不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理和信息資源利用

1、 i不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理和信息資源利用2013年11月，國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議通過(guò)決定，將分散在多個(gè)部門(mén)的不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)整合由一個(gè)部門(mén)承擔(dān)，一是由國(guó)土資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督全國(guó)土地、房屋、草原、林地、海域等不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)，二是建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門(mén)間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”。三是推動(dòng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息依法公開(kāi)查詢(xún)系統(tǒng)。近日，中央編辦發(fā)布中央編辦關(guān)于整合不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)的通知，公布了不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)整合的方案。通知指出，國(guó)土資源部指導(dǎo)監(jiān)督全國(guó)土地登記、房屋登記、林地登記、草原登記、海域登記等不動(dòng)產(chǎn)登記工作，會(huì)同有關(guān)部門(mén)起草不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的法律法

2、規(guī)草案，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記信息基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)。全國(guó)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記，將轉(zhuǎn)變現(xiàn)行分散登記的模式，基本做到登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊(cè)、登記依據(jù)和信息平臺(tái)“四統(tǒng)一”。這對(duì)于整合各類(lèi)資源，理順管理機(jī)制，發(fā)揮物權(quán)登記公示作用，保證不動(dòng)產(chǎn)交易安全，維護(hù)護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益具有重要意義，也順應(yīng)當(dāng)今信息大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不動(dòng)產(chǎn)登記工作迎來(lái)重大歷史發(fā)展機(jī)遇。因此，作為不動(dòng)產(chǎn)登記重要的基礎(chǔ)性工作一一不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，多年不變的管理模式和信息資源利用方式也將面臨著新 的決擇。這是檔案工作不可分割的兩個(gè)層面，管理好檔案是利用的基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案信息資源作用是管理好檔案的終級(jí)目標(biāo)。本文以北京房屋登記檔案工作為例，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理集

3、約化管理模式和信息資源利用進(jìn)行初步探討和研究，提出了一些不動(dòng)產(chǎn)登記檔案集約化管理和規(guī)范信息資源利用思路，借此與各界同仁參考交流。一、基本概況不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不僅是業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)，還是權(quán)利人證明權(quán)益的法律憑證，而且在國(guó)土資源保護(hù)、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國(guó)家稅收、戶(hù)籍管理、個(gè)人信用管理等方面發(fā)揮著重要作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2013年底，僅北京市房屋登記檔案就已突破900萬(wàn)卷，館庫(kù)面積11712平米，專(zhuān)兼職檔案人員134名，全年受理查詢(xún)21.34萬(wàn)人次，查閱檔案37.86萬(wàn)卷次，館藏量、查詢(xún)量均遠(yuǎn)超一般專(zhuān)業(yè)檔案。其管理水平的高低直接影響到業(yè)務(wù)辦理效率、質(zhì)量和數(shù)據(jù)資源共享水平。多年來(lái)，不動(dòng)產(chǎn)登記分

4、散在各個(gè)部門(mén)，機(jī)構(gòu)編制、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、管理機(jī)制不盡相同，各類(lèi)型、各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作發(fā)展并不均衡。普遍存在缺少檔案專(zhuān)業(yè)人才、館庫(kù)建設(shè)落后、歷史數(shù)據(jù)資源整合困難、查詢(xún)口徑標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況。不動(dòng)產(chǎn)登記信息資源遲遲無(wú)法全面聯(lián)通共享，成為制約不動(dòng)產(chǎn)登記工作發(fā)展的短板。不動(dòng)產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一登記后，應(yīng)重點(diǎn)從理順不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)制，科學(xué)統(tǒng)加大資金支持力度，穩(wěn)定檔案專(zhuān)業(yè)干部隊(duì)伍等方面入手，籌，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理頂層設(shè)計(jì)，全面梳理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作流程，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，推行集約化管理模式，整合優(yōu)化各類(lèi)資源，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、自動(dòng)化管理。豐富網(wǎng)絡(luò)、自助查詢(xún)手段，按需求類(lèi)型依法、依規(guī)提供查詢(xún)服務(wù)

5、，全面提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作水平。二、集約化管理模式集約化管理概念來(lái)源于現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)為提高效率與效益的基本取向經(jīng)驗(yàn)。其在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作中的應(yīng)用均已具備一定條件，主要有以下幾方面內(nèi)容：（一）完善頂層設(shè)計(jì)，理順管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)省市、區(qū)縣兩級(jí)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，協(xié)調(diào)高效管理。強(qiáng)化省市一級(jí)檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，設(shè)立省市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館（數(shù)據(jù)中心），實(shí)行屬地專(zhuān)業(yè)垂直管理，整合、優(yōu)化各類(lèi)、各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房資源，構(gòu)建與屬地區(qū)縣分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機(jī)制。合理布局，按需設(shè)置，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)工作量情況配備檔案專(zhuān)業(yè)人員，充實(shí)一線管理人員和查詢(xún)窗口，并適當(dāng)進(jìn)行人員流動(dòng)，增強(qiáng)緊迫感，調(diào)動(dòng)員

6、工積級(jí)性。根據(jù)館藏量、庫(kù)房情況，符合條件的實(shí)物檔案，采用集中建設(shè)庫(kù)房保管或優(yōu)化組合的方式就近保管，尚不具備條件的，可暫時(shí)分散在各級(jí)周轉(zhuǎn)庫(kù)，避免重復(fù)建設(shè)，節(jié)約土地資源。統(tǒng)籌購(gòu)置數(shù)字化處理設(shè)備，集中外包完成檔案數(shù)字化，減少重復(fù)投入，提高效率和質(zhì)量，并配合信息部門(mén)交叉異地保存電子數(shù)據(jù)檔案。（二）梳理各個(gè)工作環(huán)節(jié)，科學(xué)靈活配置資源，規(guī)范操作流程。檔案工作依托于業(yè)務(wù)工作發(fā)展，是不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的重要一環(huán)，登記資料從受理一刻起既已注定將要?dú)w檔的命運(yùn)，業(yè)務(wù)辦理從最初申請(qǐng)、受理開(kāi)始，經(jīng)過(guò)審核、審批，到最后繕證、辦結(jié)、發(fā)證、歸檔，形成一條完整的工作流程，涉及多個(gè)崗位工作人員，這是檔案形成到歸檔的生命線，也是滋生重

7、復(fù)、無(wú)序、繁瑣勞作之地。因此，采用刪除、壓縮、合并、外包的方式，全面梳理業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，消除多余、重復(fù)的勞動(dòng)，從而形成一條全方位各盡其責(zé)的流水線工作方式，使辦理業(yè)務(wù)與歸檔環(huán)節(jié)緊密銜接，各環(huán)節(jié)工作人員專(zhuān)注于具體操作，減少失誤，全面提高效率和質(zhì)量。這正是集約化管理模式科學(xué)靈活配置資源，規(guī)范操作流程的優(yōu)勢(shì)所在。（三）引入二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制，發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢(shì)。近年來(lái)，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，給檔案流轉(zhuǎn)和管理工作帶來(lái)極大的想象空間。不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)物檔案采用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)、電子密鑰等技術(shù)，制定全國(guó)統(tǒng)一的編目規(guī)則，使每

8、一卷檔案對(duì)應(yīng)唯一編碼，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)空間和庫(kù)房定位科學(xué)自動(dòng)化管理。具備條件的可以集中建設(shè)庫(kù)房，節(jié)約稀缺土地資源，避免重復(fù)投入；尚不具備條件的，可暫時(shí)分散在各級(jí)周轉(zhuǎn)庫(kù)，通過(guò)信息系統(tǒng)管理，留待備查、取證。待保管期限到期，再行鑒定銷(xiāo)毀或集中管理。日常辦理業(yè)務(wù)主要使用檔案數(shù)字掃描件，各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記信息通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行整合優(yōu)化，歸集，建立起土地和房屋、樓幢和單元、房屋和權(quán)利人的關(guān)聯(lián)，明確權(quán)屬上下手關(guān)系，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程圖形或視頻調(diào)用共享，并與有關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)互通交流，為不動(dòng)產(chǎn)市場(chǎng)交易、調(diào)控、繳稅、信貸、信用管理提供數(shù)據(jù)決策依據(jù)。歸納起來(lái)，集約化管理是集中下的優(yōu)化，避免了條塊分散式管理下各類(lèi)、各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記工作的多樣性，具有靈

9、活、高效、協(xié)作等特點(diǎn)，各類(lèi)資源實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，有利于后期不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源整合；有利于科學(xué)靈活配置機(jī)構(gòu)、館庫(kù)、人力資源，確保檔案保管條件符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，提高了歸檔工作效率質(zhì)量；有利于發(fā)揮信息技術(shù)高效、協(xié)作作用，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化、自動(dòng)化管理，使之更加便于流轉(zhuǎn)和保管，更加便捷地為各類(lèi)行政管理提供信息、數(shù)據(jù)支持。集約化管理模式將各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)納入一個(gè)整體，是實(shí)現(xiàn)同城異地辦理，服務(wù)同質(zhì)化的基礎(chǔ)條件，既符合登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊(cè)、登記依據(jù)和信息平臺(tái)“四統(tǒng)一”的發(fā)展需求，也符合檔案工作規(guī)律，也是實(shí)行集約化管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源利用是發(fā)揮物權(quán)公示作

10、用的重要體現(xiàn)，也是我們抓好檔案工作的主要目的，隨著多年來(lái)，我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)不斷活躍，不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)需求日趨多樣，查詢(xún)量激增，而且查詢(xún)結(jié)果價(jià)值高，開(kāi)放不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)呼聲高漲。但不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息包含著大量個(gè)人隱私和商業(yè)秘密內(nèi)容，如何處理好物權(quán)公示與維護(hù)隱私信息安全關(guān)系已成為當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)信息查詢(xún)利用工作一項(xiàng)重要內(nèi)容。（一）根據(jù)查詢(xún)需求和出具的查詢(xún)結(jié)果不同，大致可分為以下四種類(lèi)型。1、不動(dòng)產(chǎn)登記簿記載信息的核實(shí)型查詢(xún)主要是指?jìng)€(gè)人和單位查詢(xún)房屋登記簿記載信息，核實(shí)房屋登記的基本（自然）狀況信息，以及是否存在限制、抵押等狀態(tài)信息。2、登記檔案資料的憑證型查詢(xún)主要是指權(quán)利人、利害關(guān)系人需查詢(xún)房屋登記檔

11、案資料，并復(fù)制檔案中有關(guān)登記材料，取得原始憑證復(fù)印件。3、按身份信息檢索的線索型查詢(xún)主要是指公安、安全、檢察、審判、紀(jì)檢等部門(mén)在偵查、執(zhí)行、辦理案件過(guò)程中，需要房屋登記檔案管理機(jī)構(gòu)提供按身份信息進(jìn)行檢索的查詢(xún)。4、提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口信息查詢(xún)主要指住房保障、地稅、戶(hù)籍管理、公積金、銀行等部門(mén)機(jī)構(gòu)，因規(guī)范執(zhí)行有關(guān)政策，需查詢(xún)權(quán)利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無(wú)房屋登記信息或登記數(shù)量的情況。因查詢(xún)量巨大，目前，多采用提供數(shù)據(jù)庫(kù)接口方式解決。四、不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)對(duì)策近年來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)、云存儲(chǔ)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)逐步深入，隨著各地歷史檔案數(shù)字化，數(shù)據(jù)資源聯(lián)網(wǎng)工作完成，不動(dòng)產(chǎn)登記信息將在各個(gè)領(lǐng)域

12、發(fā)揮更大的作用，面臨查詢(xún)標(biāo)準(zhǔn)不一、查詢(xún)類(lèi)型多樣、查詢(xún)量大等問(wèn)題，傳統(tǒng)的手工查詢(xún)必將慢慢淡出歷史舞臺(tái)，只有發(fā)揮信息技術(shù)和集約化管理模式的優(yōu)勢(shì)，依法、依規(guī)逐步開(kāi)放查詢(xún)，才能真正提代便捷高效的查詢(xún)服務(wù)。（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，統(tǒng)一查詢(xún)口徑盡管各類(lèi)不動(dòng)產(chǎn)登記信息均有相關(guān)的法律、法規(guī)，規(guī)范查詢(xún)標(biāo)準(zhǔn)、程序，但部分條款制訂時(shí)期較早，不夠細(xì)化，定義模糊，而且由于各地管理機(jī)制、信息化建設(shè)水平不一，在執(zhí)行規(guī)范和口徑上也略有不同。因此，迫切需要加強(qiáng)制度建設(shè)，統(tǒng)一查詢(xún)口徑。通過(guò)制度明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息查詢(xún)方式，以及個(gè)人住房信息查詢(xún)操作規(guī)范。對(duì)于新增的查詢(xún)需求應(yīng)保持開(kāi)放而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，既利用好寶貴的登記信息資源，又維護(hù)好

13、權(quán)利人合法權(quán)益。（二）理順管理，構(gòu)建分工明確的兩級(jí)查詢(xún)服務(wù)體系。查詢(xún)信息是不動(dòng)產(chǎn)登記工作對(duì)外提供服務(wù)的重要一環(huán)，需要有分工明確、功能完善的服務(wù)體系進(jìn)行響應(yīng)。分析查詢(xún)工作特點(diǎn)和需求類(lèi)型，行政區(qū)劃內(nèi)的房屋登記檔案宜實(shí)行集約化管理，統(tǒng)一操作規(guī)范和查詢(xún)系統(tǒng)，既可發(fā)揮大型數(shù)據(jù)庫(kù)作用，又有利于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各級(jí)查詢(xún)窗口的服務(wù)。在設(shè)區(qū)城市的不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)內(nèi)宜設(shè)置兩級(jí)查詢(xún)窗口，區(qū)一級(jí)窗口方便查詢(xún)申請(qǐng)人就近辦理，市級(jí)窗口負(fù)責(zé)接待全市范圍不動(dòng)產(chǎn)信息查詢(xún)，規(guī)范特殊查詢(xún)操作，合理配置受理、審核查詢(xún)權(quán)限。不動(dòng)產(chǎn)登記信息資源共享后，任一窗口的查詢(xún)?nèi)藛T可通過(guò)系統(tǒng)，按權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)，并根據(jù)不同查詢(xún)類(lèi)型出具查詢(xún)結(jié)果或打印檔案掃

14、描件，加蓋檔案資料證明專(zhuān)用章的方式提供查詢(xún)服務(wù)，形成一個(gè)滿(mǎn)足社會(huì)各界查詢(xún)需求的、全方位不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢(xún)服務(wù)體系。（三）完善權(quán)限管理，提供分類(lèi)、分層次的查詢(xún)服務(wù)。不動(dòng)產(chǎn)登記信息既有物權(quán)公示的內(nèi)容，又包括大量個(gè)人敏感信息，因此，查詢(xún)信息需要堅(jiān)持“明示同意”、“最少夠用”原則，查詢(xún)系統(tǒng)應(yīng)完善權(quán)限管理，做到每一筆查詢(xún)業(yè)務(wù)全部留痕，以便隨時(shí)調(diào)出復(fù)核，加強(qiáng)對(duì)查詢(xún)?nèi)藛T的監(jiān)督管理，避免超限、超范圍查詢(xún)。在與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)動(dòng)態(tài)更新的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)不同查詢(xún)需求類(lèi)型，有針對(duì)性地開(kāi)展查詢(xún)服務(wù)。1、核實(shí)型查詢(xún)需求，宜逐步放開(kāi)個(gè)人和單位查詢(xún)限制，待條件成熟，可使用手機(jī)短信，網(wǎng)絡(luò)或憑密碼進(jìn)行自助查詢(xún)。2、憑證型查詢(xún)和出具查詢(xún)結(jié)果的，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范查詢(xún)，分類(lèi)提供查詢(xún)服務(wù)，并盡量使用檔案數(shù)字化成果和掃描件，避免實(shí)物檔案損毀，提高效率3、線索型查詢(xún)則應(yīng)完善工作銜接，宜采取更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆绞剑皇羌訌?qiáng)有權(quán)查詢(xún)機(jī)關(guān)與房屋登記檔案管理機(jī)構(gòu)工作銜接，保障隱私信息安全；二是嚴(yán)格查詢(xún)受理，使用規(guī)范的協(xié)助查詢(xún)文書(shū)，確保因公查詢(xún)、應(yīng)申請(qǐng)查詢(xún)；三是明確有權(quán)申請(qǐng)查詢(xún)單位范圍和操作規(guī)范，由受理和審核人員依各自權(quán)限共同完成，并注明查詢(xún)用途，使個(gè)人敏感信息合法利用。4、數(shù)據(jù)接口型查詢(xún)則由技術(shù)部門(mén)加強(qiáng)