XXXX文秘培訓(xùn)課件

1、12課程總覽課程總覽第一部分第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇第三部分第三部分 統(tǒng)籌管理篇統(tǒng)籌管理篇課程回顧課程回顧12343 第一部分第一部分 職業(yè)素質(zhì)篇職業(yè)素質(zhì)篇一、秘書、助理一、秘書、助理/ /行政人員職業(yè)特性與素質(zhì)要求行政人員職業(yè)特性與素質(zhì)要求二、秘書、助理二、秘書、助理/ /行政人員的職業(yè)生涯規(guī)劃行政人員的職業(yè)生涯規(guī)劃三、秘書、助理三、秘書、助理/ /行政人員商務(wù)禮儀規(guī)范行政人員商務(wù)禮儀規(guī)范4 第一部分第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇一、秘書一、秘書/ /行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求1、秘書、助理、秘書、助理/行政人員的行政人

2、員的崗位認知崗位認知 初級：事務(wù)性文員 中級：事務(wù)性文員協(xié)助管理 高級：獨立管理事務(wù)處理2、優(yōu)秀秘書、助理、優(yōu)秀秘書、助理/行政人員的行政人員的角色定位與勝任素質(zhì)角色定位與勝任素質(zhì) 如何提升秘書、助理行政人員的素質(zhì) 一般優(yōu)秀杰出秘書、助理/行政人員的差異5初級初級秘書、助理秘書、助理 行政人員：行政人員：協(xié)助協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作領(lǐng)導(dǎo)的工作主要工作如下：主要工作如下： 接聽電話、上傳下達；接聽電話、上傳下達； 使用辦公軟件使用辦公軟件: :打字、制表、作幻燈；打字、制表、作幻燈； 使用各類辦公用具使用各類辦公用具( (傳真、復(fù)印、電腦傳真、復(fù)印、電腦) )； 使用互聯(lián)網(wǎng)；使用互聯(lián)網(wǎng)； 管理檔案、文件；

3、管理檔案、文件； 接待接待； 其它其它事務(wù)性事務(wù)性的簡單工作的簡單工作；1、崗位認知、崗位認知我們的職業(yè)具有綜合性和輔助性特點的職業(yè)我們的職業(yè)具有綜合性和輔助性特點的職業(yè)6初級：具備的能力初級：具備的能力 觀察觀察能力能力 一定的口頭表達能力一定的口頭表達能力 操作能力操作能力 溝通能力溝通能力從初級走向中級的秘訣是什么？7中級中級秘書、助理秘書、助理 行政人員：行政人員：分擔分擔上司的工作上司的工作主要工作如下：主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作；起草公文、文件及其它需要的文字工作； 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；各種關(guān)系； 管理管理上司工作日程；上司工作日程； 組織、召集相關(guān)的

4、會議；組織、召集相關(guān)的會議； 收集相關(guān)信息資料收集相關(guān)信息資料等等 ； 公司內(nèi)、外的簡單事務(wù)的處理；公司內(nèi)、外的簡單事務(wù)的處理； 語言語言要求要求主要職責主要職責8中級：具備的能力中級：具備的能力 溝通及正確處理問題溝通及正確處理問題能力能力 協(xié)調(diào)能力協(xié)調(diào)能力 組織能力組織能力 觀察能力觀察能力 口頭表達能力口頭表達能力 操作能力操作能力 領(lǐng)悟領(lǐng)悟能力能力 寫作能力寫作能力 編輯校對能力編輯校對能力 審美能力審美能力從中級走向高級的秘訣是什么？9高級高級秘書、助理秘書、助理 行政人員：行政人員：管理、參謀、支持管理、參謀、支持上司工作上司工作主要工作如下：主要工作如下： 安排安排、管理上司的工

5、作時間；、管理上司的工作時間； 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系各種關(guān)系 主持大型商務(wù)、文化活動；主持大型商務(wù)、文化活動； 信息的處理與分析；信息的處理與分析； 對公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供對公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供參謀參謀和和決策決策支持；支持； 語言要求語言要求主要職責主要職責10高級：具備的能力高級：具備的能力 溝通能力溝通能力 交際能力交際能力 協(xié)調(diào)能力協(xié)調(diào)能力 分析能力分析能力 組織能力組織能力 協(xié)助決策能力協(xié)助決策能力 觀察能力觀察能力 閱讀概況能力閱讀概況能力 口頭表達能力口頭表達能力 操作能力操作能力 領(lǐng)悟能力領(lǐng)悟能力 寫作能力寫作能力 編輯校對能力編輯校對能力 審美能力審美能力能力

6、能力能力能力視頻案例11領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者 替身替身決策支持決策支持 事務(wù)事務(wù)執(zhí)行者執(zhí)行者服務(wù)人員服務(wù)人員 協(xié)調(diào)人協(xié)調(diào)人 參參 謀謀 領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)角色定位與素質(zhì)角色定位與素質(zhì)我們的職業(yè)具有綜合性和輔助性特點的職業(yè)2、角色定位與勝任素質(zhì)、角色定位與勝任素質(zhì)12常見的常見的角色角色錯位錯位1、主觀態(tài)度主觀態(tài)度上的問題上的問題 服從服從和和 淡薄淡薄 沒有沒有 精神，工作精神，工作 不佳不佳 保密意識差保密意識差，導(dǎo)致泄密事件，導(dǎo)致泄密事件 向上向上錯位錯位，擅作主張擅作主張2 2、客觀能力客觀能力上的問題上的問題 技能水平差技能水平差 較淺薄較淺薄 能力能力差差角色定位與素質(zhì)角色定位與素質(zhì)13 第一部分第一

7、部分 職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇一、一、秘書秘書/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求二、秘書二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃助理的職業(yè)生涯規(guī)劃三、秘書三、秘書/助理商務(wù)禮儀規(guī)范助理商務(wù)禮儀規(guī)范善待工作的每一天，是你職業(yè)發(fā)展進步的階梯善待工作的每一天，是你職業(yè)發(fā)展進步的階梯14職業(yè)生涯概念職業(yè)生涯概念如何理解職業(yè)生涯規(guī)劃？如何理解職業(yè)生涯規(guī)劃？ 15制定職業(yè)生涯目標的原則制定職業(yè)生涯目標的原則具體的（具體的（Specific）可衡量的（可衡量的（Measurable）可接受的（可接受的（Acceptable）可行的（可行的（Realistic）有時限的（有時限的（Timetable） S

8、.M.A.R.T.S.M.A.R.T.原則原則 職業(yè)生涯規(guī)劃職業(yè)生涯規(guī)劃。16 。下施展才華。下施展才華 構(gòu)筑。能力構(gòu)筑。能力 利用公司職業(yè)發(fā)展的。利用公司職業(yè)發(fā)展的。對個人職業(yè)生涯的建議對個人職業(yè)生涯的建議為成功再添磚加瓦職業(yè)生涯規(guī)劃職業(yè)生涯規(guī)劃17 第一部分第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇一、一、秘書秘書/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求二、秘書二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃助理的職業(yè)生涯規(guī)劃三、秘書三、秘書/助理商務(wù)禮儀規(guī)范助理商務(wù)禮儀規(guī)范18 第一部分第一部分 職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇三、秘書三、秘書/助理商務(wù)禮儀規(guī)范助理商務(wù)禮儀規(guī)范 1、塑造良好的個人職場、塑造良好的個人

9、職場形象形象 良好形象的作用良好形象的作用 個人形象個人形象6要素要素 著裝的著裝的TOP原則原則 “拒絕拒絕”著裝敗筆著裝敗筆著裝誤區(qū)著裝誤區(qū) 恰當?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人恰當?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人2、基本商務(wù)禮儀、基本商務(wù)禮儀 辦公室禮儀辦公室禮儀 接待禮儀接待禮儀19形象的作用：個人個人角度：角度： 1、提供、提供 2、增加、增加個人 3、促進社會交往，改善、促進社會交往，改善 4、衡量個人、衡量個人水準高低和有無水準高低和有無的尺度的尺度企業(yè)企業(yè)角度：角度： 1、塑造企業(yè)形象、塑造企業(yè)形象 2、提高顧客的滿意度和美譽度、提高顧客的滿意度和美譽度良好的企業(yè)形象是一個

10、企業(yè)的無形資產(chǎn)良好的企業(yè)形象是一個企業(yè)的無形資產(chǎn)201、塑造良好的個人形象、塑造良好的個人形象1 1、2 2、3 3、4 4、5 5、6 6、個人形象六要素：個人形象六要素：212、基本商務(wù)禮儀、基本商務(wù)禮儀辦公室禮儀接待禮儀22辦公室禮儀辦公室禮儀 基本商務(wù)禮儀基本商務(wù)禮儀視頻播放23 辦公室禮儀辦公室禮儀 一、一、辦公室注意禮儀有哪些？辦公室注意禮儀有哪些？1、環(huán)境好：、環(huán)境好：辦公室辦公室5S 企業(yè)形象企業(yè)形象人最需要的地盤有人最需要的地盤有2個個整理：整理：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保 留有用的東西，留有用的東西， 撤除不需要的東西；撤除不需要的

11、東西；整頓：整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊， 并做好標識進行管理；并做好標識進行管理；清掃：清掃：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場 無垃圾，無污穢狀態(tài)；無垃圾，無污穢狀態(tài)；清潔：清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，維持以上整理、整頓、清掃后的局面， 使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；修養(yǎng)：修養(yǎng)：通過進行上述通過進行上述4S4S的活動，讓每個員工都的活動，讓每個員工都 自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工 作習(xí)慣，做到作習(xí)慣，做到“以司為家、以司為榮以司為家、以司為

12、榮”。24電電話話禮禮儀儀三三要要素素聲音態(tài)度言詞一、辦公室注意禮儀有哪些？一、辦公室注意禮儀有哪些？2、電話禮儀、電話禮儀25規(guī)范規(guī)范撥打撥打電話的流程：電話的流程： 辦公室禮儀辦公室禮儀26接電話的流程接電話的流程：規(guī)范規(guī)范接聽接聽重要電話的流程重要電話的流程詳細記錄通話內(nèi)容詳細記錄通話內(nèi)容呈送上司批閱呈送上司批閱直接轉(zhuǎn)上司接聽直接轉(zhuǎn)上司接聽根據(jù)具體情況判斷是否直接轉(zhuǎn)上司接聽根據(jù)具體情況判斷是否直接轉(zhuǎn)上司接聽 辦公室禮儀辦公室禮儀273、記錄、記錄通話內(nèi)容通話內(nèi)容1、2、3、4、5、一、辦公室注意禮儀有哪些？一、辦公室注意禮儀有哪些？281、不問、不問 （代表個人能力與企業(yè)效率）（代表個人

13、能力與企業(yè)效率）2、不問、不問 （快退休及白領(lǐng)麗人不得問）（快退休及白領(lǐng)麗人不得問）3、不問、不問 （顯示人格）（顯示人格）4、不問、不問 （健康狀況決定發(fā)展前途）（健康狀況決定發(fā)展前途） 5、不問、不問 （不重過去、只重現(xiàn)在）（不重過去、只重現(xiàn)在） 不背后議論同行、領(lǐng)導(dǎo)、同事等不背后議論同行、領(lǐng)導(dǎo)、同事等 格調(diào)不高的話題不談格調(diào)不高的話題不談私人問題私人問題5不問：不問： 辦公室禮儀辦公室禮儀一、辦公室注意禮儀有哪些？一、辦公室注意禮儀有哪些？4、辦公室語言要求、辦公室語言要求29接待禮儀接待禮儀 基本商務(wù)禮儀基本商務(wù)禮儀301 1、步行步行禮儀禮儀 并行并行 兩人走路時，兩人走路時， 高于

14、高于 ； 多人走路時，多人走路時， 高于高于 ； 單行單行 高于高于 ，把，把 讓給客人讓給客人不明方向的要帶路不明方向的要帶路引導(dǎo)客人引導(dǎo)客人 接待禮儀接待禮儀-陪同引導(dǎo)的標準位置是陪同引導(dǎo)的標準位置是在客人在客人 1米處。米處。人分上下尊卑，就有輕重遠近，講究多不可亂用31情景模擬：情景模擬： 趙先生在電梯口電梯口遇到了您，請問您該如何引導(dǎo)客戶進進出電梯出電梯？如果是樓梯樓梯呢？行為舉止32小轎車小轎車：主人開車時的座位次序 司機司機主人主人乘坐交通工具位次禮儀乘坐交通工具位次禮儀位次禮儀位次禮儀33小轎車小轎車：主人開車時的座位次序 司機司機專職專職乘坐交通工具位次禮儀乘坐交通工具位次禮

15、儀位次禮儀位次禮儀34越野車越野車：副駕駛上座，視野和舒適性最佳，車的地盤高安全，后排顛簸 司機司機主人專職主人專職乘坐交通工具位次禮儀乘坐交通工具位次禮儀位次禮儀位次禮儀35乘火車時的座位次序乘火車時的座位次序 走走 廊廊乘坐交通工具位次禮儀乘坐交通工具位次禮儀位次禮儀位次禮儀36 有約接待（接待計劃）有約接待（接待計劃） 無約接待（案例）無約接待（案例）1、接待準備、接待準備 1、熱情接待、熱情接待2、熱情接客、熱情接客 2、了解情況、了解情況3、禮貌引導(dǎo)禮貌引導(dǎo) 3、合理分流、合理分流4、室中室中工作工作 4、禮貌相送、禮貌相送日常接待的程序日常接待的程序37職業(yè)素養(yǎng)篇職業(yè)素養(yǎng)篇回顧回顧

16、練習(xí)練習(xí)一、秘書一、秘書/行政助理職責與素質(zhì)要求行政助理職責與素質(zhì)要求 崗位認知、角色定位 勝任素質(zhì)要求二、秘書二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃助理的職業(yè)生涯規(guī)劃 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃 為什么要做職業(yè)生涯規(guī)劃 如何做職業(yè)生涯規(guī)劃三、秘書三、秘書/助理商務(wù)禮儀規(guī)范助理商務(wù)禮儀規(guī)范 塑造良好職業(yè)形象 基本商務(wù)禮儀： 辦公禮儀、接待禮儀課程回顧課程回顧38 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧二、會務(wù)組織與管理二、會務(wù)組織與管理三、文檔管理與運用三、文檔管理與運用四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)39 第二部分第二部分 工作技

17、能篇工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧 目標管理目標管理 有效的工作方法有效的工作方法 為上司管理時間為上司管理時間時間管理時間管理401、目標管理、目標管理要清楚的知道做什么？為什么要做？2、工作方法、工作方法要解決怎么去做的問題？如何更有效的做好？ 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇41重要度重要度緊迫性緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫優(yōu)先順序，抓到重點優(yōu)先順序，抓到重點工作優(yōu)先工作優(yōu)先及綜合分析及綜合分析臨時任務(wù)處理技巧423、管理上司的時間、管理上司的時間固定日程管理固定日程管理（如會議、出差、接待、大型活動等）（如會議、

18、出差、接待、大型活動等）為上司安排活動時間表為上司安排活動時間表（月時間表、周時間表）（月時間表、周時間表）我們的工作日志表我們的工作日志表1 1、總體原則、總體原則 2、經(jīng)驗與技巧、經(jīng)驗與技巧領(lǐng)導(dǎo)出差你要做些什么準備？領(lǐng)導(dǎo)出差你要做些什么準備？ 出差前？出差前？ 出差中？出差中？ 出差后？出差后？43 出差前出差前 確定出差目的地和日期；確定出差目的地和日期； 確認上司出差陪同人確認上司出差陪同人 與出差地人員溝通，確定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程時間、接待人等信息）。與出差地人員溝通，確定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程時間、接待人等信息）。 確定行程，預(yù)定機票（選擇航空公

19、司、機型及班次）、酒店（選擇上司習(xí)慣的酒店、酒店的電確定行程，預(yù)定機票（選擇航空公司、機型及班次）、酒店（選擇上司習(xí)慣的酒店、酒店的電話、傳真等）、接話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）； 完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。 根據(jù)上司的習(xí)慣，準備出差用物品。根據(jù)上司的習(xí)慣，準備出差用物品。 擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件。擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件。出差中：出差中： 在第

20、一時間掌握上司到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。在第一時間掌握上司到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。 根據(jù)上司日程安排，隨時通報公司及業(yè)務(wù)進展情況；根據(jù)上司日程安排，隨時通報公司及業(yè)務(wù)進展情況； 配合上司授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。配合上司授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。 根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及上司溝通，及時調(diào)整日程安排；根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及上司溝通，及時調(diào)整日程安排；出差后：出差后： 及時向上司匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；及時向上司匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展； 出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)

21、相關(guān)人員或存檔；出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； 向上司認為有必要的合作方致感謝函。向上司認為有必要的合作方致感謝函。 各種差旅費用報銷；各種差旅費用報銷； 跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；443、管理上司的時間、管理上司的時間請列出你領(lǐng)導(dǎo)的請列出你領(lǐng)導(dǎo)的月時間表、周時間表月時間表、周時間表列出你的周工作日志表列出你的周工作日志表45 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧二、會議組織與管理二、會議組織與管理三、文檔管理與運用三、文檔管理與運用四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)四、行政公文寫作技巧與處理實

22、務(wù)46 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇二、會務(wù)管理二、會務(wù)管理 1、會議的重要性、會議的重要性 2、會議的組織與管理：、會議的組織與管理： 會前準備會前準備 會中協(xié)助會中協(xié)助 會后整理會后整理 47會前籌備階段的會務(wù)工作會前籌備階段的會務(wù)工作1、2、3、4、5、1、2、3、1、2、3、4、1、2、3、4、1、2、3、4、481會議座次禮儀會議座次禮儀主席團群眾席主席團群眾席位次禮儀位次禮儀491、2、3、1、2、3、4、5、1、2、3、4、5、會議進行階段的會務(wù)工作會議進行階段的會務(wù)工作50檢整理會議記錄收全會議文件、材料形成大會決議（簡報、紀要）寫總結(jié)向上級匯報會議情況將會議材料分類

23、、立卷、歸檔會務(wù)相關(guān)人員與部門總結(jié)交流會議精神決議的落實會議結(jié)束階段的會務(wù)工作會議結(jié)束階段的會務(wù)工作結(jié)算會議開支費用歸還會議所借物品清理會場分發(fā)回程票結(jié)清會議費用安排車輛送站51 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧二、會務(wù)組織與管理二、會務(wù)組織與管理三、文檔管理三、文檔管理四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)52什么是文檔管理什么是文檔管理 檔案：檔案：是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教、等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史

24、記錄。 文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文文檔管理：文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進行有效管理的解決手段。它主要提供檔進行有效管理的解決手段。它主要提供對文對文檔的檔的分類分類、整理、存儲、更新及使用整理、存儲、更新及使用的統(tǒng)一解的統(tǒng)一解決和管理辦法決和管理辦法。 文檔管理文檔管理53如何管理你的文檔如何管理你的文檔（1）分類）分類原則：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理原則：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理方法：方法：按工作的主要按工作的主要內(nèi)容內(nèi)容分，例如：申請、報告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通分，例如：申請、報告、合約、產(chǎn)品開發(fā)、通知等，類別下面再劃分次類別。知等，類別下面再劃分次類別。公司公司部

25、門部門分，例如：人事部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分，例如：人事部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。分次類別。按事件的按事件的處理狀態(tài)處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔按檔按文檔管理文檔管理54（2）整理）整理原則：原則： 以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔 案的分類。案的分類。方法：方法：（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在 你的手邊，隨手可取。（2）把暫時不用的文件移走。（3）建立文檔編號，按部門、性質(zhì)、時間、年份等。（4） 歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的

26、可酌加副本。（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。 如何管理你的文檔如何管理你的文檔55（3）存儲）存儲 普通文件：文件柜、箱普通文件：文件柜、箱 電子文件：電子文件： 硬盤硬盤 光盤光盤 原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨存放；保證安全；原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨存放；保證安全； 檔案組卷應(yīng)使用檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當具應(yīng)適當標識標識。 案卷封面標題應(yīng)簡明、準確，左上角應(yīng)有檔號、檔案箱案卷封面標題應(yīng)簡明、準確，左上角應(yīng)有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、

27、保管期限等。號、縮微號，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。（4）更新和使用）更新和使用 定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外） 讓你的檔案更加有效的小秘訣：讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。（4）為大型的資料建立索引。如何管理你的文檔如何管理你的文檔56 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧二、會務(wù)組織與管理

28、二、會務(wù)組織與管理三、信息、文檔管理與運用三、信息、文檔管理與運用四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)57四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù) 什么是公文？ 主要的通用公文種類 公文寫作方法 公文寫作的程序 主要公文寫作要求及技巧 第二部分第二部分 工作技能篇工作技能篇58 公文是公務(wù)文書的簡稱。它是黨政機關(guān)、企事公文是公務(wù)文書的簡稱。它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位或部門在管理過程業(yè)單位或部門在管理過程中中 。 什么是公文？59 公文的寫作方法公文的寫作方法寫作的四條寫作的四條原則原則寫作的用詞寫作的用詞特點特點寫作寫作程序程序60政務(wù)公文寫作通知 請

29、示會議紀要事務(wù)文書寫作工作計劃工作總結(jié)打破你腦海中的那個紅心第二部分第二部分61 1、你看明白了嗎？根據(jù)理解寫通知、你看明白了嗎？根據(jù)理解寫通知 2、任免通知有什么不妥？、任免通知有什么不妥？ 3、請示的寫作方法、請示的寫作方法 4、會議紀要寫作思路、會議紀要寫作思路通知通知的寫作方法62通知：通知：是一種應(yīng)用較廣泛的是一種應(yīng)用較廣泛的知照性知照性公文。公文。寫“通知”要求做到四點： 主題集中； 內(nèi)容具體； 要求明確； 文字簡潔通知通知的寫作的寫作63 首部首部 標題標題 主送機構(gòu)主送機構(gòu) 正文正文 開頭開頭 主體主體 結(jié)束結(jié)束 落款落款請示請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法標題：名稱+

30、事由+文種xxx關(guān)于xxx的請示關(guān)于開展xxx工作的請示主送機構(gòu)：負責受理和答復(fù)該文件的機關(guān)，不能多頭請示開頭：請示的緣由主題：說明請示的事項結(jié)束：另起段?！爱敺?，請批示“妥否，請批復(fù)” “以上請示，請予審批”二00 x年 x 月 x 日一文一事，一個主送機關(guān)其他為抄送，但不得抄送其下級機關(guān)64下級機關(guān)下級機關(guān)上級機關(guān)上級機關(guān)針對性針對性呈批性呈批性單一性單一性請示的特點請示的特點時效性時效性請請 示示 6565 指導(dǎo)性指導(dǎo)性概括性概括性會議紀要會議紀要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法實用性實用性匯報匯報通報通報傳達傳達首部：首部：發(fā)文單位發(fā)文單位+會議名稱會議名稱 +文種文種 會議名稱會

31、議名稱+文種文種 會議名稱會議名稱+紀要內(nèi)容紀要內(nèi)容+文種文種 正文：正文：前言：簡述會議名稱、時間、地點、主持人、 主要議程、參加人員、會議形式及會議主要成果 常用開頭語：現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀 要如下： 主體：記載會議情況和會議結(jié)果。對于會議 上有爭議的問題和不同意見，必須如 實予以反應(yīng)。 結(jié)束語可有可無尾部：尾部：成文時間成文時間 66會議紀要會議紀要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、寫法 類型類型1、工作會議紀要；、工作會議紀要；2、專項會議紀要。、專項會議紀要。主題的內(nèi)容的三種寫法：主題的內(nèi)容的三種寫法： 1、條項式寫法、條項式寫法 2、綜合式寫法、綜合式寫法 3、摘錄式寫法、摘

32、錄式寫法 會議紀要與會議記錄的區(qū)別會議紀要與會議記錄的區(qū)別第一，性質(zhì)不同：第一，性質(zhì)不同：第二，功能不同：第二，功能不同：67事務(wù)文書 工作計劃：工作計劃：為完成一定時期的任務(wù)而事前對目為完成一定時期的任務(wù)而事前對目 標、措施和步標、措施和步 驟做出簡要部署（年度、月度、周度計劃案例）驟做出簡要部署（年度、月度、周度計劃案例）工作總結(jié)：工作總結(jié)：把過去一定階段內(nèi)的工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)等的成績把過去一定階段內(nèi)的工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)等的成績 與教訓(xùn)，缺點和錯誤進行系統(tǒng)回顧，深入分析，與教訓(xùn)，缺點和錯誤進行系統(tǒng)回顧，深入分析， 歸納經(jīng)驗教訓(xùn)，力求得出規(guī)律性認識，知道今后歸納經(jīng)驗教訓(xùn)，力求得出規(guī)律性認識，知道

33、今后 工作的事務(wù)性文書。工作的事務(wù)性文書。簡 報： 傳遞某方面信息的簡短的內(nèi)部小報。68計劃格式一般包括標題、正文和落款。計劃格式一般包括標題、正文和落款。1 1、標題有三種寫法：、標題有三種寫法：（1）完整式標題：深圳市電信局2010年財務(wù)計劃要點（2）省略時限的標題：大發(fā)公司實行經(jīng)營責任制計劃如計劃要討論定稿或經(jīng)上級批準，就應(yīng)在標題的后面加注如計劃要討論定稿或經(jīng)上級批準，就應(yīng)在標題的后面加注“草案草案”或或“初稿初稿”或或“討論稿討論稿”2 2、正文、正文：開頭。提出總的任務(wù)和要求，說明要做什么 正文。目標（做什么）、措施（怎么做）和步驟（分幾步目標（做什么）、措施（怎么做）和步驟（分幾步

34、 完成）完成）3 3、結(jié)尾：、結(jié)尾：展望計劃實施的情景給人以鼓舞，也可提出希望和號召有落款，由單位和時間，下發(fā)的計劃要加蓋印章如何寫好如何寫好工作計劃工作計劃制定計劃的目的：實現(xiàn)工作目標計劃的內(nèi)容是把管理者決策目標分解到所管理的工作各個方面相關(guān)的時間段，形成實現(xiàn)目標所完成的具體任務(wù)、要求、措施辦法和步驟。69要求：要求：中心突出、重點明確中心突出、重點明確 闡述透徹、邏輯性強闡述透徹、邏輯性強 符合事實、數(shù)據(jù)說話符合事實、數(shù)據(jù)說話如何著手寫總結(jié)：如何著手寫總結(jié)： 你都忙了什么？你都忙了什么？ 怎么做的？怎么做的？ 怎樣才能做的更好？怎樣才能做的更好？ 誰做的比我好？誰做的比我好？如何寫好如何寫

35、好工作總結(jié)工作總結(jié)7070寫作公文的寫作公文的基本功基本功與與一般一般技巧技巧71工作技能篇工作技能篇回顧回顧練習(xí)練習(xí)一、一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧時間管理及工作統(tǒng)籌技巧 時間管理方法二二、會務(wù)組織與管理、會務(wù)組織與管理 會議前的準備 會議中的協(xié)調(diào) 會議后的整理三、常用三、常用公文寫作公文寫作 通知、請示、紀要 課程回顧課程回顧72 第三部分第三部分 統(tǒng)籌管理篇統(tǒng)籌管理篇一、一、秘書秘書/ /助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧二、行政管理二、行政管理1、行政管理制度與組織結(jié)構(gòu)設(shè)計、行政管理制度與組織結(jié)構(gòu)設(shè)計2、行政人員辦公室事務(wù)管理、行政人員辦公室事務(wù)管理溝通是為了一個設(shè)定的

36、溝通是為了一個設(shè)定的目標，把，把信息、思想和和情感 在個人或群體間傳遞，并且達成在個人或群體間傳遞，并且達成共同協(xié)議的過程。73 第三部分第三部分 工作技能工作技能篇篇一、一、秘書秘書/ /助理有效溝通方法與技巧助理有效溝通方法與技巧 1、溝通的概念、特征及作用、溝通的概念、特征及作用 學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話 怎樣反問：了解對方的需求怎樣反問：了解對方的需求 如何肯定：肯定對方如何肯定：肯定對方微笑、點頭、是是是微笑、點頭、是是是 表明立場：拒絕的藝術(shù)表明立場：拒絕的藝術(shù) 2、溝通種類及形式、溝通種類及形式 溝通的類型及特征溝通的類型及特征 溝通信息發(fā)送、接收

37、、反饋溝通信息發(fā)送、接收、反饋 3、認識你的溝通對象并與之溝通的技巧、認識你的溝通對象并與之溝通的技巧 與上級溝通的原則與上級溝通的原則 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧 跨部門的溝通技巧跨部門的溝通技巧秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，沒有良好的溝通技巧就沒有良好的工作結(jié)果秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，沒有良好的溝通技巧就沒有良好的工作結(jié)果74說說聽聽問問看看 溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧 如何溝通如何溝通溝通技巧溝通技巧75溝通者溝通者上司上司沒有膽量沒有膽量下屬下屬沒有心情沒有心情同級別同級別同事同事三個方向的溝通三個方向的溝通溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧與不同對象的溝通方法與不同對象的

38、溝通方法溝通者溝通者上司上司沒有膽量沒有膽量76為什么領(lǐng)導(dǎo)總不給我機會？77 與與上司上司溝通的溝通的方法方法： 1、 2、 3、 與上司溝通的與上司溝通的態(tài)度態(tài)度： 1 1、 2 2、 3 3、與不同對象的溝通方法與不同對象的溝通方法溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧78 向上溝通的向上溝通的原則原則： a、迎合迎合上級是原則上級是原則 b、尊重、服從尊重、服從上級是方法上級是方法 c、理解、領(lǐng)會上級、理解、領(lǐng)會上級意圖意圖是出發(fā)點是出發(fā)點 d、及時、及時匯報匯報與領(lǐng)導(dǎo)保持良好關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)保持良好關(guān)系6要領(lǐng)：要領(lǐng)：溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧于不同對象的溝通于不同對象的溝通贊美不奉承 1 1

39、. 2.2. 3. 3. 4. 4. 5.5.79與上司溝通注意事項與上司溝通注意事項 l m n 上司上司沒有膽量沒有膽量溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧與不同對象的溝通方法與不同對象的溝通方法80為什么不提拔我？81與下屬溝通技巧與下屬溝通技巧 了解下屬，并讓下屬知道自己的優(yōu)劣勢了解下屬，并讓下屬知道自己的優(yōu)劣勢 避免對下屬經(jīng)常說教的習(xí)慣，多用案例說話避免對下屬經(jīng)常說教的習(xí)慣，多用案例說話 l 避免不問原委、不聽解釋，馬上訓(xùn)斥避免不問原委、不聽解釋，馬上訓(xùn)斥m 容忍下屬的不足之處，看人看優(yōu)點容忍下屬的不足之處，看人看優(yōu)點注意說話技巧注意說話技巧下屬下屬不講方法不講方法溝通的方法與技巧溝通的

40、方法與技巧與不同對象的溝通方法與不同對象的溝通方法82對事不對人：對事不對人： “你沒有填寫對 ?！?這張表中有些地方需核對一下。用用“我我”來代替來代替“你你” “你搞錯了?！?讓我們看一下這當中是否存在誤解。 “你把我搞糊涂了?！?“我有點糊涂了?！?“對不起我沒說清楚，但我想可能是.不同負起責任負起責任 “我不能”“也許我們xx能幫您解決，我?guī)?“這不是我的事?！?“我可以先幫你”避免下命令避免下命令 “你必須” “請你我們最好這樣。” “你本來應(yīng)該這樣做” “有你指導(dǎo)了，下次會更順利”83跨部門溝通技巧跨部門溝通技巧 本位主義的習(xí)慣，是造成水平溝通的障礙本位主義的習(xí)慣，是造成水平溝通的障礙 情感關(guān)系對水平溝通的效果起著情感關(guān)系對水平溝通的效果起著 決定性的作用決定性的作用 借力借力真誠真誠發(fā)自肺腑發(fā)自肺腑溝通的方法與技巧溝通的方法與技巧與不同對象的溝通方法與不同對象的溝通方法1、事前準備 2、建立關(guān)系3、把握時機 4、闡述觀點 5、處理異議 6、達成目標84溝通要領(lǐng)溝通要領(lǐng)一少批評別人，嚴于律己，寬以待人。 二言辭溫和，少與人爭辯，盡量去了解對方的觀點。 三使用禮貌用語