文書與檔案管理電子教案

1、文書與檔案管理電子教案潘春勝 主編第一章 緒論教學(xué)目的、要求 通過本章教學(xué)，使學(xué)生們熟悉文書與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，明確文書檔案人員的基本素質(zhì)與技能要求；掌握文書與檔案，文書工作與檔案管理的含義及相互關(guān)系。教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn) 文書工作與檔案管理的基本含義及相互關(guān)系，工作要求。 知識(shí)結(jié)構(gòu)圖總論文書與管理文書工作與檔案管理組織機(jī)構(gòu)與人員素質(zhì)第一節(jié) 文書與檔案教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn) 1.文書與檔案的含義 2.文書與檔案的聯(lián)系和區(qū)別 一、文書與檔案的含義（一）文書的含義文書是國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，為了一定的目的而形成的具有一定格式，用以處理各種事務(wù)，溝通各種關(guān)系而形成的所有文字材料的總稱

2、。 從文書的含義中可使學(xué)生了解以下四點(diǎn)：1.文書是一種書面材料2.文書具有一定的格式3.文書具有實(shí)用性4文書的主體主要是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人。 文書的含義，用示意圖表示為：文書行為主體一定格式文字材料 檔案是機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來的對(duì)日后工作有一定查考利用價(jià)值的文字、圖表、照片、聲像及其他各種方式和載體的記錄材料。（二）檔案的含義從檔案的含義中，可使學(xué)生了解以下四點(diǎn)：1檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的2檔案是保存起來的有查考利用價(jià)值的記錄材料3檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4檔案是人們的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄 檔案的含義，用示意

3、圖表示為：檔 案機(jī)關(guān)組織、個(gè)人查考、利用、價(jià)值記錄材料表現(xiàn)形式：文字、圖表、聲像、照片二、文書與檔案的相互關(guān)系聯(lián)系區(qū)別1功用相同2物質(zhì)載體相同3內(nèi)容和格式相同4二者互為條件1性質(zhì)不同2形式不同3效用不同（一）文書與檔案的聯(lián)系1二者的功用相同。文書是現(xiàn)實(shí)活動(dòng)的記錄，用于處理各種事務(wù)，溝通各種關(guān)系；檔案是保存起來的歷史活動(dòng)記錄，用于日后工作的查考和利用。2二者的物質(zhì)載體相同。歷史上文書與檔案的主要載體是龜甲、獸骨、羊皮、竹木、絹帛、紙張等，現(xiàn)代發(fā)展到膠片、磁帶、磁盤、光盤等，由于二者載體相同，記錄在載體上的方法也相同。如印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。3二者的內(nèi)容和格式相同。檔案直接來源于文書，檔

4、案是由文書轉(zhuǎn)化而來的，人們常說，“今天”的檔案就是“昨天”的文書，“今天”的文書可能就是“明天”的檔案，這句話概括了檔案與文書之間的密切關(guān)系，因此說，兩者的內(nèi)容與格式完全相同。4二者互為條件。文書與檔案是密不可分的有機(jī)整體。文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。沒有文書也就沒有檔案。在某些情況下，文書也要通過查考檔案后才能形成和制發(fā)，檔案為文書的形成提供了依據(jù)和參考。 （二）文書與檔案的區(qū)別1二者的性質(zhì)不同。文書是具有現(xiàn)行效用的信息，在處理公務(wù)方面具有針對(duì)性、指導(dǎo)性和執(zhí)行性；檔案是機(jī)關(guān)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中積累、保存起來的信息，具有原始記錄性。在日后工作查考、科研方面具有憑據(jù)性、參考性和借鑒性，

5、并向全社會(huì)提供利用，發(fā)揮著實(shí)際效益。2二者的形式不同。文書是在處理現(xiàn)行事務(wù)中不斷產(chǎn)生的，檔案是為了今后應(yīng)用，將處理現(xiàn)行事務(wù)的有關(guān)材料按一定的規(guī)律組成和保存起來。文書是一份一份的，其表現(xiàn)形式為單份的、零散的；檔案是將一份一份的文書按一定方式組合起來的，是多份的，整體的。 3二者的效用不同。文書是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)，處理現(xiàn)實(shí)事務(wù)的重要工具，通用文書是具有法定的權(quán)威和行政約束力。因之，文書具有現(xiàn)實(shí)效用；檔案，作為真實(shí)的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值，可以提供利用，發(fā)揮其歷史效用。第二節(jié) 文書工作與檔案管理教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1文書工作與檔案管理的含義2文書工作與檔案管理的聯(lián)系和區(qū)別 一、文書工作與檔案管理的含義(

6、一)文書工作的含義文書工作是指文書工作人員運(yùn)用科學(xué)的原則、程序和方法完成文書的收發(fā)、文書的撰寫、文書的制發(fā)、文書的處理和文書的管理等一系列工作。文書工作在機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中是一項(xiàng)最主要、最大量的日常工作，它通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構(gòu)成機(jī)關(guān)信息運(yùn)轉(zhuǎn)與處理的流程。 文書工作含義用示意圖表示為：文書工作文書工作人員科學(xué)的原則、程序、方法文書的制作、處理、管理（二）檔案管理的含義檔案管理也稱檔案工作，它是指用科學(xué)的原則、方法和組織制度管理檔案，為黨和國(guó)家提供各種服務(wù)的工作。它的工作內(nèi)容主要有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供、利用等工作，這就是通常所說的檔案工作的六環(huán)

7、節(jié)。 檔案管理的含義用示意圖表示為檔案管理檔案管理人員科學(xué)的原則、方法、組織制度管理檔案、提供服務(wù)二、文書工作與檔案管理的相互關(guān)系 聯(lián)系區(qū)別1工作對(duì)象相同2工作環(huán)節(jié)相同3二者互為條件1工作任務(wù)不同2工作內(nèi)容不同3服務(wù)對(duì)象不同(一)文書工作與檔案管理的聯(lián)系1二者的工作對(duì)象相同。文書工作與檔案管理工作的對(duì)象都是文字材料（檔案工作還有其他材料）。文書工作是形成和處理文字材料，是對(duì)文字材料的前期處理，并實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)行效用；檔案工作是有規(guī)律的保存了文字材料，是對(duì)文字材料進(jìn)行了后期處理，并實(shí)現(xiàn)其備考利用價(jià)值。檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。 2二者的主要工作環(huán)節(jié)相同。文書的整理與歸檔是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，但同時(shí)又

8、是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)收集。歸檔和收集是文書工作與檔案工作的臨界線和交叉點(diǎn)。它們從不同的角度履行了同一道手續(xù)。歸檔文書的整理工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，因此，必須符合檔案管理的要求，它既是文書工作的任務(wù)，也是檔案工作的任務(wù)。 3二者互為條件。文書工作是檔案管理的前處理階段，是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理是文書工作的延續(xù)和深入，是文書工作的歸結(jié)。沒有文書工作，就沒有檔案管理工作。在某些情況下，文書工作又需利用檔案材料，否則，將不能更好地開展文書工作。 (二)文書工作與檔案管理的區(qū)別1二者的工作任務(wù)不同。文書工作的主要任務(wù)是高質(zhì)量地形成文書，及時(shí)準(zhǔn)確地處理往來文書，有條理地、安全地運(yùn)轉(zhuǎn)文書，完整妥善地保

9、管文書，正確地發(fā)揮文書的作用；溝通對(duì)內(nèi)外的聯(lián)系，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。檔案管理的主要任務(wù)是堅(jiān)持集中、統(tǒng)一和科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，更好地提供檔案利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 2二者的工作內(nèi)容不同。文書工作的內(nèi)容主要是文書的形成，文書的處理及文書的整理與歸檔；檔案管理的內(nèi)容主要是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。3二者的服務(wù)對(duì)象不同。文書工作主要是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)；檔案管理是為全社會(huì)提供服務(wù)，檔案提供利用的對(duì)象越廣泛，其價(jià)值效用也就越大。 第三節(jié) 文書工作和檔案管理的組織結(jié)構(gòu)教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)檔案工作組織機(jī)構(gòu) 一、文書工作機(jī)構(gòu)（

10、一）對(duì)較大的機(jī)關(guān)來說，由于他們的文書處理工作任務(wù)比較繁重，則設(shè)立專門的文書部門，如“文書處”、“文書科”等，歸機(jī)關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)可采取分散的形式，一些文書處理工作由各業(yè)務(wù)部門辦理，到年終將整理好的文件送回文書部門進(jìn)行歸檔。 （二）對(duì)較小的機(jī)關(guān)或基層單位來說，由于職能范圍較小，內(nèi)部機(jī)構(gòu)單純，文書處理工作任務(wù)比較少，就沒有必要設(shè)置專門的文書工作部門，可采取集中的形式，一般是在辦公室設(shè)立一兩個(gè)專職或兼職的文書工作人員。這樣既可以節(jié)省人力、物力，又便于簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率。 二、檔案工作機(jī)構(gòu)（一）檔案室檔案室是各種機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。它屬于管理研究和咨詢性質(zhì)

11、的專業(yè)機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是具有機(jī)要性質(zhì)的部門。 （二）檔案館檔案館是黨和國(guó)家永久保管檔案材料的基地，是國(guó)家法定的專門保管檔案的機(jī)構(gòu)。它與機(jī)關(guān)的檔案室不同，是面向社會(huì)的事業(yè)單位，是開放型的組織機(jī)構(gòu)，是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的中心，是科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分。（三）檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)檔案管理事業(yè)機(jī)構(gòu)主要是指各級(jí)檔案局、處等，是黨和國(guó)家指導(dǎo)、管理檔案工作的部門。在我國(guó)，黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理。因此，檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)。 檔案工作組織機(jī)構(gòu)如圖11所示中共省委、省人民政府中共中央、國(guó)務(wù)院中共縣委、縣人民政府國(guó)家檔案局省檔案局縣檔案局(科)中央檔案館省檔案館縣檔案館中央機(jī)關(guān)檔案室省直機(jī)關(guān)檔案室縣屬機(jī)關(guān)檔案室第四節(jié) 文書工作與檔案管理人員的素質(zhì)要求 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)文書與檔案管理人員的素質(zhì)要求 一、文書工作人員與檔案管理人員 文書工作人員，我們通常把從事文書工作的人員，都稱呼為“文書”。一般說來，凡在機(jī)關(guān)單位從事文秘工作的人員都可以看作是文書工作人員。檔案管理人員，主要是從事檔案管理工作的人員。這些人員包括機(jī)關(guān)檔案室、各類檔案館以及檔案管理事業(yè)機(jī)構(gòu)的工作人員。 文書工作人員和檔案管理人員是文書工作和檔案管理的主體，沒有這些人員的辛勤勞動(dòng)，文書工作和檔案管理就是一句空話。他們具有不可替代的重要作二、文書工作與檔案管理人員的素質(zhì)要求（一）要有較高的政治