不動產(chǎn)登記檔案管理和信息資源利用

1、 i不動產(chǎn)登記檔案集約化管理和信息資源利用2013年11月，國務院常務會議通過決定，將分散在多個部門的不動產(chǎn)登記職責整合由一個部門承擔，一是由國土資源部負責指導監(jiān)督全國土地、房屋、草原、林地、海域等不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責，二是建立不動產(chǎn)登記信息管理基礎平臺，實現(xiàn)不動產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”。三是推動建立不動產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)。近日，中央編辦發(fā)布中央編辦關于整合不動產(chǎn)登記職責的通知，公布了不動產(chǎn)登記職責整合的方案。通知指出，國土資源部指導監(jiān)督全國土地登記、房屋登記、林地登記、草原登記、海域登記等不動產(chǎn)登記工作，會同有關部門起草不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的法律法

2、規(guī)草案，推進不動產(chǎn)登記信息基礎平臺建設。全國實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記，將轉(zhuǎn)變現(xiàn)行分散登記的模式，基本做到登記機構、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”。這對于整合各類資源，理順管理機制，發(fā)揮物權登記公示作用，保證不動產(chǎn)交易安全，維護護權利人合法權益具有重要意義，也順應當今信息大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，不動產(chǎn)登記工作迎來重大歷史發(fā)展機遇。因此，作為不動產(chǎn)登記重要的基礎性工作一一不動產(chǎn)登記檔案管理，多年不變的管理模式和信息資源利用方式也將面臨著新 的決擇。這是檔案工作不可分割的兩個層面，管理好檔案是利用的基礎，發(fā)揮檔案信息資源作用是管理好檔案的終級目標。本文以北京房屋登記檔案工作為例，對不動產(chǎn)登記檔案管理集

3、約化管理模式和信息資源利用進行初步探討和研究，提出了一些不動產(chǎn)登記檔案集約化管理和規(guī)范信息資源利用思路，借此與各界同仁參考交流。一、基本概況不動產(chǎn)登記檔案不僅是業(yè)務辦理的依據(jù)，還是權利人證明權益的法律憑證，而且在國土資源保護、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面發(fā)揮著重要作用。據(jù)統(tǒng)計，截止到2013年底，僅北京市房屋登記檔案就已突破900萬卷，館庫面積11712平米，專兼職檔案人員134名，全年受理查詢21.34萬人次，查閱檔案37.86萬卷次，館藏量、查詢量均遠超一般專業(yè)檔案。其管理水平的高低直接影響到業(yè)務辦理效率、質(zhì)量和數(shù)據(jù)資源共享水平。多年來，不動產(chǎn)登記分

4、散在各個部門，機構編制、歸檔標準、管理機制不盡相同，各類型、各級不動產(chǎn)登記檔案工作發(fā)展并不均衡。普遍存在缺少檔案專業(yè)人才、館庫建設落后、歷史數(shù)據(jù)資源整合困難、查詢口徑標準不一致等情況。不動產(chǎn)登記信息資源遲遲無法全面聯(lián)通共享，成為制約不動產(chǎn)登記工作發(fā)展的短板。不動產(chǎn)實行統(tǒng)一登記后，應重點從理順不動產(chǎn)檔案管理機制，科學統(tǒng)加大資金支持力度，穩(wěn)定檔案專業(yè)干部隊伍等方面入手，籌，長遠規(guī)劃，完善不動產(chǎn)登記檔案管理頂層設計，全面梳理不動產(chǎn)登記檔案工作流程，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，推行集約化管理模式，整合優(yōu)化各類資源，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、信息化、自動化管理。豐富網(wǎng)絡、自助查詢手段，按需求類型依法、依規(guī)提供查詢服務

5、，全面提高不動產(chǎn)登記檔案管理工作水平。二、集約化管理模式集約化管理概念來源于現(xiàn)代企業(yè)集團為提高效率與效益的基本取向經(jīng)驗。其在不動產(chǎn)登記檔案工作中的應用均已具備一定條件，主要有以下幾方面內(nèi)容：（一）完善頂層設計，理順管理機制，實現(xiàn)省市、區(qū)縣兩級優(yōu)勢互補，協(xié)調(diào)高效管理。強化省市一級檔案機構統(tǒng)籌、監(jiān)督、指導職責，設立省市不動產(chǎn)登記檔案館（數(shù)據(jù)中心），實行屬地專業(yè)垂直管理，整合、優(yōu)化各類、各級不動產(chǎn)登記檔案機構、人員、庫房資源，構建與屬地區(qū)縣分工明確、協(xié)調(diào)一致的管理機制。合理布局，按需設置，根據(jù)不動產(chǎn)登記機構工作量情況配備檔案專業(yè)人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調(diào)動員

6、工積級性。根據(jù)館藏量、庫房情況，符合條件的實物檔案，采用集中建設庫房保管或優(yōu)化組合的方式就近保管，尚不具備條件的，可暫時分散在各級周轉(zhuǎn)庫，避免重復建設，節(jié)約土地資源。統(tǒng)籌購置數(shù)字化處理設備，集中外包完成檔案數(shù)字化，減少重復投入，提高效率和質(zhì)量，并配合信息部門交叉異地保存電子數(shù)據(jù)檔案。（二）梳理各個工作環(huán)節(jié)，科學靈活配置資源，規(guī)范操作流程。檔案工作依托于業(yè)務工作發(fā)展，是不動產(chǎn)登記業(yè)務的重要一環(huán)，登記資料從受理一刻起既已注定將要歸檔的命運，業(yè)務辦理從最初申請、受理開始，經(jīng)過審核、審批，到最后繕證、辦結、發(fā)證、歸檔，形成一條完整的工作流程，涉及多個崗位工作人員，這是檔案形成到歸檔的生命線，也是滋生重

7、復、無序、繁瑣勞作之地。因此，采用刪除、壓縮、合并、外包的方式，全面梳理業(yè)務流程，統(tǒng)一歸檔標準和操作規(guī)范，消除多余、重復的勞動，從而形成一條全方位各盡其責的流水線工作方式，使辦理業(yè)務與歸檔環(huán)節(jié)緊密銜接，各環(huán)節(jié)工作人員專注于具體操作，減少失誤，全面提高效率和質(zhì)量。這正是集約化管理模式科學靈活配置資源，規(guī)范操作流程的優(yōu)勢所在。（三）引入二維碼和物聯(lián)網(wǎng)技術，完善不動產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)共享機制，發(fā)揮集約化管理資源共享優(yōu)勢。近年來，二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術發(fā)展突飛猛進，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，給檔案流轉(zhuǎn)和管理工作帶來極大的想象空間。不動產(chǎn)登記實物檔案采用二維碼、物聯(lián)網(wǎng)、電子密鑰等技術，制定全國統(tǒng)一的編目規(guī)則，使每

8、一卷檔案對應唯一編碼，實現(xiàn)存儲空間和庫房定位科學自動化管理。具備條件的可以集中建設庫房，節(jié)約稀缺土地資源，避免重復投入；尚不具備條件的，可暫時分散在各級周轉(zhuǎn)庫，通過信息系統(tǒng)管理，留待備查、取證。待保管期限到期，再行鑒定銷毀或集中管理。日常辦理業(yè)務主要使用檔案數(shù)字掃描件，各類不動產(chǎn)登記信息通過系統(tǒng)進行整合優(yōu)化，歸集，建立起土地和房屋、樓幢和單元、房屋和權利人的關聯(lián)，明確權屬上下手關系，實現(xiàn)遠程圖形或視頻調(diào)用共享，并與有關部門實現(xiàn)互通交流，為不動產(chǎn)市場交易、調(diào)控、繳稅、信貸、信用管理提供數(shù)據(jù)決策依據(jù)。歸納起來，集約化管理是集中下的優(yōu)化，避免了條塊分散式管理下各類、各級不動產(chǎn)登記工作的多樣性，具有靈

9、活、高效、協(xié)作等特點，各類資源實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理，有利于后期不動產(chǎn)檔案信息資源整合；有利于科學靈活配置機構、館庫、人力資源，確保檔案保管條件符合國家標準，提高了歸檔工作效率質(zhì)量；有利于發(fā)揮信息技術高效、協(xié)作作用，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息化、自動化管理，使之更加便于流轉(zhuǎn)和保管，更加便捷地為各類行政管理提供信息、數(shù)據(jù)支持。集約化管理模式將各類不動產(chǎn)登記業(yè)務納入一個整體，是實現(xiàn)同城異地辦理，服務同質(zhì)化的基礎條件，既符合登記機構、登記簿冊、登記依據(jù)和信息平臺“四統(tǒng)一”的發(fā)展需求，也符合檔案工作規(guī)律，也是實行集約化管理的出發(fā)點和歸宿。三、不動產(chǎn)登記檔案信息資源利用不動產(chǎn)登記檔案信息資源利用是發(fā)揮物權公示作

10、用的重要體現(xiàn)，也是我們抓好檔案工作的主要目的，隨著多年來，我國房地產(chǎn)市場不斷活躍，不動產(chǎn)登記信息查詢需求日趨多樣，查詢量激增，而且查詢結果價值高，開放不動產(chǎn)登記信息查詢呼聲高漲。但不動產(chǎn)登記檔案信息包含著大量個人隱私和商業(yè)秘密內(nèi)容，如何處理好物權公示與維護隱私信息安全關系已成為當前不動產(chǎn)信息查詢利用工作一項重要內(nèi)容。（一）根據(jù)查詢需求和出具的查詢結果不同，大致可分為以下四種類型。1、不動產(chǎn)登記簿記載信息的核實型查詢主要是指個人和單位查詢房屋登記簿記載信息，核實房屋登記的基本（自然）狀況信息，以及是否存在限制、抵押等狀態(tài)信息。2、登記檔案資料的憑證型查詢主要是指權利人、利害關系人需查詢房屋登記檔

11、案資料，并復制檔案中有關登記材料，取得原始憑證復印件。3、按身份信息檢索的線索型查詢主要是指公安、安全、檢察、審判、紀檢等部門在偵查、執(zhí)行、辦理案件過程中，需要房屋登記檔案管理機構提供按身份信息進行檢索的查詢。4、提供數(shù)據(jù)庫接口信息查詢主要指住房保障、地稅、戶籍管理、公積金、銀行等部門機構，因規(guī)范執(zhí)行有關政策，需查詢權利人及家庭成員在行政區(qū)劃內(nèi)有無房屋登記信息或登記數(shù)量的情況。因查詢量巨大，目前，多采用提供數(shù)據(jù)庫接口方式解決。四、不動產(chǎn)登記信息查詢對策近年來，物聯(lián)網(wǎng)、云存儲技術的蓬勃發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案信息化建設逐步深入，隨著各地歷史檔案數(shù)字化，數(shù)據(jù)資源聯(lián)網(wǎng)工作完成，不動產(chǎn)登記信息將在各個領域

12、發(fā)揮更大的作用，面臨查詢標準不一、查詢類型多樣、查詢量大等問題，傳統(tǒng)的手工查詢必將慢慢淡出歷史舞臺，只有發(fā)揮信息技術和集約化管理模式的優(yōu)勢，依法、依規(guī)逐步開放查詢，才能真正提代便捷高效的查詢服務。（一）加強制度建設，統(tǒng)一查詢口徑盡管各類不動產(chǎn)登記信息均有相關的法律、法規(guī)，規(guī)范查詢標準、程序，但部分條款制訂時期較早，不夠細化，定義模糊，而且由于各地管理機制、信息化建設水平不一，在執(zhí)行規(guī)范和口徑上也略有不同。因此，迫切需要加強制度建設，統(tǒng)一查詢口徑。通過制度明確不動產(chǎn)登記檔案信息查詢方式，以及個人住房信息查詢操作規(guī)范。對于新增的查詢需求應保持開放而又嚴謹?shù)膽B(tài)度，既利用好寶貴的登記信息資源，又維護好

13、權利人合法權益。（二）理順管理，構建分工明確的兩級查詢服務體系。查詢信息是不動產(chǎn)登記工作對外提供服務的重要一環(huán)，需要有分工明確、功能完善的服務體系進行響應。分析查詢工作特點和需求類型，行政區(qū)劃內(nèi)的房屋登記檔案宜實行集約化管理，統(tǒng)一操作規(guī)范和查詢系統(tǒng)，既可發(fā)揮大型數(shù)據(jù)庫作用，又有利于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各級查詢窗口的服務。在設區(qū)城市的不動產(chǎn)登記部門內(nèi)宜設置兩級查詢窗口，區(qū)一級窗口方便查詢申請人就近辦理，市級窗口負責接待全市范圍不動產(chǎn)信息查詢，規(guī)范特殊查詢操作，合理配置受理、審核查詢權限。不動產(chǎn)登記信息資源共享后，任一窗口的查詢?nèi)藛T可通過系統(tǒng)，按權限設置實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)查詢，并根據(jù)不同查詢類型出具查詢結果或打印檔案掃

14、描件，加蓋檔案資料證明專用章的方式提供查詢服務，形成一個滿足社會各界查詢需求的、全方位不動產(chǎn)登記信息查詢服務體系。（三）完善權限管理，提供分類、分層次的查詢服務。不動產(chǎn)登記信息既有物權公示的內(nèi)容，又包括大量個人敏感信息，因此，查詢信息需要堅持“明示同意”、“最少夠用”原則，查詢系統(tǒng)應完善權限管理，做到每一筆查詢業(yè)務全部留痕，以便隨時調(diào)出復核，加強對查詢?nèi)藛T的監(jiān)督管理，避免超限、超范圍查詢。在與業(yè)務系統(tǒng)關聯(lián)動態(tài)更新的基礎上，應根據(jù)不同查詢需求類型，有針對性地開展查詢服務。1、核實型查詢需求，宜逐步放開個人和單位查詢限制，待條件成熟，可使用手機短信，網(wǎng)絡或憑密碼進行自助查詢。2、憑證型查詢和出具查詢結果的，應嚴格按照有關標準規(guī)范查詢，分類提供查詢服務，并盡量使用檔案數(shù)字化成果和掃描件，避免實物檔案損毀，提高效率3、線索型查詢則應完善工作銜接，宜采取更加嚴謹?shù)姆绞?，一是加強有權查詢機關與房屋登記檔案管理機構工作銜接，保障隱私信息安全；二是嚴格查詢受理，使用規(guī)范的協(xié)助查詢文書，確保因公查詢、應申請查詢；三是明確有權申請查詢單位范圍和操作規(guī)范，由受理和審核人員依各自權限共同完成，并注明查詢用途，使個人敏感信息合法利用。4、數(shù)據(jù)接口型查詢則由技術部門加強