課題的項(xiàng)目申報(bào)書、審批文件、任務(wù)書、托付書、協(xié)議書、合同、研究打算、方案、課題打算、上級(jí)指示、專家意見，各種會(huì)議討論紀(jì)要、調(diào)查考察報(bào)告、各種載體的原始記錄、實(shí)驗(yàn)方法、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料、數(shù)據(jù)分析，驗(yàn)證、考察材料，課題時(shí)期總結(jié)、課題工作

25、總結(jié)（含最終完成、時(shí)期完成或中斷），研究報(bào)告、論文、專著、成果驗(yàn)收、鑒定、評(píng)審文件，成果申報(bào)表及附件、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批文件、獲獎(jiǎng)證書等有關(guān)文件出科研成果的課題一般的課題永久短期職能科室43培訓(xùn)培訓(xùn)、進(jìn)修的申報(bào)材料、打算、通知、課程表、學(xué)員名單、教材、考試試卷、成績、總結(jié)等培訓(xùn)規(guī)模較大或時(shí)刻 在六個(gè)月以上 培訓(xùn)規(guī)模較小或時(shí)刻在六個(gè)月以下 長期短期職能科室44統(tǒng)計(jì)報(bào)表（圖）、統(tǒng)計(jì)分析資料年度、年度以上、專題的及與季節(jié)因素有關(guān)的疫情等季、月、旬報(bào)其他季、月、旬以及下屬單位報(bào)送的年度以下的報(bào)表永久短期業(yè)務(wù)科室45預(yù)防醫(yī)學(xué)診療組建審批設(shè)置等文件材料、打算總結(jié)、會(huì)議記錄、醫(yī)療協(xié)議、聘書、醫(yī)療廣告、醫(yī)療事

26、故與糾紛及其調(diào)查鑒定處理、各種體檢結(jié)果整理匯總和陽性人數(shù)分析等材料醫(yī)療技術(shù)的法令標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)療操作規(guī)程等各種規(guī)章制度、質(zhì)量操縱和考核、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、處方章印永久長期業(yè)務(wù)科室模、藥品進(jìn)銷存損報(bào)表、麻毒藥品治理材料、制劑的處方質(zhì)檢藥檢文件材料等材料 門診日志 短期46差不多建設(shè)工程選址報(bào)告、工程打算、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工打算文件、藍(lán)圖、竣工圖、建筑許可證書、請(qǐng)示與批復(fù)規(guī)劃、平面圖、單位實(shí)體圖、水電圖、合同等文件和論述與反映改建和設(shè)備改進(jìn)前后的設(shè)計(jì)、圖紙等文件材料重要的一般的永久短期職能科室47儀器設(shè)備本單位各類儀器、設(shè)備、車輛、宣傳器材等使用技術(shù)講明書，儀器設(shè)備的圖紙、講明書、合格證書、裝箱單、開箱照

27、片及其登記卡、操作規(guī)程、安裝調(diào)試，驗(yàn)收運(yùn)行過程中大、中修記錄（貴重儀器）、維修保養(yǎng)、交接手續(xù)記錄重要的一般的長期短期相關(guān)科室48會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)憑證類原始憑證、記帳憑證和匯總憑證涉及外事的憑證會(huì)計(jì)帳冊(cè)類日記帳總帳明細(xì)帳現(xiàn)金出納、銀行存款帳固定資產(chǎn)卡片涉及外事的會(huì)計(jì)帳簿 會(huì)計(jì)報(bào)表類年度財(cái)務(wù)收支預(yù)算、決算月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表工資冊(cè)15年永久15年15年15年25年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年永久永久5年永久職能科室其他類會(huì)計(jì)移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)15年永久永久49專門載體照片、聲像類文件材料本單位召開的重要會(huì)議和重要活動(dòng)形成的照片、聲像材料本單位開展疾病預(yù)防操縱、各類監(jiān)測(cè)、健康教育、疫情處理、

28、重大中毒、事故應(yīng)急處理及救災(zāi)防病中形成的照片、聲像材料本單位在外事活動(dòng)、重大基建工程中形成的照片、聲像材料本單位要緊職能活動(dòng)和其他具有長期保存價(jià)值的照片、聲像材料實(shí)物類文件材料各類獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)類材料重大活動(dòng)的紀(jì)念品及其具有保存價(jià)值的贈(zèng)品本單位的房屋所有權(quán)證、土地使用證、法人證書、法人代碼證書等重要證明類材料各類標(biāo)本、菌種、毒種的目錄電子文件電子文件歸檔的內(nèi)容依據(jù)紙質(zhì)文件的歸檔范圍執(zhí)行有關(guān)的衍生信息，即電子文件簽署、審核、加密及軟硬件環(huán)等信息記錄必要的相關(guān)的支持軟件及有關(guān)源數(shù)據(jù)等參照紙質(zhì)文件材料相關(guān)科室1.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、感光磁性

29、材料、電子文件等各種門類、載體的文件材料均屬歸檔范圍。2.重要的：是指方針政策性或重大問題的，具有科學(xué)歷史價(jià)值的文件材料；一般的：是指一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性問題，科學(xué)歷史價(jià)值不大的文件材料。 浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料不歸檔范圍一、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1.上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；2.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；3.上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。二、本單位的文件材料1.重份文件2.無查考、利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；3.未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱、簽發(fā)的未生效文件，電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（要緊領(lǐng)

30、導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）； 4.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；5.無保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信；6.單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；7.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與單位無關(guān)的文件材料；8.實(shí)驗(yàn)操作卡、采樣送檢單、采樣單；9.日常監(jiān)督檢查的檢查記錄；10.各類從業(yè)人員常規(guī)體檢資料；11.外單位交流、學(xué)術(shù)會(huì)議資料；三、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件1.參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；2.非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。四、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1.下級(jí)機(jī)關(guān)

31、送來參閱的簡報(bào)、情況反映，不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料；2.越級(jí)抄送的，一般的，不需要辦理的文件材料；3.下級(jí)機(jī)關(guān)抄送報(bào)備案的一般性文件材料。浙江省疾病操縱檔案實(shí)體分類表一級(jí)類二級(jí)類三級(jí)類黨群治理黨工團(tuán)職代會(huì)群眾團(tuán)體民主黨派學(xué)術(shù)團(tuán)體行政治理綜合類業(yè)務(wù)治理信息治理行政后勤治理機(jī)構(gòu)人事保衛(wèi)勞動(dòng)工資外事工作疾病預(yù)防操縱疫情疫情報(bào)告疫情治理檢查指導(dǎo)急性傳染病綜合類鼠疫及自然疫源性疾病霍亂及感染性腹瀉病病毒性肝炎流感與呼吸道傳染病艾滋病、性傳播疾病慢性傳染病綜合類結(jié)核病傳染性皮膚病慢性非傳染性疾病綜合類腫瘤心血管疾病地點(diǎn)病綜合類地甲地氟地砷其他地點(diǎn)病浙江省疾病操縱檔案實(shí)體分類表一級(jí)類二級(jí)類三級(jí)類疾病預(yù)防

32、與操縱寄生蟲病綜合類吸蟲絲蟲原蟲蠕蟲其他寄生蟲病免疫預(yù)防綜合類免疫治理異常反應(yīng)及處理免疫監(jiān)測(cè)消毒與病媒生物操縱綜合類消毒監(jiān)測(cè)與操縱病媒監(jiān)測(cè)與操縱衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)營養(yǎng)、食品衛(wèi)生綜合類營養(yǎng)調(diào)查、監(jiān)測(cè)與改善食品衛(wèi)生監(jiān)測(cè)食品衛(wèi)生健康危害因素的預(yù)防與操縱食品安全衛(wèi)生評(píng)價(jià)環(huán)境衛(wèi)生綜合類環(huán)境危害因素衛(wèi)生監(jiān)測(cè)環(huán)境健康阻礙調(diào)查及防制效果評(píng)價(jià)農(nóng)村改水、改廁預(yù)防與操縱學(xué)校衛(wèi)生與學(xué)生常見病的預(yù)防操縱綜合類學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)測(cè)預(yù)防性衛(wèi)生評(píng)價(jià)常見病防治與治理職業(yè)衛(wèi)生與職業(yè)病的預(yù)防操縱綜合類職業(yè)危害的預(yù)防與監(jiān)測(cè)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)急性職業(yè)病和中毒預(yù)防操縱職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)浙江省疾病操縱檔案實(shí)體分類表一級(jí)類二級(jí)類三級(jí)類衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)放射衛(wèi)生與放射病

33、的預(yù)防操縱綜合類放射衛(wèi)生監(jiān)測(cè)放射衛(wèi)生評(píng)價(jià)放射工作人員健康監(jiān)護(hù)放射病的診斷與治理放射事故的調(diào)查與處理檢驗(yàn)微生物綜合類檢驗(yàn)技術(shù)質(zhì)量操縱實(shí)驗(yàn)記錄理化綜合類檢驗(yàn)技術(shù)質(zhì)量操縱實(shí)驗(yàn)記錄毒理綜合類檢驗(yàn)技術(shù)質(zhì)量操縱實(shí)驗(yàn)記錄健康教育組織治理及健康教育活動(dòng)綜合類社會(huì)協(xié)作健康教育活動(dòng)健康教育的資料制作文編美術(shù)與攝影電化教育應(yīng)用性調(diào)查研究本底調(diào)查研究課題調(diào)查研究科研培訓(xùn)科研綜合類科研治理培訓(xùn)綜合類接著教育與人才培養(yǎng)浙江省疾病操縱檔案實(shí)體分類表一級(jí)類二級(jí)類三級(jí)類預(yù)防醫(yī)學(xué)診療診療服務(wù)的治理預(yù)防性健康檢查從業(yè)人員健康檢查職業(yè)性健康檢查學(xué)生健康檢查免疫接種相關(guān)記錄診治和治理門診日志其他診療記錄等基建會(huì)計(jì)儀器設(shè)備個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)檔

34、案專門載體浙江省疾病預(yù)防操縱歸檔文件整理規(guī)則一、主題內(nèi)容本規(guī)則規(guī)定了浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)歸檔文件的整理原則和方法。二、指導(dǎo)思想（一）疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)在其工作活動(dòng)中形成的各種門類、載體的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗單位。歸檔文件是指各單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。全宗內(nèi)的歸檔文件應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。（二）歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。（三）在全省范圍內(nèi)，各級(jí)疾病預(yù)防操縱機(jī)構(gòu)應(yīng)采取統(tǒng)一的分類、編號(hào)、排列方法；在一個(gè)單位內(nèi)，檔案分類、編號(hào)排列應(yīng)保持前后一致，

35、不得隨意變動(dòng)。三、整理、裝訂（一）歸檔文件應(yīng)按“件”整理裝訂，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件，正本在前，定稿在后；正文與附件為一件，正文在前，附件在后；原件與復(fù)制件為一件，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文可為一件，復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，無專門規(guī)定的，中文在前，外文在后；文件處理單可放在最前面與文件作為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。（二）裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱；對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，如傳真件；去除文件上易銹蝕的金屬物；對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。（三

36、）裝訂時(shí)應(yīng)將“件內(nèi)”各頁按一定方式對(duì)齊，便于翻閱利用。一般來講，采納左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采納左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。（四）整理歸檔文件所使用的裝訂材料應(yīng)符合檔案愛護(hù)要求。較厚的文件可采納“三孔一線”的裝訂方法，薄的可采納不銹鋼訂書釘。裝訂方式應(yīng)統(tǒng)一。四、分類（一）疾病預(yù)防操縱歸檔文件統(tǒng)一采取年度-保管期限的分類法，即：先將歸檔文件材料按其形成和處理文件的年度分開，再在年度下面依照劃定的不同保管期限進(jìn)行分類。（二）同一全宗內(nèi)應(yīng)保持分類方案的相對(duì)穩(wěn)定。如確需調(diào)整分類方案時(shí)，不能打亂已整理完畢的歸檔文件，或與原方案交叉使用，應(yīng)從下一個(gè)整理年度重新開始段。對(duì)分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全

37、宗介紹中予以講明。（三）按年度分類時(shí)應(yīng)注意以下問題：1.歸檔文件材料按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。關(guān)于打算、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，也以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。2.跨年度的形成的文件統(tǒng)一歸入辦結(jié)年度。3.正本與定稿、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文等為一件，其“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。即以正本、正文、轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)文的日期為準(zhǔn)。4.沒有標(biāo)注日期的文件，應(yīng)通過對(duì)比等手段考證和推斷文件的日期，并據(jù)以按年度合理歸檔。5按專門年度進(jìn)行的工作所形成的文件應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。如以教學(xué)年度分類。（四）浙江省疾病預(yù)防操縱檔案實(shí)

38、體分設(shè)十三個(gè)類，即黨群治理類、行政治理類、疾病預(yù)防操縱類、衛(wèi)生檢測(cè)與評(píng)價(jià)類、檢驗(yàn)類、健康教育類、科研培訓(xùn)類、預(yù)防醫(yī)學(xué)診療類、基建類、會(huì)計(jì)類、儀器設(shè)備類、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)類、專門載體類。在十三個(gè)項(xiàng)目以外，可按專業(yè)和問題再進(jìn)行復(fù)分（詳見浙江省疾病預(yù)防操縱檔案實(shí)體分類表）。1.分類表中分類層次的多少，可視檔案數(shù)量而定，層次不宜過多，其中一級(jí)類不可合并，二級(jí)類可依照實(shí)際情況進(jìn)行合并，各單位可對(duì)浙江省疾病預(yù)防操縱歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行細(xì)化。2.與科學(xué)研究、專題調(diào)查、差不多建設(shè)、儀器設(shè)備及其他業(yè)務(wù)工作緊密相關(guān)的治理性材料，應(yīng)歸入相應(yīng)的專業(yè)類不中。3.統(tǒng)計(jì)材料全部歸入相應(yīng)專業(yè)的綜合類。4.本單位發(fā)文、簡報(bào)等，可采

39、納雙套制。原件、底稿歸入相應(yīng)的專業(yè)歸檔，另一套按文號(hào)（時(shí)刻）順序排列，由檔案室保管備查（不編正式檔號(hào)）。5.基建、會(huì)計(jì)類檔案中定期保管部分、儀器設(shè)備、個(gè)人業(yè)務(wù)技術(shù)等紙質(zhì)檔案應(yīng)采取不同的分類編號(hào)、按卷整理、保管，單獨(dú)編目。五、排列（一）同一年度的歸檔文件應(yīng)先將永久、長期與短期的文件分開，然后再按事由結(jié)合時(shí)刻、重要程度等排列。一件具體的事，一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等都能夠看作是一個(gè)事由。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。（二）同一事由內(nèi)的歸檔文件按文件形成的時(shí)刻先后排列或按文件的重要程度排列。（三）不同事由間的歸檔文件按不同問題分不集中排列。（具體參照浙江省疾病預(yù)防控檔案實(shí)體

40、分類表）（四）關(guān)于會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。（五）關(guān)于一些沒按規(guī)定時(shí)刻移交檔案部門歸檔的零散文件，可將文件排列在相應(yīng)類不歸檔文件的最后，在所涉及的事由最后一件歸檔文件的備注欄中標(biāo)明參見號(hào)，并在備考表中注明；也可將零散文件與所屬事由中的相關(guān)文件裝訂成一件，并在備注欄中注明。六、編號(hào)（一）歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。（二）編號(hào)項(xiàng)目由全宗號(hào)、年度、保管期限、問題和件號(hào)等分類、排列要素組成。1.全宗號(hào)是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，一個(gè)單位的檔案只能有一個(gè)全宗號(hào)。無全宗號(hào)的單位可將此項(xiàng)空置。2.年度指文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如二五年表示為“2005”3.保

41、管期限分為永久、長期、短期三種，簡稱為“永、長、短”，代碼為“Y、C、D”，填寫時(shí)可直接采納。4.件號(hào)為文件排列的順序號(hào)，包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。（1）室編件號(hào)是歸檔文件在分類、排列后，其位置得到確定而編制的排列順序號(hào)。在同一年度，同一保管期限內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。如2003年形成的保管期限為永久、長期、短期的文件有3個(gè)流水號(hào)，即永久、長期、短期都從“1”開始編件號(hào)。（2）館編件號(hào)是檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于再鑒定、整理，因歸檔文件在全宗內(nèi)的位置發(fā)生變化而按照新的排列順序重新編制的件號(hào)。具體可按進(jìn)館要求編制。5.問題項(xiàng)被列為選擇項(xiàng)，填寫問題項(xiàng)要緊是為了方便檢索，可依照實(shí)體分類表，直接填

42、寫“黨群”、“行政”、“疾控”、“衛(wèi)檢”等。（三）編號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件首頁上端的居中的空白位置上，并填寫相關(guān)內(nèi)容。1.填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案愛護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。2.歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。可在歸檔章上增加收文日期、收文號(hào)，將收文章與歸檔章合二為一。3.歸檔章的一般格式：長45，寬16，分為均勻的6格。（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（問題）（保管期限）（館編件號(hào)）實(shí)際填寫情況如：166200020黨群永久4.各單位可依照各自的不同情況，在歸檔章的右側(cè)按8mm15mm增

43、加空格填寫，更改歸檔章格式應(yīng)在同級(jí)檔案行政治理部門指導(dǎo)下進(jìn)行，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不能隨意更改。七、編目（一）歸檔文件應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。填寫目錄項(xiàng)目時(shí)一定要認(rèn)真、細(xì)致，力求做到全面、準(zhǔn)確地反映歸檔文件的特征，為檢索、利用奠定良好的基礎(chǔ)。1.件號(hào)指室編件號(hào)。2.責(zé)任者指文件的發(fā)文單位或署名者。填寫責(zé)任者應(yīng)使用全稱或通用的簡稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但本單位是責(zé)任者的必須抄錄。未署責(zé)任者的文件編目時(shí)應(yīng)盡量依照文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。3.文號(hào)指文件的發(fā)文字

44、號(hào)，應(yīng)照實(shí)抄錄。4.題名指文件標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄。（1）有副題名的文件標(biāo)題在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，一般無須抄錄；有并列題名即以其他語言文字書寫的文件標(biāo)題，需要時(shí)與正題名一并抄錄。（2）沒有題名或題名含義不清的，應(yīng)依照文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“ ”號(hào)填寫在目錄中。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)刻和要緊內(nèi)容。（3）歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，可在正題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”號(hào)。5.日期指文件的形成時(shí)刻，具體填寫日期項(xiàng)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2003年1月1日，標(biāo)注為20030101。也可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，如 2003。01016.頁數(shù)指

45、每一件歸檔文件的總頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。7.備注用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和講明的情況，如講明的情況較多時(shí)，可在備注欄中加注“”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。（二）歸檔文件目錄的一般格式包括：目錄表頭、目錄表格形式、各項(xiàng)目在目錄中的位置等。歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題 名日期頁數(shù)備注歸檔文件目錄的具體格式，各單位可依照需要在一般格式的基礎(chǔ)上自行確定。同一立檔單位的目錄格式應(yīng)保持一致，不能隨意更改，以保持美觀并便于利用。（三）填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)使用符合檔案愛護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。已采納計(jì)算機(jī)治理檔案的單位可直接使用檔案治理軟

46、件生成并打印目錄。（四）歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297210）。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。封面的格式可視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、問題等項(xiàng)目。目錄編制成冊(cè)的方式可與分類方案一致，也可有所不同。如浙江省疾病預(yù)防操縱中心2003年關(guān)于黨群治理永久檔案的目錄封面。八、裝盒（一）歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序一致。檔案利用完畢后，應(yīng)將其按件號(hào)裝入相應(yīng)的檔案盒中。不同形成年度或不同保管期限、不同問題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。（二）檔案盒采納統(tǒng)一制訂的標(biāo)準(zhǔn)盒，各單位使用的檔案盒應(yīng)格式統(tǒng)一，保持上架后整體的

47、整齊、美觀。檔案盒應(yīng)采納無酸紙制作。（三）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，下加雙橫線。依照擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)、問題等檢索項(xiàng)。起止件號(hào)為盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，中間用“-”號(hào)連接，如“1-10”。盒號(hào)為檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。（四）備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋講明。設(shè)置的項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況講明、整理人、檢查人和日期1.盒內(nèi)文件情況講明包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況；整理工作完畢后歸檔文件的修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況講明；某份文件的詳細(xì)講明等。2.整理人指

48、負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。由單位各歸檔部門兼職檔案員填寫，以明確責(zé)任。3.檢查人指負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。由單位檔案人員及各歸檔部門負(fù)責(zé)人填寫，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。4.日期指歸檔文件整理完畢的日期?？蔀槿繗w檔文件整理完畢的日期，也可為該盒歸檔文件整理完畢的日期。歸檔文件目錄全宗名稱：浙江省疾病預(yù)防操縱中心年 度：2003保管期限：永久問 題：黨群治理浙江省疾病預(yù)防操縱照片檔案治理方法為加強(qiáng)浙江省疾病預(yù)防操縱照片檔案的治理，建立健全照片治理制度，更好地開發(fā)利用照片檔案信息資源，特制定本方法。1.本方法所指的照片是指單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成以靜止攝影影像為要緊反映方

49、式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案由底片、照片和文字講明三部分組成，文字講明包括事由、時(shí)刻、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，要求文字簡潔，語言通順。數(shù)碼照片以所儲(chǔ)介質(zhì)（應(yīng)有圖片、文字講明）為保存。2.照片的歸檔收集范圍：要緊是本單位在要緊職能活動(dòng)和重要工作中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；本單位領(lǐng)導(dǎo)參加重大公務(wù)活動(dòng)的照片；省、部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)在本單位視察、活動(dòng)的照片、社會(huì)知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片；本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災(zāi)難及異常現(xiàn)象的照片；本單位組織有關(guān)單位依照提出的內(nèi)容和要求，拍攝或征集的照片等。3.對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照

50、規(guī)定定期向本單位檔案室歸檔，集中治理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。4.照片檔案的整理按照照片檔案治理規(guī)范要求，應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的照片、底片應(yīng)分開存放。對(duì)比片、底片保管期限的劃分按照浙江省疾病預(yù)防操縱文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。5.照片的分類應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限一年度一問題進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。照片分類以后，按照重要程度或時(shí)刻順序進(jìn)行排列，照片號(hào)由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。照片的分類號(hào)、序號(hào)以及底片號(hào)等除在文字講明欄中注明外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。6.照片的講明，要緊包括

51、符號(hào)講明和文字講明。 講明應(yīng)采納橫寫格式，分段書寫。其格式如下： 題名： 照片號(hào)： 底片號(hào)： 參見號(hào)： 時(shí) 間： 攝影者： 文字講明題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的差不多內(nèi)容，人物、時(shí)刻、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。參見號(hào)是指與本張照片有緊密聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。照片的拍攝時(shí)刻用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。文字講明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)刻、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。一組(若干張)聯(lián)系緊密的照片按順序排列后，可擬寫組合照片講明。采納組合照片講明的照片，其單張照片講明能夠從簡。組合照片講明應(yīng)概

52、括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要講明的事項(xiàng)。應(yīng)在組合照片講明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片講明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采納“”、“”、“”同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采納“”。照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存7.底片號(hào)是由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。在一個(gè)全宗內(nèi)某一保管期限內(nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時(shí)，前段可不寫)，不得阻礙畫面底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。

53、應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。接觸底片，應(yīng)帶潔凈的手套操作。底片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。8.照片檔案入庫前要進(jìn)行檢查，防止受污染的照片入庫，對(duì)收藏的照片檔案要依照具體的情況定期檢查，每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若發(fā)覺問題，應(yīng)查明緣故，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放。浙江省疾病預(yù)防操縱磁性載體檔案治理方法為加強(qiáng)浙江省疾病預(yù)防操縱磁性載體檔案的治理，建立健全磁性載體的治理制度，更好地開發(fā)利用檔案的信息資源，特制定本方法。一、磁性載體檔案是指以磁性材料（如計(jì)算機(jī)磁帶、軟磁盤 、錄像帶、錄音帶）為信息載體，單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及

54、科學(xué)實(shí)踐中直接形成的有保存價(jià)值的磁性載體文件。磁性載體檔案的保管單位形式為盒、盤等。磁性載體文件的歸檔與治理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，由各單位的檔案部門歸口治理。二、磁性載體文件的積存與歸檔要求1.按照磁性載體檔案治理與愛護(hù)規(guī)范的要求，磁性載體文件形成部門負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行積存、整理、編輯，依照本單位情況，待項(xiàng)目結(jié)束后將磁性載體文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份（A、B盤），及時(shí)向檔案部門移交歸檔，確保磁性載體文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。2.磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)積存并進(jìn)行登記。同一盤（帶）中存放多種文件的應(yīng)建立磁性

55、載體文件目錄清單。建立的磁性載體文件目錄清單應(yīng)與磁性載體檔案一同歸檔。3.歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。且運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。同一項(xiàng)目同一類不的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。磁性載體文件的更改版、版本更新通知都應(yīng)積存、登記。4.磁性載體文件的歸檔講明由文件形成部門編制歸檔講明。磁帶（軟磁盤）需簡要講明帶（盤）中存貯文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟、硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等。錄像片需簡要講明該片的內(nèi)容、制式、語不、密級(jí)、規(guī)格和放映時(shí)刻。同時(shí)，還應(yīng)歸檔一套可供借閱的備份錄像片。錄音帶需簡要講明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級(jí)等。向

56、檔案部門移交的錄像帶、錄音帶應(yīng)是原片，并在錄像帶、錄音帶上貼上文字講明。三、磁性載體檔案的保管1.磁性載體文件治理應(yīng)重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。2.應(yīng)建立借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。歸檔的一式兩份的磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。嚴(yán)格做好磁性載體檔案的保密工作。3.歸檔的磁帶（軟磁盤）必須貼上標(biāo)簽。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（盤）編號(hào)、檔號(hào)、軟件名稱、版本號(hào)、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、片名、放映時(shí)刻、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語不、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號(hào)、檔號(hào)、講話人姓名、職務(wù)

57、、要緊內(nèi)容和錄制日期、密級(jí)、講話時(shí)刻等。4.在存貯磁性載體檔案的同時(shí)，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文字資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號(hào)、文件號(hào)、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其他一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或水溶性墨水書寫。5.存放磁性載體檔案的庫房要采取防水、防火、防紫外線等措施，嚴(yán)格操縱庫房的溫濕度，達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，以防損壞。磁帶(軟磁盤)應(yīng)放入磁帶（軟磁盤）盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置。正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定方法第一條 為了適應(yīng)新形勢(shì)下全省疾控系統(tǒng)檔案工作進(jìn)展的要求，不斷提高疾病預(yù)防操縱檔案工作的整體水

58、平，更好地為疾病預(yù)防操縱的各項(xiàng)工作服務(wù)，依照中華人民共和國檔案法和浙江省實(shí)施方法等有關(guān)法規(guī)，特制定本方法。 第二條 認(rèn)定工作堅(jiān)持全面開展、公正認(rèn)定、實(shí)事求是和注重實(shí)效的原則。 第三條 規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定采納百分制計(jì)分方法，以浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)（見附件1）為依據(jù)，認(rèn)定通過單位分?jǐn)?shù)須達(dá)到95分以上（含95分）。第四條 規(guī)范化綜合檔案室應(yīng)具備以下必備條件： 1.明確專兼職檔案人員（兼職檔案人員應(yīng)以檔案工作為主）。 2.本單位形成的各種門類和載體的檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一治理。 3.有足夠面積（能存放2O年）的檔案專用庫房。4.檔案室配備了現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備（計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等），應(yīng)用

59、計(jì)算機(jī)對(duì)室藏檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與檢索。第五條 疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定工作由省檔案局、省衛(wèi)生廳統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，各級(jí)疾病預(yù)防操縱中心依照浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)逐條對(duì)比自查，自檢合格的，在每年4月底前向浙江省疾病預(yù)防操縱中心提出申報(bào)，由浙江省疾病預(yù)防操縱中心匯總后統(tǒng)一報(bào)省檔案局。申報(bào)時(shí)必須提供以下文件材料： 1.申請(qǐng)報(bào)告。 2.自檢報(bào)告。包括單位檔案工作概況、爭(zhēng)創(chuàng)規(guī)范化綜合檔案室的要緊措施與成效和自檢評(píng)分情況。 3. HYPERLINK /xfile.php?xname=CP0GHU0&key=0&fname=%B1%ED%B8%F1%A3%BA%D7%DB%BA%CF

60、%B5%B5%B0%B8%CA%D2%C8%CF%B6%A8%C9%EA%B1%A8%B1%ED.doc 浙江省疾病預(yù)防操縱系統(tǒng)規(guī)范化綜合檔案室認(rèn)定申報(bào)表（見附件2）。第六條 浙江省檔案局依照申報(bào)單位自查意見，組織認(rèn)定小組進(jìn)行認(rèn)定，認(rèn)定小組由省檔案局、省衛(wèi)生廳、省疾病預(yù)防操縱中心及當(dāng)?shù)厥袡n案局人員組成。 第七條 規(guī)范化綜合檔案室的認(rèn)定由省檔案局、省衛(wèi)生廳負(fù)責(zé)審批、發(fā)證，并每年一次以通報(bào)形式公布。認(rèn)定證書可作為今后各級(jí)疾病預(yù)防操縱中心檔案工作評(píng)先的重要依據(jù)。 第八條 市級(jí)疾病預(yù)防操縱中心要求在2007年底前通過認(rèn)定，縣級(jí)疾病預(yù)防操縱中心要求在2010年底前通過認(rèn)定。認(rèn)定通過后，3-5年進(jìn)行復(fù)查。