商務(wù)文書寫作教程講義教案

1、A59-閆 靜-商務(wù)文書寫作教程第一講 商務(wù)文書寫作的概念 1前言2商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)3商務(wù)文書寫作四要素4商務(wù)文書寫作的作用 第二講 如何寫出好文章（上） 1制定正確的行動(dòng)目標(biāo)2決定文章的正式程度（一） 第三講 如何寫出好文章（中） 1決定文章的正式程度（二）2決定文章的總體風(fēng)格 第四講 如何寫出好文章（下） 1選擇文章的層次結(jié)構(gòu)2列出文章的大綱3撰寫初稿 第五講 如何使文章生動(dòng)有效（上） 1技巧一：情感指數(shù)（一）2技巧一：情感指數(shù)（二） 第六講 如何使文章生動(dòng)有效（中） 1技巧二：讀者為尊2技巧三：有效的反饋3技巧四：增加緊迫性 第七講 如何使文章生動(dòng)有效（下） 1技巧五：增加可信度2技巧

2、六：使行文簡潔 第八講 如何使文章更加規(guī)范（上） 1數(shù)字的使用2結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用 第九講 如何使文章更加規(guī)范（下） 1計(jì)量單位的使用2綜合校對(duì)3標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用 第十講 常用公文示范講解（上） 1通知2報(bào)告 第十一講 常用公文示范講解（下） 1請(qǐng)示2批復(fù)3會(huì)議紀(jì)要4邀請(qǐng)信5總結(jié) 第十二講 合同的22個(gè)書寫原則 1合同的22個(gè)書寫原則（上）2合同的22個(gè)書寫原則（下）第一講 商務(wù)文書寫作的概念當(dāng)今社會(huì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，商務(wù)活動(dòng)則是各種社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書寫作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫作的一個(gè)熱點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進(jìn)行。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安

3、排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書寫作的步驟和方法；與此同時(shí)，總結(jié)了商務(wù)文書寫作中常見的病例，突出強(qiáng)調(diào)了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫作中能夠有意識(shí)地避免這些錯(cuò)誤。商務(wù)文書寫作概述為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。（一）商務(wù)文書的分類在實(shí)際工作中，大家可能會(huì)遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：1.按形式來劃分以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類： 固定格式的商務(wù)文書常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請(qǐng)

4、信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。 非固定格式的商務(wù)文書而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。2.按內(nèi)容用途來劃分以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類： 通用的商務(wù)文書常見德通用商務(wù)文書主要有：通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告等。由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對(duì)它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。 禮儀性的商務(wù)文書而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請(qǐng)書、請(qǐng)柬以及慰問信。（二）商務(wù)

5、文書寫作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分；而每個(gè)人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過公心來實(shí)現(xiàn)公司或單位好，個(gè)人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重要的。福布斯雜志的創(chuàng)始人馬爾克姆福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會(huì)，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財(cái)富”，也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟(jì)利益。從另一個(gè)角度來看，商務(wù)文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是

6、被別人理解的信息。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。因此，在商務(wù)文書寫作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務(wù)文書的溝通作用。【案例1】單向溝通的表現(xiàn)日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對(duì)方是否想接收短信，只要手機(jī)開著他就會(huì)收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時(shí)的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會(huì)和誤解。（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書

7、寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成： 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)； 商務(wù)文書的寫作技巧； 商務(wù)文書寫作的注意事項(xiàng)； 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。（四）商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素商務(wù)文書的寫作與小說、網(wǎng)絡(luò)上的博客以及出行的游記有著顯著的不同，其特點(diǎn)與要素主要包括：1.商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個(gè)論述其實(shí)就提到了商務(wù)文書與標(biāo)準(zhǔn)公文（例如人民日?qǐng)?bào)的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個(gè)

8、商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評(píng)價(jià)，是因?yàn)榘拙右讓懳恼潞卧姼璺浅５闹卑缀屯ㄋ滓锥儆幸?jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風(fēng)。通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點(diǎn)： 簡明正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點(diǎn)。 準(zhǔn)確而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達(dá)一樣將同樣一個(gè)意思重復(fù)三次。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個(gè)詞將核心意思表達(dá)出來。 樸實(shí)所謂“樸實(shí)”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個(gè)方面顯示自己的實(shí)力和

9、水平了。 莊重所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對(duì)整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會(huì)極大地影響文書的嚴(yán)肅性。 規(guī)范商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)，其中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。2.商務(wù)文書寫作的要素商務(wù)文書寫作有以下四個(gè)要素： 主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。商務(wù)文書的寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個(gè)明確的目的；換而言之，就是應(yīng)該對(duì)方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動(dòng)。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。 材料好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。例如

10、在政府機(jī)關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。 結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。 語言如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。第二講 如何寫出

11、好文章（上）商務(wù)文書寫作的步驟在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個(gè)步驟：（一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)在撰寫某一個(gè)商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問題，即我們希望該文書的對(duì)象在收到文書之后采取怎樣的行動(dòng)；這個(gè)問題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)。1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)行動(dòng)的主體是收取商務(wù)文書的對(duì)方。因此，我們撰寫商務(wù)文書說表達(dá)出來的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。2.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時(shí)往往陷入到一個(gè)誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動(dòng)目標(biāo)當(dāng)成了主動(dòng)目標(biāo)

12、只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對(duì)方的感受。認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁矗繐Q而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)?！景咐?】有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會(huì)議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會(huì)，要求她在確定時(shí)間和地點(diǎn)之后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書。這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知

13、。在撰寫這個(gè)郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會(huì)”而不是簡單地“通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)”。因此，郵件中僅僅明確了會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)還不夠，因?yàn)檫@樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會(huì)；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會(huì)議前一個(gè)星期都對(duì)是否參加會(huì)議進(jìn)行確認(rèn)。要寫好這個(gè)商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時(shí)參會(huì)”這個(gè)事情，是因?yàn)榭偨?jīng)理交代自己組織這個(gè)會(huì)議，如果與會(huì)的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失?。粨Q而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個(gè)良好的表現(xiàn)，就需要確保會(huì)議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就

14、是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個(gè)能否與會(huì)的確認(rèn)。【自檢1-1】請(qǐng)判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)：（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報(bào)上個(gè)月的銷售任務(wù)完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號(hào)碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評(píng)其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da1-1.htm 見參考答案11（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個(gè)步驟中需要把握以下的內(nèi)容：1.

15、正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)判斷在某一個(gè)商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來操作。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個(gè)問題所涉及的內(nèi)容來確定： 商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者； 目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎； 商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個(gè)問題的實(shí)際情況在“110”之間來分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是13分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級(jí)則為5分，給自己的上級(jí)寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個(gè)問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。2.正

16、式程度的表現(xiàn)在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面： 形式這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。不同的媒介形式，決定了商務(wù)文書的體裁、格式以及稱謂等具體內(nèi)容。按照正式程度來劃分，宣傳冊(cè)、政府公文、帶抬頭的信件、請(qǐng)柬以及行文正式的電子郵件附件都是正式的商務(wù)文書，通常會(huì)給目標(biāo)讀者以受到重視的感覺；而一般的電子郵件、便簽等則屬于非正式的商務(wù)文書。 稱謂“稱謂”就是對(duì)目標(biāo)讀者的稱呼。 語氣而“語氣”，就指是在撰寫商務(wù)文書的過程中采取相對(duì)輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。第三講 如何寫出好文章（中）決定文章的正式

17、程度（二）【自檢2-1】請(qǐng)分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的正式指數(shù)：（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進(jìn)午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；（2）某公司的一個(gè)普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會(huì)議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da2-1.htm 見參考答案21（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格在制定了正確的行動(dòng)目標(biāo)并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第三個(gè)步驟決定文章的總體風(fēng)格。1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣對(duì)商務(wù)文書總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個(gè)“游說矩陣”的應(yīng)用工具。

18、在游說矩陣中，縱坐標(biāo)表示資源的充足程度（即溝通的內(nèi)容是否在目標(biāo)讀者的資源及能力范圍之內(nèi)，是否強(qiáng)人所難），橫坐標(biāo)代表商務(wù)文書的撰寫者與其目標(biāo)讀者在立場(chǎng)上的一致程度（即雙方是否相互認(rèn)可）；換而言之，這兩個(gè)方面的因素共同決定了對(duì)商務(wù)文書總體風(fēng)格的最終選擇。圖21 游說矩陣示意圖 簡單型從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場(chǎng)上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡單型”。 說服型按照同樣的分析方法，可以看到游說矩陣的第二象限代表著“資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)并不一致”的情形，這種情形即稱之為“說服型”。 艱難型游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者

19、與目標(biāo)讀者立場(chǎng)不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。 解決問題型游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。2.總體風(fēng)格的設(shè)定根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格： 簡單型如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。這是因?yàn)檫@類商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)對(duì)于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場(chǎng)上對(duì)方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對(duì)簡短。 說服型而如果是說服型的商務(wù)文書，由于其行動(dòng)目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并

20、不一樣，撰寫者需要通過商務(wù)文書來使其改變?cè)瓉淼南敕ɑ蛘哒J(rèn)識(shí)，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會(huì)需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢(shì)和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場(chǎng)的目的。 解決問題型解決問題型的商務(wù)文書通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見并不一致的時(shí)候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運(yùn)用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。 艱難型最后來看看艱難型的商務(wù)文書。這類文書在資源和立場(chǎng)兩個(gè)方

21、面都遇到了障礙，因此達(dá)到成功有效溝通的幾率會(huì)很小，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費(fèi)精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行?！景咐?】有關(guān)新年晚會(huì)安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對(duì)公司新年晚會(huì)進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。在這個(gè)事件中，這個(gè)秘書可能會(huì)需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報(bào)郵件：1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會(huì)的場(chǎng)所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，只要簡單地提出在這個(gè)場(chǎng)地舉辦新年晚會(huì)的建議即可。2、該秘書找到了另外一個(gè)場(chǎng)所，各方面都符合要求，只是報(bào)價(jià)與預(yù)算相比超過了500元。那么這種情形就屬于解決問題

22、型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，可以就選擇這個(gè)場(chǎng)所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個(gè)事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識(shí)。3、該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會(huì)而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個(gè)建議的時(shí)候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在組織員工聽音樂會(huì)不僅可以給員工留下一個(gè)美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識(shí)到文書的重點(diǎn)之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點(diǎn)突出，進(jìn)而容易達(dá)到其行動(dòng)目標(biāo)。【自檢2-2】請(qǐng)分析圍繞以下主題而撰寫

23、的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計(jì)算機(jī)的預(yù)算，而這個(gè)秘書通過了解得知，由于計(jì)算機(jī)的更新速度非常快，所以租賃計(jì)算機(jī)比購買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。該秘書打算起草一份商務(wù)文書就這個(gè)將購買計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)為租用計(jì)算機(jī)的想法向總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)。_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da2-2.htm 見參考答案22第四講 如何寫出好文章（下）（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)在做好前三個(gè)步驟之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第四個(gè)步驟選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。如同購買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下五種類型：1.連貫式所

24、謂“連貫式”，就是指商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時(shí)間順序來展開。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達(dá)的意思就將不再完整。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有工作報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、工程報(bào)告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。2.并列式所謂“并列式”，就是商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。 突出的重點(diǎn)并列式的層次結(jié)構(gòu)也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因?yàn)檫@種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都

25、要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)主要在報(bào)告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中常常被運(yùn)用。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個(gè)商務(wù)文書中是可以互相穿插使用的，例如某個(gè)事故報(bào)告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時(shí)候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅暮诵囊馑记宄爻尸F(xiàn)給讀者。3.分析問題式所謂“分析問題式”，實(shí)際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開的一種層次結(jié)構(gòu)。在實(shí)際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結(jié)構(gòu)還

26、有著以下四個(gè)類型： “只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因?yàn)椴]有這個(gè)必要。 “提出問題并分析問題”，情況簡報(bào)就屬于這樣的類型。 “提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實(shí)際上就包括了處理問題從始至終的整個(gè)邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報(bào)和決議就是最好的例子。4.問答式所謂“問答式”，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。 突出的重點(diǎn)在商務(wù)文書終運(yùn)用問答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對(duì)問題的設(shè)計(jì)：問題并不是胡亂設(shè)計(jì)的，而是為了突出文書的主旨而進(jìn)行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)

27、計(jì)問題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法。 適應(yīng)的情形在日常工作中，通常會(huì)采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。5.行動(dòng)結(jié)果式所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動(dòng)結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)：“夏天草坪長得特別快，一個(gè)星期不剪就會(huì)很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號(hào)家庭剪草機(jī)，可以使剪草這項(xiàng)繁重的體力勞動(dòng)便的輕松。經(jīng)過計(jì)算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%時(shí)間以及20%能源。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。”（五）步驟五：列出文章的大綱在明

28、確了商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)、正式程度、總體風(fēng)格以及層次結(jié)構(gòu)之后，撰寫的的五個(gè)步驟就是列出文章的大綱。1.列出大綱的好處和目的由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動(dòng)筆開始撰寫比較有效率。但我們需要明確的一點(diǎn)是，在撰寫商務(wù)文書之前做列出大綱的工作實(shí)際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。動(dòng)筆之前如果先做出一個(gè)大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。撰寫商務(wù)文書是一個(gè)“七分想，三分寫”的過程，列提綱的過程實(shí)際上就是一個(gè)建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。2.具體的做法利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以

29、有以下兩種方法： 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實(shí)際上就是圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。 輻射法而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個(gè)過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。輻射法的好處在于不會(huì)漏掉撰寫者任何一個(gè)想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”。【案例1】有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近

30、公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。對(duì)于這樣一個(gè)商務(wù)文書而言，其行動(dòng)目標(biāo)很簡單，就是這個(gè)財(cái)務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費(fèi)用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動(dòng)結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個(gè)培訓(xùn)對(duì)公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。當(dāng)然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個(gè)培訓(xùn)的原因。為達(dá)到這樣的一個(gè)溝通目的，對(duì)于這個(gè)商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個(gè)大綱：接收培訓(xùn)后在工作中可以減少出錯(cuò)、參加培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓(xùn)費(fèi)用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個(gè)人成長和發(fā)展、提高員工的滿意度、

31、提升員工對(duì)公司的忠誠度、形成公司良性的企業(yè)文化（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對(duì)，以使得文書更加地規(guī)范和生動(dòng)。第五講 如何使文章生動(dòng)有效（上）除了遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E之外，要寫好商務(wù)文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運(yùn)用實(shí)際上是對(duì)文書的潤色，可以使其變得更加生動(dòng)有效。通過實(shí)踐工作的積累和體會(huì)，商務(wù)文書寫作的技巧可以總結(jié)為以下六個(gè)方面：

32、（一）運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力如同前文所提到的判斷商務(wù)文書的正式程度可以使用正式指數(shù)一樣，增加文書的親和力我們可以參考一個(gè)叫做“情感指數(shù)”的數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)。1.情感指數(shù)的內(nèi)涵所謂“情感指數(shù)”，實(shí)際上就是對(duì)讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對(duì)商務(wù)文書的親和力予以衡量。正如前文所提到的，“溝通是被讀者理解的信息，而不是所發(fā)出的信息”，情感指數(shù)的高低可以真實(shí)地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標(biāo)讀者的立場(chǎng)上來從事這項(xiàng)工作。西方的心理學(xué)家通過研究發(fā)現(xiàn)，人類有共同的13個(gè)特性，其中有一條就是希望被尊重和理解；然而，絕大多數(shù)人在自然的條件下都是更加關(guān)注其自身的利益和情感，卻往往忽視他人的相同需求。因此，如

33、果在商務(wù)文書中能夠體現(xiàn)出相比自己更多的對(duì)于目標(biāo)讀者的關(guān)注，那么文書的親和力自然會(huì)得到很大的提高。2.情感指數(shù)的計(jì)算情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結(jié)果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結(jié)果是負(fù)值（即情感指數(shù)為負(fù)），則顯然難以獲得目標(biāo)讀者的良好感受。因此，在商務(wù)文書中應(yīng)盡量少提及撰寫者自身，而應(yīng)該更多的提到目標(biāo)讀者?！景咐?】情感指數(shù)的計(jì)算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會(huì)在6月份對(duì)外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標(biāo)讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對(duì)目標(biāo)讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2

34、處；所以，這句話的情感指數(shù)為“2”。由于情感指數(shù)為負(fù)值，所以這句話讓目標(biāo)讀者聽起來就不是很舒服了。為了提高其帶給目標(biāo)讀者的親和力，可以將其改為：“從6月份開始，您可以用新圖書館來完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨”。做了如此的修改之后，情感指數(shù)變?yōu)榱?（讀者處為3，撰寫者處為1），相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。3.增加情感指數(shù)的方法具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種： 增加第二人稱代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以，。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅

35、人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對(duì)目標(biāo)讀者的尊重。 增加讀者的姓名由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中如果能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)上加入讀者的姓名，也會(huì)使得其倍感親切。 增加對(duì)讀者的暗指所謂的“對(duì)讀者的暗指”，實(shí)際上就是指在商務(wù)文書中對(duì)祈使句的使用，這是因?yàn)槠硎咕渲型÷粤酥复繕?biāo)讀者的代詞?！咀詸z3-1】請(qǐng)計(jì)算以下范例中所表現(xiàn)出來的情感指數(shù)：各位支持我的讀者：你們好!感謝你們一直以來支持著小可的書，我的書寫的也還不夠成熟,，但是還是要謝謝你們的支持，是你們的支持給了我繼續(xù)寫下去的動(dòng)力，在這里想告訴大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時(shí)間實(shí)在沒有時(shí)間更新，還請(qǐng)讀者們?cè)?。?qǐng)

36、放心，這本書不會(huì)成半途而廢的，我會(huì)一直寫下去，希望你們繼續(xù)支持我這個(gè)還不成熟的小子。你們是最棒的讀者。耐心等待吧，一切都會(huì)繼續(xù)下去的！唧唧歪歪_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da3-1.htm 見參考答案31【自檢3-2】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會(huì)議后給小王發(fā)的一個(gè)郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會(huì)議中該經(jīng)理面對(duì)客戶A公司所提出的諸多問題無法解答而處境尷尬，他認(rèn)為這是因?yàn)樾⊥鯖]有與其進(jìn)行事先溝通所造成的，所以這個(gè)郵件中的語氣顯得相當(dāng)?shù)膰?yán)厲。出于對(duì)小王進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)的目的，請(qǐng)對(duì)這封郵件進(jìn)行必要的調(diào)整和修改?！拔覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會(huì)議上我因

37、為沒有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。對(duì)我來說，這是個(gè)不小的奚落，你我的確應(yīng)該密切關(guān)注他們的情況，我希望從你那里而不是從客戶那里知道最新一切的消息，”。_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da3-2.htm 見參考答案32第六講 如何使文章生動(dòng)有效（中）（二）努力做到“讀者為尊”在提出情感指數(shù)的基礎(chǔ)上，接下來進(jìn)一步提出“讀者為尊”這個(gè)技巧。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實(shí)際上，所謂的“讀者為尊”是運(yùn)用情感指數(shù)、提升對(duì)讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對(duì)方的角度來表述問題。如果說情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達(dá)方式上要注意能夠多提及目標(biāo)讀者，那么“讀者為尊”就是在強(qiáng)調(diào)商

38、務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標(biāo)讀者的角度和立場(chǎng)來看待分析問題。以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別： 一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”； “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標(biāo)”。2.“最先提及讀者而非自己”的原則在“讀者為尊”的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非自己”的原則。與情感指數(shù)是計(jì)算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個(gè)原則主要是強(qiáng)調(diào)應(yīng)該在表述的時(shí)候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容。【案例3】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主

39、要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開。”如果按照“最先提及讀者而非自己”的原則，這個(gè)內(nèi)容應(yīng)該修改為以下的形式：“貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來無形的好處?！保ㄈ┻M(jìn)行有效的反饋商務(wù)文書寫作的第三個(gè)技巧是進(jìn)行有效的反饋。在商務(wù)文書中，不同的反饋會(huì)收到不同的效果，具體有以下幾種類型：1.正面反饋所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的一種認(rèn)可。美國心理學(xué)家威廉詹姆斯的研究結(jié)

40、果表明，人類本質(zhì)中最深遠(yuǎn)的驅(qū)動(dòng)力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。例如，在小孩子的培養(yǎng)方面就應(yīng)該經(jīng)常地予以鼓勵(lì)和引導(dǎo)，而不能只是一味地簡單批評(píng)。在商務(wù)文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應(yīng)該有意識(shí)地多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。2.修正性反饋所謂“修正性反饋”，就是指當(dāng)目標(biāo)對(duì)象出現(xiàn)了一些問題的時(shí)候，撰寫者應(yīng)該在商務(wù)文書中給與其一個(gè)反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時(shí)，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺。盡管在日常工作中由于意見分歧而導(dǎo)致的指責(zé)是不可避免的，但

41、如果能夠?qū)⑿拚苑答佊枰杂行У倪\(yùn)用，則可以使自己的人際關(guān)系獲得很大的攀升。3.負(fù)面反饋和沒有反饋負(fù)面反饋就是與正面反饋相對(duì)應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。相比負(fù)面反饋容易導(dǎo)致工作中的矛盾升級(jí)而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；這是因?yàn)闆]有反饋一方面會(huì)使得實(shí)際問題得不到解決，另一方面也會(huì)使得團(tuán)隊(duì)的向心力減弱。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。（四）增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)文書寫作的第四個(gè)技巧是增加其時(shí)間上的緊迫性。1.增加緊迫性的

42、作用在日常工作中，大家都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，即希望自己的所發(fā)出的商務(wù)文書在目標(biāo)讀者那里能夠被第一時(shí)間閱讀，從而使自己的溝通目的能夠盡快達(dá)成。那么，要做到這一點(diǎn)就必須增加商務(wù)文書的時(shí)間緊迫性，激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)采取我們所希望的行動(dòng)。2.增加緊迫性的方法在商務(wù)文書中增加緊迫性的方法其實(shí)很簡單，主要就是在文書中加入體現(xiàn)時(shí)間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。在增加時(shí)間敏感性的過程中，應(yīng)該要注意以下三個(gè)方面的問題： 時(shí)間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時(shí)間的規(guī)范性問題。這主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞，這樣的表述并沒有太大的實(shí)際意義。 時(shí)間的精確性其次，在會(huì)議記錄

43、或者電報(bào)等商務(wù)文書中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。 時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括： 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年； 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二六年”； 盡量不要用農(nóng)歷； 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。第七講 如何使文章生動(dòng)有效（下）（五）增加可信度商務(wù)文書寫作的第五個(gè)技巧是增加可信度。所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里看起來

44、非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來。例如，“我們?cè)谂Φ膼圩o(hù)環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護(hù)環(huán)境的具體行動(dòng)增加進(jìn)去則會(huì)極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護(hù)環(huán)境”。【自檢4-1】請(qǐng)對(duì)以下的內(nèi)容進(jìn)行修改以增加其可信度：“每個(gè)員工的績效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長來計(jì)算，公司將會(huì)用幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行綜合評(píng)分，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展”_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da4-1.htm 見參考答案41（六）做到行文簡潔商務(wù)文書寫作的第六個(gè)技巧就是盡量做

45、到行文簡潔。正如我們?cè)谇拔闹兴治龅哪菢?，在日常商?wù)環(huán)境中，目標(biāo)讀者并一定總是有時(shí)間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長?！景咐?】如何讓大塊的文章得到有效地閱讀盡管作為商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)該要盡力做到行文簡潔，但在實(shí)際工作中，我們還是會(huì)經(jīng)常遇到需要部門的每個(gè)人都了解但是內(nèi)容卻又非常多的“大塊文章”；對(duì)于這種文章，大多數(shù)人很多時(shí)候都不愿意閱讀，因此也就無法發(fā)揮溝通的效果。在這種情況下，可以按照以下的方法來進(jìn)行處理：首先讓秘書把這個(gè)文章打印出來，而后附上一個(gè)記錄著部門需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個(gè)人在讀完之后簽字予以確認(rèn)。通過這種處理方式

46、，可以強(qiáng)制性地要求目標(biāo)讀者進(jìn)行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。要做到行文簡潔可以采用以下的方式：1.采用電報(bào)文體要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報(bào)文體。所謂的“電報(bào)文體”，就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商務(wù)文書中實(shí)在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達(dá)到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。3.詞句力求簡單精煉商務(wù)文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進(jìn)行語言功底的考試，因此，在商務(wù)文書中應(yīng)該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時(shí)，還應(yīng)該做到“一式一文主旨明確”

47、，即用簡單的一句話表達(dá)一個(gè)意思即可，不要試圖用一個(gè)句子表達(dá)多個(gè)意思?！景咐?】復(fù)合句向單句的轉(zhuǎn)化有這樣一句話：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置，定在離河最遠(yuǎn)的地方，或者如果這個(gè)位置不能夠?yàn)榇蠹宜邮?，那么我們將?huì)聘請(qǐng)調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點(diǎn)”?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者如果”那個(gè)地方開始形成了一個(gè)意思的轉(zhuǎn)成，因此是個(gè)復(fù)合句。但這種復(fù)合句在商務(wù)文書中是不應(yīng)該出現(xiàn)的，應(yīng)該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵聝蓚€(gè)獨(dú)立句：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定了在離河最遠(yuǎn)的地方。如果這個(gè)位置不能夠?yàn)榇蠹宜邮埽覀儗?huì)聘請(qǐng)調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點(diǎn)”。另外，商務(wù)文書只是說明一個(gè)情況，而不

48、是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。4.多用主動(dòng)語式在英文的文章中，被動(dòng)語式的應(yīng)用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動(dòng)語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語式。5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語可以使整個(gè)文章顯得簡潔流暢。但是值得注意的是，對(duì)縮略語的使用應(yīng)該把握適當(dāng)?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運(yùn)用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。第八講 如何使文章更加規(guī)范（上）在以上的板塊中，我們對(duì)商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進(jìn)

49、行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個(gè)方面：（一）數(shù)字的使用規(guī)范對(duì)商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：【案例3】商務(wù)公文中數(shù)字運(yùn)用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問題：1、“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個(gè)句子可以改為：“對(duì)于項(xiàng)目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的賬款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時(shí)間，這個(gè)句子可以

50、改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。3、“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個(gè)句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”。4、“本公司大專文化程度的員工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達(dá)到了131%（78%53%），這顯然是不合邏輯的。這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。1.真實(shí)準(zhǔn)確在商務(wù)文書中使用數(shù)字

51、，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對(duì)實(shí)際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實(shí)準(zhǔn)確的。2.各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等正如前文案例中的列示的錯(cuò)誤一樣，“各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等”也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。3.統(tǒng)計(jì)口徑一致在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計(jì)口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計(jì)口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒有任何意義的；只有在統(tǒng)計(jì)口徑一致的前提下，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的對(duì)比。4.列舉數(shù)字有可比性前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上”以及“以下”

52、都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5.注意倍數(shù)關(guān)系在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語上。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合是在商務(wù)文書寫作過程中需要注意的另一個(gè)問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。

53、（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為： 結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”來表示； 結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”來表示； 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示； 結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”來表示。與此同時(shí)，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。第九講 如何使文章更加規(guī)范（下）（三）計(jì)量單位

54、的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見表31所示：表51 計(jì)量單位的使用規(guī)范示例表正確使用錯(cuò)誤使用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈（四）綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個(gè)步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對(duì)的過程。在這個(gè)過程中撰寫者應(yīng)該按照商務(wù)文書的各種規(guī)范要求來審視自己的文書，其中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.做旁觀者人們對(duì)于自己的撰寫的文章通常都會(huì)覺得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者首先要將自己定位于

55、一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。2.做朗讀者商務(wù)文書通常的時(shí)間要求都比較緊，但在這種較強(qiáng)的時(shí)間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個(gè)朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。3.做求教者前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€(gè)求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請(qǐng)教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對(duì)階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。（五）詞語的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語的使用規(guī)范。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。 表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時(shí)候，“等

56、”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語的時(shí)候則只能用“等”； 無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括； 表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”； “等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號(hào)隔開?！咀詸z5-1】請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中

57、小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。_ HYPERLINK 66/kcjy/A59/html/da5-1.htm 見參考答案51（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用會(huì)對(duì)商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯(cuò)誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。1.常見的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用錯(cuò)誤首先，我們來看一下在以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤： “嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動(dòng)性宣傳報(bào)道”； “一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”； “經(jīng)營項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條等等”； “通過這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重

58、要性”。具體分析如下： 這句話的問題在于“挑唆”和“煽動(dòng)性報(bào)道”是在賓語的級(jí)別上的并列，它們之間應(yīng)該使用頓號(hào)； 這里的問題在于三個(gè)詞組之中的頓號(hào)，頓號(hào)代表的是語氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個(gè)詞組都不應(yīng)該使用頓號(hào)進(jìn)行內(nèi)部停頓； 這句話的問題在于省略號(hào)和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一； 這句話的問題在于冒號(hào)的使用，“深刻體會(huì)到”與后半句話實(shí)際上是動(dòng)賓關(guān)系（一個(gè)從句做賓語），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號(hào)來進(jìn)行句內(nèi)的停頓。2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類標(biāo)點(diǎn)符號(hào)實(shí)際上分為點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類： 點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為

59、“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。 標(biāo)號(hào)標(biāo)號(hào)包括了以下9種： 引號(hào)，又可分為單引和雙引； 括號(hào)，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認(rèn)的括號(hào)主要有3種； 破折號(hào)； 省略號(hào)； 著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記； 連接號(hào)，即兩個(gè)同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺淮河； 間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克喬丹； 書名號(hào)；又可分為單書名號(hào)和雙書名號(hào)； 專名號(hào)，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國相關(guān)機(jī)構(gòu)專門出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商務(wù)文書寫作的極好參考。3.具體的用

60、法盡管有相關(guān)的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個(gè)常見的、容易出錯(cuò)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問題進(jìn)行以下的辨析： 反問句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在反問句的末尾是用問號(hào)，還是感嘆號(hào)？對(duì)于這個(gè)問題很多人都有不同的意見，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問號(hào)和適用感嘆號(hào)的情形并不相同：在同樣一個(gè)反問句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問號(hào)。 引號(hào)的用法在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況： 非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書名號(hào)。例如，準(zhǔn)發(fā)省廳“關(guān)于人文韓大招生問題的通知”； 特定稱謂用引號(hào)，例如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”等； 縮略語可以用引號(hào)，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非