高效會(huì)議管理技巧

1、高效會(huì)議管理技巧高效會(huì)議管理技巧主講：威小龍主講：威小龍課程目標(biāo)課程目標(biāo) 了解會(huì)議的目的種類和體系 了解效率不高原因及對(duì)策 掌握有效會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng) 掌握會(huì)議中溝通和反饋技巧 掌握會(huì)議的會(huì)議管理技巧 提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！ 自我對(duì)照第一講第一講 當(dāng)今會(huì)議觀當(dāng)今會(huì)議觀 會(huì)議的意義 會(huì)議的目的 會(huì)議的種類 會(huì)議的周期 會(huì)議成本的計(jì)算集思廣益圖集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的意義會(huì)議的意義 會(huì)議是一

2、個(gè)集思廣益的渠道 會(huì)議顯示一個(gè)組織的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的會(huì)議的目的 開展有效的溝通 傳達(dá)資訊 監(jiān)督、協(xié)調(diào)矛盾 達(dá)成協(xié)議與解決問題 資源共享 開發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類會(huì)議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.活動(dòng)講解2.政策的會(huì)議3.當(dāng)眾表揚(yáng)或（批評(píng)別人的）4.會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議會(huì)

3、議的頻率會(huì)議的頻率固定的會(huì)議：固定的會(huì)議：建議：每天一次最佳注意事項(xiàng)：不能多與每天三次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：隨時(shí)建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使代理感覺日日有危機(jī)，會(huì)會(huì)使代理感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境讓公司陷入工作無序的可怕境地。地。處理突發(fā)事件的會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過過1小時(shí)。小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的

4、計(jì)算 會(huì)議的時(shí)間成本 直接的會(huì)議成本 效率損失成本第二講第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及解決方案 會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理 高效會(huì)議的八大特征 會(huì)議規(guī)范高效會(huì)議的預(yù)防性管理高效會(huì)議的預(yù)防性管理1.充分作好準(zhǔn)備工作（時(shí)間材料通知）2.明確開會(huì)原因及目的與執(zhí)行3.監(jiān)督好落實(shí)好上一個(gè)會(huì)議高效會(huì)議的八大特征高效會(huì)議的八大特征 只要有必要就召集 好好籌劃過 計(jì)劃好了會(huì)議議程 遵守時(shí)間 一切按部就班 請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席 作出了評(píng)論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類會(huì)議規(guī)范種類 時(shí)間安排方面的規(guī)范 固定的會(huì)議流程規(guī)范 會(huì)議本身要遵守的規(guī)則固定的會(huì)議流程規(guī)

5、范固定的會(huì)議流程規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程 1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生共識(shí)/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主持者（無論是否參會(huì)）2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有提前的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會(huì)后要看到的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量 第三講第三講 開會(huì)前的

6、準(zhǔn)備工作開會(huì)前的準(zhǔn)備工作 是否要開會(huì) 準(zhǔn)備工作的作用 1H5W 準(zhǔn)備工作核對(duì) 主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果無需開會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)（或批評(píng)） 要讓別人參與決策以集思廣益聽取本團(tuán)隊(duì)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果必須開會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用 選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn) 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法

7、法WhyWhatWhenWhoWhereHow地點(diǎn)人物時(shí)間內(nèi)容原因怎么做 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.是否發(fā)出了會(huì)議通知10.確定輔助教材12.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料13.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的主持人的4個(gè)準(zhǔn)備個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行SWOT分析& SWOT分析分析Strength優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅 自身環(huán)境第四

8、講第四講 成功會(huì)議的五種策略成功會(huì)議的五種策略如何做開場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議 G ? 如何做開場(chǎng)白如何做開場(chǎng)白 定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。 內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。 程序： 概觀會(huì)議進(jìn)行程序； 提供與會(huì)議有關(guān)的資訊； 規(guī)范議程； 指定會(huì)議記錄者； 征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間v主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。v主持人發(fā)言最多的原因主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟對(duì)會(huì)議的議題特別熟地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音

9、較大負(fù)擔(dān)較多的指導(dǎo)責(zé)任負(fù)擔(dān)較多的指導(dǎo)責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度 語言方式 非語言方式如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式 彼德德魯克決議法： 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí) 列舉或圖示各提案并開始討論 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng) 估計(jì)各提案之獲益律 估計(jì)有無采集更多參考資料的需要 征求反對(duì)意見 以中立角度檢視正反意見 尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同 對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策4種團(tuán)隊(duì)決策法種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法第五講第五講 會(huì)議

10、中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通與反饋技巧v會(huì)議中的溝通v會(huì)議中的反饋技巧溝通的漏斗溝通的漏斗別人行動(dòng)的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心理想的 100%溝通漏斗溝通的定義溝通的定義 為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程 溝通金三角溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的冰山模式溝通的冰山模式 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條

11、理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時(shí)間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差如何建立信任如何建立信任 v找共同點(diǎn)找共同點(diǎn)v適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)展示自己的能力和水平v適當(dāng)暴露自己脆弱的地方適當(dāng)暴露自己脆弱的地方v不必說出所有的真相不必說出所有的真相會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評(píng)三部曲批評(píng)三部曲1.首先表揚(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束 第六講第六講 主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧v傾聽的技巧v實(shí)際的說話

12、技巧 傾聽傾聽 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)v聽聽別人的故事v聽聽別人完整的故事v先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧傾聽的技巧v點(diǎn)頭且微笑v眼神的接觸v發(fā)出傾聽的聲音v身體向前傾v重復(fù)和總結(jié)v必要時(shí)做記錄傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)v別人說話時(shí)你在想你自己的事v邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較v經(jīng)常打斷別人的談話v為演講者結(jié)束他的演講v忽略過程只要結(jié)果v僅聽自己想聽或愿聽的東西v精力不集中，易被其他東西干擾表達(dá)感受的兩句話表達(dá)感受的兩句話 我也有過相同的經(jīng)歷我也有過相同的經(jīng)歷

13、如果我是你，我跟你感覺一樣如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧說話技巧v展示v探詢v評(píng)論v建立v測(cè)試?yán)斫馇闆rv總結(jié)v排除v引進(jìn)v就程序提出建議第七講第七講 如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況v與“cicada蟬”相遇v與“shark鯊魚”相遇v與“donkey驢”相遇v遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤”v與“crab螃蟹（跑題者）”相遇與與“cicada蟬蟬”相遇相遇v講故事（和討論的主題無關(guān)）v講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題v講的太模糊，沒有具體事例v拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)對(duì)于對(duì)于“cicada蟬蟬”的解決的解決v可用話語或非語言的暗示v事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制v用總結(jié)

14、的方式結(jié)束與與“shark鯊魚鯊魚”相遇相遇v有攻擊別人的傾向v總是給予消極的、否定的意見對(duì)付“shark鯊魚鯊魚”型發(fā)言者的辦型發(fā)言者的辦法法非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法與與“donkey驢驢”相遇相遇v過于敏感v防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻v不能站在別人的立場(chǎng)看問題對(duì)付“donkeydonkey驢驢”型發(fā)言者的辦型發(fā)言者的辦法法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn) 遭遇遭遇“rabbit tracking兔子般追蹤兔子般追蹤”v質(zhì)疑正在使用的程序v總是提議不同的程序或建議v解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與與“crab螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇v開會(huì)的同時(shí)一并做別

15、的工作v私自進(jìn)入小團(tuán)體討論v時(shí)常接電話v瞌睡v其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等對(duì)對(duì)“crab螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默第八講第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任v主持人的守則與責(zé)任v參會(huì)者的守則與責(zé)任v如何處理會(huì)議中的沖突主持人的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任v營(yíng)造和諧氣氛v按照議程進(jìn)行v正確討論總結(jié)內(nèi)容v引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言v幫助參會(huì)者理清不假思索的想法v尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況v減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論v保證中立態(tài)度主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)v聽完陳述后，

16、就沒詞了v向雙方之一表示贊同v阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談v認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題v建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議v引導(dǎo)雙方攻擊你v縮小問題的嚴(yán)重性v換話題v當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒參會(huì)者的守則和責(zé)任參會(huì)者的守則和責(zé)任v會(huì)前充分準(zhǔn)備v會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見v以解決問題為己任v開放的心態(tài)，摒除部門之見v盡可能多的獲取信息v耐心聆聽，尊重他人的意見v勇于發(fā)言，言之有物v不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊v避免不當(dāng)?shù)闹w語言v會(huì)后總結(jié)如何處理會(huì)議中的沖突如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求決斷：滿足自己的要求回避回避遷就（適應(yīng)）遷就（適應(yīng)）不合作不合作

17、合作合作妥協(xié)妥協(xié)競(jìng)爭(zhēng)（暴力）競(jìng)爭(zhēng)（暴力）協(xié)作協(xié)作決斷決斷不決斷不決斷第九講第九講 會(huì)議記錄會(huì)議記錄v會(huì)議記錄者的功能v誰能勝任會(huì)議記錄者v對(duì)會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者的功能v僅次于主持人v記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序v協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會(huì)議記錄者的才能會(huì)議記錄者的才能v反應(yīng)快v寫字快v知識(shí)面廣v記憶力特別強(qiáng)v組織能力強(qiáng)v傾聽能力強(qiáng)v總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄的會(huì)議記錄的10大建議大建議v重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音v定期召開的會(huì)議不用錄音v多數(shù)會(huì)議指定記錄者v記錄者的筆記流暢不失真v會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面v會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確v會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容v會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理v與主席共

18、同修正錯(cuò)誤部分v將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū) 社會(huì)性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化 第十講第十講 會(huì)后跟進(jìn)會(huì)后跟進(jìn)v作參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)v作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)v自我評(píng)定v怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量v關(guān)于習(xí)慣參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容v拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀v分析不同參會(huì)者的眾生相v考慮自己任務(wù)的完成方法v會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)針對(duì)意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷（一）（一）在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？面對(duì)別人說話的時(shí)候是不是