ch12項(xiàng)目采購(gòu)管理課件

1、IT項(xiàng)目管理第十二章 項(xiàng)目采購(gòu)管理溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系第十二章 項(xiàng)目采購(gòu)管理溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系12.1 項(xiàng)目采購(gòu)管理的重要性12.2 采購(gòu)計(jì)劃12.3 合同計(jì)劃12.4 邀請(qǐng)賣(mài)方響應(yīng)12.5 選擇賣(mài)方12.6 管理合同12.7 收尾合同12.1 項(xiàng)目采購(gòu)管理的重要性采購(gòu)（Procurement）：從外部資源獲得商品或（和）服務(wù)。“采購(gòu)”一詞廣泛用于政府部門(mén)；很多私營(yíng)公司使用“購(gòu)買(mǎi)”一詞；IT領(lǐng)域使用“外包”一詞外包已經(jīng)成為一個(gè)研究和爭(zhēng)論的熱門(mén)話題。尤其是“海外外包”。美國(guó)IT協(xié)會(huì)2004年3月的外包統(tǒng)計(jì)：計(jì)算機(jī)軟件和服務(wù)的全球資源花費(fèi)預(yù)期每年遞增26%，2003年是100億美元，

2、2008年是310億美元。印度是美國(guó)海外外包的首選國(guó)家由于采用海外外包，節(jié)省總費(fèi)用由67億美元增長(zhǎng)到209億美元；溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系外包的好處降低固定和周期性的成本；避免招聘和解聘的費(fèi)用外包在國(guó)內(nèi)或境外的人力成本會(huì)更便宜使組織集中在自己的核心業(yè)務(wù)上集中核心競(jìng)爭(zhēng)力在營(yíng)銷(xiāo)、客戶服務(wù)和新產(chǎn)品設(shè)計(jì)等方面把IT功能外包，精力集中在關(guān)鍵工作上獲得特定的技能和技術(shù)在員工配置方面更加靈活性外包比自制人力成本更低提高責(zé)任感合同（Contract）寫(xiě)好是關(guān)鍵，澄清雙方責(zé)任，強(qiáng)化項(xiàng)目的核心可交付成果溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系外包的趨勢(shì)合同規(guī)模增加2000年10月美國(guó)海軍和海軍陸戰(zhàn)隊(duì)內(nèi)部網(wǎng)技術(shù)包合同，合同金額

3、總價(jià)69億美元，是美國(guó)政府史無(wú)前例的最大的技術(shù)外包合同。2002年美國(guó)寶潔公司（P&G）開(kāi)始了它的IT和商業(yè)運(yùn)作外包招標(biāo)，合同價(jià)值10年40100億美元。如何使用好這么大的一筆錢(qián)？項(xiàng)目經(jīng)理必須精通采購(gòu)管理！溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系外包的弊端對(duì)外包出去的項(xiàng)目?jī)?nèi)容不能很好地控制對(duì)供應(yīng)商（組織）過(guò)于依賴如果供應(yīng)商（組織）停業(yè)或流失主要員工，會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成很大的危害易受到攻擊的組織戰(zhàn)略信息會(huì)落在供應(yīng)商手中，必須小心保護(hù)好這些戰(zhàn)略信息 因此，項(xiàng)目組必須基于項(xiàng)目和組織的獨(dú)特需求謹(jǐn)慎地考慮采購(gòu)問(wèn)題，并作出明智的決定，當(dāng)業(yè)務(wù)情況變化時(shí)，也要相應(yīng)改變外包策略。 溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系案例美國(guó)金融服務(wù)公司JP

4、Morgan Chase和IBM的外包合同中途終止IT項(xiàng)目管理P252外包也會(huì)對(duì)公司乃至整個(gè)國(guó)家?guī)?lái)其他領(lǐng)域的問(wèn)題IT項(xiàng)目管理P252溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系項(xiàng)目采購(gòu)管理很多使用外包的IT項(xiàng)目的成功常常歸功于良好的項(xiàng)目采購(gòu)管理。項(xiàng)目采購(gòu)管理包括為一個(gè)項(xiàng)目從外部組織獲得商品或服務(wù)所需要的過(guò)程。項(xiàng)目采購(gòu)管理有六個(gè)主要過(guò)程：采購(gòu)計(jì)劃合同計(jì)劃邀請(qǐng)賣(mài)方響應(yīng)選擇賣(mài)方管理合同收尾合同溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系12.2 采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃：識(shí)別哪個(gè)項(xiàng)目能夠通過(guò)使用外部組織的產(chǎn)品或服務(wù)能最好地滿足項(xiàng)目的需求。具體包括：確定是否需要采購(gòu)？如何采購(gòu)？采購(gòu)什么？采購(gòu)多少？什么時(shí)候采購(gòu)？采購(gòu)計(jì)劃的重要輸出自制/外購(gòu)決策

5、溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系自制/外購(gòu)決策自制/外購(gòu)決策（Make-or-buy decision）：組織決定是在組織內(nèi)部制作某些產(chǎn)品或完成某種服務(wù)好，還是從組織外部購(gòu)買(mǎi)某些產(chǎn)品或服務(wù)更加符合項(xiàng)目組織的最大利益。如果沒(méi)有必要組織采購(gòu)，就沒(méi)必要開(kāi)展其他采購(gòu)管理活動(dòng)了。經(jīng)驗(yàn)表明：適當(dāng)?shù)赝獍恍㊣T功能可能是一項(xiàng)很棒的投資。案例：英國(guó)Boots公司把IT系統(tǒng)外包給IBMIT項(xiàng)目管理 P253溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系制訂采購(gòu)計(jì)劃的工具和技術(shù)1）自制/外購(gòu)分析2）專(zhuān)家評(píng)判3）合同及其類(lèi)型溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系1）自制/外購(gòu)分析涉及：估算內(nèi)部生產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)的成本；計(jì)算外購(gòu)的成本；將二者進(jìn)行比較；溫州大

6、學(xué)物電學(xué)院信息工程系案例有一個(gè)項(xiàng)目需要一臺(tái)設(shè)備，價(jià)格是1.2萬(wàn)美元。假設(shè)每天的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用是400美元。假設(shè)可以以800美元/天的價(jià)格租到同樣的設(shè)備，其中包括運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，對(duì)于該設(shè)備請(qǐng)決定是購(gòu)買(mǎi)還是租用。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系2）專(zhuān)家評(píng)判我國(guó)法律規(guī)定政府采購(gòu)必須有專(zhuān)家參加評(píng)標(biāo)。中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系3）合同及其類(lèi)型溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系合同的基本內(nèi)容合同類(lèi)型合同類(lèi)型是一個(gè)重要的考慮內(nèi)容，不同類(lèi)型的合同應(yīng)當(dāng)用在不同的場(chǎng)合。三種主要合同類(lèi)型：固定價(jià)格合同或總付合同 成本補(bǔ)償合同 時(shí)間和材料合同 溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系根據(jù)特定需要，一個(gè)合同實(shí)

7、際能夠包括所有這三類(lèi)合同。例如：與賣(mài)方簽訂一個(gè)合同，包括：采購(gòu)特定硬件的固定價(jià)格或總價(jià)有些服務(wù)是基于成本補(bǔ)償來(lái)支付費(fèi)用其他服務(wù)是基于時(shí)間和材料來(lái)支付費(fèi)用溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系A(chǔ). 固定價(jià)格合同或總付合同對(duì)明確定義的產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)定固定總價(jià)的合同。買(mǎi)方承受的風(fēng)險(xiǎn)最少賣(mài)方要經(jīng)常估算以減低風(fēng)險(xiǎn)，從而使價(jià)格仍具有競(jìng)爭(zhēng)力。例：一個(gè)公司需要購(gòu)買(mǎi)100臺(tái)能夠達(dá)到一定打印分辨率和速度的激光打印機(jī)，并且希望在二個(gè)月內(nèi)送達(dá)某個(gè)地點(diǎn)?？梢院炗喴粋€(gè)固定價(jià)格合同溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系B. 成本補(bǔ)償合同 向供應(yīng)商支付直接和間接實(shí)際成本的合同。直接實(shí)際成本：項(xiàng)目中直接與產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)的成本，通常能夠追溯到項(xiàng)目的成本效

8、益。如：項(xiàng)目中員工的工資、購(gòu)買(mǎi)的硬件和軟件費(fèi)用是直接成本。間接實(shí)際成本：項(xiàng)目中不直接與產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)，但同項(xiàng)目開(kāi)展間接相關(guān)的成本。這些成本通常不能追溯到項(xiàng)目的成本效益。間接成本通常以直接成本的百分比計(jì)算。如：工作場(chǎng)所的電費(fèi)、租金等是間接成本。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系成本補(bǔ)償合同通常包括：利潤(rùn)百分比、達(dá)到或超出項(xiàng)目的獎(jiǎng)勵(lì)。成本補(bǔ)償合同使買(mǎi)方承擔(dān)更多的風(fēng)險(xiǎn)。有三種類(lèi)型的成本補(bǔ)償合同：成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同成本加固定費(fèi)合同成本加成本百分比合同溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn)從低到高成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)合同買(mǎi)方付給供應(yīng)商正常的績(jī)效成本加上預(yù)先商定的費(fèi)用和獎(jiǎng)金。如果最后的成本低于預(yù)期成本，買(mǎi)方和供應(yīng)商都根據(jù)預(yù)定的

9、共享比例在成本節(jié)約中獲得獎(jiǎng)勵(lì)。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系例：項(xiàng)目的預(yù)期成本是10萬(wàn)美元，付給供應(yīng)商的費(fèi)用是1萬(wàn)美元，獎(jiǎng)勵(lì)分配比例是85/15（買(mǎi)方獲得85%的未定部分，供應(yīng)商獲得15%的未定部分。） 如果最后的價(jià)格是8萬(wàn)美元，即節(jié)省了2萬(wàn)美元 付給供應(yīng)商的金額=最終成本+費(fèi)用+節(jié)省*15%=8+1+0.3=9.3萬(wàn)美元溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系成本加固定費(fèi)合同買(mǎi)方付給供應(yīng)商正常的績(jī)效成本加上一筆固定費(fèi)用。通常該費(fèi)用基于估計(jì)成本的一個(gè)百分比，除非合同的范圍發(fā)生變化，否則這個(gè)費(fèi)用不會(huì)變化。例：項(xiàng)目的預(yù)期成本是10萬(wàn)美元，付給供應(yīng)商的固定費(fèi)用是1萬(wàn)美元。如果合同實(shí)際成本升到12萬(wàn)美元，而且合同沒(méi)有變

10、化，承包方仍舊收到1萬(wàn)美元固定費(fèi)用.溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系成本加成本百分比合同買(mǎi)方付給供應(yīng)商正常的績(jī)效成本，以及基于預(yù)計(jì)成本的百分比的一筆固定費(fèi)用。從買(mǎi)方的觀點(diǎn)看，這是最不希望的合同形式，因?yàn)楣?yīng)商沒(méi)有動(dòng)力降低成本，事實(shí)上，供應(yīng)商可能鼓勵(lì)增加成本。在美國(guó)的政府采購(gòu)中是禁止使用該類(lèi)合同的。有時(shí)會(huì)用在私營(yíng)企業(yè)中，特別是建筑行業(yè)，所有風(fēng)險(xiǎn)由買(mǎi)方承擔(dān)。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系C. 時(shí)間和材料合同固定價(jià)格合同和成本補(bǔ)償合同的混合。例：一個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)咨詢師可能與一家公司簽一個(gè)合同，包括80美元/小時(shí)的報(bào)酬，加上提供項(xiàng)目特定材料的費(fèi)用固定為1萬(wàn)美元。材料費(fèi)基于買(mǎi)材料的收據(jù)，封頂是1萬(wàn)美元。該咨詢師每

11、周或每月向公司送一次發(fā)票，發(fā)票上列出材料費(fèi)用、工作時(shí)間和工作產(chǎn)生等。這類(lèi)合同用在工作量不能具體界定和總價(jià)不能預(yù)估的合同。很多合同程序員和咨詢師就更傾向于簽訂時(shí)間和材料合同溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系D. 單位定價(jià)合同合同中雙方約定產(chǎn)品和服務(wù)的單位定價(jià)，合同的總價(jià)值是完成工作量的函數(shù)。這種價(jià)格經(jīng)常涉及數(shù)量折扣。例：一個(gè)IT部門(mén)需要購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)，只買(mǎi)一件，單價(jià)是1000美元；如果買(mǎi)10件，成本將達(dá)到1萬(wàn)美元。如果公司買(mǎi)1050個(gè)，單價(jià)可以是900美元/件；如果超過(guò)50個(gè)，單價(jià)可以是800美元/件。這種靈活定價(jià)策略通常對(duì)買(mǎi)賣(mài)雙方都有好處。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系合同終止條款合同應(yīng)包括終止條款，允許買(mǎi)方

12、或供應(yīng)商終止合同。這樣的合同可以降低由于工作的靈活性給賣(mài)方帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系合同類(lèi)型及相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)小結(jié)溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系成本加成本百分比成本加固定費(fèi)成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)固定價(jià)格獎(jiǎng)勵(lì)嚴(yán)格固定價(jià)格高 買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn) 低低 賣(mài)方風(fēng)險(xiǎn) 高12.3 合同計(jì)劃合同計(jì)劃包括：讓賣(mài)方響應(yīng)決定合同授予的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常使用標(biāo)準(zhǔn)表格創(chuàng)建相關(guān)采購(gòu)文檔專(zhuān)家評(píng)判幫助建立評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系常用采購(gòu)文檔建議書(shū)邀請(qǐng)函：用于從可能的供應(yīng)商那里征求方案的文件。建議書(shū)是供應(yīng)商準(zhǔn)備的，可以滿足買(mǎi)方需要的不同的方案的文檔。選擇的標(biāo)準(zhǔn)常常取決于多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，不單單是最低的價(jià)格。報(bào)價(jià)邀請(qǐng)函：用來(lái)從預(yù)期的供應(yīng)商那里

13、征求報(bào)價(jià)和投標(biāo)的文件。投標(biāo)：也稱標(biāo)書(shū)或報(bào)價(jià)，是賣(mài)方（供應(yīng)商）準(zhǔn)備的文件，針對(duì)買(mǎi)方清晰界定的各項(xiàng)條款提供價(jià)格。選擇常?；趦r(jià)格，最低的價(jià)格勝出。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系撰寫(xiě)一份好的建議書(shū)邀請(qǐng)函是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，專(zhuān)家的意見(jiàn)很多時(shí)候是有幫助的。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系12.4 邀請(qǐng)賣(mài)方響應(yīng)決定找誰(shuí)來(lái)做？買(mǎi)方把適當(dāng)?shù)奈臋n發(fā)送給潛在的供應(yīng)商獲得建議書(shū)或標(biāo)書(shū)供應(yīng)商（賣(mài)方）做很多工作，通常買(mǎi)方不付任何費(fèi)用溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系12.5 選擇賣(mài)方一旦買(mǎi)方收到了建議書(shū)或投標(biāo)書(shū)，就可以選擇一個(gè)供應(yīng)商或決定取消這次采購(gòu)。選擇供應(yīng)商，稱為“渠道選擇”，包括：評(píng)審賣(mài)方建議書(shū)或投標(biāo)書(shū)通常不同的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)評(píng)審不同的部分選出最好的賣(mài)方使用正式的建議書(shū)評(píng)價(jià)表談判合同簽訂合同這是一個(gè)非常耗時(shí)、繁瑣的過(guò)程，對(duì)于大型采購(gòu)更是如此。溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系使用正式的建議評(píng)價(jià)報(bào)表溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系建議書(shū)1建議書(shū)2準(zhǔn)則權(quán)重等級(jí)分?jǐn)?shù)等級(jí)分?jǐn)?shù)技術(shù)方法30%管理方法30%過(guò)去績(jī)效20%價(jià)格20%總分100%溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系溫州大學(xué)物電學(xué)院信息工程系12.6