大型活動策劃與管理教材PPT38頁

1、大型活動策劃與管理大型活動策劃與管理上海交通大學(xué)出版社上海交通大學(xué)出版社20132013年年9 9月月模塊二模塊二 展覽活動策劃與管理展覽活動策劃與管理項目引入高交會“中國科技第一展”中國國際高新技術(shù)成果交易會（簡稱高交會），是由中華人民共和國商務(wù)部、中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部、中華人民共和國工業(yè)和信息化部、中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會、中華人民共和國教育部、中華人民共和國人力資源和社會保障部、中華人民共和國農(nóng)業(yè)部、中華人民共和國國家知識產(chǎn)權(quán)局、中國科學(xué)院、中國工程院、深圳市人民政府主辦，深圳市中國國際高新技術(shù)成果交易中心（深圳會展中心管理有限責(zé)任公司）承辦，中國規(guī)模最大、最具影響力的科技

2、類展會。思考：1.為高交會設(shè)計招展書，應(yīng)包括哪些主要內(nèi)容？2.如何指引參展商進(jìn)行布展？3.展后的評估總結(jié)如何開展？項目一項目一 策展策展任務(wù)1 展覽的定義與分類任務(wù)2 選題構(gòu)思任務(wù)3 可行性分析任務(wù)4 立項策劃任務(wù)任務(wù)1 1 明確展覽的定義與分類明確展覽的定義與分類大型活動里常說的展覽，不是指“展示”這個動詞，而是特指“展覽會”這個名詞。展覽會，在辭海中的定義為：用固定或巡回的方式，公開展出工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品、手工業(yè)制品、藝術(shù)作品、圖書、圖片，以及各種重要實物、標(biāo)本、模型等，共參觀、欣賞的一種臨時性組織。簡明不列顛百科全書給“展覽會”的解釋是：為鼓舞公眾興趣、促進(jìn)生產(chǎn)、發(fā)展貿(mào)易、或者為了說明一種或多種

3、生產(chǎn)活動的進(jìn)展或成就，將藝術(shù)品、科學(xué)成果或工業(yè)制品進(jìn)行有組織的展覽。展覽的分類展覽的分類根據(jù)性質(zhì)不同，分為貿(mào)易展和消費展按照內(nèi)容不同，可分為綜合展覽和專業(yè)展覽按照規(guī)模不同，劃分為國際展、國家展、地區(qū)展、地方展以及單個企業(yè)的獨家展根據(jù)時間不同，分定期展覽和不定期展覽根據(jù)場地不同，分專用展覽館展和流動展覽按照形式不同，分為現(xiàn)實展覽和虛擬展覽按照國際展覽聯(lián)盟（UFI）的展會分類標(biāo)準(zhǔn)，分成綜合性展覽會、專業(yè)性展覽會和消費性展覽會三大類任務(wù)任務(wù)2 2 選題構(gòu)思選題構(gòu)思展覽調(diào)研與信息分析（展覽信息、市場信息、展覽調(diào)研與信息分析（展覽信息、市場信息、同類展覽信息、場館、環(huán)境、交通等相關(guān)信息）同類展覽信息、場

4、館、環(huán)境、交通等相關(guān)信息）選題與主題策劃選題與主題策劃任務(wù)任務(wù)3 3 可行性分析可行性分析一一 展覽選題分析展覽選題分析環(huán)境分析環(huán)境分析戰(zhàn)略分析戰(zhàn)略分析任務(wù)任務(wù)3 3 可行性分析可行性分析二二 執(zhí)行方案分析執(zhí)行方案分析展覽基本框架方案展覽基本框架方案展覽進(jìn)度計劃方案展覽進(jìn)度計劃方案三三 財務(wù)預(yù)算分析財務(wù)預(yù)算分析四四 展覽風(fēng)險分析展覽風(fēng)險分析任務(wù)任務(wù)4 4 立項策劃立項策劃一一 展覽會的基本框架展覽會的基本框架展覽名稱展覽名稱辦展地點辦展地點辦展時間和頻率辦展時間和頻率辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)展覽規(guī)模和定位展覽規(guī)模和定位二二 展覽會的預(yù)算展覽會的預(yù)算任務(wù)任務(wù)4 4 立項策劃立項策劃三三 招展招商和宣傳推

5、廣計劃招展招商和宣傳推廣計劃四四 展會時間進(jìn)度計劃展會時間進(jìn)度計劃任務(wù)任務(wù)4 4 立項策劃立項策劃學(xué)生以小組為單位,討論策展流程及其注意事項。項目一訓(xùn)練項目一訓(xùn)練: :項目二項目二 招展招展任務(wù)1 招展工作任務(wù)2 招商工作任務(wù)3 宣傳推廣任務(wù)任務(wù)1 1 招展工作招展工作招徠符合展會主題和展品范圍的潛在公司參加展覽會以有形的展位為媒介，銷售一種無形的服務(wù)招展?fàn)I銷要素： 產(chǎn)品有形營銷要 價格 地點 促銷 人員無形服務(wù)營銷要素 有形展示 過程任務(wù)任務(wù)2 2 招商工作招商工作招商對象- 分析展會相關(guān)的產(chǎn)業(yè)鏈- 分析展會產(chǎn)品的主要消費市場的地域分布狀況和需求情況，展覽題材所在行業(yè)的結(jié)構(gòu)和背景，開展專業(yè)觀

6、眾分析招商渠道：專業(yè)媒體、各種大眾媒體、同類展會、有關(guān)的行業(yè)協(xié)會和商會、參展企業(yè)、各種招商代理、國際組織及外國駐華機(jī)構(gòu)、政府主管部門、招展過程中的拒絕型客戶任務(wù)任務(wù)3 3 宣傳推廣宣傳推廣宣傳推廣的目標(biāo)宣傳推廣的目標(biāo)任務(wù)任務(wù)3 3 宣傳推廣宣傳推廣宣傳推廣的方式宣傳推廣的方式 召開新聞發(fā)布會、廣告宣傳、建立專門的網(wǎng)站、向召開新聞發(fā)布會、廣告宣傳、建立專門的網(wǎng)站、向相關(guān)人員直接郵寄資料、公共關(guān)系營銷推廣、人員相關(guān)人員直接郵寄資料、公共關(guān)系營銷推廣、人員推廣、在國內(nèi)外同類展會上推廣、網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣、推廣、在國內(nèi)外同類展會上推廣、網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣、通過專業(yè)協(xié)會和商會進(jìn)行推廣、利用國外駐華機(jī)構(gòu)通過專業(yè)協(xié)會和

7、商會進(jìn)行推廣、利用國外駐華機(jī)構(gòu)和我國駐外機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳推廣和我國駐外機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳推廣學(xué)生以小組為單位,討論招展流程及其注意事項。項目二訓(xùn)練項目二訓(xùn)練: :項目三項目三 布展布展任務(wù)1參展手冊任務(wù)2展品運輸指南任務(wù)3展臺設(shè)計搭建任務(wù)4 布展須知任務(wù)任務(wù)1 1 參展手冊（上）參展手冊（上）第十二屆高交會參展手冊第十二屆高交會參展手冊目錄目錄高交會組織結(jié)構(gòu)及職能圖高交會組織結(jié)構(gòu)及職能圖 1 1交易中心交易中心/ /會展中心組織結(jié)構(gòu)及職能圖會展中心組織結(jié)構(gòu)及職能圖 2 2第十二屆高交會內(nèi)容及展區(qū)安排第十二屆高交會內(nèi)容及展區(qū)安排 3 3第一章第一章 高交會簡介高交會簡介 5 5第二章第二章 參展申請及相關(guān)

8、事項參展申請及相關(guān)事項第三章第三章 參展參展 開展期間進(jìn)出館時間開展期間進(jìn)出館時間 14 14展品與資料進(jìn)出館管理展品與資料進(jìn)出館管理 14 14進(jìn)出車輛管理及路線安排進(jìn)出車輛管理及路線安排 14 14展位管理展位管理 14 14展品及宣傳品管理展品及宣傳品管理 15 15參展安全管理參展安全管理 16 16展位清潔展位清潔 17 17貴重展（物）品的風(fēng)險防范及保險貴重展（物）品的風(fēng)險防范及保險 17 17噪音控制規(guī)定噪音控制規(guī)定 17 17關(guān)于銷售假冒偽劣和亂擺賣的處罰關(guān)于銷售假冒偽劣和亂擺賣的處罰 17 17侵權(quán)投訴處理侵權(quán)投訴處理 17 17成交統(tǒng)計成交統(tǒng)計 18 18境外參展商注意事項

9、境外參展商注意事項 18 18參展配套服務(wù)參展配套服務(wù) 18 18任務(wù)任務(wù)1 1 參展手冊（下）參展手冊（下）第四章 布展 布展時間 20布展類型 21布展施工管理 21現(xiàn)場服務(wù)與管理 27楣板的制作 28施工管理費、加班申請、廣告等服務(wù)項目價格及要求 28第五章 撤展 撤展時間 29撤展流程 29撤展管理規(guī)定 30撤展服務(wù) 30撤展期間運輸車輛管理及撤展車輛路線安排 30第六章 證件辦理 第七章 門票辦理第八章 保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)管理辦法 第九章 成交項目的征集與統(tǒng)計第十章 論壇及活動第十一章 各獎項申報、評審及獎勵辦法第十二章 突發(fā)事件應(yīng)急處理 48深圳會展中心基本參數(shù)表 49各部門聯(lián)系表 51

10、高交會各項業(yè)務(wù)聯(lián)系方法 51附件：1、第十二屆高交會展區(qū)分布圖 2、布、撤展車輛進(jìn)出深圳會展中心行駛路線圖 3、深圳會展中心會議廳（室）分布圖 4、深圳會展中心各館配電箱分布圖 5、展館疏散示意圖 （資料來源：http:/）任務(wù)任務(wù)2 2 展品運輸指南展品運輸指南展品運輸注意事項展品運輸注意事項國際展覽運輸協(xié)會認(rèn)為，運輸代理的業(yè)務(wù)主要依賴于三個方國際展覽運輸協(xié)會認(rèn)為，運輸代理的業(yè)務(wù)主要依賴于三個方面的管理：聯(lián)絡(luò)、海關(guān)手續(xù)和搬運操作。面的管理：聯(lián)絡(luò)、海關(guān)手續(xù)和搬運操作。常見的問題包括：常見的問題包括：全部或部分展品未及時運到，導(dǎo)致不能正常參展；全部或部分展品未及時運到，導(dǎo)致不能正常參展；展品因沒

11、有進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b而在運輸途中破損，引起額外費展品因沒有進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b而在運輸途中破損，引起額外費用的產(chǎn)生；用的產(chǎn)生；缺少產(chǎn)地證、檢疫證等而造成扣費、扣貨等損失，還造成運缺少產(chǎn)地證、檢疫證等而造成扣費、扣貨等損失，還造成運輸延誤；輸延誤；包裝箱在拆卸展品時破損，導(dǎo)致回運時不能再用，或是包裝包裝箱在拆卸展品時破損，導(dǎo)致回運時不能再用，或是包裝箱丟失等；箱丟失等；巡回展是比較特殊的戰(zhàn)略，為了保險起見，會通過不同的途巡回展是比較特殊的戰(zhàn)略，為了保險起見，會通過不同的途徑向同一地點發(fā)送兩套展覽用品。徑向同一地點發(fā)送兩套展覽用品。境內(nèi)展品運輸流程圖任務(wù)任務(wù)3 3 展臺設(shè)計搭建展臺設(shè)計搭建設(shè)計原則設(shè)計原則目

12、的性原則目的性原則藝術(shù)性原則藝術(shù)性原則功能性原則功能性原則搭建原則搭建原則（一）和諧（二）簡潔（三）重點突出（四）主題明確傳達(dá)信息（五）視覺沖擊要強(qiáng)烈（六）把握觀眾的喜好（七）展臺要易建易拆（八）其他因素任務(wù)任務(wù)4 4 布展須知布展須知 布展期間的主要工作任務(wù)任務(wù)4 4 布展須知布展須知 布展期間的主要工作學(xué)生以小組為單位,討論布展流程及其注意事項。項目三訓(xùn)練項目三訓(xùn)練: :項目四項目四 現(xiàn)場現(xiàn)場任務(wù)任務(wù)1 1 開幕式開幕式任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場管理現(xiàn)場管理任務(wù)任務(wù)3 3 后續(xù)工作后續(xù)工作任務(wù)任務(wù)1 1 開幕式開幕式一一 邀請范圍邀請范圍政府官員、工商名流、新聞記者等人士，政府官員、工商名流、新

13、聞記者等人士，展會知名度，吸引觀眾，購買決定權(quán)或建議權(quán)展會知名度，吸引觀眾，購買決定權(quán)或建議權(quán)二二 貴賓接待貴賓接待 貴賓主要包括協(xié)會高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講貴賓主要包括協(xié)會高層官員、公司總經(jīng)理、名人演講者、重要的贊助商、著名藝人等，有時還有重要的者、重要的贊助商、著名藝人等，有時還有重要的貴賓如國家領(lǐng)導(dǎo)人、各國政要、王室貴族等。貴賓如國家領(lǐng)導(dǎo)人、各國政要、王室貴族等。給予特別對待，從到達(dá)酒店到出席開幕直到離開展會給予特別對待，從到達(dá)酒店到出席開幕直到離開展會地點地點 都要進(jìn)行周到的安排。都要進(jìn)行周到的安排。 任務(wù)任務(wù)1 1 開幕式開幕式三 程序由展會工作人員引領(lǐng)國內(nèi)外嘉賓到主席臺就位；

14、主持人主持展會開幕并介紹到會嘉賓；主持人請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話；相關(guān)開幕表演開始；某位重要嘉賓宣布展會正式開幕；主持人宣布開幕式結(jié)束并請各位嘉賓和展會觀眾進(jìn)場參觀。任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場管理現(xiàn)場管理一、一、 辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理二、參展商的現(xiàn)場管理工作二、參展商的現(xiàn)場管理工作 三、撤展管理三、撤展管理 任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場管理現(xiàn)場管理一一 辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理辦展機(jī)構(gòu)現(xiàn)場管理（一）注冊管理（一）注冊管理（二）設(shè)備設(shè)施管理（二）設(shè)備設(shè)施管理（三）安全管理（三）安全管理（四）參展人員管理（四）參展人員管理（五）危機(jī)管理（五）危機(jī)管理（六）其他服務(wù)（六）其他服務(wù)任務(wù)任務(wù)2 2 現(xiàn)場管理現(xiàn)場管理二、參展

15、商的現(xiàn)場管理工作二、參展商的現(xiàn)場管理工作 布置展臺、配備展臺的工作人員、展臺接待、貿(mào)易洽布置展臺、配備展臺的工作人員、展臺接待、貿(mào)易洽談、情況記錄、其他相關(guān)宣傳推廣活動、信息收集談、情況記錄、其他相關(guān)宣傳推廣活動、信息收集工作、細(xì)節(jié)管理注意事項工作、細(xì)節(jié)管理注意事項 三、撤展管理三、撤展管理 展位的拆除、參展商租用展具的退還、參展商展品的展位的拆除、參展商租用展具的退還、參展商展品的處理和回運、展場的清潔、撤展安全保衛(wèi)處理和回運、展場的清潔、撤展安全保衛(wèi)任務(wù)任務(wù)3 3 后續(xù)工作后續(xù)工作一一 展后跟蹤展后跟蹤建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫、建立參展商和客戶的信息數(shù)據(jù)庫、收集客戶意見和建議、收集客戶意見和建議、及時通報展會信息、及時通報展會信息、和參展商及客戶保持長期的感情聯(lián)系。和參展商及客戶保持長期的感情聯(lián)系。二二 評估總結(jié)評估總結(jié)對展覽總體環(huán)境和參展整體工作的評估與總結(jié)，其作對展覽總體環(huán)境和參展整體工作的評估與總結(jié)，其作用與意義在于為判斷此次展覽工作的效率和效果提用與意義在于為判斷此次展覽工作的效率和效果提供標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)